公司会议通知及汇报程序

为规范公司会务工作，提升会议效率，特制定本程序。本文所指会议，除特殊说明，均指公司内部会议。一、会议通知及准备程序（一）会议通知1、公司领导确认会议信息后，第一时间发布在参会人员所在的钉钉群，模板如下：会议通知：暂定于3月2日召开公司周例会,相关安排通知如下：一、会议议题（一）组织机构调整：1.业务线调整：公司组织机构调整；2.部门调整：原技术中心调整为技术研发中心。（二）业务流程优化：工程客服中心。（三）工作计划按期完成率低的问题。二、会议时间：上午10:00，预计2个小时。三、会议地点：505会议室四、参会人员：张三、李四、王五、赵六五、会议要求1.按主持人安排的顺序发言；2.一事一议，精简概括，每人5分钟/议题；3.发言内容：表明立场、阐述理由、提出建议；4.不能参会或晚到的，须向总经理（根据会议级别）请假，并第一时间将总经理审批结果告知通知人；5.着装或其他要求。以上内容，收到请回复，谢谢。2、一定时间内，群内未回复的，通知人员须通过钉钉或短信单独发通知，钉钉私聊模板同上。短信通知模板如下：“x总，您好。公司将于2月5日本周日上午9:10在大会议室召开月度例会。通知已发您钉钉，请查收并回复，您是否准时参会？”3、对于一定时间内未回复钉钉、短信，也未当面确认的，通知人应打电话通知并询问是否能按时参会。不能按时参会的，提醒其须向总经理请假；能按时参会的，提醒其着装等特殊的会议要求。对于通知的结果，要第一时间汇报给部门领导和主持人，以便掌握参会情况。4、“一定时间”的定义：群内、钉钉或短信因多长时间未回复，改为其他方式联系，由会议通知人自行确定，但预留时间须足够被通知人接到通知并赶到会场。“会议通知人”的定义：根据会议召集人而定。总经理或总裁办召集的会议，由总经理秘书负责通知并跟进；运营中心召集的会议，由运营助理负责通知并跟进；其他部门召集的，由各部门指定人员负责通知并跟进。（二）会议材料准备会议材料准备包括会议汇报材料及会议设施的准备。会议设施、会议材料（如有）：应在会前至少五分钟准备好并放置在相应位置，测试无故障，确保使用。重大议题：议题方案提供者或议题主持人，应于会前提前（如不涉密）发参与人阅读，便于提高会议决策效率。如需统一打印的，材料汇报人可提前将材料发综合部或部门内勤（根据材料内容）打印，发送应给打印人员预留充足时间装订。会议设施的负责人：按照会议室定。总经理办公室由总经理秘书负责，其他会议室由会议通知人和综合部共同负责。（三）会场准备、材料分发1、会场准备：会场展示设备、宣传资料、茶水鲜花水果、便签纸笔、桌签等物料，由会议召集人安排人员配合综合部或客服部负责。2、材料分发：需现场分发材料的，原则上应按照座位排序分发，只发给主持人安排发放的人员。一般要在安排发放人数的基础上多准备3-5份备用。如无特殊要求，材料一般双面打印，在长边各1/3位置装订。材料分发一般由客服部、综合部或召集人指定人员负责。（四）会中服务1、到会情况跟进及入座引领：会议开始前，关注到会情况，及时联系掌握未到达人员状况。临时有事不能按时到达的，须及时反馈至召集人与主持人。2、签到：需要签到的会议（培训必须签到），按照到场先后顺序签到。签到由提前指定的人员负责。3、会议记录：会议记录人员负责录音笔（如需）的充电、录音及导出工作。记录及纪要整理发布人，按照会议确定，总经理或总裁办召集的会议，由总经理秘书负责；运营中心召集的，由运营助理负责；其他部门召集的，由各部门指定人员负责通知并跟进。会议纪要须经会议召集人确认后，在指定范围发布。4、会中临时服务：会议间歇期间注意烟灰缸、打火机、点心、水果等临时性服务，实时跟进与会人员走动情况，及时通知入座继续开会。会议期间领导的外出，要及时开关门，并看是否需要烟灰缸等服务。本环节由会议现场服务人员负责。（五）会后1、会议结束后会议现场服务人员负责收回所有遗留及多余的会议材料，并打扫会议室卫生。2、相关文件下发。会议中形成的文件及时整理、签发。由会议中指定的部门或人员负责。3、会议材料归档。重要会议应归档资料包括会议通知、议程、汇报材料、下发文件，一份会议通知人归档，另一份电子版（含扫描件）报综合部归档。二、汇报程序与内容（一）汇报内容1、任务指标完成情况以表格形式呈现，通过当期计划完成率、累计年计划完成率等数据，呈现目标任务完成情况。可列举订单、回款、应收账款、费用等指标，配以文字分析。2、上期工作总结围绕各自计划，综合工作开展情况，以及存在的问题。语言简洁概括。3、本期工作计划主要汇报为实现计划目标所制定的工作计划。4、其他汇报内容根据会议通知要求，增加其他相关汇报内容。（二）汇报方式1、可数据化的工作成果，通过表格呈现。例：招商部1月工作完成情况项目当月计划完成率季度计划完成率全年计划完成率月计划实际完成计划完成率同比增长率环比增长率季度计划季度完成计划完成率年计划年完成计划完成率合同额回款应收账款表格下方对数据进行简要解读，展示为完成以上业务数据采取的管理动作。2、难以数据化的用月报表展示，长周期、有明确节点的用条形图等图表表示。三、外部会议分为外部人员参加的在公司举办的会议，及外部人员参加在公司外部举办的会议。1、外部人员来公司的会议：原则上由接待部负责组织，协调公司总裁办、运营部、咨询部等相应部门配合参与。根据级别，安排迎接（接待部）、食宿安排（综合部）、桌签展示产品茶水鲜花水果条幅电子屏等物料（接待及综合部）、会议现场服务（接待部）等工作。迎接人员