银行运营档案管理系统业务管理规定

银行运营档案管理系统业务管理规定第一章总则第一条为加强运营档案管理，规范管理方式，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《银行会计档案管理办法》、《银行档案管理办法》、《银行会计档案管理办法》的有关规定，结合银行实际，制定本规定。第二条运营档案是指银行临柜业务管理及各运营后台中心作业完成后形成的会计档案及其他具有保存价值的历史记录和重要资料。运营档案管理是对运营档案的整理、归档、保管、调阅、移交、销毁的过程管理。第三条本规定适用于银行各级对外营业机构和运营后台中心。第二章基本规定第四条基本分类。运营档案包括临柜业务及运营后台中心生成的凭证、账簿、报表等会计档案，以及除会计档案外的具有保存价值的运营档案资料。具体分为五类：凭证：记账凭证、原始凭证、日终平账报告表及其他附件。账簿：各类总账、分户账、明细账、辅助账簿、临柜业务手工登记簿等。报表：柜面生产系统在业务处理完毕后生成的各类报表。清单流水：柜面生产系统在业务处理完毕后生成的各类清单、流水表。其他：柜面专夹保管的各类协议、客户申请书、开销户资料、对账资料等。第五条保存形式。按照保存介质不同，运营档案分为纸质档案和电子档案两类。纸质档案。指以纸为介质保存的运营档案。包括记账凭证、原始凭证及相关附件，票据、合同、各类客户协议等具有法律效力的档案资料，以及开销户资料，对账资料，各类手工登记簿等。纸质档案可同时采用电子形式保存。电子档案。指采用信息化手段，以电子数据或影像形式保存在磁性介质中的运营档案。电子档案是实现档案快速查询和共享的有效手段，在内部监管检查、考核中，具有与纸质档案同等作用。配合外部有权机关执行公务时，可作为查询依据。电子档案可不再打印为纸质形式保存。第六条管理要求。遵循“真实完整、安全保密、分类管理、有效利用”的基本要求，提高运营档案管理工作质量。第七条系统建设。运营档案管理系统是实现运营档案电子化管理的主要平台，在生产经营、管理决策等方面发挥重要作用。运营档案管理系统建设是提高工作效率、减轻操作负担、促进基础管理水平提升的重要手段。第三章职责分工第八条办公室。作为档案主管部门，负责全行档案管理工作的指导、检查、监督。参与已到期档案的销毁工作。第九条财务会计部门。负责会计档案管理制度建设和业务管理，安排档案库房建设的财务资源，开展有关指导、检查、监督工作。参与已到期档案的销毁。第十条运营管理部门。负责运营档案管理制度建设和业务管理，组织实施运营档案的保管和使用，组织实物档案库房建设和管理，开展运营档案管理系统的建设、推广和日常管理，并开展有关检查监督。第十一条科技部门。作为档案电子化建设的主管部门，负责电子档案数据的保管及备份、相关系统建设、资源配备、运行维护，确保电子档案数据的安全与完整。第十二条安全保卫部门。负责档案库房的安全管理、安全检查工作，通过视频监控中心远程监督日常安全管理。参与档案库房建设，负责安防设施的设计和验收。参与已到期档案的销毁工作。第十三条内控合规部门。负责运营档案管理的检查监督，参与已到期档案的销毁工作。第十四条相关业务部门。负责确定主管业务产品产生的运营档案的保管期限和保存方式。在档案存续期内发生债权债务纠纷或其他情况需要延长档案保管期限的，负责及时以函件形式通知本行运营管理部门。负责相关系统建设中与运营档案管理系统的衔接。第四章纸质运营档案管理第十五条整理与装订（一）凭证类档案的整理与装订。营业机构应于营业日终后，按以下顺序进行凭证的整理与装订：网点ABIS凭证、柜员ABIS凭证（按柜员号由小到大的顺序）、集中作业平台日终业务报告表、集中作业平台受理记录凭证。整理核对后的凭证放入专用凭证包内由双人封包加锁保管。（二）账簿类档案的整理与装订。各种活页分户账应分科目按账号顺序按年装订，账页过多的，可分若干本装订。计算机打印输出的登记簿和手工活页登记簿根据业务需要按月、季、年装订，手工订本式登记簿以本为单位单独装订按年归档。各种销讫卡片账，按销账日期顺序按月或季装订。装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，并且另加封面、封底，注明日期、保管期限、生成机构、档案编号、档案名称等，由装订人员和运营主管在骑缝处加盖个人章。（三）清单流水、报表类档案的整理与装订。日报表、清单、流水按月装订，月／年报表、清单按年装订，装订时应加封面、封底，注明日期、保管期限、生成机构、档案编号、档案名称、页数等，由装订人员和运营主管在骑缝处加盖个人章。（四）其他需专夹保管档案的整理与装订。平时应按日期先后顺序排列、专夹保管，月度或年度终了再按保管年限装订成册。人民币结算账户开销户资料可按账户有效期确定，待账户销户后再行装订、归档。装订时应加封面、封底，注明日期、保管期限、生成机构、档案编号、档案名称、页数等，由装订人员和运营主管在骑缝处加盖个人章。第十六条凭证的塑封、装箱（一）塑封要求。塑封袋不得出现漏气现象。影像处理系统生成的营业机构号、柜员号等塑封信息应与凭证核对一致。同一柜员凭证因数量过多分袋塑封的，多个塑封袋只能打印一个凭证包封签。（二）装箱要求。同一营业机构的凭证包原则上放在同一凭证箱内，如需要分开装箱，箱号必须连续，不同营业机构的凭证可根据凭证量的多少合并装箱。凭证箱条形码储存的信息必须与箱内的凭证核对一致。不同交易日期的凭证不得放入同一凭证箱内。第十七条保管。纸质档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年三种。保管期限从档案所属年度终了后第一天算起。具体参见运营档案保管期限表。有未结清债权债务或其他未了事项的，相应档案的保管期限无限延长，直至查清。各行应至少以一级支行为单位设置档案库房，实行辖属行纸质档案的集中保管。凭证类档案应按照集中监控的规定，按日将凭证传递至运营监控中心进行扫描、塑封、装箱。经运营监控中心塑封装箱后的凭证按月或根据临时库房的存储条件定期移交至档案库房进行集中保管。账簿、清单流水、报表及其他专夹保管的纸质档案，应定期由营业机构移交至档案库房进行集中保管。已入档案库房保管的纸质档案，原则上保持原册封装，个别需拆封重新装订整理的，必须由档案库房和档案归属机构人员共同拆封整理，以分清责任。第十八条调阅。行内专项检查或协助行外有权机构执行公务调阅档案时，应以调阅电子档案为主，减少档案原件的调阅，以提高使用效率和对原件的保护。确需调阅原件的，按以下规定办理纸质档案调阅手续：（一）档案未移交至库房前的调阅。行内人员调阅档案，应提供有效证件，说明调阅部门、原因、档案名称及时间等，经运营主管批准，办理调阅登记手续后，提供查阅或复制。外部有权机构调阅档案，应提供有效证件及协助查询通知书等有效证明材料，经网点主任审批通过后，办理调阅登记手续后，提供查阅或复制。档案原件不得借出。调阅的档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，不得私自复制，调阅后由系统生成调阅登记簿。调阅档案的介绍信、查询书等资料，应专夹保管，定期装订。提供给内外部人员的纸质档案复印件，均应注明用途，标明不得挪作他用。（二）档案已移交至库房后的调阅。按照本规定第三十六条执行。第十九条移交。纸质档案的移交包括档案集中上交和机构分设后档案转移。纸质档案移交应双人办理，清点不符的应退回。（一）档案集中上交。营业机构生成的纸质档案应定期移交至档案库房集中保管。交接双方应根据待入库清单所列内容进行现场清点，清点相符的办理入库签收手续，由系统生成档案入库签收登记簿，清点不符的退回移出机构。（二）机构分设或撤并后档案转移。机构分设后，原机构保留的，档案继续由原机构保管；不保留原机构的，档案应经分设各方协商后由其中一方保管；机构撤并的，档案应移交账务接收机构保管。交接双方应根据待移交清单所列内容进行现场清点，清点相符后办理接收手续，由系统生成档案移交清册，清点不符的退回移出机构。第二十条销毁。不涉及未了事项的保管期满的纸质档案，按以下程序销毁：（一）申请。档案库房负责定期整理已达保管期限并且不存在未了事项的档案，形成待销毁清单，发送本级运营管理部门审批。（二）鉴定与审批。本级运营管理部门负责牵头组成销毁鉴定小组，销毁鉴定小组应至少包括运营管理部门、财务会计部门、办公室、内控合规部门、安全保卫部门人员。销毁鉴定小组负责对需销毁的档案进行核对鉴定。经鉴定通过的，报本行主管领导审核后，逐级报送上级行运营管理部门审批，直至一级分行运营管理部。审批后，方可进行档案销毁。（三）销毁。销毁纸质档案时，应由档案库房组织实施，本级行运营管理部门、财务会计部门、办公室、内控合规部门、安全保卫部门共同派员监销。（四）销毁后，经办人、保管人、审批人、监销人应在档案销毁清册上签字盖部门公章，销毁清册由档案库房永久保管。同时，将销毁情况报一级分行运营管理部。第五章电子运营档案管理第二十一条归档。生产系统完成相关业务处理后形成的电子档案，由科技部门按照电子档案的归属机构、生成日期等进行数据的分类、整理，按业务产品部门规定的归档周期纳入运营档案管理系统或存入光盘、硬盘等磁性介质保存。为保证电子档案的完整性和正确性，归档后的电子档案不得与其他系统共享，不得修改。第二十二条保管（一）电子账簿、报表、清单的保管期限。生产系统生成的各类电子账簿、报表、清单类档案的保管期限比照纸质档案保管期限的规定，分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年三种，保管期限从档案所属年度终了后第一天算起。具体参见运营档案保管期限表（附件1－1）。（二）影像档案的保管期限。生产系统生成的各类影像资料的保管期限，按不同来源分为１年、５年两种。来源于运营监管平台的影像资料保管５年，来源于集中作业平台、集中授权的影像资料保管１年。保管期限从档案所属年度终了后第一天算起。到期后，分行可根据实际需要自行刻录光盘存放，延长保管期限。（三）保管要求。电子档案应保存在可靠、耐久的存储载体上，确保安全性。科技部门应定期对电子档案进行备份，并做好备份数据保管。如存放在网络服务器上，应保障网络环境安全、可靠。科技部门应定期检查电子档案的保管情况，发现问题及时采取补救措施，确保电子档案正常可用。第二十三条日常查询。档案生成机构及其管辖行因经营管理需要需定期查看电子档案的，应为其在运营档案管理系统中分配具有长期查询权限的用户，用于电子档案的日常查询。用户应对所查档案负有保密责任，严禁违规拷贝、传播档案信息。第二十四条调阅（一）内部调阅。行内其他人员因工作需要，临时查看电子档案的，应提供有效证件，说明调阅部门、原因、档案名称、时间等，经被调阅机构批准，办理调阅登记手续，为其在运营档案管理系统中分配临时用户进行调阅。内部人员调阅结束后应及时收回用户权限，由系统生成调阅登记簿。临时用户应对所查档案负有保密责任，严禁违规拷贝、传播档案信息。（二）外部调阅。外部有权机构人员因执行公务调阅电子档案的，应提供有效证件及协助查询通知书等有效证明材料，经被调阅机构审批，办理调阅登记手续。外部人员调阅电子档案时，应由我行人员操作，不得将用户码交由外部人员使用。调阅结束后，由系统生成调阅登记簿。第二十五条移交。机构分设后原机构仍保留的，电子档案继续归档至原机构。不保留原机构的，电子档案应经分设各方协商后，归档至其中一方。机构撤并的，电子档案应归档至账务接收机构。移交后，由系统生成移交清册，作为双方交接记录留存。第二十六条销毁。保管期满的电子档案，科技部门应向同级运营管理部门提交到期电子档案清单，由运营管理部门通知各应用机构。支行运营管理部门接到通知后，应比照纸质档案销毁流程牵头组成销毁鉴定小组，对需销毁档案进行核对鉴定。确认存在未了事项需要继续保存的，应自行刻录光盘或打印成纸质形式留存；确认可以销毁的，报本行主管领导审核后，逐级报送上级行运营管理部门审批，直至一级分行运营管理部。科技部门按期进行数据清除，生成档案销毁清册备查。第六章档案库房管理第二十七条库房建设层级。按照“一城一库”的档案集中管理目标，以二级分行为主体，建设标准化、工厂化、仓储式的实物档案库。具备条件的可集中在一级分行，部分偏远地区可集中在一级支行。第二十八条库房建设方式。库房建设应充分利用现有闲置资产进行改造加固。若无合适闲置资产，可采用租赁方式，但应选择租期较长的库房。确需购建的，由分行按照程序报送审批。第二十九条选址基本条件。改建、租赁、购建档案库房用地应满足以下基本条件：（一）地质条件稳定，杜绝填海区、沙石地质。（二）地势较高、周边无水库、湖泊等水漫隐患。不得位于山坡、山脚等易发生滑坡、泥石流地段。（三）周边无易燃、易爆性生产活动工厂。（四）远离居民生活区、人群嘈杂地区。（五）交通便利。到达市区以１小时以内车程为宜。（六）地块所在区域水电、网络等供应畅通。第三十条第四库房建设标准（一）承重。按照《档案馆建筑设计规范》的要求，楼面承载重量要达到档案管理的要求。楼面均布活荷应为5ｋＮ／ｍ2。采用密集架时，不应小于12ｋＮ／ｍ2，或按实际需要确定。（二）门窗。档案库门采用金属防盗门，应具防火防盗功能，密封性能好，并安装两把门锁。窗户应具备较好的密闭性，并设纱窗，有条件的应安装双层窗。外窗应安装铁栏杆或防盗网等安全防护措施。（三）墙体。档案库房墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久，具有隔热、防潮、防尘、防火功能。（四）地面。档案库房地面要求光洁、平整、耐磨，不易生尘，具有防潮措施。（五）防火设计。严禁设置明火设施，库房的电源开关应设有防止漏电的安全保护设置，控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施和电热装置应单独设置配电线路，并采用穿金属管保护。（六）防水设计。库房内不应设置消防以外的给水点，给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。库房顶层要达到防水要求。第三十一条库房安全防护。库房安全防护应做到“六防”：防火、防潮、防盗、防光、防尘、防有害生物。（一）防火。配备专业消防设备，并定期检查更换。安装防火报警器。档案装具、档案库房装修材料应为阻燃材料。库区内严禁烟火，易燃、易爆物品不准带入库区，不准在库区附近堆放。（二）防潮。配备温湿度计、除湿机、防潮剂等，做好库区通风，控制合适的温度、湿度。（三）防盗。库区内应安装入侵报警系统和监控设备，监控范围应覆盖除办公区外的整个库区，监控档案的保管、交接、调阅、出入库、人员进出等情况，监控录像应至少保存１年备查。库房钥匙应坚持“双人分管分用，平行交接”原则，即两名管库员一人掌管一把钥匙，双人同进同出。离开库房时，应及时关闭门窗，对入侵报警系统设防，并锁好库房门。（四）防光。加强照明管理，减少紫外线和灯光照射对档案材料的损害，除工作须照明外，其余时间一律不开灯。（五）防尘。库房应具备较好的封闭功能，定期除尘，保持档案的清洁。（六）防有害生物。库房要保持清洁，档案柜架内放置适量的防虫剂，库房内管道通过墙面或楼、地面处及其他孔洞均应采用不可燃材料填实，防止虫、鼠等有害生物进入库区。第三十二条岗位与职责（一）岗位设置。档案库房管理应实行双人负责制，至少设置１名库房负责人、２名库管员和２名保安人员。（二）岗位职责。库房负责人负责档案库房的全面管理，对调阅、档案出库等重要事项进行审批，定期对档案库房进行检查。库管员负责纸质档案的出入库管理，档案的集中保管、调阅、销毁，确保档案安全完整；负责库房管理，做好库房通风和温度、湿度控制。保安人员负责库房安全保卫，每天至少对档案库房进行一次外围巡查。第三十三条库区设置。档案库房应分为保管区、作业区、调阅区和办公区。其中，保管区与其他区域应严格分开，有条件的可四区分开作业。（一）保管区为集中存放各类纸质档案的区域，应按保管年限、档案类别进行区域划分。（二）作业区为纸质档案交接、临时存放未上架档案的区域。（三）调阅区为内外部单位调阅纸质档案原件的区域。（四）办公区为库房管理人员日常办公的区域。第三十四条库区管理（一）保管区只允许库房负责人、库管员和符合手续的检查人员进入。检查人员进入保管区，应登记《档案库房出入库登记簿》（附件1－2），并由库管员陪同。（二）库管员要妥善保管好库区钥匙，存取档案后应将档案放回原位，涉及拆箱、拆包的档案应重新进行塑封、封箱，确认不存在安全隐患并锁好档案柜门、库门后方能离开。（三）保管区内档案柜（架）的管理要求：柜（架）摆放位置合理，端部与墙应有间隔，柜（架）之间的通道要合理、实用。柜（架）规格统一，排列整齐，排列方向应防阳光直射。档案柜（架）表面洁净、美观。第三十五条档案入库。纸质档案入库必须由库管员双人负责，交接双方应根据待入库清单所列内容进行现场清点，清点相符的办理入库签收手续，由系统生成入库签收登记簿，清点不符的退回移出机构。入库后的档案，由库管员按保管期限、年度、档案类型等对档案进行分类，再按从上到下、从左到右的顺序依次上架摆放。第三十六条库房档案调阅。调阅已入库档案，按调阅地点不同，分为库房现场调阅和库房远程调阅。当调阅人不能提供详细业务信息或必须调阅档案原件时，可进行现场调阅；当调阅人能提供查询日期、档案归属机构、档案类型、内容、经办柜员等信息时，可在被调阅机构通过运营档案管理系统进行远程调阅。（一）库房现场调阅管理。内部人员调阅已入库档案时，应经库房同级运营管理部门审批，调阅人持有效证件及调阅清单到库房进行调阅；外部人员调阅已入库档案时，应经库房同级运营管理部门审批，调阅人持有效证件及《协助查询通知书》等有效证明材料，在被调阅机构人员陪同下到库房调阅。档案库房不直接受理外部单位的调阅申请。调阅时，调阅人只能在调阅区等候、查阅档案，不得随意进出保管区和作业区。纸质档案原件不得借出，调阅人所需的证据和有关资料，在调阅清单范围内可以抄录、照相、复印。库管员负责档案复印，并注明用途后提供给调阅人。调阅完毕的档案应及时收回，由库管员在系统中登记，系统生成调阅登记簿。查阅档案的介绍信、查询书等资料，应专夹保管，定期装订。（二）库房远程调阅管理。调阅人按要求向被调阅机构提供相关信息，按本规定第十八条的纸质档案调阅有关要求履行审批手续后，将调阅申请发送至档案库房，库管员受理申请后查询档案，将查询结果以文字或扫描、拍照、传真等方式，注明用途后反馈给被调阅机构。调阅完毕后，由系统生成远程调阅登记簿。远程调阅的介绍信、《协助查询通知书》等证明材料由被调阅机构整理后，定期送交档案库房，由库房定期装订保管。第三十七条档案出库。按出库原因不同，分为移库出库和销毁出库。当档案在两个库房之间转移时，应进行移库出库。当档案销毁时，应进行销毁出库。（一）移库出库。移库时，应由移出库房的库管员核实待移出档案后，提交移出申请至待移入库房，由系统生成档案移库出库登记簿。移入库房库管员收到纸质档案后，与待签收清单进行核对，核对相符的，办理档案签收手续，由系统生成档案入库签收登记簿，核对不符