新形势下高校档案工作的思考

新形势下高校档案工作的思考

新时期，高校档案工作发展迅速，但机遇和挑战并存。如何应对文件工作中的机遇和挑战，保持文件工作的健康和谐发展，是值得高校文件人员认真研究和思考的问题。一、大学文件活动的发展机遇1.高校档案工作的发展是由大量档案在工作中出现的以及不断1999年6月,第三次全国教育工作会议颁布了《中共中央、国务院关于全面推进素质教育的决定》,此后全国各地的高等院校按照共建、调整、合作、合并的方式进行改革、调整,之后又进行了各种教育教学质量评估以及各种学科建设、质量工程建设等活动,这些都为高校档案工作的开展带来了前所未有的发展机遇。一方面,在教育教学改革过程中,随着各项工作的推进,形成了大量的档案。另一方面,改革过程中,又利用了大量档案,借助档案,使教育改革得以支撑、得以进行;通过利用档案,档案部门对发现的、原有收集不齐全的档案进行了收集和补充,丰富了高校档案资源,为以后再次利用奠定基础。2.配置档案资源的专项经费新《办法》对高校档案的内涵进行了拓展,首次将招生活动中形成的有保存价值的历史记录和对学生有保存价值的历史记录纳入到高校档案中进行有效管理,使高校档案管理范围更为广阔。新《办法》的颁布和实施,是高校档案资源体系和服务体系建设的根本保障。新《办法》还明确了高校档案信息化建设应与数字校园建设同步的原则,如第八条将“组织实施档案信息化建设和电子文件归档”列为高校档案机构的管理职责之一;第十五条要求“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”;第三十五条提出,高校档案机构应“建设档案网站”;第三十八条规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字校园建设同步进行”。这些规定,有利于促进高校档案管理模式改革与创新,确保高校档案工作与高校信息化建设同步快速发展。新《办法》自2008年9月1日实施以来,许多高校认真学习,积极贯彻各项条款内容,创造条件,解决问题,全面提升学校档案服务能力和水平。如在北京地区,根据《北京普通高校档案工作信息》(2009年第4期)公布,截至2010年4月,中国地质大学新修订了规章制度,保证归档工作按期、按质完成;清华大学、北京大学、北京师范大学、北京科技大学、北京语言文化大学、中国石油大学、北京农学院、中华女子学院、中央戏剧学院等档案馆,在深入学习新《办法》的基础上,制订、修订本单位与新《办法》配套的管理办法与实施细则。在档案信息化方面,中国地质大学对档案馆数字化投入了专项资金;清华大学、北京大学对照片档案、基建档案进行了大量数字化工作,范围、广度和力度都超过了以往;协和医学院申请到美国中华医学会的资助,将该院前身“私立北平协和医学院”保存至今的全部档案数字化;华北科技学院、北京化工大学、北京信息职业技术学院等购买了数字档案馆所必需的服务器、电脑、扫描仪、防磁柜、复印机等设备。在馆(室)建设方面,北京工业大学、北京外国语大学、北京林业大学、北京体育大学、北京交通大学等档案馆先后建设了新馆,配备了全新的设备;北京大学档案馆进行了老馆扩建装修、配备了监控安保系统和库房温湿度控制设备。许多学校还完成了库房设备由铁皮柜向密集架的转换。部分学校,如北京师范大学档案馆,为加快推进“数字档案馆建设”,还组织档案人员奔赴“数字档案馆建设”较好的高校进行了调研……所有这些举措,都进一步推动了高校档案工作的开展。3.高校档案文化的繁荣党的十七届六中全会作出《中共中央关于深化文化体制改革、推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》(简称《决定》),从高校档案工作角度来讲,高校档案文化的繁荣,就是要求高校在做好对形成的档案材料收集的同时,充分利用原有的档案资源创办档案展览,通过展览这个窗口,展示档案文化价值。此外,利用档案资源编研档案精品,发挥档案的学术价值;组织大型活动,通过媒体宣传高校档案等,也都是高校档案文化繁荣的具体体现。新《办法》实施以来,高校除了举办档案实体展览,有的高校如北京外国语大学还通过网站举办虚拟校史馆展览,积极开展档案宣传,以档案文化价值展现丰富的大学文化建设。4.与社会网络的融合,使高校档案资源的信息化和网络化首先,信息技术的应用,为高校档案管理提供了新技术、新设备,加快了高校档案管理现代化的进程;其次,信息与网络技术的应用,促进了高校档案的社会化,使高校及其档案工作与社会网络紧密结合;第三,信息与网络技术的发展,使档案结构多元化,出现了大量新型载体的档案,如光盘、磁盘等,档案部门既要用传统方法做好纸质档案的收集、保管、利用,又要用信息、网络技术对新兴载体档案进行编目、存储、保管和开发利用。信息与网络技术的应用,不仅打破时空限制,而且用户会非常方便地查到所需信息。因此,信息、网络技术使高校档案管理进入了一个全新时期,是高校档案工作发展的必由之路。二、大学文件工作面临的挑战1.网络要求的高投资给许多大学和部门带来了困难档案资源管理的信息化、网络化需要大量资金、设备的投入,许多高校正是因为资金短缺,才无法实现档案管理的网络化。2.知识获取缺乏当前我国高校档案部门虽然拥有一批较高素质的工作团队,平均学历也高于一般单位档案管理人员,但结构不合理,档案专业学历所占比例过低。多数人员对档案、历史、情报等方面知识缺乏全面了解,对计算机、网络技术、英语及多媒体等内容更是掌握不足。从北京高校档案研究会2009年5月出版的《北京高校档案研究会通讯录》可以看出,通讯录中,参加研究会的有60多所高校,其中40多所高校档案机构编制仅有2人,余下的20多所高校的档案馆(室)配有3人以上档案人员,其中配有1人以上毕业于计算机或网络技术,抑或多媒体技术人员的高校不超过15所。高校档案部门充实计算机及网络人才,并对原有档案人员不失时机进行计算机及网络技术的培训,是高校档案部门目前面临的艰巨、迫切任务。三、反应策略1.认真学深学透,落实好新《办法》的实新《办法》为新时期高校档案机构职能的拓展、学生档案的有机融合、电子档案的集成管理、档案信息资源的开发利用等提供了法律依据和保证,是新时期高校档案工作的风向标和催化剂,因此,各高校还应当大张旗鼓地学习、宣传新《办法》,认真学深学透并在实际工作中贯彻各条款内容,只有这样,才能真正发挥新《办法》的长效作用。2.配备相应的档案管理软件为避免因各自开发软件造成的重复、无效劳动和人力、资源的浪费,以及反复购买档案软件的高投入和财力的大量耗费,建议有关部门参照高校教育事业统计、高校科研统计等的做法,统一为高校档案部门配备档案信息化、网络化所用档案管理软件,并对高校使用软件的档案人员进行统一、定期培训,对软件定期维护,同时要求使用软件的档案人员与学校签订责任制。这样,不仅有利于推动全国高校档案工作信息化建设的进程,而且这种做法无形中也加强了、保障了高校在档案信息化建设方面人力、财力的投入。3.扩大专业知识,提高业务技能各高校档案部门在为档案人员规定固定的学习和培训时间的同时,鼓励档案工作者利用业余时间学习,使他们将危机和紧迫感转化为学习的动力,通过学习,更新和优化自身的知识结构,在钻研档案学理论的同时,学习网络技术(包括网络安全技术)、计算机信息和通讯技术、英语、法律等,进一步扩大知识面,不断提高技能,让档案人员的知识库、思想库经常处于更新状态,成为一专多能的复合型人才。4.降密档案的处理高校对于涉密档案,不能因利用而泄密,也不能因保密不予提供利用。高校档案信息化工作可以分步进行,首先对非密级档案进行数字化,其次再考虑涉密档案中的已解密档案数字化问题,再次是对未解密