董事会资料的管理办法(丰电)

...v.董事会资料的管理方法0引言为加强XXXX公司〔以下简称公司〕董事会资料的管理，确保资料的完整性、平安性，参照公司档案管理的有关规定，对董事会资料建立一会一档的管理方法，便于对其进展动态管理。1适用范围本方法规定了公司董事会资料的收集保管、分类整理、编号排架和归档的工作要求和方法。本方法适用于公司董事会、专门委员会各类文件和资料档案的管理。2管理职能2.1根本形式董事会资料归档管理，实行由公司董事会秘书领导，董事会办公室主管和归口的二级管理。2.2管理职责负责制定、修改董事会资料归档管理方法，并组织实施。负责对董事会档案实施统一管理，并做好与公司档案部门的归档移交工作。指定专人负责做好董事会资料收集归档工作,并做好接收主管局董事会工作办公室和公司相关部门文件、资料的归档工作3管理内容和要求3.1资料归档范围公司董事会和专门委员会相关制度、工作规那么。董事会会议资料〔会议通知、议案和报告等〕。董事会决议、董事会会议记录与纪要、董事会会议议案表决单。专门委员会会议资料〔会议通知、议案和报告〕。专门委员会决议、专门委员会会议记录与纪要、专门委员会会议议案表决单。被投资企业会计报表、财务分析、年度审计报告、纳税证明。处收文、处发文、处〔科〕工作制度、方案、总结。对外投资协议、投资变更协议等有关经济合同，按(集团)公司合同管理有关规定，统一由财务物价处负责归档。3.2资料的收集保管各科负责收集分管投资工程中属上述归档范围的资料，并将收集到的资料按季或事项完毕一个月内交与综合科统一保管，超归档范围的资料一律由各科自行保管。收集的资料除上述归档范围内允许复印件外，其余应取得正本资料，以保证资料的法律效力。对外部门人员参加董事会或对外签订有关协议，各科要及时收集董事会决议、会议纪要以及协议、章程等有关资料。会计报表和财务分析按月、季、年收集，具体由各科决定。各科要确保资料的及时更新。3.3资料的分类整理综合科在各科指定归档人员的配合下，负责将资料分类整理。.1将收集到的资料，以每一被投资企业为对象整理装订成册。.2每册内的资料编写页号，页号写在资料的右上角。.3每册资料附目录，目录排列在整册资料首页之前。对应收而尚未收到的资料，综合科要及时与各科联系。为防止归档资料的重复、遗漏，各科应将归档资料直接交与综合科，不要擅自将资料装入资料册内，或送至XX公司档案科归档3.4资料的编号排架综合科将装订成册的资料统一安放在投资管理处资料房的文件柜内，按各科分管的投资工程分类，统一编号排序，并编制清单X贴在文件柜上。资料可供查阅或复制，但要及时放回文件柜，按序存放。资料不得借出，如有特殊需要，综合科负责办理登记手续。3.5资料的归档综合科将年内收集归档的正本资料，在年度终了后，复3.6理。要求。44.14.24.3印留底后,按XX公司档案科的归档要求，编制归档移交清册，统一整理后移交XX公司档案科。各科自行保管的资料，保存期限由各科自行设定。因科室之间分管的投资工程发生变动，新分管的科室应承接原资料的收集，配合综合科归档。电算化档案资料的管理要求电算化档案资料的收集、保管和归档要求按上述要求办用计算机处理的资料，各科应共享，但不得随意修改。用计算机处理的资料，应用纸质打印出来，连同磁盘和光盘一同保存