企业电子档案管理平台建设实施计划方案

--------企业电子档案治理平台建设方案恒智科技进展名目一、建设背景3二、建设目标及容3三、建设方案4〔一〕企业电子档案治理系统建设方案4第一节系统治理4其次节档案收集7第三节档案整理10第四节档案治理12第五节档案利用13第六节档案借阅14第七节审批流治理15〔二〕企业档案数据资源建设方案15第一节工作容15其次节工作标准16〔三〕应用及存储体系建设方案18一、建设背景什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保用及档案信息化的进展。我国早在2023年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。2023年9月国家档案局正式公布了《企业数字档案馆〔室〕建设指南》。价值，纷纷参与了建设“企业数字化档案馆〔室〕”的队伍档案中。二、建设目标及容〔一〕建设目标〔室力，为企业持续安康进展供给有力支撑。〔二〕建设容1、建设企业电子档案治理平台系统2、建设企业档案数据资源库通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案3、建设应用及存储体系缺少的一环。三、建设方案〔一〕企业电子档案治理系统建设方案第一节系统治理一〕 系统登录用户名和密码登录行加密。角色界面划分3.登录痕迹系统对用户的每次登录的时间和IP都会有记录。二〕 用户治理用户信息支持与用友NC起到了关键的作用。系统供给了角色/用户的治理方式。系统支持建系统用户色等。角色低于用户具体权限。用户权限的拥有者或主体通过角色/用户体系完成对用户的分组分类，在赐予档案权限时将供给更加灵敏便利的设置。三〕 角色功能治理非档案主管用户档案利用权限。1.功能权限2.档案权限档案权限是用来建立档案利用用户对具体档案库的著录项/条目/原文的查看权限。条目/原文权限包括读写名目、只读名目、只读原文、读写原文、禁读原文，同时也可以定义具体的著录项权限。何用户都必需通过借阅/审批机制进展扫瞄。何用户都能直接进展扫瞄。/原文集权限的定义使利用人受到更加严格的权限把握。3.文件权限4.权限用户利用平台栏目的访问权限。四〕 部门治理次层次的部门设置，可设置部门的排列挨次。五〕 岗位治理岗位名称，为用户设置相应岗位。六〕 个人桌面包含：系统设置板块七〕 公告治理1、可添加公司公告，并可以有指定人自行编辑公告容。2、可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。其次节档案收集一〕 档案名目存储。档案库治理体系多级错层档案类别治理体系，以适应多变的档案治理业务与档案治理制度的更。多级档案治理方式实际状况而定。多级多层次的档案类别治理实际状况实行可维护的档案库类别治理。可维护的档案库治理方式多种模版供选择时间与缩小了难度。著录项可灵敏定制所需要常用的著录项可意动到醒目与常用位置，便利用户操作。多种数据呈现方式可供选择式。这样用户就能很好的对档案条目进展快速定位和处理。灵敏定义关联档案库的档案库之间关联。实现档案之间关系的灵敏性。二〕名目权限把握可把握对不同所属人的档案的权限，包括：可以编辑全部，只能编辑属于我的，可以看全部，只能看属于我的和只能看属于我部门的。三〕档案数据建立入及录入把握功能。期限与实体分类的维护功能。来，以削减录入时间(上一条、下一条功能)。规化，一旦用户没有录入或录入错了，系统会友好提示用户重输入正确的。缺省值，自定义数据增长方式以便利用户以后可能增长的数据录入项，可以定义约束著录保证录入数据的规。对于档案条目列表系统供给EXCEL的操作方式，用户可以任意选择多个单式的外部文件。共性化的分组定义供给用户自定义多层次的分组查看方式。合并著录项、批量添加记录、替换为序列、字符格式化。四〕 档案电子化档案文件直接上传到档案治理系统对应的名目中。五〕 电子文件档案收集1、支持电子文件上传到档案系统。2、支持OA、NC系统word、pdf等格式文件数据准时流转入档案系统。六〕 音视频文件档案收集著录。2、支持导入音频MP3、MP43MEPG、RMVB、AVI对导入文件进展关键词设置。七〕 档案收集进度监控12、支持下达提示，催促档案收集进度状况。第三节档案整理一〕 档案整理对一文一件整理支持撤件、调件、插件、系统批量整理。种方式，一种是传统立卷，一种是一文一件整理方式。归档文件整理号规章，自动生成档号。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。一文一件文件整理件、调整件号。传统立卷用户可以自定义档号生成规章。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。传统立卷档案调整页号。二〕档案保管1、针对档案类型、档案产生部门，系统自动生成保管期限和分类号。2、支持档案类型设定3、支持档案保管期限规章设定，并且档案类型与保管期限有对应关系三〕档案统计图形化统计，支持EXCEL表导出及打印。可以按规定要求制作并打印出各种的档案统计报表，档案利用状况统计。1、档案分类别统计号、案卷号、年度累计，也可以一个类别累计。2、一个单位档案统计位、档案类别。本年增加、本年削减、实有数、逐年累计数。3、全档案统计档案数，及逐年累计的档案数，形成年度档案统计报表。第四节档案治理一〕 档案利用统计利用时间、利用次数、利用目的等等。档案利用状况统计。档次数(查档单位数)、查阅档案数、利用效果(利用目的、工作调研等)，数字统计。以上各工程由档案查询和借阅登记自动累计产生，不必单独录入信息。二〕档案库房治理持仓库布局及档案柜根底数据维护。三〕 档案关键词治理定。第五节档案利用一〕 档案检索OCR快速检索到需要的档案。复合检索，并设置条件来查询。要检索的工程不固定，可以任意从档案条目中提取，检〔右〕跨库检索库里同时检索，为此跨库检索为用户便利的从各个档案库中快速检索供给了方从全部的档案库里检索出用户需要的档案。名目检索档案缩小了围，检索档案也准确。系统支持多关键字检索。二〕档案文件扫瞄在系统中集成office、音频和视频播放器等插件，供给在线扫瞄档案文件的功能。三〕档案授权1、电子档案的“扫瞄”、“下载”、“打印”分别授权。四〕档案公布档案信息公布，支持信息公布，支持消息分发 五〕档案签批统界面审批。

第六节档案借阅一〕 档案借阅申请〔电子、实体〕，借阅时间、是否打印或下载等要求。通过借阅功能，将大大提高了工作人员的效率。的对利用次数进展统计，用户可以自定义打印的统计表。二〕 档案借阅审批改，包括借阅的时间，打印和下载等需求。三〕 档案收回提示归还。四〕 实体档案借出和归还实体档案借出和归还时都通过条码扫描的方式进展。第七节审批流治理一〕 自定义审批流程由制定。二〕 消息提示业务流进入节点后，系统自动发送即时消息给节点的响应办理人。〔二〕企业档案数据资源建设方案

第一节工作容2、纸质档案转化成电子档案，在电脑中便利治理，检索、查阅及打印利用。3、数据备份4、工作完成后，出一套适合本公司的档案治理方法及规定一〕纸质档案整理方案

其次节工作标准依据国家档案法和国家档案局整理的10号令《企业文件材料归档围与档案保管期限规定》、《归档文件整理规章》〔DA/T22-2023〕等相关规定，为便利档案一件整理。保管期限进展整理。件用不锈钢钉固定，加盖归档章并填写相关容。编码。原文件未装入正规的档案盒，不利于档案保护和供给利用，现依据规将〔全宗号、年度、保管期限、类目名称、件号、盒号等〕。二〕电子档案转化方案1、档案录入在档案数字化加工工程中，数据录入依据《档案著录规章》中著录项要求，录信息的录入。著录时应敬重原文，不任凭添加修改一个字符。数据字段中在著录容时不要任凭增加空格。2、档案扫描扫描质量，承受彩色扫描，区分率承受≧200dqi，JPEG.。作员对将整理好的档案资料纸档案扫描的处理工艺如下：一般纸：承受高速扫描仪进展连续高速扫描。清楚等。清楚度且与原件全都，不得漏扫、多扫。扫描完成每份材料后统一保存图片格式为JPEG。图像文字清楚，便于清楚阅读。暗影，无干扰信息，但应遵循在不影响可懂度的前提下呈现原貌。图像尺寸应以实际尺寸为准。对扫描过程中消灭的偏斜图像进展整体订正，数字图像整体的偏斜度0.5如原始材料存在局部倾斜，以页面中标题订正为准。处理后的图像容必需完整，与纸质档案全都，图像居中、干净、美观。最终成品图像的页数必需与材料页数全都。材料必需依据分类编码原有挨次摆放，不行反方、倒放图片不行裁剪过重，保证原有尺寸比例。扫描时候，材料必需摆放整齐，不行折边扫描，不行压边扫描。图片看不清的时候，适当的调整亮度与比照度。扫描图片以自然挨次命名。三〕数据备份方案光盘，一式两套进展备份.2、备份数据容为扫描原件，及挂接后成品四〕档案治理规定及方法公司制作档案治理方法如：档案收集、归档、使用借阅、数据存储等。〔三〕应用及存储体系建设方案技术支持水平。应遵循以下原则进展系统硬件选型：网络环境的构建要保证系统和数据的安全、可用，数据传输的畅通；扫描设备的选择要考虑功能和技术参数的先进和操作的简洁、高效；效劳器选择要考虑系统和数据的安全可用，运行的高速稳定；存储设备的选择要考虑备份策略的完整和将来数据增量的扩容；考虑已有设备的投资；证系统和数据的可移植性，推举使用国产品牌。一〕网络环境选择网络的访问也应配备相应的安全防护系统，保证系统和数据安全。二〕影像扫描设备影像扫描设备是支撑系统进展电子档案采集的硬件设备，应满足以下要求：工作状态下，单页采集时间不超过10s连续扫描速度应不低于每分钟15页区分率不低于200dpiSCSI、USBIEEE1394等接口设备类型技术参数高拍仪JPEG设备类型技术参数高拍仪产品型号:M1360扫描类型:双平台扫描：ADF自动送稿扫描+平板扫描扫描技术:双面彩色光敏传感器〔CIS〕光学区分率:600DPI光源:LED扫描模式:黑白、灰阶、彩色三种扫描输出扫描区域:ADF：216x356mm〔A4〕ADF：50x63.5mm216×297mm〔A4〕扫描速度:30ppm/60ipm 黑白模式,300dpi)扫描设备

30ppm/60ipm 灰度模式,300dpi)30ppm/60ipm 彩色模式,300dpi)平板：A4200dpi5日扫描量:建议2023ADF容量 50〔80克标准打印纸〕jpgtiffpdf重检测:超声波重检测、长度重检测影像特性:TWAIN驱动带有智能化处理的完善页面扫描功能，自动纠出USB2.0接口驱动接口:TWAINDriver设备类型技术参数设备类型技术参数2U2IntelXeonE5-2620CPU、四核处32GB〔4*8GB/DDR25*600G〔3.5英寸、效劳器千兆以太网把握器、网卡4个、RAID5卡〔数据传输率 6Gb/s/RAID0、1、5、10、50OD/SerialSATA/SAS〕。支持系统:WinXP/Win2K/Vista/Win7USB2.0ADF随机附赠软件:WinmageCaptureTool耗材零件:送稿器的分纸垫片、进纸滚轮可选附件:无工作环境:温度为：摄氏10°到35°，相对湿度为：10－85％噪声干扰:待机：<45dB，使用中：<50dB电源规格:输入：100－240V，50/60HZ 出：24V，1A功率:<20瓦外观尺寸:213.65mmx285mmx517.2mm(HxWxD)整机重量:5Kg〔CCC〕、RoHS保修:产品保修期为一年送修表11、参数型号2：〔可扩展到8个4?*600G〔3.5英寸/SAS/15000rpm〕、支持RAID0.1.10.5.6或更先进的虚拟RAID磁盘阵列AIX，HP_UX，Solaris，Windows，Linux等相应平台支持软件、支持基于阵列的数据快照和克隆技术、支持快