行政事业单位科技档案管理办法

局科技档案管理办法第一章总则第一条根据国务院批准的《科学技术档案工作条例》《xx档案管理办法》的精神，结合本局情况制订本办法。第二条水文河道科技档案是广大职工劳动的结晶，是国家的一笔宝贵财富，是进行生产，建设和科学技术研究工作的必要条件。为此，必须集中统一管理，不得分散或私人占有。技术业务部门的领导和职工，在各项工作一开始，就应重视文件材料的形成和积累。认真贯彻技术管理制度，严格执行审核手续，并将归档作为本身业务工作的最后一道工序，在各项工作完成后，安排整理档案的时间，及时归档，保证做到档案的齐全、完整、准确、系统。第三条科技档案和技术资料必须区分清楚：凡是记叙和反映本单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的，具有保存价值，并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料（包括图纸、照片、表报、文字材料等），都是科技档案；凡是为了参考的目的而收集和复制的技术材料，都是技术资料。第四条本局水文河道科技档案实行集中统一，分级负责的管理办法。局档案室统管全局水文科技档案工作。在档案业务上接受xx局网信中心、xx档案馆的指导，并对本局的科技档案工作负责监督和业务指导。局档案部门的工作人员必须注意抓好档案的日常管理，做好向上级档案部门归档或移交档案的准备工作。第五条本局科技档案分为水文测验、水环境、测绘、科研、综合类等。第六条档案机构和档案工作人员必须严格地执行党和国家的保密制度，保证档案的安全，维护党和国家的机密。第二章归档范围与要求第七条归档范围上级机关颁发和本机关下达的技术问题的指示、决议、决定、命令等文件材料。上级机关颁发和本机关制订的技术管理制度、规程、规范等文件材料。关于技术问题的请示、报告、批复等文件材料。同外单位进行技术协作的合同、协定、重要来往文件及协作项目的成果材料。重要的技术会议文件材料：本单位召开的归档全套文件材料；上级召开的需要执行的，只归档报告；总结决议等重要文件，外单位召开的只归档有承担任务的有关文件材料。技术性的规划、计划、任务。专题技术总结。站网、河段等规划布置等文件材料。水文测验、河道观测的标志、设施及其考证文件图表。各项水文测验的原始记载、自记记录、内业整理分析计算、整编、汇编、刊印成果。（十一）地形、断面、控制测量的各种记录、计算、成果、成图、图历表、标志托管书、技术总结及其整编、汇编、刊印成果。各类水文查勘调查的记录（包括测量记录）、照片、图表、整编、汇编成果。各种专题分析研究和实验研究成果材料。水文测验、整编、水文实验等生产技术方法等文件材料。水质监测的各种原始分析记录、整编成果。已成功的技术革新、创造发明和文件材料。房屋、仪器、设备、船舶的各种技术要求、使用说明、图纸等文件材料。其它有保存价值的文件材料。第八条归档要求：必须按照归档范围进行归档，所归的文件材料必须达到技术管理要求的质量。对归档的文件材料要求加以系统整理，要求内容准确、材料完整，特别是一些重要的内容或主要图表，必须完整齐全。按形成文件材料的规律，保持其有机联系，组成保护单位（卷、册、袋、盒），并划定其机密等级和保管期限（密级、保管期限参照附件）。文字材料和计算稿，字迹必须清晰，并且禁用圆珠笔和红墨水书写。图纸应有图框图题，图框内各栏应按照规定逐项填写清楚。封面必须逐项填写清楚，有确切的名称，注明编制单位和编制时间。所归的文件材料、图纸，必须有编写者、校核者、审查者签章。归档材料除纸质材料外，还有相同版本的电子材料同时归档。归档时填写归档提交清单，交接双方都应在提交清单上签字。第九条归档时间与方法：项目任务书、合同书明确规定归档间，按任务书、合同书规定时间归档。没有明确规定归档时间的，在工作完成后的一个月内最多不超过三个月。站网测验原始资料年底整编结束后与整编成果一起交局档案室归档。水质监测原始分析记录年底整编结束后与整编成果一起交局档案室归档。第三章档案整理第十条科技档案接收后要加以系统地整理，并通过编目及其内容和成分提示出来。整理时必须遵循科技档案的自然形成规律和保存档案材料之间的有机联系，以便于安全的保管、保密和提供利用。第十一条整理工作首先要作初步鉴定，核对以往是否归过档，剔出不属归档范围的文件材料，检查归档的每份文件材料是否完整，名称（标题）是否确切，其次检查所定密级和保管期限，如有不同意见，再会同归档单位协商解决。第十二条永久、长期保管档案必须去掉金属物，需要装订的要用三孔或五孔一线装订，各类原始记载簿、自记纸、报表等应逐页编页号，在封面注明各个项目的年份、月份即可。第十三条分类编号详见科技档案分类大纲。第十四条案卷目录、卷内目录表各栏必须逐项填写清楚，要求字迹端正清晰，整理者与校对者必须在卷内备考表上签章方能移交入库。第四章档案保管与利用第十五条科技档案的管理要适应现代化发展的需要，逐步采用先进技术和先进设备，实现档案管理现代化。科技档案保管工作的任务在于集中统一安全地保管好科技档案，保守党和国家的机密，延长科技档案的寿命，更好地发挥科技档案的作用，为社会主义事业服务。第十六条档案库房必须安全，库内和库房附近严禁堆放易燃易爆的物品，库房要保持清洁、通风、光线好而档案又不直接受阳光照射。第十七条在保管工作中，应该贯彻防重于治，防治兼顾的思想，加强防火、防尘、防虫、防鼠、防盗的工作。库房内严禁吸烟和用火炉取暖，不要将电线安设在档案柜架内。第十八条档案要存放在档案柜架内，柜架均应排列规范、整齐，标示清楚、有序。第十九条建立检查和统计制度，定期或不定期的检查档案库房管理、保密、借阅制度的执行情况，并将检查情况报告领导。统计工作包括档案的收进、移出、实存数量、遗失、鉴定存毁及提供利用（包括收集利用效果）情况等。第二十条管理档案的人员，应该深入实际，了解掌握本单位生产、建设、科研的实际，全心全意地为生产第一线服务，并根据需要编制必要的查找工具和参考资料。第二十一条建立健全借阅制度，借阅制度应根据档案的机密等级履行不同的批准手续，档案外借必须办理借阅登记手续并限期归还。第二十二条本局职工借阅档案，首先须由科室领导签字，并写明借用目的等。重要档案须经局级领导签字、把关。由借阅者查出需借用档案的编号，交档案人员抽调，借阅者不得进入库房。归还时双方当面注销。借阅范围只限与本人业务工作有关的档案。涉及绝密级的档案，必须经局级领导或保密委员会（小组）批准，方能借阅。第二十三条外单位来人或来函调借档案，一律凭单位介绍信或公函经本单位领导批准后方可提供，涉及绝密级的必须凭单位党委介绍信并经我局党委或保密委员会（小组）审批方能提供。介绍信只能使用一次，超出介绍信所指范围，概不提供。第五章档案鉴定与销毁第二十四条科技档案材料的鉴定，是根据“科技档案保管期限表”的规定，定期或在工作中认为需要鉴定时，由档案部门提出申请，经局领导批准后由鉴定委员会或鉴定小组进行。第二十五条鉴定工作原则上是主管部门鉴定，故必须由有关业务部门指派对业务比较熟悉的人员参加鉴定，鉴定时应详细地审查每份档案，提出鉴定意见，并经有关业务部门领导审核。第二十六条鉴定工作结束后，由鉴定小组提出档案存毁的鉴定报告，附上销毁档案的清册，报请鉴定委员会审查，经本局领导批准，并报上级档案部门备案后，由档案部门会同保密保卫部门，指定专人将应销毁的档案进行销毁。鉴定、销毁档案的报告与清册必须归档存查，并报上级主管机关备案。第六章附则第二十七条本办法由网络信息中心负责解释。第二十八条本办法自颁布之日执行。xxxx局科技档案分类大纲、归档范围与保管期限表科技档案分类大纲分类案卷级档号备注综合全宗号—综合—年度—流水号水资源全宗号—水资源—年度—流水号水文气象预报全宗号—预报—年度—流水号科研全宗号—科研—年度—流水号水文测验A整编全宗号—测验A—站名—年度—流水号整编资料(流水号为001)、原始资料(流水号为002)B其它全宗号—测验B—年度—流水号水环境A整编全宗号—水环境A—断面名—年度—流水号水环境监测(整编成果、原始监测记录)B其它全宗号—水环境B—年度—流水号测绘A研究全宗号—测绘A—年度—流水号B河演观测全宗号—测绘B—年度—流水号汊道、分流、护岸、崩岸、微弯、弯道、浅滩C单项观测全宗号—测绘C—年度—流水号考勘(包括考证、查勘)控制(包括三角、导线、水准)水地(包括水道地形、坝址地)固断水文泥沙(包括水位、流量、流向、含沙、流明沙)土钻专项观测(包括桥、渡、码头、泵站等)F图类全宗号—测绘F—年度—流水号各种底图、地形图K控制成果全宗号—测绘K—年度—流水号成果资料归档范围与保管期限表序号归档范围保管期限一综合1.1论文、经验汇编、科研(生产)管理、任务书、证书、合同、标书、报告及技术会议相关文件长期二水资源2.1水资源规划、研究、开发与利用报告、图表长期2.2流域、江河、湖泊水资源调查评价，论证，环境影响评价，专题研究长期2.3水文调查、水旱灾情调查及分析研究成果，水文分析，防洪评价、防洪抗旱规划、方案、措施永久2.4水利工程的设计洪水和重要的水文分析计算成果永久2.5水资源普查成果(包括地表水、地下水)及成果资料永久2.6水资源公报永久三水文气象预报3.1水文调查、水旱灾情调查及分析预报方案、研究成果、图纸；防洪评价与防洪抗旱规划、方案、措施永久3.2预报方案及水情、旱情总结、公报，专题报告长期3.3水文气象、水文预报、水情测报应急预案长期3.4气象资料，历史天气图，卫星云图，综合统计图表长期3.5洪水演算、调洪计算、水情分析等长期3.6成果资料永久四科研4.1仪器设备研制及方法研究的项目建议书、可行性研究报告、初步设计的请示及批复永久4.2论证报告、设计方案、图样、计算书、制作工艺规程、说明书、图纸、运行测试报告永久4.3存在的问题及处理意见长期4.4安装调试总结、验收(鉴定)报告长期4.5成果申报及奖励文件永久4.6设备仪器维护保养和安全技术操作规程；事故分析、记录及处理报告；合理化建议处理结果长期4.7设备仪器改造、改装的报告与批复及改装、改装验收、鉴定文件长期4.8改进、改装过程中形成的图样、技术文件；大、中修记录及处理报告长期4.9科研计划项目(课题)申报表及批复、任务书、协议书、委托书、科研合同永久4.10科研计划项目(课题)研究计划、开题报告、调研报告、可行性研究报告、论证、文献综述、实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、计划调整或项目(课题)撤消方案、项目(课题)经费预算文件长期序号归档范围保管期限4.11研究试验任务书、试验大纲、项目(课题)阶段总结长期4.12研究试验阶段的相关实验、试验、测试、观测、调查等记录及分析报告永久4.13数据处理材料、检验文件与理论分析文件、设计文件与工艺文件、图样永久4.14项目(课题)工作总结、研究报告、使用说明书、论文、专著、经费决算、成果验收申请书、鉴定书、专家评审意见等永久4.15成果申报、奖励申报及相关文件、凭证、技术转让合同、协议书永久4.16成果推广、宣传等材料以及与此相关的声像、电子文件长期五水文测验5.1站网规划，查勘、建站、撤站报告，测站考证材料及标准规定，水文调查与勘测报告永久5.2水尺校测永久5.3水文测验原始记录、整编成果及有关电子文件材料永久5.4水文测验的月、旬报表、水文图集长期5.5水文年鉴永久5.6各种关系曲线图永久5.7水文实验成果永久5.8河道纵、横剖面和大断面测量记录、附图、平均计算表永久六水环境6.1水环境保护及防治规划、研究、开发与利用永久6.2水域功能区、用水水源与需水量规划、预测研究长期6.3水质监测站网规划、查勘，站网布设及测站考证材料、设施、标志永久6.4各项环境影响评价报告(包括水环境评价，水利工程环境影响评价，流域环境影响评价等)永久6.5水污染监测、调查、审批、处理意见书或报告长期6.6水体污染源及其防治工程永久6.7取水申请、检查、审批报告长期6.8水质监测原始记录及整编成果，查勘调查记录和报告永久6.9自动监测站数据汇总表、自动监测实验报告永久6.10水质检测成果、检验报告、评价永久6.11水资源质量状况通报(月报)、水资源质量(季报)、重点江河湖段水量调度旬报长期6.12水资源质量公报(年报)永久6.13水质年鉴永久