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文档简介

地勘院会议制度前言为了加强公司内部管理，规范会议进程，提高工作效率，特制定以下《地勘院会议制度》。一、会议组织1.1召开会议会议召集：在确定会议主题后，应由主持人或秘书通知相关人员；会议时间：应根据会议主题和参会人员时间确定会议时间并发出通知；会议地点：确定会议地点并通知参会人员；会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员名单及会议议程等内容；会议宣传：公司内部会议，应提前在通知栏或内部通讯发布会议信息；联席会议：涉及多部门参与的会议需提前与各部门协调，确保相关人员能够准时到达会议现场。1.2会议主持会议主持人应具备以下条件：精通本次会议议程；具备组织能力及驾驭会场的经验；有较强的沟通能力。主持人职责：准时召开会议，并在规定时间内完成议程内容；维护会议纪律；引导与促进会议讨论，确保有序开展；确认重要议程内容及建议等；结束会议。1.3会议秘书会议可能需要委派一名秘书协助主持人。秘书职责：协助主持人，进行会议记录；负责发放会议材料；确认参会人员名单；确认重点议程内容及建议。二、会议纪律2.1守时参会人员应严格按照会议通知的时间到达会议现场；晚到的参会人员应事先通知主持人或秘书，并等待安排。2.2会议始末会议开始前，应如实确认参会人员及议程；会议开始时，主持人应宣布会议开始；会议结束时，主持人应通知结束，并确定下一次会议的时间及议题。2.3服从主持会议期间，主持人对会议的主题、议程、讨论的重点及发言时间等做出安排；参会人员应服从主持人的安排，在主持人的许可前不得插话。2.4提问者遵循问答规则提问者应按照规定的问答时间提问；问答时间限定时间内提问，主持人可以根据会议情况调整。问题还要和会议有关，如果涉及个人利益，可单独与管理人员协商解决。问答结束后请提问者协助会议有关的主持人管理人员做好记录工作。2.5不得外出参会人员应在会议期间保持身体舒适，严格禁止走动，手机静音并不向外接听。三、会议记录3.1记录形式会议记录应以文字形式记录；会议内容记录应全面准确，对于涉及决策的地方一定要记录清楚；会议记录应保存好交由秘书管理。3.2分发记录会议记录应分发给出席人员；未出席人员应在下一次会议前收到会议记录。四、会议纪要4.1纪要形式会议纪要以文字形式呈现；会议纪要的内容列出会议主要的议题，重点是决策和提出意见、建议的方案，以及确定日期和时间的形式留下来。4.2纪要传阅会议纪要应该由秘书发给与会人员以及未参加会议的领导人；发送会议纪要时应注意抄送领导的领导，确保最终领导收到纪要；领导可以在认真阅读后提出意见和建议。五、附则5.1特别情况对于特别的事情或极特殊的时刻，原则上要在会议结束前商议后果；负责人应该多处联系，确保信息及时传递，及时查看解释费用，以便进行决策；如遇不可抗力原因导致无法召开会议，应及时通知参会人员变更会议时间及地点。5

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