(完整版)公司文档管理制度

(完整版)公司文档管理制度公司文档管理制度为了加强公司文件和档案的管理，增强文件和档案的安全性和保密性，规范公司文件和档案格式，统一文件和档案程序，我们特制定了公司文件和档案管理办法。格式规范公司文件和档案的格式包括台头、字体和编码，必须统一规范。公司对外联系和内部行文都必须按照统一的格式，一律计算机打印后送发，不得手写。公司设置了专用服务器，员工可以随时调用各项文件和档案的格式及要求。档案区分重要文件和电子邮件必须拷贝或发送到办公室。办公室将公司文件和档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件和档案格式编制编码，编码必须明确统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。文档分类管理公司建立各类文档的目的，一是通过文档了解公司整个发展情况，二是便于查找和使用。根据公司经营范围，文档可分为行政类、技术类、商务类、项目文档和产品运营资料文档。行政类包括公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件、机要文件、公司的宣传材料、简介、刊物、公司人事档案、行政产生的各项记录、资产、设备说明书和驱动盘等。技术类包括技术文档、开发平台、产品代码、产品研发测试过程文档和记录，以及与工作有关的开发工具、技术参考和学习资料。商务类包括非经营协议、经营合同、客户档案和媒介档案。项目文档包括从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。产品运营资料文档包括产品的运营资料和文档。公司的所有内容都会由产品经理每周备份一次，并刻录光盘交给办公室保管。文档编号规则分为三类：常规文件编号规则、项目文档编号规则以及公司运营管控文档编号规则。其中，常规文件编号规则由公司名称缩写、文档类别头一个字母、具体类别和顺序号（3位）组成。项目文档编号规则由项目编号、具体类别和顺序号（3位）组成。公司运营管控文档编号规则由公司名称缩写、文档类别头一个字母和顺序号（3位）组成。具体科目和类别的分配见表格。所有文档均包括文书文档、电子文档及网络文档，并定期备份。对于有保留价值的文档，必须形成文书文档，并及时抄送给办公室，分类后制作备份，并建立内部管理数据库。所有文档和资料、数据均需分密级上传到内部服务器，并设置访问权限。员工只能在授权范围内调用。文档管理分为公司及部门两级管理。公司归档所有文档正本，而各部门则保管复印件，并将文档目录报公司备案。专人管理是指公司内部专门负责文档管理的人员。文档管理是非常重要的工作，所有部门和个人都应该遵守相关制度。在文档管理中，办公室的文档管理人员有以下职责：确定公司文档的内容范围，制定文档归档、管理办法及管理细则，以及整理和编辑档案。部门文档管理人员负责确定本部门文档内容，并报公司备案，制定本部门管辖范围文档的存档、管理办法及管理细则，并报公司备案，负责文档的编排、汇总、续档，索引的编制及保管，重要文档随时备份，正本交公司归档。保密措施是文档管理中必不可少的一部分。各类文档均属于密级文件，公司设有机要柜，部门需有专柜存放。公司已归档的文件，如要复印需有负责人批准由专人复印。文档一律不得丢失。网上文件不得随意修改、复制和打印。在文档管理中，文档保存年限非常重要。一般来说，文档保存年限分为一年、三年、五年及永久保存。各部门文档保存一般为低年限的。对于已到期、准备销毁的文档，需先报公司审核批准，方可销毁。年初整理装订去年文档，当年文件按部门分类立档，随时清档，随清随结，年终最后整理。在查阅文档时，已存档的文件、档料，一般只能在行政档案室查阅，若阅需有关负责人签字办理借阅登记手续，借阅时间不得超过三天，还档案时注销借阅。装订的文件、材料不得拆装，不得撕掉其中部分。所借文档不能私自转借他人，不得随意拿取别人所借文档，以免造成文档的混乱。经审批后的各类正式文件、信函等，除执行人手持一份复印件外，须及时将原件送