《会议与会务工作》课件-第三章 会议中的工作 2

教学目标一、知识和能力目标：让学生掌握会中工作的几大内容，包括组织代表签到的方式，各方式的优缺点；引导代表入座的方法；如何发放会议文件；安排会议发言的方法；如何组织分组讨论；维持会场秩序的方法；如何处理临时事项；如何进行内外联络工作；做好会议记录的方法等。二、过程与方法目标：通过归纳、案例展示、练习等方法让学生掌握会议中工作的知识。让学生学会发现式及自主式学习方法。三、情感态度与价值观的目标：培养学生正确工作态度。教学重点会议记录的基本要求教学难点会议记录的重点

会场服务工作是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节。

一、组织代表签到（一）薄式签到说说这种签到方法的优缺点。优点：利于保存，便于查找，这种方法只适用于小型会议。缺点：大型会议参加人数太多，不适合用这种方法。模拟：让与会者签到的场景。一、组织代表签到（二）证卡签到事先发卡，写清楚会议名称、日期、座次号、编号等，与会者在签证卡上写好自己的名字，进入会场时，将签证卡交给会务工作人员，表示到会。

说说这种签到法的优缺点一、组织代表签到（三）会务人员代为签到会务工作人员事先制定好参加本次会议的花名册。优点：简单易行。缺点：会务工作人员必须认识绝大部分与会者，只适合用于小型会议和一些常规性会议。一、组织代表签到（四）座次表签到法事先实现制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会者姓名和座位号码。

制定座位表的时候你是怎么安排座位的呢？一、组织代表签到（五）电脑签到只要把特质的卡片放到签到机内，签到机将与会者姓名、号码传到计算机中心。适合大中型会议二、引导代表入座引导代表入座一般遵照事先排列的座次表来进行，但也兼顾特殊情况。如果领导坚持坐在他喜欢的位置，你该怎么办？

如果有台阶，该怎么提醒？三、发放会议文件提问：你会怎么发放会议文件呢？三、发放会议文件1.与会者入会场时会议工作人员在会场入口处分发。2.开会前，按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。3.会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料分发和收退。四、安排会议发言1.注意地区的平衡2.注意高层领导与基层领导的平衡3.注意主题平衡五、组织分组讨论

提问：你会用什么方法把与会人员进行分组分组五、组织分组讨论

1.按照地区进行编组2.按照专业进行编组六、维持会场秩序制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全。

七、处理临时事项会议进行过程中，有些临时任务、应急措施需会务工作人员协助完成。

八、内外联络工作会务工作人员进行内外联系，传递信息。

如会务工作人员接到寻找与会者的电话，怎么办？

九、做好会议记录

注意的问题：1.使用固定的会议记录本2.按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。3.会议记录本前三页应该有目录，包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。会议记录人应把每次会议的情况按照目录栏中的要求逐项填写清楚。会议记录的格式与写法

1.标题。（1）会议名称+文种：如《XX集团公司第三届董事会议记录》（2）文种：如《会议记录》会议记录的格式与写法

2.正文（1）首部包括：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议出席及列席、缺席情况、会议记录人签名等。以上6项在会议主持人宣布会议开始之前填写好。会议记录的格式与写法

（2）主体包括：会议议题（如有多个议题要在前加序号）发言人及发言内容：记录每个人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名然后加冒号会议决议：决议事项应分条列出，有表决程序的要记录表决的方式和结果会议记录的格式与写法

（3）结尾另起行，写明“散会”并注明散会时间。会议记录的格式与写法

3.结尾。右下方写明“主持人：（签字）、“记录人：（签字）”会议记录的基本要求1.准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点、会议性质。2.详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数、缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。

3.忠实记录会议上的发言和有关动态。4.会议记录要忠于事实。5.会议结束，另起一行写“散会”二字，如中途休会，要写明“休会”字样。6.记录人必须遵守保密规定，不得邪路会议内容。会议记录的重点1.会议中心议题及围绕中心议题展开的有关活动。2.会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。3.权威人士或代表人物的言论。4.会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。5.会议已决议或议而未决的事项。6.对会议产生较大影响的其他言论或活动。会议记录的写作技巧快：字写小一点，轻一点，多写连笔字。顺着肘、手的自然去势，斜一点写。要：择要而记。修饰语一般可以不记。注意上下句子的连贯性、可讯性。省：正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。代：用较为简便的写法代替复杂的写法。模板5-7人为一个小组开会。任命一人为主持人，一人为会议记录者。下课交会议记录。开会议题选以下任一：1.针对中职生恋爱问题进行讨论。讨论内容包括中职生是否应该恋爱、如何引导中职生有正确的爱情观等。2.针对中职生消费问题进行讨论。讨论内容包括中职生每月消费主