物业企业信息安全管理方案

物业企业信息安全管理方案一、信息安全管理目的本方案的目的是确保物业项目搜集的各类信息的安全，避免泄露造成不良风险，消除安全隐患。根据本公司信息及档案管理制度，结合本项目实际情况，制定本管理方案。二、信息安全管理范围1.本项目物业安全防范的软硬件建设信息；2.物业运行管理信息、业主和使用人信息的搜集和管理；3.物业服务费用的收存等信息。三、组织分工及职责要求1.项目总经理1.1担任信息安全管理的第一负责人，全面负责本项目信息安全管理工作。1.2负责信息安全相关管理制度的审批；1.3组织针对信息安全问题处置会议并形成决议；1.4处置信息安全管理工作中重大问题，对相关人事进行决策批准；1.5听取项目关于信息安全工作的检查反馈，调配资源支持做好安全管理工作；1.6牵头完成公司推行的各类信息安全管理工作。2.综合管理部经理2.1负责制定本项目信息安全管理制度，完善制度和信息使用流程规范。2.2负责监督实施各部门信息安全管理情况，奖优罚劣；切实做好安全管理工作。2.3制定本项目信息安全管理培训教育计划，确保项目员工了解信息安全应知应会；2.4定期开展信息安全管理工作大检查，提出问题并落实整改；2.5安排项目设施信息安全管理人员，并对其工作绩效进行考核；2.6完成项目总经理交办的其他工作。3.行政档案管理人员3.1具体负责信息档案的保管、借阅、登记、销毁等工作；3.2负责信息安全工作会议资料的存档保管；3.3不定期抽查一线作业人员对信息安全工作的落实程度；3.4配合网络和电脑硬件技术人员开展信息安全具体工作；3.5完成上级交办的其他工作。四.规范信息使用和管理1.对业主查询信息，进行分级核准，并做好登记。在项目监控中心形成的影像资料，特别是涉及业主隐私的影像资料，除公司授权人员外，不得交由他人查询和复制。公安机关需要查询和复制的，必须要求对方出示相关证件和手续，并且做好记录。2.财务管理项目的财务管理采用集中管理和授权管理相结合的方法。操作人员必须对自己的操作行为负责。钱款收入和划账转入应当与支付分开管理，并限定低级别人员修改数据的权限。3.安全管理为了预防和控制安全风险，项目采用专业人员管理和专业化管理相结合的办法。从硬件设施到软件使用都需更新换代，实行专人负责维护，并与专业机构合作。4.个人信息管理收集到的业主个人信息应当根据信息的重要程度设定管理密级，并实行专柜专人专项管理。需要销毁的档案资料应当在有人监督的情况下采用碎纸机进行销毁，并做好登记。5.网络信息管理业主网络个人信息应当集中统一管理。在常规运行的电脑等设备中不能存放业主信息等相关的重要信息。特别是平时需要利用且需要不断更新的信息设备应严格设定权限，日常管理人员、操作人员无权调取此类信息。6.禁止行为和处罚禁止恶意泄漏任何业主和使用人个人信息或者为了牟取非法利益使用相关信息。禁止物业一线员工随意将工作记录、业主的纸质信息随意放置，避免信息泄露。禁止将门禁系统密码告知外人，防止非法复制。项目秩序维护和客户服务人员、工程维修人员均应签订信息保密协议，违法协议约定将按照公司管理制度处理，涉嫌犯罪的交由司法机关处理。7.档案管理为了保证资料的完整性和可靠性，设立档案室由综合管理部负责管理。资料的收集坚持内容完整、数据可靠的原则，并根据管理服务的实际需求，扩大资料信息的来源渠道。档案资料的收集渠道分为与项目承建商、主要设备供应商、监理公司合作和通过政府主管部门、互联网等渠道收集。在日常管理中，建立并收集客户档案、物业维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录以及其他相关资料，并将档案的收集制度化，以确保工作文件的完整性和可靠性。收集到的所有信息和质量记录由客户服务部统一整理，剔除无效部分，并根据来源、内容、表现形式等特点进行细分，以保证条理清晰、分类合理、易于检索。档案资料的分类如下：2.1产权与工程技术资料，包括规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告、工程合同、工程预决算、工程设计变更、通知及技术核算单、竣工图（单体建筑、结构、设备竣工图）、消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图。2.2包括本体、消防、燃气竣工验收证明书、钢材、水泥等主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书、供水、供电、电梯消防、智能化等工程和地下网管竣工图及其技术资料、沙浆、混凝土试块、试压报告、绿化工程竣工图和其他技术资料。2.3按照质量、环境、职业健康安全体系建立受控的管理档案资料。2.4治安交通管理资料，包括日常巡查记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线、日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像、突发事件处理记录和车辆管理记录。2.5设备设施管理资料（包括消防），包括公用设备设施维修保养计划、公用设备设施维修保养记录、机电设备运行、巡查记录、设备分承包方档案、公用设备设施台帐及更新记录。2.6绿化清洁资料，包括清洁班检记录、清洁周检记录、绿化工作记录、绿化周检记录、消杀记录和绿化病虫害检查记录。2.7员工管理资料，包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升、薪金变动及内务管理记录。2.8客户沟通资料，包括服务质量回访记录、客户调查、统计记录和客户投诉及处理记录。2.9行政文件资料2.9.1值班及检查记录2.9.2有关财务记录（由财务人员专职保管）2.9.3政府主管部门文件2.9.4物业公司文件2.9.5项目开发商等外来文件2.9.6内部管理规章制度、通知、通报等文件3.资料的归档管理3.1归档就是将分类整理好的信息资料进行分类保存，在本项目档案管理中，我们将对原始资料归档，并尽可能做到电子文档备份。3.2加密档案应严格控制借阅，加密档案的电子文档将设置查看使用权限，确保加密档案的安全。3.3档案管理员编制统一的档案分类说明书及档案目录，并按照内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。3.4为保障档案的完整和安全，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求，并定期巡查。3.5档案室将避免无关人员任意进出。档案室钥匙交由综合管理部档案管理人员专门保管。4.档案的使用和销毁4.1利用计算机技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。对节约原始资料的使用者，按照档案的不同密级由相关部门负责人批准方可借阅，并办理借阅手续。4.2根据文件的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已经过存档期的档案，经主管领导批准方可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。附：文件存档期限表名称：工程建筑资料内容☆规划图纸、项目批文、用地批文保管期限：永久备注：产权资料☆建筑许可证、投资许可证、开工许可证、销售许可证保管期限：永久☆拆迁安置资料保管期限：永久名称：工程技术资料☆红线图、总平面图保管期限：永久☆地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告保管期限：永久☆工程合同、工程预决算、工程设计变更、通知及技术核算单、竣工图：单体建筑、结构、设备竣工图保管期限：永久名称：消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图☆本体、消防、燃气竣工验收证明书、钢材、水泥等主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书保管期限：永久☆供水、供电、电梯消防、智能化等工程和地下网管竣工图及其技术资料、沙浆、混凝土试块、试压报告、绿化工程竣工图保管期限：永久名称：业主资料入伙资料：身份证、法人证复印件、合同书、装修申请表（附图纸）、装修队安全责任书、临时施工人员登记表、资产登记表保管期限：永久安全责任书该文件记录了永久的安全责任，需要维修资料，包括维修申请记录、回访记录、维修派工单等。公共设施巡检记录该记录包括治安交通的巡检记录，需要记录八年。日常巡查记录该记录包括日常巡查、交接班、值班、巡逻等，需要记录三年，同时需要记录管理资料路线。日常抽检记录该记录包括日常抽检、查岗、闭路电视监控系统等，需要记录三年，同时需要记录录像。突发事件处理记录该记录需要记录突发事件的处理过程。车辆管理记录该记录需要记录设施设备的管理资料，包括消防资料，需要记录长期。公用设备设施维修保养计划该计划需要记录公用设备设施的维修保养计划，需要记录五年。公用设备设施维修保养记录该记录需要记录公用设备设施的维修保养记录，需要记录五年。机电设备运行、巡查记录该记录需要记录机电设备的运行和巡查记录，需要记录八年。员工管理资料该资料包括员工个人资料、聘用记录、业绩考核及奖罚记录、培训计划、培训档案、考核记录、晋升、薪金变动及内务管理记录等，需要记录二年。设备分承包方档案该档案需要记录设备分承包方的资料。公用设备设施台帐及更新记录该台帐需要记录公用设备设施的资料及更新记录。绿化清洁资料该资料包括清洁班检记录、清洁周检记录、绿化工作记录、绿化周检记录、消杀记录、绿化病虫害检查记录等。员工管理资料该资料包括员工个人资料、聘用记录、业绩考核及奖罚记录、培训计划、培训档案、考核记录、晋升、薪