《国际商务函电》440-5（曾勇民）课件 00-英文商务函电写作的基本知识

国际商务函电英文商务函电写作的基本知识目录模块一：交易磋商模块二：签订合同模块三：履行合同扫码下载文旌课堂APP扫码签到（202X.XX.XXXX:XX至202X.XX.XXXX:XX）签到方式教师通过“文旌课堂APP”生成签到二维码，并设置签到时间，学生通过“文旌课堂APP”扫描“签到二维码”进行签到。签到FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商务函电写作的基本知识作业布置单击此处获取APP扫码作业布置方法作业布置宣传片，欢迎播放了解单击此处获取微信扫码作业布置方法使用说明文档本课作业布置二维码老师扫描此码，即可进行线上作业布置英文商务函电写作的基本知识FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters第7页1.BeabletowritetheenvelopeofanEnglishbusinesslettercorrectly.2.BeabletowriteanEnglishbusinessletterwithcorrectformatandstructure.SkillObjectives第8页KnowledgeObjectives1.BefamiliarwiththeenvelopeformatofanEnglishbusinessletter.2.BefamiliarwiththeformatsandstructuresofEnglishbusinessletters.3.BefamiliarwiththebasicprinciplesforEnglishbusinessletterwriting.第9页QualityObjectivesDevelopapassionforinternationalbusiness.第10页典型工作任务Task1

请根据如图所示的英文信函信封，完成以下两个任务：（1）指出收信人的姓名与地址是哪一个，寄信人的姓名与地址是哪一个。（2）英文姓名与地址的书写顺序是怎样的？StampABCTradingCo.168ZhongshanRoadBeijing100020P.R.ChinaOverseasTradingCo.88HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlands第11页典型工作任务Task2

请根据信函内容，完成以下两个任务：（1）指出该信函由哪几部分组成。（2）指出该信函采用了什么写作格式。NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROADNANJING210008CHINA

TEL:0086-25-88010168FAX:0086-25-88010169November8,2021

CANADIANFASHIONTRADECO.,LTD.P.O.BOX8935NEWTERMINAL,ALTAVISTAOTTAWACANADATEL:001-613-4563508FAX:001-613-4562421第12页典型工作任务Task2

DearSirorMadam,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou.Ourcompanywasestablishedin1992.Wespecializeinallkindsofgarments,suchascottonblazers.Wearebothamanufacturerandanexporterofgarments.Ourproductssellwellinmanycountries,suchasAmerica,Canada,andJapan.Thequalityofourcottonblazersissuperiorandthepriceisalsofavorable.Enclosedisourcatalogandprospectusforyourreference.Inordertogiveyouageneralideaofourproducts,wewillsendyouourpricelistandsampleassoonaswereceiveyourspecificenquiry.Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor第13页商务信函基础知识1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的写法)（1）寄信人的姓名和地址写在信封的左上角，且务必与信封内地址在形式和标点上一致。寄信人的姓名和地址第14页商务信函基础知识（2）收信人的姓名和地址写在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和国名须分行书写。收信人的姓名和地址1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的写法)第15页商务信函基础知识（3）先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大，即先写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最后写国名。寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的写法)第16页商务信函基础知识2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)一封英语商务信函主要包括以下七个部分：结束语（ComplimentaryClose）正文（Body）信内地址（InsideAddress）称呼（Salutation）签名（Signature）信头（Heading）日期（Date）第17页商务信函基础知识有些信函还会含有以下六个部分的某几个部分或全部：抄送（CarbonCopy）附件（Enclosure）事由标题（SubjectLin）经办人代号（ReferenceNotation）附言（Postscript）参考号（ReferenceNumber）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第18页商务信函基础知识若一封信函包括以上十三个部分，则其写作顺序是：附言

Postscript信头Heading参考号ReferenceNumber日期Date信内地址InsideAddress结束语ComplimentaryClose正文Body事由标题SubjectLine称呼Salutation签名Signature

代号ReferenceNotation附件Enclosure抄送CarbonCopy/C.C.2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第19页商务信函基础知识信头（Heading）信头也称为信笺抬头，内容包括寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail和传真。信头通常位于信纸的最上端。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第20页商务信函基础知识参考号（ReferenceNumber）信函参考号是为了便于往来书信的存档和查阅，一般采用YourRef.（你方编号）或OurRef.（我方编号）。信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第21页商务信函基础知识日期（Date）商务信函中决不能遗漏或写错日期。书写日期时，应注意以下几点：①年份必须全部写出。②月份最好用英文全拼，一般不用缩略式。③日期可以用序数词或基数词。④年份前要加逗号。⑤日期切忌全部用数字表示，避免让人产生误解。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第22页商务信函基础知识信内地址（InsideAddress）信内地址包括收信人的姓名、头衔、公司名称、地址，以及城市、邮政编码和国名。收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。信内地址放在日期下方靠左。书写顺序由小单位到大单位，最好每项内容都单独成行。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第23页商务信函基础知识称呼（Salutation）称呼写在信内地址下面空两行处。常见的正式称呼有：DearMr.Smith、DearMrs.Smith、DearMissBrown、DearMs.White。Ms.用于不知是否已结婚的女子姓名之前。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第24页商务信函基础知识事由标题（SubjectLine）事由是让对方在阅读信的正文之前对信的主题、内容有一个了解，也便于登记归档和查阅。事由写在称呼下面、信的中间位置。事由下面可划线或不划线，有时可全部用大写字体。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第25页商务信函基础知识正文（Body）正文是商务信函中最重要的部分。商务信函的目的是传递信息。在书写时，要遵循“7C”原则。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第26页商务信函基础知识正文（Body）7C原则清楚clarity简洁conciseness正确correctness具体concreteness礼貌courtesy体谅consideration完整completeness2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第27页商务信函基础知识正文（Body）第一段一般是引入主题1第二段是详细讨论2第三段以总结或建议来结束全文3正文内容一般遵循三段式格式需两页或更多的信纸时，在前一页最后一行的右边写上tobecontinued。续页应采用不带信头的信纸，并注明收信人名称、页数和日期。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第28页商务信函基础知识结束语（ComplimentaryClose）信尾结束语是一种礼貌用语，是结束信函的正式方式，常用的有：Sincerely、Sincerelyyours、Yourssincerely、Bestregards；注意，只有第一个字母大写。一般写在正文下面空一行处。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第29页商务信函基础知识签名在信尾结束语下空两至三行的位置。签名可采用不同的写法，一般包括：公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。通常在签名下面直接写上写信人和打印信函人的名字的首字母缩写。签名（Signature）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第30页商务信函基础知识经办人代号是提供信件产生的信息资料，便于在必要时查对之用。经办人代号由信件口授者和秘书的姓名首字母组成，用冒号或斜线号分开。经办人代号（ReferenceNotation）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第31页商务信函基础知识假如信封内除信纸外尚附有其他文件，可以在信中说明附件份数和内容。当附件只有一件时，只需注明Enclosure或Encl.即可；若有一件以上，则要加上编码，以便收信人识别，用Enclosures说明。附件（Enclosure）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第32页商务信函基础知识寄信人若需把此信抄送给有关单位，可在附件下方，即信左下端打上C.C.，然后打上抄送单位的名称。抄送（CarbonCopy/C.C.）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第33页商务信函基础知识附言的作用：附加其他项目故意引起对方的注意。附言被放在抄送下方。在写完P.S.之后写，有时也把签字人姓名的首字母缩写附在最后。附言（Postscript）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英语商务信函的主要组成部分)第34页商务信函基础知识3.TheFormatofanEnglishBusinessLetter(英文商务信函的格式与布局)要撰写恰如其分的句子和段落1运用恰当有效的信函格式2常用的格式：齐头式和缩行式3商务信函要达到良好的沟通效果第35页商务信函基础知识（1）齐头式（theblockform）齐头式信函的每一行都从左面的边界开始写，前面不留空格。Heading(信头)OurRef.(我方参考号):YourRef.(你方参考号):

Date(日期)

InsideAddress(信内地址)_______________________

Salutation(称呼)SubjectLine(事由标题)Body(正文)_________________________________________________ComplimentaryClose(结尾敬语)Signature(签名)_______________________Enclosure(附件)CarbonCopy(抄送)Postscript(附言)第36页商务信函基础知识（2）缩行式（theindentedform）缩行式信函的日期行、结束语、作者姓名和头衔都从所在行中间偏右的位置开始写，事由行居中。正文每个段落的第一行从左边界空四个或五个字母的位置开始，其他各行都从左边顶头写。Heading(信头)OurRef.No.(我方参考号):YourRef.No.(你方参考号):

Date(日期)

InsideAddress(信内地址)______________________________________________

Salutation(称呼)SubjectLine(事由标题)Body(正文)____________________

ComplimentaryClose(结尾敬语)

Signature(签名)_______________________Enclosure(附件)CarbonCopy(抄送)Postscript(附言)第37页商务信函基础知识4.E-mail(电子邮件)电子邮件沟通效率高、使用简单，因而成为国际贸易交往中使用最频繁、最广泛的沟通方式之一。除了可以发送各类文件，包括文本、图片、音频、视频等，还可以将文件以附件的形式发送给对方。英文函电主要组成部分及常用格式第38页商务信函基础知识组成部分解释发件人（From）邮件系统自动生成，不用输入收件人（To）写信人输入，有多个收信人，各个收信人邮箱之间用逗号隔开抄送（CarbonCopy/C.C.）发信人在给收信人发送邮件的同时，将邮件发送给其他更多人电子邮件主要的组成部分有以下几个方面：4.E-mail(电子邮件)第39页商务信函基础知识电子邮件主要的组成部分有以下几个方面：组成部分解释暗送（BlackCarbonCopy/B.C.C.）暗送表示隐藏的副本拷贝，在暗送一栏中的收信人都会收到邮件，但其他收信人无法看到暗送中的邮件地址主题（Subject）发信人在给收信人发送邮件的同时，将邮件发送给其他更多人附件（Enclosure）附件是和电子邮件一起发送的附带文件。附件一般可以发送文本、图片、音频、视频等4.E-mail(电子邮件)第40页商务信函基础知识电子邮件主要的组成部分有以下几个方面：组成部分解释称呼（Salutation）一般使用较为正式的称呼，如Dear+姓名或Dear+职位名称正文（Body）一般情况下，电子邮件的正文包含三段文字，如果需要交涉的内容过多，可以先在正文部分简单概述一下，然后再将详细信息以附件的形式发送4.E-mail(电子邮件)第41页商务信函基础知识电子邮件主要的组成部分有以下几个方面：组成部分解释结尾敬语（ComplimentaryClose）结尾敬语是电子邮件的固定部分，常用的有“Yoursfaithfully”“Bestregards”“Yourssincerely”，等等署名（Signature）署名一般包括发信人的姓名、职务、公司名称、地址、电话或传真号码等信息4.E-mail(电子邮件)第42页商务信函基础知识电子邮件常见格式：发件人（From）victor@163.com收件人（To）ellen@抄送（C.C.）

暗送（B.C.C.）

主题（Subject）TheCottonBlazer附件（Enclosure）

DearEllen,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor4.E-mail(电子邮件)第43页商务信函基础知识5.Fax(传真)一封传真通常包括标题、信头和正文。标题标题一般包含公司名称、商标、地址及联系电话等信头包括接受传真方的名称、传真号、电话号、发送日期、页数及主题等正文在正文处，把需要磋商的事宜写清楚即可第44页商务信函基础知识NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROAD,NANJING210008,CHINATEL:0086-25-88010168FAX:0086-25-88010169FaxMessageTo:EllenAttention:Mr.SmithFax:001-613-4562421Tel:001-613-4563508From:VictorDate:November8,2021Subject:ThecottonblazerNumberofpages:1DearEllen,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor传真常见格式5.Fax(传真)第45页操作示范函Task1OverseasTradingCo.88HooigrachtStreet Amsterdam,theNetherlands

收信人的姓名与地址寄信人的姓名与地址ABCTradingCo.168ZhongshanRoadBeijing100020P.R.China第46页操作示范函英文信封的写法及地址的书写顺序Task1第47页操作示范函英文姓名与地址英文姓名与地址的书写顺序是先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大，即：先写机构名称；再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码；最后写国名。ABCTradingCo. 公司名称168 门牌号ZhongshanRoad 街道Beijing 城市100020 邮政编码P.R.China 国名Task1第48页操作示范函Task2NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROADNANJING210008CHINA

TEL:0086-25-88010168

FAX:0086-25-88010169

信头

(Heading)November8,2021

日期

(Date)CANADIANFASHIONTRADECO.,LTD.P.O.BOX8935NEWTERMINAL,ALTAVISTAOTTAWACANADATEL:001-613-4563508FAX:001-613-4562421

信内地址

(InsideAddress)第49页操作示范函DearSirorMadam, 称呼(Salutation)WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember

3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply. 正文(Body)Yoursfaithfully,结尾敬语(ComplimentaryClose)Victor签名(Signature)Task2第50页能力训练Ⅰ.Arrangethefollowinginformationinproperformastheyshouldbesetoutinaletter.Sender’sName:GuangzhouInternationalTradingCorp.Sender’sAddress:198YuekenRoad,TianheDistrict,Guangzhou,ChinaSender’sTelephoneender’sCableAddress:5527GZSender’sTelexAddress:3328GZCNDate:May15,2021Receiver’sName:StandardOilCompanyReceiver’sAddress:38FifthAvenue,London,U.K.Subject:RefrigeratorsMessage:WethankyouforyourletterofMay14,2021,inquiringaboutthecaptionedgoods.Theenclosedbookletcontainsdetailsofallourrefrigeratorsandwillenableyoutomakeasuitableselection.Welookforwardtoreceivingyourspecificenquirywithkeeninterest.第51页能力训练Ⅱ.Addressanenvelopefortheaboveletter.交易背景介绍南京思科纺织服装有限公司（NA