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文档简介

备好演讲稿的三个问题问题一、我盼望我的听众知道什么?

开头预备简报前，你先问自己第一个问题我盼望我的听众知道什么?思索过

后，你打算你要让他们知道，其实有更好的方法，把电子邮件运用的更有效果。

这是你心中笃定的感觉，可是你没有数据去证明。

所以，你开头在网路上做快速

的搜寻，并且发觉商务人士平均花三到四个小时在阅读、书写以及管理他们的电

子邮件信箱。

很幸运地，你找到一则来自《哈佛商业评论》的文章，所以这下你

可以确定，你的听众都会信任你供应的这则讯息。

问题二、我盼望我的听众们看到什么?

接着，你进行下一个问题我盼望我的听众们看到什么?

商务人士每天工作八到十个小时，所以，在他们的工作时间中有超过40%都

花在那些电子邮件上，这还不包括接听电话和开会，究竟他们何时有空去处理他

们真正的工作──那些他们被花钱请来做的工作?这就是你盼望他们观察和感受到

的为了让工作更有生产力，他们需要更多时间专注在工作上、少一点时间去使用

电子邮件。

所以，你打算制造两个例子当人们用习以为常的方法读写他们的电子邮件，

会发生什么事?而当他们转变习惯，用更能达到效果的方法处理电子邮件，又会发

生什么事?你比较两种情境，并且展现给他们看这样，假如听从你的建议，可以省

去多少时间。

你用了很简洁、有吸引力的投影片让他们知道两者的不同。

问题三、我盼望我的听众们怎么做?

一旦你确定你的听众已经感受到「转变习惯」的价值，你就可以进行最终一

个问题我盼望我的听众们怎么做?理所当然地，你会列出一张让开头更有效率使用

电子邮件的「动作清单」，在投影片上放上三到五个建议，然后请你的听众们提问。

以下是五个「动作」的例子

1、一天只要花三次时间检查自己的电子邮件信箱，并且关掉新邮件的.通知

功能。

2、使用「搜寻」功能来找出讯息，不要把来自同一个人的邮件来回一一打

开又关起来。

3、读信的同时也做回覆的动作，这样才能省时间。

假如这个讯息没有储存

的必要，回覆后就可以删除了，你的信箱才不会塞满不必要的讯息。

4、撰写信件时尽量简短、贴心。

利用条列式的方法表达你的想法，尤其是

「T-」清单。

5、不要「回覆全部人」，那会使得需要读写这封邮件的人呈倍数增加。

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