这才是高手过招机关秘书亲历办会的38忌

这才是高手过招，机关秘书亲历办会的38忌

办会是秘书人员的看家本事。会务工作看似简洁，实则千变万化、学问很深，其中最为关键的，唯恐是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态，不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎，才能躲开无处不在的大大小小的陷阱，稍一大意，稍一侥幸，就有可能消失难以挽回的差错和失误。

这样的故事，凡是办过会的同志都能讲出不少。为关心大家把握办会的本事，这里为您推举一些会务亲历者叙述的故事，盼望对您有所启发。

一、会场布置

1、让会场布置“活”起来

会场布置不能简洁凭阅历，要看会议内容和目的。就说座位排列，第一，这次争论会和一般会议不同，与会人员都是党代表，身份是一样的，不存在职务的凹凸。其次，争论会的主要目的是审查报告、畅谈思路、建言献策。

想争论得好，至少要确保主桌上各类代表分布均衡，涉及重点工作、重点行业的代表也要往中间靠。由此可见，会场布置绝非简洁机械的重复性工作，做到因需而变、因事而变，方能让会场布置“活”起来，为会议的顺当进行打好基础，供应保障。

2、能否坐得下，尺子会“说话”

惯例也不肯定科学，解决问题不能墨守成规，要有求证精神。

3、会场温度掌握的“学问”

会场温度掌握还真是有高校问呢！会场越大，温度越难掌握。由于人体热量和外界环境不断交互，会转变外界环境温度。会场无人时和代表入座后，会场温度自然会发生变化。因此夏天要提前把室温调得比正常温度更低一些，这样随着室内人数增多，室温会增高，从偏低变成相对相宜。

4、会场灯光检查少不得

作为会前筹备的必要流程，还是不能大意。办会不能“想当然”，根据程序要检查的，一个都不能少。

5、疏漏了记者的席位

会务工作必需把各种状况考虑周全，决不能疏忽大意，否则真是“一丑遮百俊”，一个小小的疏漏就可能让之前的付出变得苍白无力。

6、差点出事的会标

为避开工作中消失类似失误，从今以后我们将用大头针固定会标的内容固化到会议组织流程中。

7、简洁明白的会标

会标的制作肯定要突出主题、简洁明白。

8、导引牌里的“玄机”

实践告知我们并不是，导引牌事先肯定要检查。机关的会议不同于商业演出，哪来的“赞助商”？这不是跟会议严厉 的性质背道而驰吗？

9、没有保密柜怎么办

办会必需将每一个细节都考虑到，遇到问题多思索、多请教，提高工作应变力量。

10、会上耗材要备足

在外开会，自带电脑、打印设备和电子版名单也并不意味着万事俱备，各类风险依旧存在，例如打印机墨盒等耗材肯定要想方法备足，确保万无一失。

11、停车场炸响警报声

办会，什么想不到的事情都可能发生，多经受、多总结，办会的阅历也就丰富了。

12、会场文具赢赞许

开会时，有关文具的问题看似小事，可从让与会者使用便利、提高会议效率的角度考虑，还是有很多文章可做的。

二、人员组织

13、提前非常钟还不够

筹备会议肯定要考虑到每个环节，像通知几点到达这样的事，也要把各种可能的时间都计算在内，打足提前量。

14、一场混乱的握手

“老会务”的“老阅历”有时未必管用，一个环节考虑不到，就会给会议整体效果造成影响。

15、只有西装才是正装吗

各行各业的代表都会出席，假如真的全部穿西装来，效果就肯定好吗？办会当然有肯定的模式，但更需要我们从实际状况动身，从会议效果动身敏捷应变，有时候一个小小的变化，就会带来大大的不同。

16、正装能不能换成便装

在整个会议筹备中，着装只是一个小小的细节，看起来并不起眼，可就是这么一个“细枝末节”的小问题，考虑不周到也会带来不便。

17、分错房间了吗

会议服务工作中肯定要留意到反常的、特殊的事情，并记在心里，随时能够答得上来、处理得好。

18、把发言人员服务好

发言人员可谓是会议中的重点人员，假如发言预备工作出了问题，也会影响到整个会议的效果，因此，把他们支配好、服务好也是万万不行马虎的。

19、特别状况要重点关注

一些会议有残疾人、老年人等特别人员出席时，会前肯定要充分了解状况，并在会议过程中赐予重点关注，尽可能为他们供应更加周到细致的服务。

20、抬着轮椅才进了会场

会议筹备过程中，我们方方面面都想到了，却还是没有想到有人坐轮椅这个可能性，这也给我们提了个醒，会务工作中，再多的预设都不为过。

21、让代表关心代表

由于语言问题，一些少数民族代表无法融入会议氛围，这无疑会影响会议精神的贯彻落实。开动脑筋、想方设法为他们解决难题，是做好会务服务的题中应有之义。

三、主席台和休息室

22、主席台上的空茶杯

在基层，办会场所我们并不熟识，却想当然地认为对方会做好。这提示我们，对不熟识的会场切忌“想当然”，而要想方法提前熟识，尽量避开因沟通不够而消失缺位的状况。

23、大字号的领导讲话稿

会议服务过程中，只有懂得与服务对象换位思索，才能真正提升会务服务的人性化、科学化水平。

24、“任性”的笔

针对防范“任性”笔，我们商议 了两种解决方案：一、在主席台摆放纸笔的同志要提前试用全部的笔；二、选购铅笔并提前削好、试用，确保不断芯后才摆在主席台上。

25、惹祸的大头针

会议服务中隐蔽的问题还真不少，必需慎之又慎、细之又细。此外，寻求解决方法时，需先提前综合考虑各方面因素，总结出一个最佳方案再动手。

26、误引领导从后门进会场

不管在多么熟识的地方开会，也总有自己想不到的细节。接受任务后，肯定要提前熟识好整个过程，方能排解意外，确保万无一失。

27、遗忘提前报告主席台座次

在重要会议的会前预备时，在休息室也要摆放主席台座次表，提前告知领导主席台的座次支配，或派特地的工作人员引导领导在主席台就座，确保有序落座。

28、少了把椅子的休息室

万万不能由于任务简洁就掉以轻心，肯定要时刻绷紧仔细这根弦，反复细致检查，感觉到轻松的时候，往往就是离失误最近的时候。

29、“藏起来”的洗手间

以后再预备休息室时，肯定要想好全部的细节，提前踩点熟识，防止这种状况再次发生。

30、一通没打成的保密电话

做好会务工作，会务人员必需全面熟识、了解会场状况，才能从容应对各种突发需求。

四、会议文稿

31、会议通知落款怎么是去年的

从那以后，在起草、校对通知等材料的时候，我们都对日期进行重点确认，尤其是在刚进入新年的一段时间里，更是加倍留意。

32、电话号码对不对，打过才知道

在校对时，凡是留在会议材料上的电话号码都要拨通核实一遍，假如是传真，就试传一下，确保万无一失。

33、单位职务要核准

程序意识和严谨精神，遇到此类问题，必需请组织人事部门审核把关，确保万无一失。

34、女同志和少数民族同胞要留意

名单中也尽可能标注出女性和民族状况，以便领导和参会同志把握更全面的信息。

35、领导讲话稿的半页白纸

事后回想，前晚在翻看核对的时候，我只是点了下面的页码对不对，并没有整页翻看稿子，谁知就是这么巧，打印机故障造成这页的上半页消失空白。

36、究竟提出了几点要求

要求今后的会议，会上各个讲话稿的最终版