外贸部工作流程

外贸部工作流程及管理规定为了加强外贸部管理，明确责任，规范程序，合理规避风险、维护企业信誉和利益，以事前管理为重点，结合企业实际情况，使业务、单证、财务更好的衔接起来，特制定本工作流程及管理规定基础工作的流程1、完成技术主管交待下来的基础工作任务；2、阿里巴巴平台：A、拍产品/寻找产品：用相机拍出产品，了解清楚各方面的产品信息，如产品的材料，最小订货量，交货日期，供货量，价格等，将资料准备充分后上传到网站，同时须把所上传产品的供应商的联系信息，如电话号码，邮箱，地址，传真等等信息建立档案，交给业务主管存档，方便日后联系及查找；处理图片：将图片用PHOTOSHOP裁剪出来，使用PHOTOSHOP将图片和公司固定的图框拼合起来；上传产品：上传图片要选择相匹配的关键词，关键词要同时在标题、主要关键词、次要关键词、简要描述、详细描述中出现。产品的详细描述使用固有的模板。信息填写完整度要达到98%以上，须不定期上传新产品到阿里巴巴平台；更新产品及图片：每天更新产品，每周三须查看数据管家，然后制作查看分析报告交主管汇总，主管出解决方案报总经理，并须留意橱窗产品及普通产品的曝光量，及时调整橱窗产品，将点击率高的产品设为橱窗产品；3、利用GOOGLE、黄页搜索引擎，寻找客人信息，拓展市场。二、阿里巴巴询盘及账户管理阿里巴巴主账号由外贸主管负责，业务人员每人负责一个子账号，各自负责上传照片，更新产品及询盘处理，但不可将子账号信息泄露给外贸部以外的人员或其它公司，实行公司信息资源保密并统一管理，参照公司保密制度执行。业务人员做到当天询盘当天回复，上班时间询盘的，下班之前如回复不了，须自由调配晚上时间回复，做到当天询盘当天回复，不得不回或第二天回，晚上收到的询盘则可第二天回，休息日及特殊原因例外；各业务人员回复客人询盘时，需CC一份到总邮箱：lonsyexport@,如公司使用企业邮箱，则另行通知邮箱地址，此邮箱由总经理及业务主管归档；为达到询盘数量最大化，每天各业务需更新100张产品信息，外贸主管不定期检查；每个周末实行询盘数量统计，询盘质量分析及PK例会，意向客户统计，已有客人分析，市场分析，时间为每周星期六下午三点，时间有变另行通知；各业务星期六13:30前需提供询盘周报表给业务主管（报表格式由业务主管传给各业务），给询盘分等级，由业务主管汇总并编好周、月、季报表上报总经理；回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应该重新发送一次，没有答复的询盘须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；所有客户资源归公司所有，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或泄漏给其它公司；三、业务及定单流程1、询盘：收到询价或得到客人联系方式，第一时间发邮件同客人取得联系；2、报价：根据货物品名，型号，数量，交货期，付款方式，包装规格，确定价格条款（是工厂交货，FOB港口，CIF港口或其它条款），及时准确给客人报价。3、还盘：根据客人情况，客人数量及市场潜力，合理给客人一个最后价格，如果是特殊要求或是大客户的情况，向业务主管说明情况，最后底价向总经理申请；4、免费样品单：客人要求寄免费样品时，业务员需填写免费样品申请表，注明运费支付情况，由主管签字后方可安排下单并出货；寄完后将出货凭证交业务主管处留档。5、确认定单：客人要求开具PROFORMAINVOCIE（形式发票）时（以下简称PI），业务人员先将PI给业务主管检查并确认后方可传给客人；如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，需提前汇报业务主管，业务主管向总经理请示后方可开PI并传给客人。6、所有定单在收到客人预付款或全款后，将PI打印一式二份，一份交业务主管处留档，一份交财务处。7、下单审批：A、自已工厂生产的，填写“出口合同评审表”附带状态要求，由业务员签名，财务确认款项签名，业务主管核对，总经理审核签名后，交业务自己跟单跟进；合同审批结束后复印一式三份，一份交业务主管存档，一份交生产部负责人，还有一份自己留底。如果状态临时有变，则需出状态更改通知，业务员申请，业务主管审核，报总经理后，业务员交生产部进行修改。B、外采产品：需要外采的，由业务填写外采申请表，主管审核后交总经理核准，然后交由采购人员向生产工厂下单，下单需同工厂签定采购单，写上状态要求，由采购员签字后传给工厂，工厂必须确认回传，采购单回传后，业务员复印一式三份（财务一份，采购负责人一份，业务主管一份）各自留档。8、货物跟踪：A、交货期的1/2时，跟踪订单目前的生产情况，是否存在问题，有问题第一时间解决，业务员个人不能解决的，第一时间向业务主管汇报，业务主管不能解决的问题，提交给总经理。如不及时汇报，由此产生的一切后果由业务员自行承担；B、交货前三天，确认订单生产是否正常，保证工厂按时交货，如不能及时交货，需马上同客人沟通，并及时向业务主管汇报情况，主管不能解决的提交总经理；如不及时汇报，由此产生的一切后果由业务员自行承担；C、货物完成后，须严格检查当批货物的颜色、品质、数量、要求等是否同客人定单要求完全相符，生产是否按状态表来执行，如发现异常，须第一时间向主管汇报，并在主管领导下负责同生产部及外采工厂沟通，由生产部及外采工厂解决；如果解决不了的，由主管第一时间上报总经理，对于应发现的异常而未能及时发现的，或未在第一时间汇报的，所造成的一切后果由业务员自行承担。D、如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知仓库。9、出货前准备：出货前一星期定好船仓，安排出货所有事宜，包括报关，送货地点，时间安排等等；空运产品则提前三天同货运公司确认好收货地点及时间；10、出货：出货前一天，填写出货申请表，审批完整后方可发货。工厂及采购员见出货申请表发货，出货后业务跟踪工厂拿到出货凭证，复印一份给业务主管存档。11、提单核对：出货后两天内提供提单补料给货代公司，同货代来回确认好提单内容正确后方可出示正本提单。正本提单需复印一式二份给，一份业务主管留档，另一份业务员自已留档。12、付款申请：填写外贸部付款申请表。附上采购凭证回传单或货代公司提供的费用明细表，业务签名，业务主管复核，交财务，配合财务手续，由财务安排打款。财务付款后将付款凭证复印件交给外贸部备案。13、寄单：寄提单，发票，装箱单等清关文件给客人前，需填写清关文件申请表，由财务核对款项签名，业务主管核对所有单据(包括提单，发票，装箱单等等)签名后，方可寄单，如私自寄单，一切因此造成的损失业务员自行承担。14、文件存档：所有的报价，销售合同，采购凭证，提单等文件必须留存一整套以备查用。15、业务员定期回访客户并做好售后服务。16、业务员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为报价提供帮助。四、日常事项1、部门人员轮流培训讲课，业务主管及技术主管不定期对业务员实行培训，业务员轮流向部门人员讲课，各自取长补短，提高团队整体水平。课程内容包括：客人来访工厂模拟培训，报价注意事宜，搜索引擎等等，具体讲课人到时候轮流执行，课程自定，每星期一次，并做好《培训记录表》。2、客人来访提前一天通知业务主管；并告知是否需要帮助，如部门配