公司合同管理办法范本-3.20-清洁版

PAGEPAGE1顺风光电（中国）投资有限公司合同管理办法（草案）目录总则合同管理机构、人员职责三、合同的拟定及谈判四、合同的审核及签订五、合同的履行六、合同的变更及解除合同的归档附则履行能力，包括但不限于最新会计年审报表，最新的工商年审资料。需提供担保的合同，还必须查明担保人的担保资格和担保能力；合同对方以往工作评估报告；其他所需要的相关文件。前述1至6项为必须审核，7至9项可视情况审核或咨询法务部确定。各职能部门完成资信调查后，应在本部门留存资信调查文件的原件（或复印件），在法务部要求时或合同履行完毕归档时交付法务部。各职能部门拟定的合同应做到：条款齐全、责任明确、逻辑性强、文字表达清楚。合同应包括的基本内容及应注意的问题如下：首部。包括：合同名称；订约的目的、依据。正文。详细内容及要求如下：合同标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点和方式及违约责任。应包括根据法律规定或按合同性质必须具备的条款及当事人双方要求订立的条款。数量和质量条款应符合国家计量法规和质量法规的规定。价金条款应符合国家物价法规和国家金融法规，一般应写明物品单价、总价、计价单位、支付手段和支付方法及时间。对于违约责任条款，如该类合同有法定违约金规定的，按规定予以明确。否则，应具体写明约定的违约金额或计算方法。确定合同争议的解决方式。根据具体情况和协商结果，确定合同争议的解决途径以及管辖条款。结尾和附则。合同结尾部分包括：合同正本及副本的份数，发送单位，合同有效期限，签约地点和日期，并须有双方代表签名及盖章。合同文本超过两页的，应加盖骑缝章。应将合同的附件作为合同的组成部分，具有与合同同样的法律效力。合同双方协商变更、修改合同条款的补充协议、文书等是合同的组成部分。合同双方履行合同过程中的各种书面往来文件（包括传真、图表、单据、确认书、对账单等）也是合同档案的组成部分。公司有模板合同的，模板合同仅具有参考作用，职能部门应当根据商务谈判的具体情况调整合同内容。使用模板合同，应做到：条款齐全、内容具体、用词准确、字迹清楚，严格按示范文本的要求填写。合同谈判由承办部门负责组织、安排。主谈人是合同主要参与谈判人，1000万元标的以上的合同至少有三名主谈人本模板中涉及的具体的权限金额及谈判人员标准请业务部门根据实际情况讨论调正。。本模板中涉及的具体的权限金额及谈判人员标准请业务部门根据实际情况讨论调正。合同谈判须有合同主办人全程参与。合同承办部门负责人负责监督、指导主办人。根据需要，承办部门负责人应当亲自参加全部或阶段性合同谈判。合同金额超过人民币1000万元的，合同最后一轮谈判应当有法务部人员参加，涉及重大事项应当由承办部门负责人主持谈判工作。合同金额不足人民币1000万元的，承办部门负责人认为必要时，可邀请法务部人员参加或针对具体事项出具法律意见。如本公司与合同对方对拟签合同付款条件及支付方式有重大争议，应邀请财务部参加商议。合同最后一轮谈判须就合同拟签文本的每一条款都加以落实。负责履行或参与履行拟签合同的部门，应当参与合同谈判。没有上述相关部门的参与，合同承办部门不得独自进行合同谈判。进行合同谈判时，承办部门应当记录合同洽谈情况。合同洽谈记录须在本部门留存，并在合同履行完毕后交由法务部保管。合同洽谈记录应当包括以下内容：合同编号、项目名称、主管部门、洽谈对方；洽谈双方参加人员；洽谈次数，洽谈时间、地点；洽谈内容摘要；主办人意见及承办部门负责人意见；相关部门负责人意见。四、合同的审核及签订合同谈判结束并落实全部合同条款后，承办部门应当制作合同报批文本，填写合同审批表，连同合同及相关材料（相关材料见附件3），按照合同审批表所列流程在合同拟签定日前五个工作日送交有关部门审批并同步录入ERP系统。经办人应当在合同审批表填写如下内容：申请日期；项目名称，应简要概括合同项目的主要内容；合同金额，指合同涉及的总金额；合同对方，指与本公司签署该份合同的相对方，如为三方合同，则需注明合同的另外两个相对方；项目概况，应含合同标的、数量、单价、合同期限、履行时间及方式。项目概况栏签名及日期。部门负责人意见：审核该合同项目是否符合本公司相关项目管理规定或公司领导的工作部署；合同条款、内容是否符合本办法的规定；合同主办人是否按合法合规程序组织谈判；审核后若合同符合上述内容，部门负责人应在“部门负责人意见”一栏填写审核意见，并在该栏签名、注明日期。部门负责人应在合同主办人报批后一个工作日内，就上述本项出具意见并完成ERP系统有关操作。部门负责人出具审核意见后，项目合作协议、EPC协议、项目咨询协议以及发展策划部通知的其它协议，合同主办人应在合同拟签日期前五个工作日报发展策划部审核合同价格，发展策划部应当在主办人报批后一个工作日内，出具具体意见并完成ERP系统有关操作。发展策划部出具审核意见后，合同主办人应在合同拟签订日期前四个工作日，报财务部审核。财务部就如下事项进行审核：审批合同项目的财务可行性；合同价格条款及付款方式是否符合财务制度合同项目是否符合本公司年度财务计划；合同项目经费的资金来源；审核后若合同符合上述内容，财务部经理在“财务部意见”一栏填写“该项目符合财务计划、资金来源、同意项目执行”等字样，并在该栏签名，注明日期。财务部应当在主办人报批后一个工作日内，就上述事项出具具体意见并完成ERP系统有关操作。财务部出具审核意见后，合同主办人应在合同拟签日期前三个工作日，报法务部审核。合同主体的审查。即依照合同承办部门提供的相关材料审查对方当事人是否具备合同主体资格、是否超越营业执照或其他证照规定的经营范围，以及对方经办人员代理权限情况进行审查。合同内容的审查。即审查合同内容是否合法，条款是否完备和齐全，权利义务是否明确，违约责任是否清楚，争议处理条款是否具备。合同文字的审查。包括审查合同用语是否规范、文字表达是否准确。合同的立项、谈判、前置审批等是否符合公司规定。法务部应当在经办人报批后三个工作日内，在合同审批表法务人员审核栏应上述事项出具具体意见并完成ERP系统有关操作。法务部出具审核意见后，主办人依据前述全部审核意见对合同进行修改定稿，定稿后主办人将合同呈递根据公司授权制度的授权签字人最后批准。主办人将合同呈递公司授权签字人。公司授权签字人审批签字并完成ERP系统操作后，根据有关用章申请流程，交总裁办加盖合同专用章或公章。合同盖章时必须提供以下资料：合同正本（至少一式四份）；填写完备的盖章申请书及合同审批表；第二十条所列的相关材料。五、合同的履行合同履行部门和相关经办人应在合同履行过程中，对合同履行情况进行跟踪检查，并按下列不同情况作出不同处理。1．合同的相对方如期履行合同约定的全部义务的，合同终止后一个月内，经办人应对履行过程作简要说明，并报交法务、财务、其所在职能部门备案；2．合同的相对方如因情况变化，未能履行部份合同义务或中途不履行义务的，经办人应在得知情况后 1 工作日内向法务、财务、其所在职能部门出具详细说明，由法务部根据情况提出建议，采取相应措施；3．合同的相对方完全不能履行合同或完全不履行合同的，经办人应在得知情况后 1工作日内向法务、财务、其所在职能部门提交详细说明，由法务部征询领导意见后，采取非诉讼或诉讼方式解决。 同时，合同履行的相关经办人应在ERP系统中完成相关操作。该部分处理可以商榷。在上述处理过程中，合同经办人同时应将下列有关履行过程的文件交财务、法务部：该部分处理可以商榷。我方所持的全部合同（包括补充合同）原件；相对方履行合同过程中出具的文件的原件或复印件：如提货单、欠款确认书、付款证明等；其他相关材料。合同履行部门应在每个季度的最后一个星期内，对部门内未终止的合同作出全面核查，并作出报告，经整理后交各职能部门负责人、公司财务部、法务部。法务部在合同签订后，应对合同的履行进行监察、检查；对各部门出具的报告应即时作出处理。公司定期对合同签订、履行、管理和归档工作定期如开会议，不断完善合同管理制度。六、合同的变更和解除变更、解除合同的审批权限和程序，与原合同签订的审批权限和程序相同。需要变更、解除合同，应在法律规定或合同约定的条件下，在合理期限内与对方当事人进行协商，书面函告，限期答复。合同经办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、电报后，必须及时请示所在部门领导立即处理。合同的变更、解除应注意以下事项：主体变更，应征得合同各方书面同意。经上级主管机关审批的合同，所达成的变更、解除协议应报原审批机关批准。经公证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案。七、合同的分类归档本部分待确定各部门对合同管理的责任后修改。本部分待确定各部门对合同管理的责任后修改。合同承办部门应在合同签订后五日内，将合同原件一份留存本部门或交由合同履行部门保管至履行完毕后交回法务部，一份交法务部保管；如合同只有一份原件，则原件交由法务部保管，相关部门留存复印件。合同管理员对已生效的合同应编号登记列具清单后，连同合同原件及与合同有关的文书、函件、图表、电报、传真等逐个建立档案。清单内容包括：合同编号、名称、主要内容、当事人名称、价金、签约时间、签署和审批领导、经办部门及人员、是否经法务人员审查及法务人员姓名等。履行完毕的合同包括合同履行过程中的往来信函、单据、传真件必须送法务部合同管理员进行编号归档。法务部合同管理员每月15日至30日与有关部门合同管理员核对上月应归档合同，督促合同归档。八、附则本办法未尽之事宜，一律按我国合同法以及有关的法律、法规，及公司董事会解释执行。本公司各部门可根据本办法制定实施、考核细则，并报总裁办。本办法的解释权属于本公司法务部。本办法自年月日起实行。顺风光电（中国）投资有限公司年月日附件1合同管理流程部门经办人、负责人项目联络、洽谈部门经办人上交合同资料签订合同公司领导审批、修改法务人员审查、修改发展策划部、财务部审查部门负责人初审经办人填写审批单部门经办人拟定合同草稿合同归档部门经办人、负责人项目联络、洽谈部门经办人上交合同资料签订合同公司领导审批、修改法务人员审查、修改发展策划部、财务部审查部门负责人初审经办人填写审批单部门经办人拟定合同草稿合同归档附件2合同申请书合同编号：填报日期：年月日项目名称：合同金额：对方单位：地址和电话：项目概况：经办人签字：日期：部门负责人意见：签字：日期：发展策划部意见：签字：日期：财务部意见：签字：日期：法务部审查意见：签字：日期：公司领导审核意见：签字：日期：说明：1、合同编号由部门填写。2、项目概况应包括合同的标的、数量、付款方式、有效期限、询价等概况。附件3法务合规审查资料框架协议不涉及实质经济性权利义务的合同1合同审批单合作协议涉及项目过程中的具体权利义务的合同1合同审批单2项目立项报告3尽职调查完成证明材料股权转让协议1合同审批单2项目立项报告3尽职调查完成证明材料项目咨询协议1合同审批单