公司印鉴管理制度

公司印鉴管理制度第一章总则第一条目的和基本原则为严格管理公司印鉴，保护公司财产和安全，规范印鉴使用，依据《中华人民共和国公司法》及其他法律、法规、规章等规定，制定本制度。本制度遵循“公开、公正、公平”原则，旨在确保公司印鉴的安全、准确、完整、有效使用，防止公司利益受损，保障公司交易的合法性，保证印鉴使用的规范化、标准化。第二条适用范围本制度适用于公司内部全体员工、职工及公司特定外部人员的使用、管理和保管管印鉴，包括但不限于：公司印章、法人签名、财务专用章、出纳专用章、普通员工印章等多种印鉴类型。第三条单位设立和取消公司的印章由公司经理、财务经理、人事经理、合同经理、公司法人等具有法定代表权的人员同时签字、按照规定印制。司法印章由领导小组指定的具体人员拟定申请材料、对外办理。各类印章一经设立，应立即报公司法人、公司保密及安全管理部门备案，并遵照国家规定申报公安部门登记备案。取消印章应严格按照规定进行，依法注销。已设立的印章表面应加盖“作废”字样，被注销印章应于注销后24小时内上报公司法人与公安机关。第四条单位印鉴保管岗位与职责公司设有“印鉴保管员”，由单位领导班子指派，其职责为：对印鉴进行管理、保管、归档等工作；审核印鉴使用申请，保障印鉴的安全、准确、完整、有效使用；定期对印鉴进行清查，审查印鉴下发、归档记录和使用情况；对盗刻、遗失、损毁、误用印鉴行为进行调查，上报公司法人与保密安全管理部门；定期向公司领导班子汇报印鉴管理情况。第二章单位印鉴的使用管理第五条单位印鉴的使用方式与范围单位印鉴仅可用于公司业务之中，不得用于其他任何目的。单位印鉴仅由授权人员按照授权范围使用，在使用前应向印鉴保管员提出书面申请，并注明使用印鉴的范围和用途。如印章被迫滞留，应在回公司的第一时间报告印鉴保管员，并说明情况。上述使用申请应加盖公司公章，经公司法人或公司经理签字确认后才可使用。印鉴使用时间不得越过使用范围和用途，否则将被视作违规使用。第六条单位印鉴的保管管理单位印鉴的保管、使用和归档由印鉴保管员进行管理。单位印鉴保管人员需具备所负责印章种类的特殊授权和管理权限。印鉴保管员对存放印章的保管室进行管理，并将印章存放于密锁柜中，必要时加设防盗报警装置。印章保险柜应每日三次点检及保养。保管室应做好防火、防水、防盗、防震及防尘等措施。第七条单位印鉴的清查与审计在保管过程中，印鉴保管员需要定期对印鉴进行清查，特别是在公司易主、股权转让、高管变更等重要时刻，必须对所有红章、财务章和法定代表人章、章样、签字和印鉴等进行全面清点。单位印鉴应定期接受内部专业审计的检查，把握印章使用情况，发现使用中的问题，及时监督整改隐患。第三章单位印鉴的存档管理第八条单位印鉴的存档及管理单位印鉴的存档管理由印鉴保管员负责。印鉴保管员应对每种印鉴建立资料和统一编号，设置印鉴关键信息档案，并应定期检查并保持档案的可读性，确保关键信息为真实、准确、完整和及时的。在档案管理过程中，应制定合理的管理制度、并将档案分为内部资料和外部资料两类，分别维护。对于外部资料应当严格保密，不得向无关人员泄露，并需要单独设置存储位置，加严相应的调阅权限，以维护公司的商业机密和隐私。第九条单位印鉴的防伪控制防伪控制是指在制造、申领及保管过程中应注重防伪控制，防止印章被盗模仿，从根本上保护公司印鉴之安全。制作印章应遵照国家规定，并且印章的备案材料要配备详尽的资料。申请单位应将印章相关的原发材料和用途等全部详细填写，并且在征求印章保管员的确认意见后，由领导小组审