JDDC-WI-XZ01 档案管理作业指引

日期修订状态修改内容修改人审核人批准人档案管理作业指引编号：编号：JDDC-WI-XZ01版号：A/0页码：第1页共10页2.适用范围2.适用范围适用于公司级档案资料的收集、整理、归档、移交、利用、保存及销毁等管理工作。3.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。3.2档案：是指公司过去和现在的日常经营管理工作中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。3.3档案密级：档案的保密程度。1)绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的危害。即公司发展经营中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料。2)机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害。即公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。3)秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。即公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的种类信息。3.4工程档案：指从建设项目(工程)的立项、审批、勘察设计、拆迁、施工、竣工到交付使用的全过程中形成的应归档保存的文件资料。3.5销售档案：指涉及商品房销售，应归档保存的文件资料。3.6会计档案：指公司在经济管理和各项会计核算活动中直接产生的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计报告和会计资料等材料。它是记录和反映经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据，是公司全部档案的重要组成部分。3.7人事档案：指公司所有员工人事信息的文件资料。包括入职申请表(含个人简历、照片)，相关证书复印件(身份证、学位证、学历证、职称证、资格证)，员工聘用合同，廉政合同，人事档案托管协议，员工工作纪实手册，在职期间的各类人事材料，绩效考核结果等。3.8实物档案：指本公司各部门或个人在社会实践活动中所获得的对国家、社会和公司有保存价值的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、礼品、题词、贺信、字画、印章、纪念品等实物资料。3.9声像档案：指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接产生的对国家、社会和公为了完整保存和科学管理公司档案，真实地反映公司基本历史面貌和职能活动，根据国家相关法律法规，特制定本指引。编编号：JDDC-WI-XZ01版号：A/0页码：第2页共10页司有保存价值的录音司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。3.10电子文件：指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机阅读、处理并可在通讯网络上传送的文件。3.11电子档案：指具有保存价值的己归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。4.主要职责4.1总裁办档案管理员4.1.1按照公司的相关规定，做好公司档案管理工作，使公司的档案管理工作规范化、标准化、制度化。4.1.2认真执行档案管理的各项规定，做好公司级和本部门档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管和查询工作。4.1.3负责对其他业务部门提交，应由公司统一归档的档案资料进行接收、标识、整理、保存和日常管理。4.1.4负责做好档案的安全和保密工作。4.1.5负责对各部门档案管理工作的监督、检查和业务指导。4.2各部门兼职(或专职)档案管理员4.2.1按照公司的相关规定，做好本部门的档案管理工作，使本部门的档案管理工作规范化、标准化、制度化。4.2.2认真执行档案管理的各项规定，做好档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管和查询工作。文件归档、移交范围，参照《文档归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》。4.2.3负责按相关规定向总裁办档案室移交业务记录及档案资料。4.2.4接受总裁办对本部门档案管理工作的监督、检查和业务指导。4.3各部门业务经办人4.3.1各部门业务经办人负责将本人经办取得的，涉及公司经营活动的证照、文件、合同等重要资料，第一时间移交总裁办档案室。4.3.2各部门业务经办人负责收集、分类、整理本人经办业务的记录、文件、档案，于业务阶段性完结或全部完结后，移交本部门兼职(或专职)档案管理员。4.3.3审签文件由部门兼职(或专职)档案管理员集中管理，各业务经办人员在完成审签文件的审批后，需及时将审签文件正本及审批意见送交部门兼职(或专职)档案管理员，并办理好相应交接手续，各业务经办人员可留存审签文件的复印件。编编号：JDDC-WI-XZ01版号：A/0页码：第3页共10页4.4.3.4往来文件由部门兼职(或专职)档案管理员统一管理，需由业务经办人传阅的往来文件，经办人传阅后应及时交回部门档案员，并办理好相应交接手续，各业务经办人员可留存相应文件的复印件。5.1档案管理原则5.1.1公司档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交，集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有。5.1.2公司档案资料管理分为三个层次：1)公司总裁办档案室的档案管理。2)各职能部门的档案管理。3)业务经办人员的文件管理。5.1.3总裁办是公司级档案资料的归口管理部门，负责档案管理流程制度的制定和指导执行。5.1.4公司级档案管理由总裁办负责，具体工作由总裁办档案管理员执行。各部门应设立兼职(或专职)的档案管理员，做好本部门的档案管理工作。总裁办档案管理员对各部门兼职(或专职)档案管理员的工作予以监督、检查和业务指导。5.2档案资料的归档范围及分类5.2.1档案资料的归档范围：凡公司各项工作中形成的有保存价值，能够全面、系统地反映工作情况和历史风貌的各种类型的档案资料，其原始资料均属于归档范围。5.2.2档案分类：1)公司档案资料按种类不同可分以下几类：a)政府办文类(可细分为公司类、工程类、营销类、财务类)。b)证照类(可细分为公司执照类、工程类、营销类、财务类)。c)经济合同类(可细分为办公行政类、工程类、营销类、融资类)。d)工程基建类(可细分为工程施工类、工程招标类、工程预结算类)。e)其他文件类(可细分为政策法规类、政府类、股东类、黄事会类、下属公司类、综合类等)。2)公司档案资料按业务性质不同可分以下几类：a)综合管理类。b)工程档案类。编编号：JDDC-WI-XZ01版号：A/0页码：第4页共10页CC)营销档案类。d)会计档案类。e)人事档案类。3)各部门档案资料按各部门工作性质分类(详见附件)。5.3档案资料的收发及整理5.3.1档案资料收发时，须按以下制度执行：1)对外来的文件、证书、材料，按照日期、字号、来文机关、标题等填写收文登记簿，并按照要求对其进行归档。2)经总裁签发的文件材料，按照登记、编号、打字、核对、印制、装订、分发程序进行办理，并填写发文登记簿。3)文件处理应做到及时登记、传阅、催办，传阅文件应及时督促收回。4)需以公司名义上报、下发的文件，必须经总裁签字。5.3.2档案资料的收集和登记，须按以下制度执行：1)总裁办档案管理员应对收到的资料的有效性进行核查并及时办理收文登记。2)总裁办档案管理员应依资料来源及重要性对资料进行分类，并编制资料名称编号目录表。资料存放在档案袋盒中须与资料目录一一对应。3)以各职能部门为单位，各部门档案管理员为其档案管理责任人，负责编制本部门业务档案及资料目录，并负责进行收集、整理、清理及移交等工作。5.3.3档案资料的整理。整理归档原则以按档案资料的来源和性质不同进行分类，按时间先后、便于保管和利用原则进行归档且归档文件以其完整性的“件”为单位。5.4档案资料的归档5.4.1归档范围参照《文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》执行。5.4.2档案资料归档时，须按以下制度执行：1)原则上凡加盖公司印章对外报送的所有文件、材料，经办部门/人必须将原件在资料室存档2份。工作需要时，经办部门/人原则上只持复印件。财务管理中心、资金管理中心对外报送的会计统计报表原则上不需在资料室存档。其他特殊档案资料按公司规定分级管理。2)各部门需要归档的文件材料，必须收集齐全完整，准确无误，不漏页、不短件。3)需归档的文件材料，应做到书写规范、字迹工整、图样清晰，更改、补充图纸必须有审批手续。4)各门类整理要求规范，须符合国家标准。编编号：JDDC-WI-XZ01版号：A/0页码：第5页共10页aa)文书档案：遵照《国家档案行业标准DA/T22-2000》执行。b)工程档案：遵照《城市建设档案著录规范》国家标准GB/T50323—2001,执。c)拆迁档案：公文部分按问题立卷，拆迁户按户立卷。d)销售档案：按楼、户立卷。e)会计档案：依据《财政部：财会字[1998]32号》文执行。■会计负责编制凭证并分月编号，做到规范化。■月末要整理会计凭证和报表资料，集中保管。年终办完财务结算后，应将全年的会计资料收集齐全，整理清楚，分类排列，以便查阅。需要归档的会计资料，应按有关规定及时归档。■采用电子计算机记账，机器储存和输出的会计记录视同会计账簿，年终打印账簿。■会计档案必须按月装订成册，妥善保管，不得丢失，为永久性保存，会计档案不得销毁。5.5档案资料的移交5.5.1移交范围要求：参照《文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》执行；其中未做规定的，按总裁办规定的公司级档案及资料分类表的要求进行移交。5.5.2移交时间要求：根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间，可参照《文件归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》。1)即时归档移交：政府部门相关的批示性文件材料、法规性等属绝密性的资料应即时移交、归档。2)按工作阶段归档移交：如工程类的竣工资料等档案资料，在工程竣工，全套档案资料在城建档案馆备案后，整体移交。3)按子项目结束时间归档移交：如工程类的招标文件资料等，在工程进行过程中，每一个分包工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标有关的文件资料归档、移交。4)定期归档移交：一般的管理文件资料，每月定期向公司总裁办档案室移交。5.5.3移交标准要求：1)严格按照5.4.2的内容及格式完成档案资料整理工作。2)凡归档移交的档案资料，原则上保证所有资料为原件，需做到内容真实，各种签字盖章齐全，无涂改现象。编号编号：JDDC-WI-XZ01版号：A/0页码：第6页共10页行秘密部门负责人审核，总裁秘密部门负责人审核，总裁部门负责人、总裁办负领导(执行总裁)审核，公司档办负责人批准责人审核，分管总裁办总裁批准案资料3)公司各级档案管理员必须按公司的规定，把整理完毕的文件档案盒分类别按时间要求及时移交公司总裁办档案室。5.6档案资料的保管5.6.1账物相符。室藏档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保存、销毁都必须严格手续，做到增减有据，数字准确，确保档案资料不散不丢。5.6.2档案库房设专人负责管理，非档案管理员未经批准，一律不准进入档案库房内。5.6.3档案资料要装放在档案柜内，排列要整齐、美观，保持库房内空气流通。5.6.4存储会计档案的磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。5.7档案资料的保密及提供利用5.7.1档案资料的保密。1)档案资料的密级由各职能部门确定，并标注在档案资料上。2)档案利用的审批权限划分为：资料类别内部查借阅外部查阅外部借阅、借用领导(执行总裁)批准机密一般不对外查借阅绝密5.7.2档案资料的提供利用。1)档案管理员要熟悉所管辖的档案资料情况，编制卷内目录、全引目录检索工具,以便及时准确地提供档案利用。2)查阅档案：公司人员在经过批准或授权(按密级授限)后，可在公司总裁办档案室查阅指定档案资料，总裁办档案管理员在《档案查阅登记表》上做好记录,由查阅人签字确认。3)档案借阅：a)公司人员借阅档案前，需填写《档案查阅、借阅审批表》中的相关事项，经审核、审批后，方可借阅。b)借阅人凭审批后的《档案查阅、借阅审批表》到公司总裁办档案室，总裁办编号：编号：JDDC-WI-XZ01版号：A/0页码：第7页共10页普通部门负责人批准部门负责人审核，总裁部门负责人、总裁办负办负责人批准责人审核，分管总裁办5.85.8档案资料的统计5.8.1全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次；对重要档案资料建立预警的台账。5.8.2档案资料的收进和移出随时进行登记；及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况及效果。5.8.3统计数据要准确、齐全、及时。5.9档案资料的鉴定和销毁5.9.1档案资料的鉴定。1)对己超过保管期限的档案，总裁办档案管理员组织定期鉴定。2)鉴定档案在总裁办负责人主持下，由总裁办档案管理员、各部门兼职(或全职)档案管理员和有关业务部门的相关成员组成鉴定小组共同进行。5.9.2档案资料的销毁。档案管理员在《档案借阅登记表》上做好记录，借阅人签字后，将其借阅的档案资料予以转交。C)借阅的档案资料用后应按期归还，总裁办档案管理员有义务按期催还，并应严格进行清点、核对、办理退还手续。如有丢失、损坏或泄露，视情节轻重追究当事人的责任。4)外来人员查阅公司档案时，须经分管总裁办领导(执行总裁)批准后，方可查阅。外来人员借阅公司档案时，须经分管总裁办领导(执行总裁)和总裁批准后，方可借阅。查、借阅时须办理登记手续。5)查、借阅人员要遵守保密规定，不得翻阅超过指定查、借阅范围的档案材料。6)公司档案一般不得外借，特殊情况需外借使用时，公司员工需办理借用手续；外来人员借用时，须经分管总裁办领导(执行总裁)和总裁批准后，总裁办派专人携带并监督使用。7)公司保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，需经财务管理中心负责人、财务管理中心分管领导审核、分管总裁办领导(执行总裁)和总裁批准后，领取会计档案，方可进行查阅或复制。8)所有查、借阅的档案资料，未经总裁办档案管理员同意，任何人不得擅自摄制、翻印和公布档案材料，更不得随便向外商提供或携带、运输及邮寄出境。9)档案资料是国家和公司的宝贵财富，借阅者应予爱护，并对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责，不得随意损坏，涂改、玷污、标记、拆散、抽页、折角、转借，更不得丢失。编编号：JDDC-WI-XZ01版号：A/0页码：第8页共10页11)鉴定工作结束后，鉴定小组对确无保存价值的档案提出予以销毁建议。2)档案资料的销毁程序：a)相关部门兼职(或全职)档案管理员编制档案销毁清册，并撰写销毁报告,呈报部门负责人及分管领导审批。b)鉴定予以销毁的档案资料由部门负责人和分管领导签字批准后方能销毁。c)销毁档案时,必须指定两人以上专人对照档案销毁清册检查待销毁的档案资料，确认无误后，方可销毁。d)销毁后，监销人应在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章。e)档案销毁清册及销毁报告由公司总裁办档案室保存。3)保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。4)单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。5.10员工调(离)职时档案交接的要求5.10.1公司员工调(离)职时，必须严格办理档案交接手续。5.10.2公司员工调(离)职时，应与交接人对其管辖的所有档案资料进行共同清点、核对、计列清单，双方签字确认，办理书面交接手续。5.10.3书面移交手续及交接清单由部门负责人审核确认，并报总裁办备案后方允许员工办理调(离)职手续。5.11档案室管理制度5.11.1档案室由总裁办档案管理员负责管理，采用档案柜对档案集中管理，按照排号、柜号，自上而下，从左至右，进行排列上架。5.11.2档案室要经常打扫，保持室内、台面及桌面整洁，资料、物品摆放有序，不得乱堆乱放。5.11.3档案室不得存放非档案物品，不得存放易燃易爆物品。5.11.4档案统一存放在柜内，做好防潮、防有害生物侵蚀措施，定期投放灭鼠药和防蛀、防霉剂，驱杀和抑制各种害虫霉菌。5.11.5档案室严禁使用明火装