公务接待及礼品购置管理制度

公务接待、礼品购置管理制度1目的招待接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，树立公司良好的外部形象，特制定本规定。2范围本规定的接待范围主要是公司及所属各部门在经营管理活动所必需的接送、食宿、购买车票、会谈和陪同参观以及礼品馈赠等方面的安排和工作。3规则3.1接待标准3.1.1办公室全面负责公司接待、策划、组织、管理、协调工作。遇到重大接待工作，可协调若干相关部门共同完成此项工作。3.1.2对外接待原则接待应遵循“平等、尊重、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来，满意而去。a平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。b尊重原则。无论标准高低，让客人均受到金丹的真诚和热情。c对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，统一接待。d节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复接待，主方人数尽量减少或不多于宾客人数，来宾一人主方人数不得超过三人；来宾二人主方人数不得超过四人；来宾三人以上主方不得超过来宾人数。e周到原则。接待程度要衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情周到。f保密原则。向不定期来宾介绍情况，注意保守公司情况和国家、商业机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。3.1.3根据来宾的职务、业务的重要性、上级指派来人的重要程度而确定接待规格。3.1.4接待程序a各部门人员将预约情况告知办公室，办公室接待人员每日汇总当日预约记录，整理出当天已事先预约的来访者单位、职务、时间、事由、接待者。b通过电话等方式提醒相关陪同人员，确认客人到访事宜。c客人到访，礼貌相迎并让其填写《公司来访客人登记表》。d确认客人身份及访问对象、事由，及时通知被访者，并安排客人等候。e被访者确认来访后告知让客人等候及等候地点等事项。f办公室接待人员指引或亲自引领客人到制定的场所等候会见。g送走客人后，接待人员将来访客人信息录入相关信息系统。h当日来客访问信息及时汇总，报办公室长审核后存档。3.2招待食宿、礼品购置审批3.2.1公司各单位招待客人时须提前填写《费用申请单》，注明申请单位、申请人、事由、招待时间、餐标、人数以及所需馈赠礼品的数量、名称等，由本单位负责人审核，系统领导按权限审批后，提交到办公室进行审办、签字后，进行统一安排。3.2.2餐厅采取订餐制，公司各单位招待客人时原则上要做到提前计划，方便餐厅及时准备，不得故意拖延或经常性临时安排等，造成不必要的麻烦。3.2.3公司各单位招待客人时餐标根据公司招待规定执行，若需超出就餐标准或审批权限者，其负责人须提前向董事长或总经理请示后方可执行。3.2.4办公室在接收到审批手续后，严格按照规定执行，做好相关招待准备。否则不予接待。3.3就餐标准3.3.1加强公司餐厅统一管理力度，提高餐厅服务质量，降低招待费用为目的，做到招待流程化、规范化。3.3.2客人来到公司餐厅用餐，一般情况下膳食在公司餐厅进行。公司在郸城宴请客人，原则上在公司就餐，确需在外部招待宴请客人时，要经董事长或总经理批准。须由办公室审办、统一安排。3.3.3公司餐厅招待客人内部就餐标准一般按每位餐标执行，共分四个档次：a需董事长主陪的客人，饭菜标准为4人以下（含4人）每位60元；5-8人每位50元；9人以上每位45元，烟酒根据需要临时安排。b需总经理主陪的客人，饭菜标准为4人以下每位50元；5-8人每位45元；9人以上每位40元，烟酒根据需要临时安排。c副总经理、总监主陪的为一般客人，饭菜标准为4人以下每位40元，5-8人每位35元；9人以上每位30元，玉溪烟4人以下1盒，5-8人以上2盒，公司指定招待酒（150元以下）。d长期来公司进行技术合作、设备安装的客人饭菜标准为工作餐每位10元。e招待客人凡使用高于或相当于五粮液价格的酒，需董事长或总经理批准后方可使用。3.3.4餐厅必需按照饭菜标准和人数上菜，虚报就餐人数的，一经发现，申请费用全部由餐厅承担。3.3.5公司内部餐厅菜价实行统一审价、定价，原则上按照成本价执行。时令菜价应以市场价格即使调整。3.3.6来客招待必须执行招待标准，以同等或低于标准与餐厅沟通点菜，就餐后主陪人必须签字确认。因特殊情况需要超出标准的应提前请示，未经请示而超过标准的，超出部分由主陪人承担。3.3.7来客招待原则上在公司小伙进行，需在外就餐的一律经董事长或总经理批准后到办公室办理手续方可进行招待。3.3.8办公室可根据市场物价变动情况，提出调整就餐标准意见，报请总经理审批后执行。3.4住宿标准3.4.1特殊客人住宿：郑州400元以内，郸城200元以内房间。3.4.2一般客人住宿：郑州200元以内，郸城100元以内房间，优先安排在公司招待所。3.5礼品费3.5.1属于融资、项目及特殊关系的客人礼品费用，由董事长审批。3.5.2属于生产经营的客人礼品费用，由总经理审批或授权。3.5.3赠送礼品由本部申请，按权限审批，郑州和郸城由办公室或驻郑办统一安排。3.6费用申请3.6.1郸城费用开支申请程序a公司内招待：由业务部门按要求填写《费用申请单》，按审批权限报批后，交办公室办理。b公司外招待:由业务部门按要求填写《费用申请单》，按审批权限报批后，交办公室统一安排负责结账。因业务需要，有关部门人员临时来公司需就餐的，业务部门按标准经电话报批后自行安排，3日内补办《费用申请单》。3.6.2郑州市费用开支申请程序a业务招待：业务部门按要求填写《费用申请单》，按审批权限报批后，交驻郑办统一安排并负责结账。属电话报批的，驻郑办