(完整版)印章使用制度及管理办法

(完整版)印章使用制度及管理办法和保管为了规范印章管理，保障公司利益，本章制定印章的刻制和保管规定。第八条印章的刻制必须经过公司总裁办公会审批，并由公司指定的专业印章制作单位制作。印章的制作必须符合国家有关法律法规和技术标准。第九条印章的保管必须做到安全可靠。各部门、各办事处和各分公司应设立印章专用保险柜，并配备专人负责保管。保险柜应定期检查，如有发现问题应及时处理。第十条印章的使用必须符合公司的相关规定。在使用印章时，必须核对印章的真伪和使用权限，确认无误后方可用印。第四章印章的管理为了加强印章管理，保障公司利益，本章制定印章的管理规定。第十一条公司要建立健全印章使用的管理制度，明确各部门、各办事处和各分公司的印章使用权限和管理责任。第十二条公司要加强印章的监管，定期检查印章的使用情况，发现问题及时处理并追究相关责任人的责任。第十三条公司要加强员工的印章使用培训，使员工了解印章使用的规定和注意事项，提高印章使用的安全性和准确性。第五章附则本办法自颁布之日起施行，如有与本办法相抵触的规定，以本办法为准。本办法由公司总裁办公会负责解释。第八条规定，公司所有印章的刻制由公司综合部统一办理。需要刻章的部门应填写《公司印章刻制申请表》（见附表1），报总裁批准后，由综合部按照法律法规程序统一刻制。根据第九条规定，分公司印章的刻制需向总公司提出申请，经总裁批准后方可按程序办理。第十条规定，任何部门和个人都不得私自刻制公司各类印章。第十一条规定，新印章要做好戳记，并由综合部留样保存，以备查阅。第四章规定了印章的使用。根据第十二条规定，使用总公司行政印章的文件需要经过部门经理签字、总裁批准后，由综合部对文件原稿用印。业务专用授权委托书需要经过部门经理签字、分管领导批准后，由综合部负责用印。其他授权委托书需要经过总裁批准后，由综合部负责用印。对外签署的业务合同或协议需要经过公司副总裁或总裁批准后，由综合部对文件原稿用印。公司对外提交的各类业务报表需要由申请人填写《公司行政印章用印申请单》，经申请人部门经理审核签字，报分管领导或公司总裁审批签字后由综合部负责用印。开具的便函、证明、需要公司资质材料复印件加盖公章的文本，需要由申请人填写用印登记本，经申请人的部门经理审批签字后由综合部负责用印。员工离职手续办理中需要用公司行政印章的文本，需要由人力资源部人事专员填写用印登记本，经人力资源部经理审批签字后由综合部负责用印。使用公司工会行政印章、工会主席印章的，需要由综合部自制用章登记表，由申请人填写后，经申请人部门经理审批签字后综合部负责用印。使用总裁私人印章的，需要由综合部自制用章登记表，经申请人所在部门经理审核签字后，由综合部经理审批使用。财务人员依日程工作权限及常规工作内容使用公司财务专用印章、法人代表印章、财务总监印章、工会财务专用章的，需要由财务部自制用章登记表经财务经理审批后使用。对于未规定的印章使用审批程序，至少需要由申请用章部门经理审批，综合部根据实际情况审核申报后方可用印。需要使用印章的部门应填写《公司行政印章用印申请单》（附表2），包括用印材料的名称、份数、事由及所需印章名称，并按照用印审批程序进行申请。外单位人员使用印章时，需经相关部门经办人陪同，并按照相关程序申请办理用印手续后方可使用。各办事处、分公司需使用总公司行政印章时，应认真填写《各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表》（附表3），由用印人的办事处或分公司经理签字后随同用印文件一并邮寄回综合部，经综合部审核无异议后按相关流程进行办理。若办事处或分公司直接向总公司索要相关用印资料，需事先以邮件方式发送说明用途，经综合部经理确认后，综合部工作人员方可为相应办事处/分公司准备用印资料并安排邮寄。事后办事处或分公司工作人员需补交《各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表》一份，邮寄回总公司综合部。分公司印章的使用由分公司工作人员根据实际情况打印《分公司印章用印登记表》，认真填写分公司用印记录，并于每月底统一将用印记录原件邮寄回总公司综合部备案，各公司保留复印件存档。公司行政印章由综合部经理负责直接使用，不在公司时可委托专人进行用印，并办理印章交接程序。各部门借用公司行政印章到公司外用印时，必须由借章经办人在综合部经理处的《公章借出登记本》上进行登记，认真填写借章时间、借章人、事由等事项，由总裁审批签字后方可借出公章。公章在借出时间内，须由一人以上随同监印，并于当天下午5：30以前将印章归还到综合部。公司各类印章分别由部门经理指定专管人员保管和按规定使用。每天上下班，应仔细检查所保管印章是否安全上锁，若发现意外情况应立即报告相关领导。工作时间印章专管人员因外出不在岗位时，应将印章妥善保管。印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应事先指定他人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，应首先向代管人员索取回印章，并妥善保管。印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。第六章用印规范第十五条用印的规范1.用印时必须按照批准权限进行，印章专管人员有权拒绝未经批准的用印申请或用印内容有误的申请。2.经办人在提交用印申请前必须经过印章专管人员审核，否则专管人员有权拒绝用印或报告领导处理。3.印章专管人员不得擅自使用印章，一经发现将受到严肃处理。4.特殊情况需要停用印章时，必须由总裁签字同意，并由综合部通知公司各部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。第七章附则第十六条本办法由综合部负责拟定并适时进行修改，经总裁批准后自颁布之日起实施。