俄罗斯档案事业的发展

俄罗斯档案事业的发展

2013年8月和9月，应俄罗斯罗马斯科学院的邀请，江苏省档案馆和技术培训团队邀请了23名记者到俄罗斯联邦学习。1.俄罗斯联邦档案的工作记录通过培训、考察和交流,经过深入分析和讨论,我们总结出俄罗斯联邦档案工作有如下一些两面性特点:1.1注重文化遗产保护文创遗产利用价值俄罗斯联邦地跨欧亚两洲,融合了东西方文化,仅圣彼得堡市就拥有近7000处历史文化设施。俄历来重视保护、利用文化遗产,在莫斯科、圣彼得堡抬眼可见文物,移步可触古迹,尤其是沙皇时代的宫殿、皇家花园等保护开发效果显著。同时,俄还兴建了许多博物馆和文化馆,积极开发文化遗产利用价值。2002年俄联邦出台文化遗产法,明确文化遗产是俄各族人民的精神财富,保护本国文物是联邦和联邦主体的责任,是俄联邦权力机构的首要工作之一。俄联邦每年文化事业拨款的70%用于文化遗产保护,但用于档案事业的偏低。2012年,仅投入4000万美元用于各级各类档案馆开展工作,档案科研经费仅100万美元,以致整个档案工作硬件设施落后,信息化程度滞后。为弥补经费的短缺,2004年联邦政府允许档案馆从事诸如参观服务、举办展览、开发周边产品,提供代查、复印、复制件,提供海外利用、翻译服务等商业活动进行创收,这部份收入被政府视为财政拨款的一部分。1.2全社会档案意识较强在俄罗斯1000多年的发展史中,俄罗斯历任大公(国王)、沙皇都非常注重档案资料的收集和保护,积累了大量的档案文献。1724年,彼得大帝亲自下令建立俄罗斯海军档案馆,目前该馆保存了俄罗斯海军从1696年建立至1940年的档案120万件。叶卡捷琳娜二世时期,档案管理更为系统,为俄罗斯档案事业发展奠定了基础。二战后,苏联政府投入大量资金,收集档案,进行现代化管理。近年俄罗斯联邦也逐步加强对档案的投入和管理。社会名人、专家、学者也有身后捐赠个人档案的传统,全社会档案意识普遍较强。俄罗斯的档案资料在历次战争中遭受了大的破坏。1812年俄法战争,克里姆林宫内大部分档案被拿破仑军队烧毁;1917年十月革命至1922年苏维埃政权建立期间,由于意识形态上的原因,俄帝国时期档案损毁严重。整个苏联时期由于内部权力斗争的原因,数量巨大的苏共档案文件被销毁。也正是因为社会档案意识较强,历次战争期间流亡到海外的数百万俄罗斯贵族,带走了大量的档案文件。苏联解体时,许多档案被偷盗转卖,一系列党政资料流入到美、英、日,档案资料再一次严重流失。目前,俄联邦正采用拍卖等形式逐渐收回一些流失在海外的重要档案,很多俄罗斯人也积极向国家捐赠保存的档案。1.3档案保管设施的配置普遍滞后俄联邦不仅拥有行之有效的档案管理体制,并在法律的层面,对档案的管理做了全面细致的界定。1993年颁布《俄罗斯联邦档案全宗和档案馆法》,2004年俄罗斯联邦总统普京签署了《俄罗斯联邦档案事业法》。新法从结构和内容上对旧法进行了全面修改。修订后的新法共9章32条,译成中文约万余字。尤其对俄罗斯档案工作和档案事业在市场经济和私有化中出现的问题做出了具体规定,特别是对私人档案所有权的转移、国有和非国有组织机构调整过程中的档案流向、人事文件的保管、档案利用过程中公民隐私权保护等敏感问题作出了相关规定。同时,各联邦主体和市政组织也在联邦法律的框架下,颁布法律、法规,对属于国家所有并位于本行政区域内的档案文件进行保管、补充、统计和利用。由于经费的原因,半数以上的档案馆未达到规定的安全措施,库房空间不足,档案工作现代化管理手段缺乏,档案保管的硬件设施普遍滞后。如圣彼得堡市国家历史中心档案馆,1936年建馆时由一家当铺改造而成,至今已有77年历史。保管1723年至1917年十月革命前,圣彼得堡市城市建设、工业、教育、文化等方面档案,馆藏18.75万份。其库房内部设施也颇为陈旧,尤其是防火设施设备落后,只有几只灭火器以及与警察局相连的警报器,一旦发生火灾,后果不堪设想。1.4专业档案利用的有效性和集中性档案的本质属性是原始性和记录性的统一。俄罗斯各级档案部门在档案的整理过程中,特别注重保持档案的原始性,不轻易对档案进行再加工,尤其是不在档案形式上予以改变,如不在原件上加盖档案章,或者将卷改为件。俄罗斯国家档案馆接待人员向我们展示的一本俄罗斯侨民1916年在哈尔滨生活的相册,充分体现了这一特点。整理人员仅在原相册外包上一张卷皮,标注上全宗号、档号、年代号,没有再做更多的标注或改变,最大限度地保存了档案的原状。在档案利用的有效性上,每卷档案里都有历次被调用的记录,包括利用时间、利用者姓名、利用者是经何种方式达到利用目的的,这一点给我们的感触很深,他们在保存历史档案的同时,也保存了档案被利用的历史,仿佛每本档案都不是沉睡的而是鲜活的。这样的登记便于档案馆根据档案利用情况,进行深度研究和开发。俄罗斯档案的公开和利用力度可谓进展缓慢。到2005年,苏共历史档案的开放数为1260万件,仅占总量的5%,并且相当数量档案的开放是属于政治的需要,而不是学术研究的需要。这说明尽管俄罗斯的档案管理在法律形式上逐步与国际接轨,但由于长期形成的传统观念和意识形态的作用,以及政治斗争的需要,那种把国家档案文献纳入“公众领域”的概念,在俄罗斯还很难一下子确立起来。1.5俄联邦档案数字化的发展现状2002年由国家投资,俄联邦档案局自上而下,有序推进档案数字化工作。为此,联邦档案局设有自动归档部门,负责建立国家级数字化平台;分析自动检索系统发展方向,建立数据库;指导对国家档案全宗所有文件进行数字化、统计及在互联网上公布。并于2003年推出旨在规范国家档案全宗数字化标准的包括档案全宗管理、案卷管理和培训的三方面内容的“档案项目”。圣彼得堡市国家历史中心档案馆,在2008年与联邦档案馆信息联网共享;并于不久前建成官网,与圣彼得堡档案委员会下属的7个专业档案馆共享网站群,实现联网搜索。2012年是俄联邦国家历史年,俄设立了国家历史查阅网站,将一些历史档案上网共享。尽管俄联邦致力于档案的数字化建设,但该项工作进展缓慢。目前,俄联邦15个国家档案馆仅有10%的档案完成数字化。圣彼得堡市国家历史中心档案馆,档案数字化率也只有10%,档案数字化所占比例非常小。1.6档案工作人员热情高涨尽管俄联邦对档案工作的拨款每年都在上涨,但上涨幅度偏低。莫斯科大学卓娅·巴查洛娃教授介绍说,2012年俄联邦在册档案人员1.6万名,工资待遇是俄全国平均工资的70%。由于待遇过低,档案系统人才流失严重,全国缺岗3%,联邦级档案馆缺岗更达到20%—30%。超半数的工作人员年龄在50岁以上,退休返聘人员达41%,专业人员仅占从业人员的26%。尽管如此,档案人员仍然对工作满怀热情,非常敬业。圣彼得堡市国家历史中心档案馆的工作人员在经费缺乏、硬件设施不到位的情况下,定时巡视库房安全状况,监测温湿度,以良好的工作习惯和高度的责任心,消除档案硬件设施缺乏带来的安全隐患。在参观俄国家档案馆举办的二战档案展览时,工作人员更是满怀激情,慷慨激昂地为我们讲诉档案中反映的二战时期的状况。俄联邦国家档案馆有90岁高龄的档案工作者仍在兢兢业业地踏实认真工作,这种敬业精神让人深表敬佩。2.档案事业不断创新新中国成立之初,我国的档案工作借鉴了苏联模式,在管理体制上与俄罗斯一脉相承。经过数十年的光阴,两国的档案工作都有了适应各自国情的发展,尤其是中国改革开放三十几年来,档案事业更是不断创新、蓬勃发展。通过在俄罗斯的学习、考察,结合我们自身档案工作的情况,在工作理念、方式方法、技术路径等方面仍有颇多启示。2.1推进档案信息化工作的均衡化尽管经费短缺始终如影随形地伴随着俄罗斯档案工作的发展,但俄联邦国家档案局充分发挥了其自上而下高度集中管理模式的优越性,在1995年发布了《俄罗斯联邦档案信息化发展纲要》和与之配套的《俄罗斯联邦档案信息化发展规划》,对档案信息化建设在国家层面给予了统一立项、规划、设计,从而保证档案信息服务,档案电子化模式、规格、时间期限等的统一。他们在统一标准的基础上,提供人才培训,并组织和实施档案信息化工作,尽管推进速度缓慢但信息完全兼容。目前,“俄罗斯档案指南”已成为收录10万个全宗、覆盖全俄罗斯档案馆藏目录信息的大型网络数据库,实现一站式查阅信息共享。2012年,国家档案计划(或项目)启动,该计划包括建立全国统一的电子档案系统、数字化、安全保障体系,目标就是建立全世界唯一、全国统一的电子档案系统。就独立的档案馆来说,俄国的信息化、数字化数量,现代化管理设备与手段大多无法与我们相比。但是,从资源共享的成果和投入经费所产生的效益来看,我们的工作还处在粗放型的各自为政的层面上,未完全发挥集中统一管理的优势,不可避免地造成重复浪费、标准混乱、软件混杂等问题。如同国家要转变经济发展方式一样,我们也需要转变这样的工作方式,呼吁和建议从档案行政管理机构的顶层,设计和制定出长期、中期和短期档案信息化工作的规划和标准,并加以组织实施;在省级层面统一开发数字档案馆(室)一体化管理框架软件系统,在全省推广,并从大目录数据平台逐步向文件数据平台、全省综合大平台方向发展。以较小的投入,产生最大的效益,实现档案事业的可持续发展。2.2科技在档案整理保管中的作用日益重要俄罗斯各档案部门在档案的整理过程中,尊重档案形成的原始性,努力维持其原貌,根据档案自然状况或装订成卷,或直接装盒。卷皮、装具依档案尺寸大小厚薄不一,有些甚至还是几百年前进馆时的,已被视为档案有机组成的一部分。在我们的整理保管工作中,常会为了更好地保护档案安全,不惜投入大量资金,为馆藏档案更换更先进、技术含量更高的卷皮、装具等做法。科技在进步,新的装具更符合档案保护的要求,但切断了档案实体与社会、科技及档案工作发展之间的联系。两种做法相较,究竟如何做才是保护档案,才是在维护档案的完整与安全,值得我们深思。2.3档案进馆档案以政府机构为主俄罗斯联邦在1993年7月出台的《俄罗斯联邦档案全宗和档案馆法》,将俄罗斯档案全宗划分为“国有”和“非国有”两部分,这反映出国家对形成于非国有机构实施管理中的文件价值的认同。国有机构按法律要求移交档案,非国有机构向国家档案馆移交档案则建立在合同的基础上。2004年《俄罗斯联邦档案事业法》通过后,不再根据所有制作为档案的进馆原则,而是根据这些文件是否具有“历史价值”和是否属于俄联邦全宗的范畴来进行确定。在我国由于历史上重文轻商的传统,档案收集自古以来过分偏重于政府文件,导致国家档案内容单一。1986年颁布的《中华人民共和国档案法》,首次将“社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等”纳入档案的范畴,为丰富档案资源提供了法律依据。但是仔细研究下来看,我国《档案法》、《档案法实施办法》对此类档案的管理语焉不详,内容不具体、不细致,可操作性不强。因此,在实际工作中档案行政管理机构对本行政区档案工作的监督管理对象仍以国家机构为主,进馆档案也基本是政府文件。随着经济社会的发展,社会组织及个人所产生的对国家和社会有保存价值的档案比重一直在上升,而且会越来越多,这样的管理方式不利于保护国家档案的完整。我们建议《档案法》修订时,加入国家档案全宗概念和对非国有档案的监管,从法律的高度维护国家档案的完整。2.4加强人才培养和培训随着档案工作数字化、网络化以及咨政、襄政深度和广度扩大,档案工作已不仅仅是收集和整理资料,档案馆实际上已经成为信息分析研究中心。迫切需要既精通计算机技术也精通档案管理,以及既懂档案管理又精通历史特别是地方史的跨学科人才。目前的招录机制决定了这样的人才只能通过继续教育来培养。在这方面,俄罗斯的做法值得借鉴。为了满足不同人员对业务提高的需求,高校、国家档案局、联邦主体档案局都设有档案业务提高中心,对在职档案人员进行教育和培训。培训形式多种多样,有1至2天针对某一专题的实践讨论课,也有2周左右的短期培训班,还有为期1年的脱产提高班。我们现在也很重视对档案人员的继续教育和培训,与高校联合举办短期培训班、在职研修班,聘请专家学者举办专题讲座。但我们所做的这些主要还停留在提高从业人员的业务素质层面,如何主动培养跨学科的专业学者还有所欠缺。我们是否可以尝试与知名高校联合,在省内选拔一些年轻档案工作者,进行为期一年的计算机科学或历史学加档案学的脱产培训,让他们暂时脱离纷繁的工作事务,静下心来认真学习,真正进行跨学科研究,引领他们成为档案事业适应新形势挑战的中坚力量。2.5档案信息资源为政府决策服务、可持续发展的需要俄档案工作注重档案的深度开发和研究。俄各级档案馆采用合作、自编等形式,依托馆藏资料,研究、编辑出版相关著作,深度分析档案资料,找出事