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职业安全健康管理体系文件编写的方式方法

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2进行文件编制预备。

在正式编制体系文件之前,编制小组应进行编制方案,这种有利于体系文件编制的整体性,同时加速编制制度。

在编制方案中,应明确以下几方面的内容:①确定文件的编制格式。

对一个企业来说,全部的体系文件应当基本统一格式。

当体系文件不是仅有少数几个人编制时,更应事先以书面形式规定各层次文件的编制格式。

以统一的格式编制出的体系文件,会给全部与之接触的人产生深刻的印象,即职业平安健康管理体系是在有目的的策划下产生的。

②搜集相关信息。

在编写之前,必需考虑把什么样的信息编写进去。

来自企业外部的要求,经常在合同、订单以及其它形式的材料中体现,优势还体现在法律、法规中;来自用人单位内部员工的要求是双向的,一方面,它们需要清晰的了解它们做什么,达到何种程度才能满意职业平安健康管理体系的要求:另一方面,它们在长期的工作中已形成了自己独特的工作方法和惯,而且它们可能也有许多建议和要求,全部这些内、外部信息都应尽可能地写进体系文件中去。

③分析和清理现行文件。

在编写体系文件之前,应对企业已有的、与职业平安健康管理体系有关的文件及现行标准、制度和规定进行一次分析和清理。

这项工作的目的是将哪些可以在职业平安健康管理体系中使用的文件加以保留,对不完善之处进行补充、完善;将哪些失败、过期作废的文件统一收回处理,以确保今后所使用的文件的有效性。

企业假如已经建立了9000质量体系或14000环境管理体系,就应使职业平安健康管理体系与这两个体系充分融合,特殊是:培训、文件掌握、记录管理、内部审核和管理评审等管理方式类似,这些程序最好在原9000或14000程序的基础上补充为好。

④进行培训和分工,明确任务和接口。

为保证体系的编制质量,需从以下两个方面进行考虑:其一是对编制人员进行培训,使他们对标准的内容,编制文件的主要内容、格式方面有正确的理解;其二是制定一个体系的编写方案,在方案中明确以下内容:,明确各自的任务;、审核、批准、发布等各阶段的时间;、协调的渠道和方式,必要时可选定一名总协调人,负责各编制人员之间的协调、指导及处理接口。

3编制过程掌握。

在体系文件的编制过程中,应考虑以下几个方面实施掌握:①尽可能地参加企业内以往的有关文件,对过去行之有效的工作方法在新文件中予以保留从而削减对新文件的“生疏感”。

②在编制过程中要准时勾通信息,尤其是在描述活动接口时,应准时协调清晰,以免后患。

③尽可能多地了解文件所涉及部门人员的活动过程及方式,对不违反标准要求的内容尽量在文件中体现,切记“闭门造车”。

④送交审批前应征求有关部门人员的意见。

4进行符合性审核。

职业平安健康管理体系文件的符合性审核是一项特别重要的工作,在审核中,要对已编制完成的初稿就其是否符合标准的要求,是否满意法律的要求,是否完整的描述本组织的职业平安健康活动的实际过程,是否存在职责和活动的交叉、重复,是否符合编制格式的要求等诸多方面进行审查。

此外,对体系文件的

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