应用语言系《秘书实务》教课件

制作人:文秘教研室林双琴

福建省信息职业技术学院应用语言系《秘书实务》教程课件制作人:文秘教研室林双琴福建省信息职业技术学院应用语言系1

“谁掌握了信息,控制了网络，谁就掌握了整个世界。”

——世界著名未来学家阿尔温·托夫勒

2第八讲信息工作

本讲内容及要点信息与信息工作的含义；信息工作的特点、意义和要求；秘书部门和秘书人员获取、加工、提供和存储信息的要领和方法；高层次信息的开发。第八讲信息工作

本讲内容及要点信息与信息工作的含义；38-1信息工作概述8-1信息工作概述48-1-1信息与信息工作A.广义信息与狭义信息：狭义信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。广义信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。

课堂讨论：1，报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息？如果是，属广义还是狭义信息？2，气象信息属广义信息还是狭义信息？8-1-1信息与信息工作A.广义信息与狭义信息：狭义信息，5信息的七种特性：1，客观性；2，无限性；3，时效性；4，共享性；5，可传输性；6，可加工性；7，可扩散性。B.信息的特征信息的七种特性：B.信息的特征6C.信息工作我们这里讲的信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目”。秘书部门的这些功能，哪一条都离不开信息。为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义不容辞的重要职责。C.信息工作我们这里讲的信息工作，特指秘书获78-1-2信息工作的作用（上）A.辅助领导者正确决策

信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。

[案例]

“新疆金石集团”开发“改性沥青”生产并将产品逐步推向全国的决策过程中信息的作用。B.协助领导者科学管理

科学管理的实质：按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。[过程]各方信息→领导者→信息处理→发出指令→控制管理系统→达到既定目标8-1-2信息工作的作用（上）A.辅助领导者正确决策88-1-2信息工作的作用（下）C.开阔领导者与秘书的思路

信息社会·现代领导者的“信息饥饿”。秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。D.提高秘书工作效率

秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。8-1-2信息工作的作用（下）C.开阔领导者与秘书的思路98-1-3信息工作的特点“四性特点”——A.服务性秘书部门信息服务的多向性。其中最直接最主要的是为领导决策服务B.综合性秘书部门提供信息种类非常广泛；其内容具有综合性C.针对性同一信息对于不同的对象，其有用性即价值各不相同D.适时性秘书部门提供信息要选择最佳时机以取得最高的吸收率8-1-3信息工作的特点“四性特点”——A.服务性B.综108-1-4信息工作的要求信息工作6项要求：

A.敏锐

B.准确

C.及时

D.全面

E.适用

F.经济[案例]某企业抓住APEC(亚太经济合作组织)峰会在沪召开这一信息开发唐装生产大赚一把取得成功8-1-4信息工作的要求信息工作6项要求：A.敏锐B118-2信息的获取

信息获取——秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。

这是信息工作的基础性环节。

8-2信息的获取信息获取——秘书利用12领导者秘书上级信息内部信息社会信息同业信息历史信息国际信息8-2-1信息

获取的范围领导者上级内部社会信息同业历史国际8-2-1信息

获取的138-2-2信息获取八渠道

秘书领导者信息网络渠道文书

渠道书刊

渠道调查

渠道会议

渠道信访

渠道科研

渠道档案

渠道各种信息8-2-2信息获取八渠道秘书领信息文书书刊调查会议信访科148-2-3信息获取的方法怎样捕捉信息？“八法”。B.文字阅读法A.网络查询法C.收看收听法D.会议记录法E.相互交流法F.专题调查法G.观察体验法

H.索取求购法8-2-3信息获取的方法怎样捕捉信息？“八法”。B.文158-3信息的加工8-3信息的加工168-3信息的加工信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工处理。信息加工——将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供使用。信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动；加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。8-3信息的加工信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工178-3-1信息加工的方法（上）A.归纳法：筛选→合并同类项→专题信息此法便于领导深入了解研究某一方面问题。B.浓缩法。在保证信息量不变的前提下，将长信息压缩成简短信息。通常动态性信息宜短，调研、经验等信息材料可长些。C.纵深法。“打破沙锅问到底”。沿纵向，一层层、一步步、一环环深透揭示问题。D.扩充法。对残缺不全的原始信息加以补充，使之成为完整有用的信息资料。8-3-1信息加工的方法（上）A.归纳法：筛选→合并同类项18E.对比法。纵向比较；横向比较；两种比较结合起来。此法反差鲜明、印象强烈。F.转换法。将较抽象的内容转换成人们容易理解的事例。此法一是转换对象之间要有可比性，二是转换对象要通俗易懂。G.图表法。一目了然，易传易用。H.剪接法。多用于动态性信息的加工。要求确定好信息主题，并正确选材、剪接。8-3-1信息加工的方法（下）E.对比法。纵向比较；横向比较；两种比较结合起来。此法反差鲜198-3-2信息简报（信息内刊）记载和传递、报送信息的文字材料。特点：“新、深、实、短”。秘书编写信息简报6点要领：标题醒目；主题集中；内容新鲜；结构简单；篇幅简短；语言简洁。讨论——信息的加工与信息简报的编写之间有着什么样的关系？

案例一8-3-2信息简报（信息内刊）记载和传递、报送信息的文字20A.为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息；B.为上级领导了解情况、正确决策、指导工作提供高层次信息；C.为下级机关和基层单位提供信息。8-4信息的提供与存储

8-4-1秘书信息提供的对象——

“三个提供”A.为本级领导了解情况、正确决策、指导工作2114-4-2信息提供的要求和方式A.秘书机构提供信息服务必须符合“四性”要求a.有很强的针对性；b.在内容上要有多样性；c.在时间上要把握适时性；d.十分注意信息提供的保密性。B,信息提供方式——

简报

传真电报网络音像制品电话14-4-2信息提供的要求和方式简传电网音电228-5高层次信息开发8-5高层次信息开发238-5高层次信息开发[案例]衡量经济增长的若干有趣指标

衡量经济增长状况,除了用GDP（国内生产总值）等指标外，还有没有一些非数字的乃至人性化的指标呢？请看：

——英国《经济学家》提出的6项“民间指标”：1，新车销售量大增；2，司机需求量大增；3，房地产热；4，赴海外度假者大增；5，纯种狗与纯种狗主人数量俱增；6，女性做隆胸手术者与女性胸围尺码俱增。（这些信息反映经济状况？）8-5高层次信息开发[案例]衡量经济增长的若干有趣24[案例]（续）

——“美联储”主席格林斯潘：“GDP变轻了！”（用重量来衡量经济增长？）

——一些经济学家提出的“垃圾指标”（用垃圾量的变动来衡量经济状况？）

——“股市→道·琼斯、标准普尔指数→女士裙子长短（上个世纪四五十年代）”（是否很离奇？）

经济学家们从上述本来非常不起眼的和似乎毫无关联的信息中开发了什么？[案例]（续）25

高层次信息要素

有分析

有情况

有建议情况:明晰性典型性分析:中肯性深刻性建议:可行性创见性高层次信息要素有分析有情况有建议情况:26

高层次信息秘书

秘书

领导决策全面

严密导向准确超前高层次秘书秘书领导决策全面严密导向准278-5-2高层次信息的开发途径初级信息零散信息积累信息高层次信息重点调研综合归纳升华突破秘书机构秘书人员8-5-2高层次信息的开发途径初级零散积累高重点综合升华288-5-3高层次信息的开发方法要领:根据领导决策的不同阶段开发不同内容的高层次信息方法：5种(与教材略有不同:将“超前预测法”与“拓展延伸法”合并;“热点扫描”改为“热点聚焦”)中心跟踪法热点聚焦法难点突破法亮点放大法拓展延伸法8-5-3高层次信息的开发方法要领:根据领导决策的不同阶29信息反馈（正反馈与负反馈）

秘书信息系统信息传递领导决策决策实施反馈信息系统

信息反馈之大忌：报喜不报忧！信息反馈（正反馈与负反馈）秘书信信息领导决策反馈信30案例：有一次，钟苗接待了一位有业务往来的客户。在交谈中，客人提到：他刚从国外回来，该国的商店里摆放着不少中国陶瓷，当地人很喜欢，而且对中国文化非常感兴趣。钟苗