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文档简介

公司客户档案管理制度1.定义为规范公司客户档案的创建、归档、存储、共享和销毁等各个环节，提高公司工作效率以及保护客户隐私，特制定该制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括所有客户档案的创建、归档、存储、共享和销毁等环节。3.规定3.1客户档案创建每一个客户在公司建立档案时，均应由专人填写一份“客户档案建立表”并保留原件。填写的“客户档案建立表”必须包含以下内容：客户姓名、联系方式；公司编号；客户的拜访记录、订单信息；营销活动、礼品赠送、客户回馈等信息；客户的咨询、投诉、建议等信息。每个客户档案必须对照客户档案建立表，进行相关信息整理和记录。3.2客户档案的归档客户档案的归档应根据档案工作规范和档案类别，采用数字化归档和纸质归档相结合的方式。客户档案必须统一标注编号，确保档案能够追溯使用历史，并加上档案归属单位、档案创建时间、归档时间等信息。凡涉及重要内容的客户档案，应保存重要电子文档和纸质档案。3.3客户档案的存储纸质档案应存放在公司档案室内，采用密闭、防潮、防火的存储方式，并定期检查、清理、消毒。电子数据保存在指定的电脑或外部设备中，必须设置合理的权限，防止泄露信息。3.4客户档案的共享公司内部所有部门和员工有权利利用客户档案进行工作。有共享需求的员工或部门须向与该客户相关的领导层提出申请，并得到批准后才可进行客户档案共享和使用。3.5客户档案的销毁客户档案应按公司规定的保管期限进行保管，档案过期应进行销毁。客户档案销毁应进行严格监管，符合相关法律法规的要求。客户档案仅应由指定的专人进行销毁。4.附则涉及公司机密信息的客户档案，不能交由外部机构或个人查看、修改、复制或共享。客户档案的增、删、改等操作必须存储记录，做到追溯历史。公司员工必须严格遵守保密规定，将客户档案

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