记录控制程序完整版

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记录控制程序版本号A实施日期：2017年10月01日第1页共8页目录一、引言本记录控制程序的目的是确保公司的记录得到正确管理和控制，以便满足法律、监管和业务要求。本程序适用于公司所有部门和员工。二、定义记录：指公司在业务活动中所产生的文件、资料、数据等信息。记录控制：指对记录进行管理、保护、存储、传递、使用、处置和销毁的活动。三、职责和义务3.1公司领导公司领导应确保记录控制程序的有效实施，并为其提供必要的资源和支持。3.2部门负责人部门负责人应负责本部门的记录控制工作，并确保其员工遵守本程序。3.3员工员工应遵守本程序，正确使用和管理记录，保护公司信息资产。四、记录控制的要求4.1记录的创建和标识所有记录应按照规定的格式、标准和流程进行创建，并标识其状态、版本、日期等信息。4.2记录的存储和保护所有记录应存储在规定的位置和设备中，确保其完整性、可靠性和可用性。对于机密和重要的记录，应采取适当的保护措施。4.3记录的传递和使用所有记录的传递和使用应按照规定的流程和权限进行，并确保其准确性和完整性。4.4记录的处置和销毁所有记录的处置和销毁应按照规定的流程和要求进行，并确保其安全性和可追溯性。五、记录控制的监督和检查公司应定期对记录控制程序进行监督和检查，以确保其有效性和符合要求。六、附则6.1本程序的解释权归公司所有。6.2本程序自发布之日起生效。6.3本程序的修订应经公司领导批准，并按照规定的流程进行。记录控制程序版本号A实施日期：2017年10月01日第1页共8页目录一、引言本记录控制程序的目的是确保公司的记录得到正确管理和控制，以满足法律、监管和业务要求。该程序适用于公司所有部门和员工。二、定义记录：指公司在业务活动中所产生的文件、资料、数据等信息。记录控制：指对记录进行管理、保护、存储、传递、使用、处置和销毁的活动。三、职责和义务3.1公司领导公司领导应确保记录控制程序的有效实施，并为其提供必要的资源和支持。3.2部门负责人部门负责人应负责本部门的记录控制工作，并确保其员工遵守本程序。3.3员工员工应遵守本程序，正确使用和管理记录，保护公司信息资产。四、记录控制的要求4.1记录的创建和标识所有记录应按照规定的格式、标准和流程进行创建，并标识其状态、版本、日期等信息。4.2记录的存储和保护所有记录应存储在规定的位置和设备中，确保其完整性、可靠性和可用性。对于机密和重要的记录，应采取适当的保护措施。4.3记录的传递和使用所有记录的传递和使用应按照规定的流程和权限进行，并确保其准确性和完整性。4.4记录的处置和销毁所有记录的处置和销毁应按照规定的流程和要求进行，并确保其安全性和可追溯性。五、记录控制的监督和检查公司应定期对记录控制程序进行监督和检查，以确保其有效性和符合要求。六、附则6.1本程序的解释权归公司所有。6.2本程序自发布之日起生效。6.3本程序的修订应经公司领导批准，并按照规定的流程进行。本程序适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系中所有记录的管理。包括但不限于文件、表格、报告、检测数据、评估结果等记录。3职责3.1各部门负责人应确保其部门产生的记录符合相关要求，并按照本程序进行管理。3.2质量、环境、职业健康安全部门应负责监督和指导各部门记录的管理，并对记录进行审核和归档。3.3信息管理部门应负责记录的电子化管理和备份，并确保记录的安全性和保密性。3.4内审员应负责对记录的管理进行内部审核，并提出改进意见。4控制程序4.1记录的范围、分类与形式所有与质量、环境、职业健康安全管理体系相关的记录均应被管理。记录应按照类型、日期、编号等方式进行分类和标识。4.2记录表格的编制和审批所有记录表格的编制应符合公司相关要求，并经过相关部门的审批后方可使用。4.3记录表格的发放和更改记录表格应由信息管理部门进行发放，并定期进行更新和更改。任何人员不得私自更改记录表格。4.4记录的使用和管理所有记录应按照规定进行填写、审核、批准、归档和保管，并确保记录的真实性和完整性。4.5记录的特殊控制对于涉及商业机密、个人隐私等敏感信息的记录，应进行特殊控制，并严格保密。5记录的保存期限所有记录应按照公司相关要求进行保存，并定期进行归档和备份。不同类型的记录保存期限不同，应根据实际情况进行制定。6记录的处置所有记录在达到保存期限后，应按照公司相关要求进行处置。包括归档、销毁、转移等方式。8相关文件公司相关文件包括但不限于质量手册、环境手册、职业健康安全手册、程序文件、规程文件、工作指导书等。9记录本程序的记录包括但不限于记录表格、审核记录、内审记录、处置记录等。所有记录应按照规定进行管理和保存。本公司的质量、环境和职业健康安全管理体系运行过程中产生了各种记录，包括文字、图表、声像和电子文件等。这些记录需要进行管理和控制，以确保其真实性和正确性。管理和控制记录的职责由档案室、各部门和工程总承包各项目部负责。填写记录的人员也应对所记录数据的真实性和正确性负责，并满足各类记录表格的审批职责和权限。质量安全标准部对本程序实施控制管理。记录的控制范围包括与管理体系有关的记录、报告、检验和验证数据等。记录控制是一个过程，包括策划、编制、标识、贮存、保护、检索、借阅、保存、归档、处置和改进等。记录按其性质和使用范围可分为管理职责方面的记录、资源管理方面的记录、产品实现方面的记录和测量、分析和改进方面的记录。记录一般为表格、图表和文字报告等形式。在特定条件或场合下，记录也可能以其他形式呈现，如保存于磁带中的记录等。记录表格的编制应按照文件编写人员制定的要求进行。与工程有关的检验和试验所需的记录表格应按照建设工程相关规定提供的表格格式进行填写，无明确要求时，则应采用相关程序和作业文件中确立的记录格式，或按有关标准和规程规范规定的记录格式执行。当实际需求不能满足管理体系文件所确立表格的种类时，文件实施部门可以增编非受控且适用的表格。对于几个部门共同使用的表格，由文件主控部门编制。该表格经使用验证是适宜和合理时，应将其传递给质量安全标准部。质量安全标准部负责组织相关部门或专业人员对文件使用部门传递来的记录草案进行评审，以便确定是否需要在相应文件中新增设记录表格，并负责新增表格的审核。对于管理体系文件确立的记录表格，应随同体系文件审批的同时得到审批，不需要另行签发批准手续。各部门根据工作需要新增编的记录表格，在使用前应得到本部门负责人的审阅。表格正式使用时，部门负责人或主管领导签字审核或批准即意味该表格格式已得到确认和审批。经质量安全标准部组织评审后确定新增设的记录表格，由管理者代表按照《文件控制程序》中规定的要求进行审批。对于管理体系文件所确立的记录表格，应随同体系文件同时发放。各部门新增编的记录表格需下发时，应按照《文件控制程序》中的有关规定进行发放和管理。当管理体系文件确立的记录表格需更改时，应按照《文件控制程序》中规定的更改依据、更改方式和更改审批等要求进行更改。如果管理体系文件确立的记录格式不完全适合实施项目特定条件时，文件使用部门可以在原表格的基础上进行修改，改编成非受控的且适用的记录表格。该表格经使用验证认为记录的格式是适宜和合理时，应将其传递给质量安全标准部。质量安全标准部应组织相关部门或专业人员进行评审，以便确定是否需要在相应文件中更改或更换不适宜表格。对于记录的填写要求，应及时、内容完整、字迹清晰，能准确识别，不得随意涂改、伪造和抽撤。应真实准确地记载质量、环境、职业健康安全管理过程信息。因某种原因不能填写的项，应能说明理由，并将该项用单杠划去，按表格规定的格式内容进行填写，凡空白项应用斜杠号表示。不得随意更改和涂抹表格内容，如发现填写错误，应用划线的方式进行更改，并有更改人签署并注明日期。4)所有签字栏必须由相关负责人亲笔手签，不得留空，不得由他人代签。签署时应清晰易于辨认，并准确标注日期。使用签字笔或钢笔填写记录。记录的使用1)记录主要用于证明管理体系运行的有效性和产品符合规定要求的程度，同时也用于各项活动的数据分析和统计技术。记录提供真实可靠的证据，为分析动态和管理体系的持续改进提供支持。2)使用记录前，使用人员应确认记录的建立是否符合相关规定和要求，并获得法定认证部门或主管部门的确认。3)使用记录时，使用人员应真实准确引用相关数据，不得随意更改相关数据，不得涂改和损坏原始记录。4)记录仅供内部使用，使用人员不得私自复制和不按规定的批准程序对外提供。记录的收集和归档1)各相关部门经理、室主任和专业技术负责人负责本部门发生的和相关部门传递来的记录的收集、整理和归档工作。2)每项活动结束后，相关部门应及时收集和整理发生的各类记录，并保持顺序号或日期、页码的连续性，以便于检索。3)各部门应定期对日常发生的记录进行收集和整理，分项分类存放，每年进行一次自行立卷归档，并建立卷宗目录，以便于检索。4)对供方的记录，相关部门应分类建立目录立卷归档。5)档案室应按规定的要求验收移交的记录，并在移交单上签字。上一级部门有权拒收填写不合格的记录。6)档案室按有关要求，对移交的记录进行分类、编目、登记和造册，并按要求进行装订和入库贮存。7)记录的管理实行公司和部门两级管理。记录经主管部门验收合格后方可归档。如果归档资料不全，负责归档验收的人员有权拒收。记录的查阅和借阅1)查阅已归档的记录时，公司内部人员需经档案管理人员同意。公司外部人员查阅需经档案管理部门负责人或公司主管领导批准。对于公司有保密规定的文件，无关人员一律不得查阅和借阅。2)借阅已归档的质量记录时，执行公司相关规定。3)所有借阅记录，均应填写《记录借阅登记表》。4)所有记录的原件一律不借给本公司以外的单位或人员，但不包括有合同要求的顾客或其代表。5)各部门自行保存的记录的查阅和借阅，参照以上规定执行。外来记录的管理1)供方提供的物资产品的有关记录，由采购部门收集和整理，检查并保管其记录。必要时编入相关的记录卷宗中。2)工程总承包项目部会按照合同规定和相关要求对供方提供的工程产品进行验收，合格后将其编入相关工程档案中，并按照内部文件进行管理。3)市场部负责记录、整理和管理顾客的投诉。4)其他外来记录会由相关部门进行保存。记录的特殊控制记录的标识1)记录的标识需要具有唯一性，正确无误，并且应该有分类号和流水号，以便于归档和检索。如果没有标识或者不符合标识要求，那么这些记录就是无效的。2)项目实施过程记录的标识需要按照项目规定和项目进度及时进行收集、处理，并进行标识。3)设计文件的标识需要遵循公司的《设计文件编制格式的规定》、《设计文件编号规定》、《设计文件目录编制规定》和《设计更改管理规定》。4)体系运行过程记录的标识需要由各部门、室自行进行编号。记录的贮存记录的贮存需要保持适宜的环境和设施，并存放于通风、干燥的地方。同时需要防潮、防火、防蛀，以防止损坏、变质和丢失。对于电子记录，需要考虑防病毒和非现场的备份储存。记录的保护1)使用期的记录由记录产生部门负责保管和保护。2)文件管理和保管人员对记录的保护负具体责任，并且需要经常检查保存和贮存情况，确保在保存和贮存期内不受潮、不发霉、不被鼠咬虫蛀，不被污秽。3)贮存记录的磁带或软盘需要进行特殊保护，防止压力和磁性等方面的损害。必要时，可以进行复制备份。4)采取必要的安全防范措施，确保记录不丢失和不发生火灾等意外损害。记录的检索1)记录保存和贮存部门需要按照标识要求对记录进行统一和正确的编号，杜绝混编乱编。2)日常保存记录的袋、盒、夹中，需要建立相关记录的目录，贮存部门也需要建立贮存清单，以使记录保持清晰，便于检索。3)记录应按类别及时编制目录，字迹清楚、完整，以便于检索。记录的保存期限如果文件没有规定保存期限，那么应该根据顾客或主管部门的要求进行定期保存，或按照商定的期限进行定期保存。如果合同对记录提出要求，那么就需要按照顾客的要求确定保存期限。一般情况下，记录的保存期限为三年，主要的记录应该保存五年，而重要的记录则需要长期保存。记录控制汇总表序号|记录类别|收集部门/责任人|保存单位|保存期限1|工程项目有关合同要求的评审记录|质量、环境和职业健康安全管理体系过程策划有关记录|项目文件存档登记表ZBZ005T03、施工代表归档文件目录MP0709T06所列各项|工程总承包项目部|五年2|市场部记录的顾客投诉|市场部|市场部|三年保存期限按照相关规定执行，一般为3年或按合同规定。质量安全标准部负责制定和执行质量安全标准，保存期限为3年。设计经理和项目各专业负责人应按照规定执行档案室相关规定。技术开发及技术管理部和工程总承包项目部应按照相关规定执行档案室相关规定，或随项目文件存档。工程总承包实施管理活动有关记录应记录并保存。试运行方案应保存在档案室。公司办公区域重要环境因素、危险源辨识、风险评价和风险控制记录、个人防护设备的发放记录以及培训记录应保存在总经理办公室。人力资源部应保存人力资源部相关记录，一般保存期限为3年，重要记录需长久保存。质量安全标准部应保存重要信息沟通记录，保存期限为5年。采购部应保存设备、材料采购过程有关记录，一般保存期限为3年，重要记录需保存10年。监视和测量控制记录应保存在市场部和质量安全标准部，