账务处理与总账子系统

计算机会计学

AccountingInformationSystem第三章 账务处理与总账子系统0317账务处理与总账子系统第1页第一节账务处理概述 第二节账务处理流程分析 第三节总账子系统总体设计 第四节 总账子系统初始设置 第五节凭证管理 第六节出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节辅助管理－往来和项目核实和管理 第九节总账系统改进---动态会计平台构建 主要内容0317账务处理与总账子系统第2页账务处理基本概念

账务处理是指从价值管理视角出发，主要利用货币形式信息计量，借助于专门会计核实方法，对各单位（会计主体）经济业务进行核实、控制，产生一系列财务信息和其它经济信息，为企业内部和外部信息使用者提供服务来创造价值。0317账务处理与总账子系统第3页从信息系统角度看，账务处理工作是由会计信息系统子系统-总账子系统来完成，总账子系统基本功效是经过采集数据、加工和存放数据、汇报财务信息，实现对企业经营活动进行核实和控制，确保会计信息真实、准确和有效。0317账务处理与总账子系统第4页投资人债权人管理者政府会计数据（账簿、凭证）经济业务流程数据采集数据加工与存放汇报信息原始凭证0317账务处理与总账子系统第5页1．数据采集数据采集主要是从经济业务流程中采集数据，为数据加工服务。这些数据包含:获取/支付流程数据转换流程数据销售/收款流程数据总账子系统从业务流程采集数据0317账务处理与总账子系统第6页数据加工与存放加工与存放是将反应经济活动原始凭证按照会计科目和“有借必有贷，借贷必相对”标准编制记账凭证、审核记账凭证，然后对其进行分类、计算、求和，并将结果保留在各类账簿中。0317账务处理与总账子系统第7页汇报信息

汇报信息是以账簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管理者、政府部门等。0317账务处理与总账子系统第8页账务处理基本特征

规范性强综合性强集成性要求高正确性要求高0317账务处理与总账子系统第9页第一节账务处理概述 第二节账务处理流程分析 第三节总账子系统总体设计 第四节 总账子系统初始设置 第五节凭证管理 第六节出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节辅助管理－往来和项目核实和管理 第九节总账系统改进---动态会计平台构建 主要内容0317账务处理与总账子系统第10页手工环境下账务处理流程分析手工环境下账务处理流程缺点数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大0317账务处理与总账子系统第11页IT环境下账务处理流程分析

账务处理流程中主要角色业务人员：经济业务执行主体（采购人员、销售人员、后勤人员等）凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息－记账凭证人员凭证审核人员：对凭证正确性、正当性、合规性进行审核财会人员，他与凭证编制人员互斥记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账财会人员；查询与分析人员：对于企业财务信息有权查询人员以及对企业财务情况和经营结果有权查询人员（包含财会人员、财务经理、总经理等）0317账务处理与总账子系统第12页IT环境下和手工环境下账务处理流程异同数据处理起点与终点不一样数据处理方式不一样数据存放方式不一样对账方式不一样会计资料查询统计方式不一样0317账务处理与总账子系统第13页第一节账务处理概述 第二节账务处理流程分析 第三节总账子系统总体设计 第四节 总账子系统初始设置 第五节凭证管理 第六节出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节辅助管理－往来和项目核实和管理 第九节总账系统改进---动态会计平台构建 主要内容0317账务处理与总账子系统第14页总账子系统初始设置凭证管理期末处理会计报表辅助管理其它出纳管理系统服务账簿输出0317账务处理与总账子系统第15页第一节账务处理概述 第二节账务处理流程分析 第三节总账子系统总体设计 第四节 总账子系统初始设置 第五节凭证管理 第六节出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节辅助管理－往来和项目核实和管理 第九节总账系统改进---动态会计平台构建 主要内容0317账务处理与总账子系统第16页为什么需要进行会计科目编码？会计科目是对会计业务详细核实内容进行分类名称。会计科目编码设计是依据会计制度要求及会计科目标设置，按照一个系统方案确定出各级科目唯一数字编码方法。会计科目编码在手工操作下普通不使用，不过采取计算机处理会计数据时，则需要采取会计科目编码。0317账务处理与总账子系统第17页1.采取会计科目编码便于反应会计科目间逻辑关系2.确保会计科目标唯一性3.便于计算机处理和分类4.节约存放空间5.提升处理速度0317账务处理与总账子系统第18页科目编码方法与编码标准

方法：.次序编码位数编码分组编码标准：.要求性标准层次性标准1501 固定资产150101 固定资产——甲车间150101001 固定资产——甲车间——A型机床150101002 固定资产——甲车间——B型机床一致性标准简短性标准扩展性标准0317账务处理与总账子系统第19页科目体系结构科目体系结构：4－2－2三级科目最多设计99个二级科目最多设计99个一级科目最多设计9999个定长定位方法0317账务处理与总账子系统第20页科目体系结构立体科目方法是指将科目中大量重复科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存放，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系同时，到达精细核实目标。0317账务处理与总账子系统第21页总账子系统主要数据文件设计计算机会计信息系统中，全部账、证、表都必须存放在计算机存放器中，在存放器上，各种数据均以文件(或数据文件)形式存放。那么IT环境下总账子系统中账、证、表以哪些文件、用何种结构在计算机中存放呢？实际上，总账子系统数据文件设计与系统设计时产生账务处理流程相关、与设计人员思绪相关，还与数据管理系统等各种原因相关。0317账务处理与总账子系统第22页三个关键文件科目文件汇总文件凭证文件0317账务处理与总账子系统第23页第一节账务处理概述 第二节账务处理流程分析 第三节总账子系统总体设计 第四节 总账子系统初始设置 第五节凭证管理 第六节出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节辅助管理－往来和项目核实和管理 第九节总账系统改进---动态会计平台构建 主要内容0317账务处理与总账子系统第24页什么是初始设置？总账子系统是一个通用性较强系统，为了使其能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会计核实和财务管理普通特征。在进行账务处理之前，首先要依据本单位业务属性进行详细设置，即将企业个性化特征信息保留在对应数据文件中，这种设置工作称之为初始设置工作。参加流程0317账务处理与总账子系统第25页初始设置－－设置账套

设置账套模块功效是建立核实单位，即在系统中为本企业建立一套核实账套。总账子系统中核实账套实际上是相互关联账务数据组成数据文件。普通单位只有一套账。详细设置账套时，依据系统提醒对账套进行参数定义。账套参数定义内容账套参数定义内容主要包含：账套（账套号、账套名称、单位名称、企业性质等）、会计科目编码方案（即各级科目标编码位长、位数）、启用日期、记账本位币、会计主管姓名等。0317账务处理与总账子系统第26页案例单位名称：北京燕丰酒业股份有限企业（简称：燕丰酒厂）启用日期：4月1日会计期间：1月25日——12月25日记账本位币：人民币（RMB）企业类型：商业行业性质：股份制会计科目编码结构：4－2－2－2－2客户分类编码级次：2－2－3供给商分类编码级次：2－2－3部门编码级次：1－2－2结算方式编码级次：1－20317账务处理与总账子系统第27页初始设置

科目设置录入余额人员权限设置结算方式设置案例0317账务处理与总账子系统第28页第一节账务处理概述 第二节账务处理流程分析 第三节总账子系统总体设计 第四节 总账子系统初始设置 第五节凭证管理 第六节出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节辅助管理－往来和项目核实和管理 第九节总账系统改进---动态会计平台构建 主要内容0317账务处理与总账子系统第29页凭证管理模块功效主要是完成对凭证日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印、凭证汇总、记账等功效模块。0317账务处理与总账子系统第30页凭证录入与控制机制

凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证标识，按会计制度要求，不一样类型凭证每个月分别从1开始连续编号，不能有重号、漏号。所以，当用户输入凭证类型后，其控制机制为：系统检验出该类最终一张凭证号，自动加一后生成当前凭证号。凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生时间，凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。所以，其控制机制为：凭证日期为公历日期，输入日期不能为结账月份日期附单据数。即本凭证附件张数。摘要。输入本笔分录业务说明，摘要要求简练明了。0317账务处理与总账子系统第31页凭证录入与控制机制－科目

科目是经济业务分类主要依据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系列控制机制：

存在性检验：即检验凭证中科目编码是否存在。财会人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，假如财会人员在进行初始设置科目设置时设置了该科目编码，即“科目文件”有该科目编码存在，那么检验结果为“正确”或“真”，不然，检验结果为“错误”或“假”。

0317账务处理与总账子系统第32页是否是明细记账科目标检验：检验凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下，科目是分级。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。假如输入记账明细科目，检验结果为“正确”或“真”，不然，检验结果为“错误”或“假”。

凭证录入与控制机制－科目

0317账务处理与总账子系统第33页与凭证类型是否相符检验：即检验输入借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符检验。特定凭证类型有时要求凭证中必须出现一些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；收款凭证中，借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。若满足上述条件，检验结果为“正确”或“真”，不然，检验结果为“错误”或“假”。凭证录入与控制机制－科目

0317账务处理与总账子系统第34页凭证录入与控制机制－金额任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”标准。所以，对每一张凭证存入凭证文件之前，其控制机制为：

自动进行借贷平衡检验。假如平衡，检验结果为“正确”或“真”，不然，检验结果为“错误”或“假”。

只有当全部检验结果都为“正确”或“真”，该张凭证被计算机接收，不然计算机拒绝接收。0317账务处理与总账子系统第35页审核与记账

0317账务处理与总账子系统第36页暂时凭证文件科目编码借贷金额，，，科目文件科目编码科目性质父科目，，，历史凭证文件科目编码借贷金额，，，汇总文件科目编码余额发生额，，，，，企业银行账文件科目编码借贷金额，，，0317账务处理与总账子系统第37页第一节账务处理概述 第二节账务处理流程分析 第三节总账子系统总体设计 第四节 总账子系统初始设置 第五节凭证管理 第六节出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节辅助管理－往来和项目核实和管理 第九节总账系统改进---动态会计平台构建 主要内容0317账务处理与总账子系统第38页期末转账借：本年利润贷：产品销售成本管理费用财务费用产品销售费用产品销售税金及附加其它业务支出营业外支出0317账务处理与总账子系统第39页期末自动转账基本原理科目文件自动转账分录模板文件暂时凭证文件1定义自动转账分录部门编码文件2．生成转账凭证汇总文件0317账务处理与总账子系统第40页帐表输出历史凭证文件汇总文件打印输出账簿和会计汇报查询输出磁盘输出0317账务处理与总账子系统第41页综合查询综合查询日期：年月日到年月日

科目：

凭证号：

摘要：

金额：

到

客户：

供给商：

部门：

个人：

项目：

票号：

结算方式：

制单人：

审核人：

0317账务处理与总账子系统第42页第一节账务处理概述 第二节账务处理流程分析 第三节总账子系统总体设计 第四节 总账子系统初始设置 第五节凭证管理 第六节出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节辅助管理－往来和项目核实和管理 第九节总账系统改进---动态会计平台构建 主要内容0317账务处理与总账子系统第43页辅助管理－往来和项目核实和管理

〖案例〗

北京光华木材厂是全国最大木材综合加工企业之一，生产产品包含几十个大类，产品行销全国各地，全部往来客户多达几千户。采取传统会计科目体系往来账科目如“应收账款”、“应付账款”、“其它应收款”、“预付账款”、“其它预付款”、“预收账款”等科目，按不一样往来单位或个人设置明细科目：1131 应收账款113102 应收销售款11310101 应收中密度款1131010101 北戴河环境保护中心1131010102 大连理工学院1131010103 大同设备厂…….11310202 应收目制品款113101 ……113102 ……问题？0317账务处理与总账子系统第44页〖案例〗光华木材厂改进后往来科目体系为：科目编码 科目名称 辅助核实1131 应收账款113102 应收销售款 11310201 应收中密度款往来核实11310202 应收木制品款往来核实11310203 。。。。。。往来核实好处？0317账务处理与总账子系统第45页第一节账务处理概述 第二节账务处理流程分析 第三节总账子系统总体设计 第四节 总账子系统初始设置 第五节凭证管理 第六节出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节辅助管理－往来和项目核实和管理 第九节总账系统改进---动态会计平台构建 主要内容0317账务处理与总账子系统第46页传统会计流程缺点分析

会计流程是基于落后劳动力分工论思想，造成会计系统以信息“孤岛”存在。会计流程远离业务流程和管理流程，造成会计信息实时性、相关性、有用性受到极大影响，无法满足管理需要。传统会计流程限制了财会人员工作视野，制约了会计实时控制职能发挥0317账务处理与总账子系统第47页

处理业务问题需要了解企业战略、业务过程、组织结构、计量标准和IT环境使用情况，当财会人员无法得到所需信息时就将视野局限于“会计问题”，而不是“业务问题”。这种隔膜可能造成业务过程管理与财会工作之间无须要担心，而且无法有效地起到会计控制作用。比如，当财会人员远离业务过程时，他们不知道物料作用、质量、以及物料真正实际价格。当一张价格严重失真采购发票摆在他们面前时，只能依据发票付款起到一个统计员而非控制员作用。

0317账务处理与总账子系统第48页应用流程再造思想重构会计流程构想建立IT环境打破传统财务会计流程建立起财务业务一体化流程将实时信息处理嵌入业务处理过程中从会计信息处理到帮助管理者制订业务处理规则0317账务处理与总账子系统第49页动态会计平台IT模型设计采购入库付款门诊出库住院部资产管理其它供给商业务与财会人员银行客户业务与财会人员银行事件接收器凭证模板生成器总账系统实时凭证0317账务处理与总账子系统第50页在北京国家会计学院向参加第十三期国有主要骨干企业总会计师岗位培训班学员发放了此问卷。选择国有主要骨干企业作为调查对象，是基于以下两个原因。第一，大中型企业管理工作规范，工作流程清楚、合理，而且建设信息系统时有充分资金保障；第二，大中型企业管理难度大，领导层面重视信息及时获取，企业本身需要实施财务业务一体化核实。调查对象在企业财务部普通都担任中高层领导，他们对企业实施财务业务一体化核实模式有全方面、细致了解，所以，调查结果含有合理性。0317账务处理与总账子系统第51页此次调查对象来自：制造、运输、建筑、商业、采掘、对外贸易、科技服务、等行业，在行业类别上含有一定广泛性。此次研究共发放问卷223份，收回有效问卷152份，占发放问卷68％；其中有效问卷中有119家企业未实现财务业务一体化核实，占有效问卷78％，33家企业实现了财务业务一体化核实，占有效问卷22％。

0317账务处理与总账子系统第52页研究结果0317账务处理与总账子系统第53页表1：财务业务一体化核实模式下会计信息相关性统计表综合上述分析可知，四个指标平均值在3.4和4.5之间，意味着在财务业务一体化核实模式确实能够显著提升会计信息相关性；0317账务处理与总账子系统第54页表2：财务业务一体化核实模式下会计信息可靠性统计表综合上述分析可知，四个指标平均值大于3，其中有三个指标都大于3.5，意味着在财务业务一体化核实模式是能够提升会计信息可靠性。0317账务处理与总账子系统第55页作业简述IT环境下与手工环境下帐务处理异同。在凭证录入模块中为何要有正确性检验办法-控制机制？简述凭证录入模块应该包含哪些正确性检验办法。0317账务处理与总账子系统第56页已知输出明细帐数据流图以下：试用文字简明描述“输出明细帐”模块处理过程。0317账务处理与总账子系统第57页4中盛企业依据本企业特点给出总帐子系统数据处理过程：

(1)由录入员经过键盘输入凭证，或经过自动转帐生成机制凭证，输入凭证经检验无误后，写入记帐凭证文件；

(2)对记帐凭证中未审核凭证进行审核；

(3)随时用记帐凭证文件更新科目余额文件，方便随机查询任意会计科目标当前借方发生额、贷方发生额及期末余额；

(4)依据科目