会议策划与管理教案

33《会议筹划与治理》教案使用教材：郑建瑜主编南开大学出版社出版发行 2008年4月第一版第一章 会议业概述第一节会议业概述一、会议的起源二、会议业产生的根底三、会议业的价值直接收益场租收益城市交通航空运输城市建设间接收益效劳业饭店业餐饮业旅游业零售业和手工业通信业四、世界会议业概述国际协会联盟〔UIA〕会议部统计标准300人；5国；40%；3天。五、我国会议业概述我国会议业进展历史〔1〕2050~70年月——花钱开会为了国际形象〔2〕2080年月——会议产生初露端倪〔3〕2090年月以后——国际会议成为一景我国会议业进展前景我国会议业的缺乏根底薄弱行业自律和标准机制尚未形成进展思路单一人才缺乏加快我国会议业进展的对策培育优秀市场主体。加快市场开发步伐。提高会议产业效益。拓展衍生产品市场。树立品牌意识。六、国内外知名会议模式概览达沃斯论坛《财宝》全球论坛《商业周刊》CEO论坛博鳌亚洲论坛其次节会议及其要素一、会议的定义会议是一种群体性的活动会议是一种围绕特定目标而开展的活动会议是一种组织有序的活动会议是一种以口头沟通为主要方式、以书面沟通和声像沟通以及其他沟通手段为关心方式的活动二、会议的构成要素主办者由相关领导机关主办由会议的发起者主办轮番主办通过肯定的申办程序确定承办者与会者正式成员特邀成员列席成员旁听成员会议议题为会议的目标效劳会议发言应围绕的核心会议的结果会议的时间会议的地点会议的方式第三节 会议举办条件一、稳定的社会环境、活泼的政治活动和富强进展的经济；二、健全和高效的金融、货运、保险、房地产业等为会展业配套的产业活动；三、优越的地理位置；四、独特的自然及人文旅游景观；五、便利快捷的对外对内交通；六、现代化的通信设施；七、充分的、能满足会议业需求的、构造合理的、多层次的饭店和餐厅，以及这些效劳机构所供给的价格合理的优质效劳；八、政府倾向性的政策；九、开放的文化环境和深入的会议争论；十、先进的会议中心；十一、会议业所需要的、高素养的人力资源；十二、进展会议业所需要的科技水平。第四节 会议的功能与作用一、会议的功能地位象征科学决策发扬民主起着上下沟通的作用。确保现代民主制度中的集体领导原则得以实现。使人民群众的民主权力成为现实。产生权威信息沟通联络感情二、会议的作用会议显示组织的存在会议是群体沟通的方式会议是一个集思广益的渠道会议能使人得到各方面的信息其次章 会议类型及特点第一节会议类型一、按会议性质划分法定性会议非法定性会议二、按会议规模划分三、按与会者来自或代表的地域范围划分国际性会议全国性会议区域性会议单位性会议四、按会议举办单位划分公司类会议协会类会议其他组织会议五、按会议内容和方式划分年会专业会议代表会议论坛座谈会讲座研讨会、专家争论会、谈论会专题争论会培训会议嘉奖会议六、按会议特征划分商务型会议度假型会议展销会议专业学术会议政治性会议文化沟通会议培训会议七、按会议的职权和功能划分法定代表性会议领导办公型会议专题工作性会议审批鉴定性会议询问论证性会议学术争论性会议传达布置性会议总结沟通性会议宣传教育性会议沟通协调性会议调查听证性会议庆祝表彰性会议纪念追调性会议谈判商洽性会议信息公布性会议交友联谊性会议典礼仪式性会议八、型和颖会议类型玻璃鱼缸式会议辩论会角色扮演网络会议其次节各类会议特点一、公司会议的特点1.时间周期前期预备时间地理位置选择的饭店类型出席状况会议期限展览会议厅要求会议筹划和决策会议的屡次预定一次会议、一张支票公司业务会带来其他业务不易收集背景资料二、协会会议的特点时间和周期选择会址的地理模式和其他因素前期时间选择饭店的类型出席是自愿的会议期限价格简洁收集背景资料与会者费用需要当地分会的邀请三、其他类型会议的特点法定性代表大会会议的代表按法定程序或组织程序产生会议代表享有法定权利会议的内容和形式具有法定性或组织规定性有相对固定的会期出席会议的代表必需到达规定人数会议的结果具有法定的效力或组织约束力听证会法定性广泛性公开性办公会议实行首长负责制周期性短以程序性决策为主报告会主题突出规模较大学术研讨会研讨的领域广泛会议主体是专家、学者规模适中提倡学术民主和学术自由闻公布会会议内容具有闻性、会议的目的具有公关性会议形式的多样性公布对象的广泛性座谈会功能广泛规模较小气氛轻松现代化远程会议科技含量高超越传统会议的时间和空间观实现会议的无纸化第三节 世博会一、世博会概述世博会的起源世博会的分类举办世博会的意义和作用世博会的举办宗旨、内容及形式历届世博会国际展览局二、2010上海世博会第三章 会议的组织者和审批程序第一节 会议举办机构一、公司治理睬议区域销售会议产品介绍会议全国销售会议培训研讨会嘉奖旅行专业技术会议股东会议其他会议二、协会行业协会；专业和科学协会；退伍军人和军事协会；教育协会；技术协会。三、非营利组织1.会议举办者会议承办者会议协办者会议赞助者其次节 会议的组织机构会议组织委员会的机构会议秘书机构会议宣传公关机构会议文书机构会议保卫机构会议后勤机构会议组织委员会成员构成会议筹划人员会议治理人员会议效劳人员第三节 会议组织者的主要职责确定会议目标认同和理解会议的目标。收集有关的信息和所需的资料。分析、核实会议程序中包括的内容。推断会议中需要和制定的相应目标。会议执行过程中进展目标修正。依据会议活动综合要素决策并删除不必要的环节。编制最正确会议筹划。筹划会议程序聘请、选择、培训职员。筹划程序。制定会议的资金来源打算。执行与职员治理相关的职能。为到达目标制定打算。分析与会者如何运用会议学问解决实际问题。协调、调解使得与会者能有效实现会议目标。收集会议信息收集、分析会议所需信息。将信息分类。综合信息。测试信息的真实性。传播信息。保证信息畅通和易于理解：1使会议工作人员易于理解；2建立相互之间的信息关系；3照实反映关于会议筹划中的问题；4保证职员牢记、并完全理解目标；5明确其他人的责任；6使信息沟通渠道畅通。会议公关宣传会议宣传报道。协调会议组织内部关系。做好对外的公关工作。解决会议过程中的问题帮助治理检查组织工作中的问题。帮助治理检查和解决会议中消灭的问题。帮助反响会议完毕后短期和长期会议效果。与治理者考察会议进展状况。依据会议组织要求，指导和完善会议筹划。收集适宜的材料来补充筹划。为治理人员在评估会议时供给询问或重设计程序。和治理者分析工作步骤，促进问题的解决，强化会议的成果。会议内部效劳直接为会议组织供给询问：对会议组织供给间接询问〔参谋：第四节PCO和DMC一、PCO1.PCO的定义PCO的工作会议的促销宣传、闻报道工作；各种印刷品的制作安排；会议地点和会议场所的选择；会议住宿〔宾馆〕的安排；会议餐饮的安排；会议于先注册和现场注册工作；会议财务治理工作，包括会议预算、会议资金筹措、会议本钱掌握、会议现金治理等；会议临时员工的聘请和培训、治理工作；会议翻译〔口译和笔译〕人员的安排；会议技术设备和人员的安排；会议社会活动、学术访问活动的安排；会议旅行、巡游等活动的安排；会议附设展览活动的安排〔包括国际会议国外参展的展品报关等；帮助有关机构进展国际会议的申报、申办；与海关协调参与国际会议的国外代表入境签证事宜；协调、处理与当地政府机构包括公安、消防和海关等部门的关系。PCO的收费方式包价式根本费+与会者人头费与会者人头费按小时收费二、DMC第五节会议审批程序一、会议审批制度限定会议种类；限定会议次数；限定会期；限定会议地点；限定会议规模；限定参会领导及邀请领导参会联系方式；限定会议经费；会务人员；会议伙食标准；会议住宿标准。二、会议审批程序议报上级办公部门审核，部门内部会议〔非全局性〕报本级办公部门审核。办公部门认真审核、确定参会领导。办公部门对《会议经费预算表》进展认真审核、核准。依据对《会议经费预算表》的审查结果，以及主要领导和相关领导的意见，对《会议审报表》签署意见。分管会议审批工作的领导签字。依照会议审批领导签署的意见，财务部门依据核准的经费指标，集中支付，统一结算，实报实销，结余归财政。第四章会议的筹划一、会议筹划的概念1．筹划的概念与特点筹划是一项具有明确目标性的活动。筹划是具有多重选择的活动。筹划是一项具有风险性的活动。筹划是一项理性的活动。筹划是创意性的活动。会议筹划的概念二、会议筹划的方法1.头脑风暴法头脑风暴法的特点头脑风暴法的原则1互不批判原则。2自由奔放原则；3数量最大化原则。4借题发挥原则。头脑风暴法的实施程序1会前预备。第一， 确定会议主题。其次， 选择主持人。第三， 组成专家小组。第四， 确定会议时间。2会议召开。第一， 会议开头。其次， 自由发言。第三， 随时公布方案。第四， 适时宣布休会。3加工处理。头脑风暴法的完善〔反向头脑风暴法〕KJ法先从团体创意中收集各类意见，再将每一个意见写于名片大小的卡片上，而后将卡片如扑克牌般地排列在大桌上。将创意有相像处的卡片聚成一处，则桌面上会形成一个个卡片的小集合。以简洁的文字，浓缩每一堆卡片的意义，在每一堆卡片的最上面，放上一张一一行字代表其内容的卡片。将数张一行字的卡片，按其相像处编成中集合，再把中集合编成大集合。编完大集合后，把这些大集合中方的小卡片，在大张的纸个体系的体系图。纸牌法筹划树法其次节会议筹划的原则与内容一、会议筹划的原则目的性原则利益主导原则整体规划原则客观现实原则可操作性原则周密性原则整合原则标准性原则二、会议筹划的内容会议目标和任务的筹划会议目标和任务的含义及作用1制约会议的议题和议程2打算会议的性质3影响会议的方式4引导会议的结果会议目标和任务筹划要留意的问题1提出的目标和任务要切实。2处理好目标层次之间关系处理好总目标与具体目标的关系处理好主要目标和次要目标的关系会议议题的筹划1效劳于会议目标和任务2高效凡拟提交会议争论的议题必需是必要的并且是需要马上争论间。一次会议的议题要适量，避开因议题过多导致会议时间冗长，会议效率下降。分清议题的主次轻重，明确中心议题或主要议题，以保证与会者能够把主要精力集中于最重要和最需要认真思考的问题上。预备肯定要充分。相关的议题集中或归并争论，避开或最大限度地削减重复争论。3准确议题的表述要清楚准确，避开含混或产生歧义。议题的内容必需与会议的权限相符，不能超出会议的职权范围。议题的形式1书面形式议案议程表提纲2口头形式议题的提出、汇总与审查1提案权与提案义务2议题提出时间会前提出截止时间提出临时提出3议题的汇总4议题的审查该议题及可能作出的打算是否符合组织的治理目标并属于会议的职权范围；该议题理由是否充分，相关材料是否牢靠；该议题的时机是否成熟，是否必需在本次会议上争论；该议题提出的程序是否符合有关规定。议题的打算和处理1议题的打算2议题的处理撤题转题缓题协调其他应当留意的事项1思想上高度重视议题的安排2处理好主题与一般性议题的关系会议性质、与会人员、规模与方式的筹划会议性质的筹划1会议的职权2会议的功能与会人员确实定1确定与会人员的几种程序领导确定规章确定磋商确定选举确定2确定与会人员必需留意的问题合法性必要性明确性代表性会议规模的筹划1效果2效率3场地4本钱会议方式的筹划1会场的座位格局2会议气氛的渲染手段3会议的技术手段会议时间与地点的筹划会议时间的筹划1筹划会议时间应当把握的几条原则时机原则需要原则本钱和效率原则协调原则合法合规原则2筹划会议时间需要留意的几个问题会议的主要领导人、嘉宾、演讲者是否能在这一时间参与会议。学术性议、招标性会议、论证会、听证会等，与会者是否有足够的大事预备提交相关文件或发言材料会议的各项组织和预备工作是否能够完成会议的具体日期肯定要考虑周到。会议地点的筹划1选择会议地点的意义良好的政治影响和经济效果突出会议的主题营造良好的会议气氛2筹划会议地点应当综合考虑的几个具体问题地点历史效劳设施公共区域及施费用景点安全会议名称的筹划会议名称的作用筹划会议名称的根本方法1提醒会议主题特征2提醒会议主办者特征3提醒会议功能特征4提醒与会者身份特征5提醒会议出席范围特征6提醒会议时间和届次特征7提醒会议地点特征8提醒会议方式特征筹划会议名称的留意事项1正式场合、正式文件、会议记录应当用会议全称，以示庄重。2性简称。第三节 会议筹划书的制定一、会议筹划书的种类代表会议筹划书工作会议筹划书表彰嘉奖性会议筹划书二、会议筹划书的一般内容会议的目标、指导思想和会议名称会议的议题、议程和日程安排预备邀请的有关领导、贵宾；出席和列席会议的人员；会议的规模。会议的起讫时间、报到时间。会场的地址、规格及布置要求。拟设立的会议组织机构。会议的方式和技术手段。会议的后勤保障措施以及关心活动的安排。会议的宣传方式。会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。其他应当说明的事项。三、会议筹划书的特点1.推测性程序性请示性四、会议筹划书的格式标题主送机关正文落款五、会议筹划书案例第四节 会议筹划应留意的问题一、会议事前信息的收集及筹划人员的选择二、明确开会的目的与必要性会议目标必需用书面方式列明会议目标必需切合实际会议目标必需具体且可以衡量三、适宜的与会者的选择对实现会议目标有潜在奉献的人能够因参与会议而得到好处的人四、会议日程的安排要秉承全面、具体、轻松、紧凑的要求编排会议日程依据议程的具体内容、要求，合理安排日程。大会日程的编排要明确具体，一目了然。五、会议的营销与宣传六、会议筹划中突发大事与风险的筹划与治理及早动手全面考虑订出落实的时间表借助它山之石第五章会议筹划方案的实施要点第一节会议工作的内容及流程一、会前预备会议筹划会议筹划委员会1制定目标2确定人选3具体运作筹划方案1谁〔Wh〕2什么〔Wha〕3何时〔Whe〕4何地〔Wher〕5为何〔Wh〕6如何〔Ho〕会议选址会议地点类型：酒店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部的会议地点、费用、安全、会议地点的效劳设施、会议地点四周的景点制定营销方案〔1〕受众(2)宣传材料邮寄广告4.预算制定二、实施会议编制会场手册设立信息中心建立指导委员会促进会议日常沟通三、总结和评估会议总结和评估做好客户回访工作召开总结表彰会，感谢相关人员其次节会议工作范围狭义：供给信息和建议，为会议领导者确定会议目标和议题其参谋作用。依据会议领导者确定的议题、时间和形式，制定会议的议程、日程以及程序的草案，呈请领导审批。依据会议领导的要求拟写会议的报告、讲话、最终文件的草案，审查与会单位和与会人员提交的会议发言材料。依据会议的要求安排会议场地并布置会场。做好会议活动的接待工作。做好会议的各项记录。做好会议对内和对外的宣传联络工作。做好会议精神的传达和反响工作。处理好代表的提案。总结会议工作的阅历教训。收集会议文件，做好立卷归档工作。留意搞好会议活动的综合协调，准时处理好各种突发性大事，保证会议顺当进展和圆满完毕。广义：关于会议产品要素的工作。会议的申办与竞标活动。会议的现场事务治理。会议的财务治理。会议附设展览的运作。会议评估与会后工作。第三节 会议工作分工文件组组织组联络组提案组宣传组简报组会务组保卫组第六章会议的大事节点掌握第一节会议议程肯定要依据议题的轻重缓急编排出来会议的遗产每一个议题应预估所需的时间并明确地标示出来事先通知与会者，以使其做好预备先主后次先次后主由报告，到审议，再到表决由总结，到表彰，再到沟通标题题注正文开场根本状况介绍自由发言争论问题结论会议完毕其次节 会议日程一、会议日程的含义二、会议日程安排要求三、会议日程编排要点四、会议日程的书面构造标题正文表格式日期式条款第三节 会议程序一、会议程序的含义二、会议程序的书面构造标题题注正文序号式时间序列式落款三、会议议程、日程和程序的联系与区分第四节有效掌握会议进程一、掌握会议进程的必要性二、掌握会议进程的方法为会议规定节奏为会议制造节奏敏捷和合理地调整会议节奏掌握发言时间在会中尽量削减与议题无关的争论与争论可以实行有声互动法和无声互动法掌握会议进程有声互动法无声互动法第七章 会议的文秘效劳第一节 会议文秘效劳内容一、会议文秘效劳特点效劳性被动性事务性综合性时间性二、会议文秘效劳的工作内容确认时间、地点、日期确认与会人员发送会议通知编组设备预备和调试会场布置接待与会者讲话预备好要演讲的主要内容，可以草拟一个讲话提纲，也可以将提纲卸载卡片上。阳江所用的资料肯定要进过调查，确保与事实相符。在镜子面前练习，留意练习自己的面部表情、形体姿势及手势的表达。站姿挺直，神态自然，眼睛要始终注视着下面的听众，以示敬重。主题明确，证据充分，举例生动。语言通俗易懂，语言标准，语调有变化，声音嘹亮。对演讲的时间进展合理安排，并在规定的时间内完成演讲。在适当的地方停顿一下，以使大家能跟上你的思路，理解所讲的内容。要有一个良好的精神状态，预备充分。其次节 拟发会议通知一、会议通知的