《合同管理办法》

协议管理措施第一章总则第一条为加强集团的协议管理，适应集团发展的需要，使协议谈判、签订、履行、监督的过程和程序科学化、规范化，保障集团在经营活动中的合法权益，规避和防备法律风险，根据《中华人民共和国协议法》等法律、法规，制定本措施。第二条签订协议，必须遵守国家的法律、法规，符合国家政策规定，任何企业和个人不得运用协议进行违法活动，不得损害企业利益。第三条参与协议谈判、审查、签订、履行的人员或知悉协议内容的企业员工，均负有保守协议秘密的义务。第四条本措施所指协议包括协议正本、附件、补充协议（含会议纪要、备忘录）及其他与协议有关的承诺函、签证、函电等形式的书面文献。第五条本措施合用于集团所属商混、房开、建筑、旅游等企业。劳动协议的管理按国家及企业所在地有关法律法规办理。第六条任何项目和个人一律不得以企业的名义对外签订协议、担保协议或担保行为。第二章协议管理机构及其职责第七条集团办公室为协议管理机构，全面负责集团的协议管理工作。第八条协议管理机构的重要职责一、制定、修改协议管理制度；二、参与集团协议的谈判、起草；三、参与集团法律文献的起草、修改；四、监督、检查协议的签订、履行状况，并及时向企业领导汇报；五、负责协议的审查和协议档案的管理；六、负责搜集有关法律、法规及示范协议文本等信息；七、参与协议纠纷的调解、仲裁和诉讼；八、负责组织法律方面业务培训；九、其他有关的合约事务。第九条第十一条企业所签订的每一份协议须承接人应对自协议洽商起至协议履行完毕的全过程负责，期间出现的与协议有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承接人为主进行处理。第十二条协议承接人员的职责：一、寻找、确定协议相对方，进行初步接洽；二、参与协议洽商及协议条款的拟订或修改；三、提请有关部门审查其经办的协议并对经办的协议内容予以必要的书面阐明或解释；四、跟踪、检查所经办协议的履行状况，对已经由集团办公室审查通过而因故未签订的协议须书面阐明理由；五、及时向企业分管领导通报协议在履行中发生的问题，并同步提出处理问题的意见和提议，必要时可直接向企业领导汇报；六、参与协议纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼；七、保管好协议文本及与履行、变更、解除协议有关的文献，及时交送协议管理人员存档。第三章协议谈判第十三条协议谈判应坚持“货比三家”、“优质优价”的原则，寻找对企业最有利的合作对象。我方为买方或发包方的协议，标的额超过人民币100万元的项目，须通过招标的方式确定协议对方当事人。对于独家供应的特殊物资设备、紧急采购或相似物资的周期性采购，可不招标。但该类协议应经企业总经理审核同意后方能签订。第十四条谈判前，承接人应会同有关部门确定企业对该协议项目在价格、质量、付款方式、履约期限等方面的基本规定，明确谈判目的。第十五条协议的谈判应由承接人组织实行，承接人或者协议管理人员认为需要协议管理人员参与谈判的，协议管理人员可以参与谈判，负责谈判过程中法律事项的论证和磋商。第十六条法律关系复杂、金额较大、协议履行也许对企业经营产生重大影响的，经企业法定代表人或总经理规定或提议，企业财务部门、集团法律顾问及其他有关部门应当在谈判协议文本时介入。重要协议的谈判，承接人应做好谈判记录，作为协议档案存档。第四章协议的拟订第十七条谈判结束，由承接人根据我方制定的格式协议拟订各类协议文本，特殊状况下，可以根据对方提供的协议文本进行修改。第十八条协议应包括的重要内容：一、协议名称、签约各方的名称、签约目的和根据；二、正文：包括协议标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点、方式，提出异议时间、协议的解除、违约责任、争议处理措施、担保人、担保方式，还应包括根据法律规定或按协议性质必须具有的条款以及当事人双方规定约定的条款，涉外协议约定书写文字和效力，协议所合用的法律等；三、结尾和附则：结尾部分包括协议的份数、协议生效条件和有效期限，并有双措施定代表人或授权代表签名，注明签约日期，同步加盖单位公章或协议专用章。附则应写明协议的附件及开户帐号等其他有关事项。第十九条拟订协议应注意的问题：一、自拟的协议应做到条款齐全、责任明确、逻辑性强，语言严谨、简洁、精确；二、协议中的专业术语、专有名词、重要概念应设专款解释；三、协议中波及数字、日期时须注明与否包括本数；四、除特殊状况外，协议文本应当正式打印或印刷制成；五、在与协议对方当事人签订书面协议步，应尽量约定产生纠纷时的管辖地为我方住所地的人民法院。如无法约定管辖地为我方住所地的，可选择由第三地的仲裁机构对纠纷进行仲裁；六、标的额超过10万元的买卖协议，我方为买方时，在卖方的货品未交付我方之前，我方一般只能采用如下两种方式付款：1、约定支付定金时，定金以协议总价的20％为上限；2、约定支付预付款时，对方必须按我方的规定出具等额银行保函等有效担保后，方可支付不超过协议总价的30％的预付款。对于独家供应的特殊物资设备、紧急采购或相似物资的周期性采购，需超过上述额度付款或对方不一样意提供保函的，需经所在企业总经理审核同意后方可与对方签订协议。标的额未超过10万元的买卖协议，不受上述规定的限制。七、我方作为招标人，通过招投标程序选定中标人的，应按照我方的招标文献和中标人的投标文献签订书面协议，尤其注意招标文献明确规定和投标文献明确承诺的产品或建筑材料的产地、生产厂家、规格、型号等必须在协议中予以明确体现，不得签订与招标文献和投标文献实质性内容相背离的协议。第五章协议的审查第二十条除本措施另有规定外，各企业协议签订前实行部门会审和企业领导审批制，会审和审批遵照下列程序：一、协议承接人员起草协议，经所在部门负责人审查后签订书面意见；二、由财务等有关部门对协议条款进行审查，提出书面意见；四、如波及专业技术等条款，应当送有关部门审查，并由有关部门负责人出具书面意见；五、协议管理人员对各部门的意见进行归纳汇总，并对协议进行对应修改后报企业总经理审批定稿。第二十一条协议按其性质进行分类和管理。销售协议，是指我方作为卖方，向买方提供产品并收取价款的协议；采购协议，是指我方作为买方，从卖方购置原材料、燃料、动力并支付价款的协议，但不包括购置机器设备、生产线、车辆、房产等固定资产的协议；工程建设协议，是指我方作为发包人，将工程发包给承包人进行建设并支付工程款的协议，包括工程勘察、设计、监理和施工等协议；固定资产投资协议，是指购置机器设备、生产线、车辆和房产等固定资产的协议。固定资产是指企业使用一年以上的房屋、建筑物、机器设备、工具器具等资产；不属于经营活动重要设备的物品，单位价值在元以上，并且有效期限超过两年的，也属于固定资产。其他协议，是指不属于上述所述的销售协议、采购协议、工程建设协议、固定资产投资协议以外的协议，一般有外部委托协议（聘任律师等）、股权转让协议、处置固定资产的协议、对外投资协议等。第二十二条除本措施另有规定外，各企业签订协议均应按照本措施第二十条规定的程序进行会签和审批。销售协议：房地产企业《商品房销售协议》免于会签，由销售部门按企业定价网签后送财务部盖章，特殊价格经由销售部门按企业总经理书面审批后直接签订。其他协议：对于标的额在5万元(含)如下的采购协议，可免于会签，由经办人报所在部门负责人审批并报总经理部主管领导同意后直接签订；标的额在5万元以上的采购协议按本措施规定会签。第二十三条协议管理机构或协议管理人员对协议的审查，重要包括如下几种方面：一、对协议主体的审查1、审查对方与否依法登记的企业法人，或依法产生和存续的经济组织；2、审核签订的协议与否符合协议主体的经营范围；3、对方当事人签订协议与否有欺诈嫌疑；4、对对方协议主体履约资格和能力的审查。二、对协议内容合法性的审查1、协议的内容与否符合国家法律、法规及有关政策规定；2、当事人意思表达与否真实一致，权利义务与否对等；3、协议的内容与否损害社会公共利益。三、对协议条款完备性的审查根据协议性质审查协议应具有的条款与否完备，对也许发生的、轻易引起纠纷的情形与否作了规定。四、对协议条文用词和管辖权约定的审查1、文字与否精确、无误；2、关键条文的用语和轻易产生误解的条文与否表述精确；3、与否约定管辖权为我方住所地。五、对违约责任条款的审查1、对违约事实认定的审查；2、对违约责任的审查；3、对处理纠纷条款的审查；4、对不可抗力免责条件的审查。六、对协议解除权的审查1、与否约定了在何种状况下可以单方解除协议；2、与否约定理解除权行使的方式和期限；3、与否约定了协议解除后的善后措施。七、对涉外协议的审查1、适使用方法律的审查；2、协议签订程序的审查；3、协议条款的审查；4、处理经济纠纷条款的审查。第二十四条集团办公室根据详细状况，制定采购、销售、建设施工等方面的原则格式协议，经集团董事长同意后在各企业推广使用，各企业须全力推进格式协议文本的实行。第二十五条集团办公室审查各企业上报的协议，应当遵照下列程序：一、初审确认不符合本措施规定或认为需修改或补充协议内容的，发回企业重新修改、补充；必要时，可规定企业提交完整资料或书面阐明；二、由集团办公室进行修改的，应将波及到协议重要条款的修改内容与企业协议管理人员或协议承接人员沟通，由企业协议管理人员或协议承接人员将修改内容与协议对方当事人协商，在协议双方获得一致后，将协商成果反馈给集团办公室。如协商不能到达一致的，由各企业总经理决定争议部分的条款，并由各企业总经理在协议会签单上阐明理由；三、集团办公室审查确认合格的，及时反馈给企业，由企业按修改后的文本与对方签订。第二十六条集团办公室审查协议期限一般不超过5个工作日，自收到协议之日起计；对发回重新修改或规定提交对应书面资料的，自企业重新上报协议或提交补充书面资料之日起计。如需延长的，由集团董事长决定。第六章协议的签订第二十九条除本措施另有规定外，凡以企业名义与外单位发生经济关系的，原则上都必须签订书面协议。对办公用品等低值易耗品的零星采购，在货比三家并履行内部审批手续后，可不签订书面协议。但该类采购若需对付款条件、质量原则、验收程序、质量保证等方面进行约定的，则仍应签订书面协议。第三十条协议审查完毕后，按如下程序办理：一、对于可免于会签的协议，承接人填写《协议审批表》报所在部门负责人同意后，附上协议文本一起报企业总经理签发；对于需会签的协议，承接人或协议管理人员准备好《协议会签单》并附上协议文本一起报企业法定代表人或总经理签发，同步由法定代表人或总经理授权对应人员签订协议；二、公章管理部门凭总经理的签字加盖公章或协议专用章，单份协议文本达二页以上的须加盖骑缝章；三、协议需要公证、鉴证的，由承接人或协议管理人员向法定机关申请办理。第三十一条不得以部门或个人的名义对外签订协议。第三十二条凡企业对外签订的协议，我方正本不少于两份，承接部门留存一份原件，签约当日或次日，分别将一份正本交送企业财务部、复印件一份交协议管理人员。协议履行完毕后，承接部门的协议原件须交给协议管理人员统一送交档案室存档。第三十三条除企业法定代表人或总经理外，其他任何人必须获得总经理部主管领导的书面授权委托方能对外签订书面协议。第三十四条公章管理人员必须认真查对协议材料，对于无总经理部主管领导签字同意的协议，一律不得加盖协议专用章或公章。第七章协议的履行第三十五条协议依法签订，生效后即具有法律约束力，协议有关部门都必须履行协议约定的义务，并督促协议对方履行义务。第三十六条协议签订后，承接人应及时将协议内容告知各有关部门，并检查、贯彻协议履行状况。第三十七条波及企业应收款的协议，承接人应及时会同财务部按协议规定收款，防止收款不及时或未收款的状况发生。第三十八条波及企业应付款的协议，企业财务部门须凭正式生效协议的正本有关付款的约定对外付款。第三十九条波及企业应付款的协议，企业财务部门应审核付款事项与否具有下列情形，防止不妥付款发生：一、无协议作为付款根据的；二、应签订书面协议而未签订书面协议的；三、协议没有加盖公章或协议专用章的；四、协议未正式生效的；五、收款单位或对方出具的票据与协议对方当事人名称不一致的；六、相对方在质货日期、付款日期等不符合协议约定又未经双方协商到达一致的；七、协议发生重大争议，企业领导、集团办公室或有关主管部门领导告知暂停或终止付款的。第四十条对采购类协议，企业财务部门（含企业授权的其他部门）应坚持货到凭发票及协议正本付款的原则。第四十一条协议有效期超过一含一年（除长期投资协议外责协议履行的部门应自协议生效之日起，每三个月向企业主管领导书面汇报一次协议履行状况，长期投资协议每六个月汇报一次。第八章协议的变更和解除第四十二条协议在履行过程中，碰到法律规定或协议约定容许变更、解除协议的条件时，可以变更、解除协议。第四十三条变更、解除协议的审批权限和程序，与原协议签订的审批权限和程序相似。第四十四条我方认为需要变更或解除协议，应在法律规定或协议约定的条件下，书面告知对方当事人，规定对方在限期内作出答复，并在合理期限内与对方当事人进行协商。第四十五条协议承接人收到对方规定变更或解除协议的正式文献、信函、电报后，必须及时请示领导立即处理，并在有效期限内（如协议规定的期限或对方函件中规定的期限）正式答复对方。第四十六条协议履行过程中，如发现对方在质量、数量、价格、交货日期、付款日期等方面不符合协议约定，承接人应及时以企业名义向对方提出书面异议或变更、解除协议的规定，并将有关状况向企业主管领导汇报。第四十七条提出异议、变更、解除协议必须采用书面形式，以挂号、特快专递寄发或由对方签收，投递或签收凭证作为协议构成部分交由协议管理人员保管。对于重大协议变更、解除的告知，应向公证机关办理公证送达手续。第四十八条变更、解除协议的协议尚未到达或未被同意之前，原协议继续有效，仍应履行。第四十九条变更、解除协议的日期，以当事人双方所到达协议的约定为准。第五十条协议的变更、解除应注意如下事项：一、主体变更，应征得协议各方的同意；有担保条款的协议变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位印章；二、政府有关部门同意的协议，变更、解除协议应报原同意机关同意；三、经公证、鉴证的协议，所到达的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关立案；四、中外合资、联营、承包经营、租赁经营、涉外等协议的变更、解除，法律有尤其规定的，应依尤其规定办理。第九章协议纠纷的处理第五十一条协议履行中，如遇下列情形之一者，有关人员应于懂得或应当懂得之日起3日内向企业主管领导作出书面汇报：一、发生经济损失或争议的；二、变更、中断或解除协议，给企业导致经济损失或严重影响集团声誉的；三、我方违约或我方无法继续履行协议的；四、对方直接向企业索赔或通过仲裁、诉讼向企业索赔的；五、我方直接向对方索赔或通过仲裁、诉讼向对方索赔的。第五十二条处理协议纠纷，应坚持协商处理的基本原则，在维护企业合法权益的基础上，分清是非责任，妥善处理。第五十三条对通过协商仍无法处理的纠纷，应由承接人或协议管理人员将有关状况的书面阐明报送集团办公室。集团办公室审查后，根据详细状况出具法律意见书并在收到状况汇报后5日内反馈回企业，企业须将按法律意见书处理争议的状况形成书面汇报报集团办公室。第五十四条协议纠纷协商处理的，应考虑协商不成时，有申请仲裁或起诉的足够时间，以免丧失法定期效。对确实无法协商处理的纠纷，除法律另有规定外，在懂得或应当懂得权利被侵害之日起二年内提起诉讼或仲裁。第五十五条争议发生后，协议承接单位应及时向集团办公室提供下列证据（原件或复印件），并配合调查取证，指派代表参与仲裁、诉讼或出庭作证。应提供的证据如下：一、协议文本效力（包括变更、解除协议协议、电报、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书及其他有关资料等）；二、提货、托运、验收、发票等有关票证票据；三、承付、托收凭证，有关财务帐目；四、产品的质量原则、封样、样品或鉴定汇报；五、有关违约的证据材料；六、其他与处理纠纷有关的材料。第五十六条处理协议纠纷的文献（协议书、调解书、仲裁决定书、判决书等）在签字或生效后，应复印若干份，分别送交我司与该协议纠纷的处理及执行有关系的部门（包括财务部门）收执。协议承接人或协议管理人员负责该文献执行状况的理解或履行。对于对方当事人应在规定期限届满时执行，而没有执行上款所述文书中的有关决定的，协议承接人或协议管理人员应及时向主管领导或集团办公室汇报。第五十七条对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书的，由集团办公室在有关部门配合下，向人民法院申请执行。第五十八条协议纠纷处理并执行完毕，应及时告知协议承接人或协议管理人员，将有关材料汇总归档。第十章协议文书的管理第五十九条各企业对协议文书一律进行编号建立台帐，协议台帐应记载：序号、协议号、签约日期、协议标的、承接人、履行状况及协议、变更、解除和与否违约等事项。协议台账由各企业协议管理员负责编制。第六十条协议履行完毕后，协议承接单位应将有关协议资料及时归档。协议档案的范围：协议文本（正、副本）、对方资信证明、有关协议的往来文书、信函、电话记录、广告、授权委托书及招、投和中标书等其他多种有关的凭件或复印件。第六十一条协议档案由协议管理人员负责统一编号、装订、存档。协议管理人员负责将协议档案立卷后移交档案室。第十一章奖惩措施第六十二条经集团办公室组织检查后，对协议管理工作成绩明显的单位和个人，予以表扬和奖励；对协议管理工作成绩较差的单位和个人，由集团总部予以通报并予以对应惩罚。第六十三条协议履行不力，或失职行为导致重大经济损失的，将视状况由直接责任者和承接人承担对应的责任：一、不按本协议管理措施规定的程序签订