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文档简介

人事档案归档制度制度目的规范人事档案的管理，保障人事档案的完整性和机密性。保证人事档案的及时归档，便于后续查询和使用。对违反归档制度的行为进行惩处，提高管理人员的责任意识。适用范围本制度适用于公司所有职工的人事档案的归档管理。档案分类公司人事档案分为以下三类：雇员档案：包括雇员个人档案、员工培训档案、员工考核档案等。公司档案：包括公司规章制度、公司历史沿革、公司运营报告等。合同档案：包括公司与雇员之间的劳动合同、保密协议、框架协议等。归档流程档案采集：公司人事、人力资源管理部门收集雇员及业务资料并组成电子档案；管辖部门整理公司档案。档案归档：按照人事档案分类，按照规定的命名和编码规则，将电子档案存入管理系统；或将公司文件归纳至公文箱，并标明对应的编号、档案仓库名称、仓库地址等相关信息。档案管理：负责人负责管理和维护档案，在档案仓库中对档案进行分配、存放和维护，并对外提供管理服务。档案查询：任何单位和个人均可对管理系统中的电子档案进行查询，但需经过管理人员审核方可查阅；对于实物档案，需向管理人员提出申请并经过审核后方可查阅。档案保管电子文件的保管：避免病毒、恶意软件、黑客等恶意行为造成损失；进行定期备份和归档，备份要求数据完整、准确及时、可恢复等。实物档案的保管：应该有专门的仓库进行存放，并根据档案类型、重要性和紧急性设定不同的保管级别，设置相应的访问权限和保密措施。档案损坏的补救措施：对于因天灾、人为破坏、意外事件或采集不及时等因素造成的档案损坏，应及时采取补救措施并记录在案。档案保密电子文件的保密：电子档案的保密涉及到网络安全等问题，要求加密传输，采用虚拟专有网络（VPN）、加密传输、杀毒等方式加强防范；同时设立访问权限，对档案的查看和操作进行全面的记录和审计。实物文件的保密：实物档案应该放置在设有安全警报的档案仓库，并设置指纹识别、智能锁等措施；实物档案的查阅应该明确人员职责和访问权限，禁止非部门人员查阅；涉及公司重要机密的文件还需要设置特殊措施。档案销毁档案保管期限到期时，应当依据档案保管周期和有关法律规定对档案进行分类销毁，保持严格实施岗位责任制和程序化的销毁程序。针对每一份将被销毁的档案，应当制定销毁方案，并在销毁前对档案进行身份验证，并保管销毁证明，记录销毁档案的时间、方式、人员、数量等，以便日后查阅。责任追究对于严重违反档案归档制度和档案保密制度的行为，公司将会给予相应的处理和惩罚。针对档案管理层和操作员，必须强化岗位责任感，对其从业操作和实施情况进行检查，发现问题及时处理。附：人事档案编码规则雇员档案编码规则：公司名称+年份+员工编号，如ABC-2021-001。公司档案编码规则：公司名

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