TLPM-QP424-01质量记录控制程序

文件名称：质量记录控制程序版次：D文件编号：TLPM-QP424-01修改状态：0编制杨朋辉审核徐洪星批准黄秀华1.0目的通过对公司所有与质量有关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理之控制，确保记录完整、准确、清晰，以证明物业管理服务质量满足规定要求，公司的质量体系在有效地运行，并为实现可追溯性及采取纠正和预防措施提供依据。2.0适用范围适用于公司所有与质量有关的记录的管理和控制。3.0主要职责3.1各部门负责与本部门工作相关的质量记录的下载、归档、收集、整理、标识、归档、贮存、保管。3.2品质管理部负责监督本程序的执行和公司所有质量记录表格原版的管理。4.0工作程序4.1质量记录的标识、编号、发放及使用4.1.1质量记录表格的名称、编号及版次由品质管理部负责编制，确保每种表格均有唯一的名称和编号。具体编号方法参照《文件控制程序》执行。4.1.2质量记录的记录编号由质量记录保管人按质量记录的类别、实际使用情况填写编号，确保每份记录均有唯一的记录编号，记录编号的方法可根据质量记录的多少采用：部门代号+年月日+（顺序号）的方法进行，例如ZXSW2010090501。外购或印刷的质量记录空白表格，若表格编号已印刷则不按照文件中规定的记录编号规则执行，若无，则按照原记录编号规则执行。4.1.34.1.4.2质量记录的收集、归档、检索、贮存及防护4.2.1填写的质量记录由各部门文件资料管理人员按《质量记录对照表》中规定的归档时限，定期收集并按类别分别装订成册，并基本保证编号的顺序，以便检索。4.2.2各部门文件管理员在接收质量记录时，应注意检查质量记录项目填写是否齐全，确保所收集的质量记录有效。4.2.3各部门文件管理员应将质量记录保存在适宜的环境中，存放在专门的柜子内，防止质量记录被更改、丢失或破坏，必要时应采取防潮、防虫、防鼠措施，确保质量记录的完好。4.3质量记录的查阅、保存期限及过期的处理4.3.1品质管理部负责编制《质量记录对照表》，在表中规定质量记录的保存期限和其它需注意事项，当相关的文件发生更改变动时，品质管理部应相应修订《质量记录对照表》并将OA共享文件更新。4.3.2当质量记录超过规定保存期限时，由部门文件管理员统一销毁，并登记在《过期质量记录处理登记表》。4.4质量记录空白表格的增加、更改，按《文件控制程序》中的规定执行。增加或修改后的质量记录由品质管理部负责上载或更新至OA系统的共享文件夹里，并对《质量记录对照表》进行相应的修订。4.5质量记录填写的要求使用质量记录空白表格的人员应清楚、完整地填写表格中的各项内容，不得有缺项，签名时应同时签上日期，确保质量记录完整、准确、清晰，如实反映实际情况。记录不能涂改，写错了时可以杠改（/），但杠改人应在修改的内容旁签名确认。记录保存要完好、标识清晰、不得丢失。5.0质量记录5.1TLPM-QR4245.2TLPM-QR424-01-表格编号：TLPM-QR424-01-02版次/修改状态：D/0记录编号：质量记录对照表序号记录名称编号版次生效日期保管年限备注1体系文件主清单TLPM-QR423-01-01D/02011.08.01与版本有效期一至2外来文件登记表TLPM-QR423-01-02D/02011.08.013年3各部门简称及代号一览表TLPM-QR423-01-03D/02011.08.01长期4文件更改申报表TLPM-QR423-01-04D/02011.08.01与版本有效期一至5文件发放登记表TLPM-QR423-01-05D/02011.08.013年6借阅文件登记表TLPM-QR423-01-06D/02011.08.013年7质量记录对照表TLPM-QR424-01-01D/02011.08.01与版本有效期一至8过期质量记录处理登记表TLPM-QR424-01-02D/02011.08.011年9质量目标评价表TLPM-QR541-01-01D/02011.08.013年10工作联系单TLPM-QR553-01-01D/02011.08.012年11会议签到表TLPM-QR553-01-02D/02011.08.012年12会议记录TLPM-QR553-01-03D/02011.08.012年13员工面谈记录表TLPM-QR553-01-04D/02011.08.01离职后1年14信息盘点表TLPM-QR553-01-01-01D/02011.08.011年15管理评审计划TLPM-QR560-01-01D/02011.08.01长期16部门体系运行专项报告TLPM-QR560-01-02D/02011.08.01长期17管理评审报告TLPM-QR560-01-03D/02011.08.01长期18人员编制计划表TLPM-QR621-01-01D/02011.08.01长期19部门定岗定编表TLPM-QR621-01-02D/02011.08.01长期20人员需求申请表TLPM-QR621-01-03D/02011.08.012年21应聘人员面试评价表TLPM-QR621-01-04D/02011.08.01离职后1年22新员工试用登记表TLPM-QR621-01-05D/02011.08.01离职后1年23员工转正申请表TLPM-QR621-01-06D/02011.08.01离职后1年24新员工试用评核表TLPM-QR621-01-07D/02011.08.01离职后1年25转正、转岗、晋升的试用期工作评估表TLPM-QR621-01-08D/02011.08.01离职后1年26转正人员意见调查表TLPM-QR621-01-09D/02011.08.01离职后1年27辞退/开除员工确认书TLPM-QR621-01-10D/02011.08.01离职后1年28物品检验记录表TLPM-QR740-01-11D/02011.10.101年29清洁服务质量月评分表TLPM-QR740-01-01-01D/02011.10.101年30绿化租摆养护月评分表TLPM-QR740-01-01-02D/02011.10.101年31消杀服务质量月评分表TLPM-QR740-01-01-03D/02011.10.101年32消毒服务质量月评分表TLPM-QR740-01-01-04D/02011.10.101年33培训计划表TLPM-QR622-01-01D/02011.08.012年34培训需求申请表TLPM-QR622-01-02D/02011.08.012年35外派培训登记表TLPM-QR622-01-03D/02011.08.012年36培训实施记录表TLPM-QR622-01-04D/02011.08.012年37培训考核评价记录表TLPM-QR622-01-05D/02011.08.012年38各岗位人员持证情况一览表TLPM-QR622-01-06D/02011.08.01长期39员工培训协议TLPM-QR622-01-07D/02011.08.01离职后1年40培训效果评估表TLPM-QR622-01-08D/02011.08.012年41资产管理台账TLPM-QR630-01-01D/02011.08.01长期42资产调拨单TLPM-QR630-01-02D/02011.08.01长期43资产借用单TLPM-QR630-01-03D/02011.08.01长期44资产购置/维修申请单TLPM-QR630-01-04D/02011.08.01长期45资产报废审批单TLPM-QR630-01-05D/02011.08.01长期46项目前期介入分工表TLPM-QR710-01-01D/02011.08.01长期47前期介入建议函TLPM-QR710-01-03D/02011.08.01长期48前期介入综合报告TLPM-QR710-01-04D/02011.08.01长期49项目开办物资测算表TLPM-QR710-02-02-01D/02011.08.01长期50日常管理期工作指引目录TLPM-QR710-02-03-01D/02011.08.01长期51入伙装修期工作指引目录TLPM-QR710-02-03-02D/02011.08.01长期52项目验收小组分工表TLPM-QR710-03-01D/02011.08.01长期53物业接管验收方案TLPM-QR710-03-02D/02011.08.01长期54顾客钥匙物品领用清单TLPM-QR710-03-09D/02011.08.01长期55物业项目预验收报告TLPM-QR710-03-06D/02011.08.01长期56项目承接查验记录表TLPM-QR710-03-05D/02011.08.01长期57物业项目综合验收报告TLPM-QR710-03-06D/02011.08.01长期58工程整改通知单TLPM-QR710-03-07D/02011.08.01长期59物业资料移交清单TLPM-QR710-03-08D/02011.08.01长期60公共区域钥匙接管明细表TLPM-QR710-03-03D/02011.08.01长期61策划方案/合同呈批表TLPM-QR722-01-01D/02011.08.01长期62客户需求评审表TLPM-QR722-01-02D/02011.08.013年63合同登记表TLPM-QR722-01-03D/02011.08.01长期64来电/来访信息登记表TLPM-QR723-KF01-01D/02011.08.013年65物业服务工作简报TLPM-QR723-KF01-02D/02011.08.013年66客户访谈记录表TLPM-QR723-KF01-03D/02011.08.013年67管理处年度社区活动计划表TLPM-QR723-KF01D/02011.08.013年68社区文化活动申请表TLPM-QR723-KF01-01-03D/02011.08.013年69社区文化活动记录表TLPM-QR723-KF01-01-04D/02011.08.013年70社区文化活动满意调查表TLPM-QR723-KF01-01-05D/02011.08.013年71社区活动整体评估表TLPM-QR723-KF01-01-06D/02011.08.013年72客户投诉处理记录表TLPM-QR723-KF01-02-01D/02011.08.013年73供方实地考察评审表TLPM-QR740-01-01D/02011.08.01长期74竞标单位评议情况汇总表TLPM-QR740-01-02D/02011.08.01长期75项目定标评审表TLPM-QR740-01-03D/02011.08.01合同过期后1年76合格供方登记表TLPM-QR740-01-04D/02011.08.01长期77年度供方评价报告TLPM-QR740-01-05D/02011.08.01合同过期后1年78分包方员工考勤表TLPM-QR740-01-06D/02011.08.01合同过期后1年79物料申请•采购•入库•领用表TLPM-QR740-01-07D/02011.08.01长期80退货记录表TLPM-QR740-01-08D/02011.08.01长期81物品领用登记表TLPM-QR740-01-D/02011.08.01长期82供方服务质量评价表TLPM-QR740-01-10D/02011.08.01长期83入伙服务方案TLPM-QR751-KF01-01D/02011.08.01长期84业主入住会签单TLPM-QR751-KF01-02D/02011.08.01长期85业主基本信息登记表TLPM-QR751-KF01-03D/02011.08.01长期86治安消防责任书TLPM-QR751-KF01-04D/02011.08.01长期87房屋验收交接表TLPM-QR751-KF01-05D/02011.08.01长期88收楼意见书TLPM-QR751-KF01-06D/02011.08.01长期89业户入住登记表TLPM-QR751-KF01-07D/02011.08.01长期90入伙/装修收费通知单TLPM-QR751-KF01-09D/02011.08.01长期91业主授权书TLPM-QR751-KF01-10D/02011.08.01长期92客户动态一览表TLPM-QR751-KF01-11D/02011.08.01长期93租户承诺书TLPM-QR751-KF01-12D/02011.08.01长期94物品放行协议书TLPM-QR751-KF01-13D/02011.08.01长期95租户服务协议书（三方协议）TLPM-QR751-KF01-02-02D/02011.08.01长期96装修申请表TLPM-QR751-KF01-03-01D/02011.08.01长期97装修图纸会审表TLPM-QR751-KF01-03-02D/02011.08.01长期98装修业主担保书TLPM-QR751-KF01-03-03D/02011.08.01长期99施工单位承诺书TLPM-QR751-KF01-03-04D/02011.08.01长期100装修开工通知单TLPM-QR751-KF01-03-05D/02011.08.01长期101用水用电登记表TLPM-QR751-KF01-03-06D/02011.08.01长期102装修许可证TLPM-QR751-KF01-03-07D/02011.08.01长期103施工现场留宿人员申请表TLPM-QR751-KF01-03-08D/02011.08.01长期104装修加班申请表TLPM-QR751-KF01-03-09D/02011.08.01长期105整改通知书TLPM-QR751-KF01-03-10D/02011.08.01长期106装修工程验收表TLPM-QR751-KF01-03-11D/02011.08.01长期107施工人员登记表TLPM-QR751-KF01-03-12D/02011.08.01长期108施工临时动火作业申请表TLPM-QR751-KF01-03-13D/02011.08.01长期109施工准许临时动火作业票TLPM-QR751-KF01-03-14D/02011.08.01长期110公共区域临时占用承诺书TLPM-QR751-KF01-03-15D/02011.08.01长期111钥匙配制申请表TLPM-QR751-KF01-04-01D/02011.08.01长期112顾客委托钥匙登记表TLPM-QR751-KF01-04-02D/02011.08.01长期113管理用钥匙清单TLPM-QR751-KF01-04-03D/02011.08.01长期114钥匙使用登记表TLPM-QR751-KF01-04-04D/02011.08.01长期115钥匙代管委托书TLPM-QR751-KF01-04-05D/02011.08.01长期116IC卡发放/异常情况记录表TLPM-QR751-KF01-05-01D/02011.08.01长期117IC卡季度整理表TLPM-QR751-KF01-05-02D/02011.08.01长期118IC卡作废申请表TLPM-QR751-KF01-05-03D/02011.08.01长期119事务助理工作日志TLPM-QR751-KF02-01D/12011.08.01长期120维修单TLPM-QR751-KF02-02-02D/02011.08.013年121维修服务回访记录表TLPM-QR751-KF02-02-03D/02011.08.013年122客户报修月度统计表TLPM-QR751-KF02-02-04D/02011.08.013年123客户报修年度统计表TLPM-QR751-KF02-02-05D/02011.08.013年124客户迁出申请表TLPM-QR751-KF02-03-01D/02011.08.01长期125退款会签表TLPM-QR751-KF02-03-02D/02011.08.01长期126放行条/物资搬运放行条TLPM-QR751-KF02-03-03D/02011.08.013年127项目创优工作方案（无固定格式）TLPM-QR751-KF02-04-01D/02011.08.01长期128商户服务协议书TLPM-QR751-KF02-05-01D/02011.08.011年129商业活动申请表TLPM-QR751-KF02-05-02D/02011.08.011年130特约商户人员登记表TLPM-QR751-KF02-05-03D/02011.08.011年131空置房清单TLPM-QR751-KF02-06-01D/02011.08.011年132租住人员情况登记表TLPM-QR751-KF02-06-02D/02011.08.011年133出租物业清单TLPM-QR751-KF02-06-03D/02011.08.011年134消杀（毒）工作记录表TLPM-QR751-HJ01-01D/02011.08.011年135消杀（毒）不合格记录表TLPM-QR751-HJ01-02D/02011.08.011年136垃圾清运记录表TLPM-QR751-HJ01-03D/02011.08.011年137绿化租摆监控记录表TLPM-QR751-HJ01-02-01D/02011.08.011年138日常危险作业（服务）控制一览表TLPM-QR751-GC01-01D/02011.08.01长期139值/交接班记录表TLPM-QR751-AQ01-01D/02011.08.011年140夜间查岗计划表TLPM-QR751-AQ01-02D/02011.08.011年141安管员训练计划表TLPM-QR751-AQ01-04D/02011.08.011年142服务区域巡逻签到表TLPM-QR751-AQ01-01-01D/02011.08.011年143服务区域巡查记录表TLPM-QR751-AQ01-01-02D/02011.08.011年144装修现场监控记录表TLPM-QR751-AQ01-01-03D/02011.08.01长期145重点巡逻区域清单TLPM-QR751-AQ01-01-04D/02011.08.01长期146临时出入证TLPM-QR751-AQ01-02-01D/02011.08.01过期作废147车辆出入登记表TLPM-QR751-AQ01-03-01D/02011.08.011年148车位服务协议书TLPM-QR751-AQ01-03-02D/02011.08.01长期149车位使用协议书TLPM-QR751-AQ01-03-03D/02011.08.01长期150紧急联系电话一览表TLPM-QR751-AQ01-04-01D/02011.08.01长期151红外系统报警记录表TLPM-QR751-AQ01-04-02D/02011.08.013年152消防系统报警记录表TLPM-QR751-AQ01-04-03D/02011.08.013年153拾遗物品登记表TLPM-QR751-AQ01-04-04D/02011.08.011年154邮件签收登记表TLPM-QR751-AQ01-04-05D/02011.08.011年155物品保管记录表TLPM-QR751-AQ01-04-06D/02011.08.011年156监控中心录像查阅/复制申请表TLPM-QR751-AQ01-04-07D/12011.08.012年157无线对讲系统检查评定记录表TLPM-QR751-AQ01-05-01D/02011.08.012年158通讯编号对应表TLPM-QR751-AQ01-05-02D/02011.08.011年159宿舍值日安排表TLPM-QR751-AQ01-05-03D/02011.08.01过期作废160消防设备设施清单TLPM-QR751-AQ02-01D/02011.08.01长期161消防栓检查表TLPM-QR751-AQ02-02D/02011.08.01过期作废162灭火器检查表TLPM-QR751-AQ02-03D/02011.08.01过期作废163消防重点部位一览表TLPM-QR751-AQ02-04D/02011.08.01长期164义务消防队员名单TLPM-QR751-AQ02-05D/02011.08.01长期165年度消防演习计划TLPM-QR751-AQ02-01-01D/02011.08.013年166消防演习方案TLPM-QR751-AQ02-01-02D/02011.08.013年167消防演习记录表TLPM-QR751-AQ02-01-03D/02011.08.013年168消防演习总结报告TLPM-QR751-AQ02-01-04D/02011.08.013年169潜在事故一览表TLPM-QR751-AQ03-01D/02011.08.01长期170突发事件处理记录表TLPM-QR751-AQ03-02D/02011.08.013年171突发事件登记表TLPM-QR751-AQ03-03D/02011.08.013年172员工工伤情况登记表TLPM-QR751-AQ03-04D/02011.08.013年173服装发放登记表TLPM-QR753-01-01D/02011.08.013年174工牌发放登记表TLPM-QR753-01-02D/02011.08.013年175标识/标牌一览表TLPM-QR753-01-03D/02011.08.013年176责任分工表TLPM-QR754-GC01-01D/02011.08.013年177建筑物年度养护计划TLPM-QR754-GC01-02D/02011.08.01长期178建筑物月度养护计划TLPM-QR754-GC01-03D/02011.08.013年179《设备档案》(Ⅰ)TLPM-QR754-GC02-01D/02011.08.01长期180《设备档案》(Ⅱ)TLPM-QR754-GC02-02D/02011.08.01长期181《设备档案》(Ⅲ)TLPM-QR754-GC02-03D/02011.08.01长期182设备台帐TLPM-QR754-GC02-04D/02011.08.01长期183设备卡TLPM-QR754-GC02-05D/02011.08.01长期184避雷装置设备设施检修保养记录表TLPM-QR754-GC02-07D/02011.08.01长期185设备年度维护保养计划TLPM-QR754-GC02-08D/02011.08.01长期186设备月度维护保养计划TLPM-QR754-GC02-09D/02011.08.013年187施工检查日志TLPM-QR754-GC02-10D/02011.08.013年188高压辅助工具清单TLPM-QR754-GC02-01-01D/02011.08.01长期189设备设施保养记录TLPM-QR754-GC02-01-02D/02011.08.013年（20个）190柴油发电机保养记录表TLPM-QR754-GC02-01-03D/02011.08.013年191工作票TLPM-QR754-GC02-01-04D/02011.08.013年192铅酸蓄电池充、放电记录TLPM-QR754-GC02-01-08D/02011.08.011年193接地电阻测试记录表TLPM-QR754-GC02-01-09D/02011.08.012年194电梯故障处理记录表TLPM-QR754-GC02-02-01D/02011.10.012年195库存盘点表TLPM-QR755-01-02D/02011.08.013年196已领用物品使用情况登记表TLPM-QR755-01-03D/02011.08.013年197计量设备台帐TLPM-QR760-01-01D/02011.08.01长期198顾客意见征询表TLPM-QR821-01-01D/02011.08.013年199顾客满意率测评报告TLPM-QR821-01-02D/02011.08.012年（无固定格式）200内部审核实施计划TLPM-QR822-01-01D/02011.08.012年201内部审核检查表TLPM-QR822-01-02D/02011.08.012年202不合格报告TLPM-QR822-01-03D/02011.08.012年203质量管理体系内审总结报告TLPM-QR822-01-04D/02011.08.