海特尔包装机械公司采购流程管理制度

采购流程管理制度--------------------------------------------文件编号：CGGL01生效日期：2009-09-01共3页1、总则1制定目的为落实事业部所需之生产物料的采购作业管理，规范采购运作模式，确保采购工作顺畅，特制定本规章。2适用范围所有与采购有关的部门以及事业部所需之生产物料的订购、采购管理业务。除另有规定外，悉依本流程执行。3权责单位吹瓶/包装采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。吹瓶/包装总监负责本规章制定、修改、废止之核准。2.请购规定2、1请购的提出各请购部门班长以上成员依物料需求状况、库存数量等要求，填写请购单。请购单应明确注明物料名称、规格型号、数量、单位以及大致需求日期等注意事项，经部门主管以上人员批准方为有效。请购单一联送交计划部，一联自存。紧急请购时，请购部门应于备注栏注明。计划部计划员根据请购单以及技术部的技术配置通知，查找相关资料，下达采购计划，并经计划经理审核后方为有效。（6）外协计划员须检验随同计划单一起下发的图纸与计划单是否一致;（7）紧急采购时，计划部门应于采购计划备注栏注明（8）计划经理批准后的书面计划单送采购部主管以上人员确认后，返回计划部一联存档2．2请购的撤消已开具请购单，并经批准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈送计划人员，必要时应先口头知会计划部以及采购部。请购部门回收各联请购单，并备注“撤消”字样。计划部门接获通知后，立即通知采购部停止一切采购动作，采购部经与供应商协商后在用友系统中关闭定单未能及时停止采购时，采购部应通知原请购部门并协商善后工作3.采购方式规定3.1采购方式确定的依据采购部应根据下列因素确定最有利的采购方式：物料使用状况。物料需求数量。物料需求频率。市场供需状况。经验。价格。3.2采购方式3.2.1标准件采购(1)集中采购:可到市场上采购已有的成品标准件;生产通用性物料，以集中采购较为有利，依需求计划进行采购；对于每月供应商的采购额小于五仟元的，建议也集中采购，以减少供应商的管理。（2）合约采购:经常使用之物料且价值较高的，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，签定长期采购合同，以确保物料供应来源，简化采购作业。3.2.2非标件采购（1）外协加工:供应商按我司图纸要求加工物料,由供方提供材料;（2）委外加工:供应商按我司图纸要求加工物料,由我司提供材料4．采购作业规定4.1供应商开发（1）对于日常的供应商，但有需求开发更多同类型的供应商时，开发过程将由采购管理部主导，外购组或外协组予以协助（2）当技术部有新产品需求时，请提供详细的新产品需求（尤其是技术要求）给采购管理部，由采购管理部选择好合适的供应商（最好约二、三家）及价格条款后再反馈给技术部，技术部与采购部共同确认购买哪（几）家供应商的样品进行试用。试用流程按照《新物料样品测试报告》执行4.2询价、议价4.2.1询价采购人员接获核准后之采购计划，如果在系统里没有价格的新产品，则应选择至少二、三家符合采购条件的供应商作为询价对象。属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，可不受以上条件限制.供应商提供报价之物料规格与采购计划要求的规格不同或属代用品时，采购人员应送技术部门确认。专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门、技术部门共同询价与议价。选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择4.2.2议价4.2.2.1以下情况下，采购员要特别与供应商议价（1）市场价格下跌或有下跌趋势时应与供应商进行议价;（2）采购频率明显增加时应与供应商议价;（3）采购数量加大时应与供应商议价;（4）价格突然偏高时应与供应商议价;（5）有同样品质、服务的供应商提供更低价格时应与原供应商议价;4.2.2.2询价后，应选择两家以上供应商进行议价或统一按照我司的条件与供应商议价4.2.2.3议价时应注意品质、交期、服务、帐期兼顾。4.3呈核及核准4.3.1标准件核价方式采购人员询价、议价完成后，于《询价汇总表》上填写询价或议价结果，同时附上书面说明,对于新价格不高于原价格的产品，可以不提供《询价汇总表》向上审批以简化作业流程，但要提供相关证明资料给采购管理部留档。4.3.2非标准件核价方式（1）采购员初审供方提供的报价单,并提供建议说明情况并签名确认;（2）交由稽核部对其报价做详细审核,最终核出双方均认可价格;（3）双方领导或授权人员签字认可单价有效;采购核准权限规定，不论金额多寡，均应先经采购主管审核，并依照核准权限逐级向上呈核。4.4采购作业采购人员接获经核准之《采购计划单》后，应以书面《采购订购单》形式向供应商订购物料，采购定单须有采购员签名及主管部门审批后方为有效。同时要求供应商在规定的时间内书面盖章回传予以确认。（2）外协采购订单一式三联,一联交供应商,一联采购员留存,一联交相关人员审核单价留档备案;若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于订购单上明确注明。采购人员应根据计划要求控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。4.5验收与付款依我司仓储部相关检验与入库之规定进行验收工作。依财务管理规定，办理供应商付款手续。5、附件[附件]CGGL01-1《采购流程图》采购流程图供应商请购部门技术部计划部采购部品管部仓储部财务部采购定单采购定单物料物料退货退货退货退货发票发票请购单需求请购单需求新产品开发需新产品开发需求技术配置通知需求核准需求计划需求核准需求计划供应商开发供应商开发供应商调查供应商调查old核准N采购计划处理New请款N特殊申请采购定单价格核准比价议价询价Yold核准N采购计