学期研究生教学秘书工作要点及工作安排表

2013-2014年度第二学期研究生教学秘书工作要点及工作安排表一、做好研究生日常教学服务与管理工作（一）研究生教学服务3.

掌握每位任课教师的教学进度，考查教学效果，收集教学意见。协助学院领导完成研究生教学的质量的把控工作，及时反馈学生机任课教师的教学意见，以作相应的调整。（二）研究生管理1.

组织学院全体研究生进行新学期报到注册工作并做好研究生学籍管理工作。2.

进行研究生新学期的开学班会。3.

指导、帮助院研究生会开展日常工作、换届选举和各种学术、文体、社会活动。研究生住宿管理，校外住宿申请受理与登记。4.

做好研究生日常管理工作，加强研究生考勤工作，对于长时间不在校的研究生，做好记录备案工作；对于研究生外出参加校外活动，要做好安全、记录、备案等相关工作。

二、做好研究生招生及培养相关工作（一）研究生招生相关工作

1.

组织硕士生招生,并参与组织制定学院研究生招生简章；

2.

接收推荐免试硕士研究生及考核工作；

3.

协助做好研究生的招生、考试、阅卷、录取工作。4.

组织入学考试的面试、复试、及录取工作，包括成绩核对和公布；

5.

负责做好负责研究生招生咨询，包括接待来访、处理信件和提供招生专业目录等工作。

（二）研究生培养相关工作1.

严格按照有关规定，对毕业研究生进行资格考核，包括成绩学分考核和论文工作质量考核；

2.

负责对达到要求研究生的毕业答辩申请进行审核，包括论文评阅人和答辩委员会成员组成的资格审核，并报送校（院）学位委员会审批；

3.

提前做好研究生答辩工作的组织安排，4.

并按要求发放毕业证书和学位证书。

（二）学科建设负责研究生指导教师工作量定额的检查、核实、结算工作

2.做好研究生新生入学教育工作

：帮助新生及早熟悉学习环境，了解各办公室主管及相应职能；组织研究生导师同研究生进行座谈会，帮助新生了解导师的研究领域和专业方向；3.处理研究生教学行政工作方面的临时性事务，建立较完备的研究生教学工作档案。

协助主管领导检查、审理研究生业务经费的开支情况。

做好研究生培养方面的各项经费预算，并认真完成每个月研究生经费的支出统计，以配合学院津贴发放工作。4.4完成好院领导交办的其他工作。

2013-2014学年第二学期研究生教学秘书具体工作安排表（按月份）序号时间工作安排工作要点备

注12月份做好研究生入学报到再次通知研究生报到的时间，做好研究生系统的报到注册工作统一好注册时间；及时完成研究生系统中的网上注册工作2召开研究生新学期班会新学期开学第一周召开全体研究生主题班会，就新学期新安排的相关事宜做一些通知要求所有到校学生参加，提前确定好教室及时间。并就思想教育方面做好相关教育。3提前做好研究生排课和上课前的各项事宜通过在学院宣传栏张贴及QQ群群发保证研究生按时上课；并以电话、短信的形式通知到所有任课的教师具体上课信息正式上课前一天，安排班长再次跟任课教师确认课程信息，以免造成因教师遗忘上课时间造成不必要的教学事故；个别老师因特殊原因需调整上课时间及地点，积极与研究生处做好协调工作4做好研究生成绩登录及试卷存档等相关工作务必通知到上学期任课教师在开学后的两周内完成所代课程的成绩登录及试卷存档工作，并安排助理完成研究生系统的成绩登录工作督促各任课教师及时上报成绩，注意纸质版和电子版的成绩汇总；确保助理成绩登录的准确性；有补考安排的教师及时做好教室和时间等协调工作5催缴研究生学费通过导师、班长及QQ群等方式，及时催缴未按时缴纳学费的学生尤其是研三即将毕业的研究生，以免耽误正常的毕业程序以及研究生系统的后期填报工作6完成2012年度博士点研究生项目中期考核的报账事宜针对上学期研究生项目报账遗留问题，要求所有课题负责人严格按照计财处要求重新整理票据，进行集体报账找专人负责，并在报账前对所有课题负责人（包括2013年度立项的所有同学）做好报账事宜的相关要求说明73月份研究生系统的完善工作及时更新和维护研究生系统，如研究生的培养方案，成绩录入等及时与研究生处和信息管理中心进行协调，并安排闫岩培养新的管理人员82011级研究生调研经费发放的相关工作按学校规定，每个研究生在校期间都有2000元的调研经费，学院统一申报计财处发放此项经费，经费直接通过交通银行卡打入学生账户。统计好所有同学的相关信息，确保每个人的交通银行卡号信息无误。9及时报送毕业研究生毕业信息按照研究生处通知，尽快通知2011级研究生填报相关毕业信息。

务必告知每一个学生，并强调填写注意方式。各专业班长务必负起责任来。102013-2014年度博士点研究生立项项目的资金发放工作在2012年度项目完成报账的基础上，完成2013-2014年度博士点研究生项目的资金拨付工作及时与周院长和华锦木老师沟通，确保资金及时到帐，并在资金发放前要求课题资助者填写保证书11上报毕业研究生毕业论文检测信息按照研究生处通知提前要求即将毕业的研究生及时与导师联系尽早完成毕业论文的撰写，将他们的毕业论文相关信息进行汇总。并按照研究生处通知要求及时将学位论文电子文档提交研究生处学位科进行反抄袭测试通知研究生最晚在3月15日之前完成学位论文的撰写，并提交导师审阅。学位论文严格按照《新疆师范大学硕士学位论文指导手册》的具体要求执行。提醒各位导师认真履行职责，加强对研究生的学术道德教育，严把学位论文质量关，以提高学位论文的盲审通过率

12组织安排毕业生各专业预答辩时间和答辩安排接到研究生处预答辩通知后，确定预答辩时间、参加预答辩的教授们以及预答辩地点，并通知各参加预答辩专家及秘书。及时告知即将参加预答辩的学生提前做好准备。做好与主管领导的汇报和与学位点负责人的沟通工作；做好纸质版的预答辩安排与其他材料的准备工作及安排低年级研究生做好记录及服务工作；预答辩结束后，尽快汇总预答辩成绩上报研究生处并将电子版纸质版及复试笔试试卷整理归档。134月份2012级研究生论文开题的相关准备按照研究处通知及时与学院主管领导及学位点负责人联系，成立中期考核小组。确定中期考核具体小组人员名单，具体的考核内容、方式、时间、地点等并及时上报研究生处培养科。中期考核的内容、方式等均严格按《新疆师范大学硕士研究生中期考核筛选暂行办法》执行；督促研究生认真填写《硕士研究生中期考核表》、《硕士研究生学位论文工作计划表》各一式两份。考核前务必核查每位同学的成绩是否合格。14上报2012级研究生论文工作计划、培养计划等相关表格研二学生开题结束后，催促其尽快在研究生系统内填写并上报工作计划、培养计划、教学实习等相关表信息。要求各位研究生及导师按要求及时完成研究生系统相关信息的上报；注意信息的准确性，并与学位负责人就教学实习成绩进行最后确定并由助理填报研究生系统。15做好硕导年度考核和新增硕士研究生导师遴选工作接研究生处通知后，尽快与学位点负责人联系和沟通，及时汇总好各位导师的相关信息；召开院级导师考核和遴选评审会，评审结束后汇总符合要求导师的信息（教学科研成果等）并与佐证材料一并交到研究生处学位科及早将导师考核和遴选的相关材料通过办公自动化或邮箱等方式第一时间发送给相关老师填写，并告知其要准备的相关材料及上交材料时间，及时汇总各专业拟新增研究生导师的姓名、信息及联系方式。确保人员没有遗漏16上报自治区教育厅抽检毕业论文接研究生处要求，积极配合其工作，及时通知被抽检同学准备白皮论文并按时上交到研究生处学位科研究生白皮论文（封面不打印导师和个人姓名，论文后不附在读期间发表的论文和致谢或后记内容）17准备2014级研究生复试和报到相关工作制定复试的具体安排（复试领导小组、复试要求及标准，复试的时间地点及参加人，具体流程可参见研究生预答辩安排）。安排研究生会提前做好复试生的报到工作，确保将复试相关通知发放到每一个复试生的手里。通知各学位点负责老师准备复试笔试试题并密封，英语考试题型及内容通知各负责人准备。并组织复试生参加统一笔试和面试；并将最终汇总成绩及时上报研究生处。

在复试前，提前为每位参加复试教师准备好复试所需材料（包括复试学生的基本信息，包括其姓名、报考专业、本科学校、本科所学专业及各科考试分数），同时还包括每位同学单独的打分表并让参加复试教师签字确认。复试报到接待前务必提前按照人数将相关通知打印出来；笔试结束后需以最快速度将笔试卷子交到专业负责老师处，催促其尽快改完卷子后以上报复试成绩。18组织学院毕业生审核毕业生相关信息为确保研究生毕业信息的准确性，务必通知毕业生认真核对其毕业信息，并告知其问题的重要性，及时跟班长和专业负责人沟通，保证毕业生信息审核工作的及时准确无误性19组织学生参加校级篮球比赛积极组织各年级同学，以研究生会为核心组织参加校级篮球比赛，

提前做好组织宣传工作，鼓励大家为学院增光加油

205月份开展毕业研究生学位论文疆内送审工作毕业研究生论文通过电子检测后，安排盲审。提前与各学位点负责人沟通，安排论文送审及评审结果的收回工作。提前做好盲审论文的经费申请及预领工作。送审结果要及时查看将结果汇总好交至研究生处学位科，并将盲审论文评阅意见表及时反馈给学生让其根据专家意见及时进行论文的修改和调整。

参加自治区盲审的排除；专家信息及地址及论文盲审费、盲审通知及毕业生白皮论文统一装订并密封，统一交予低年级一学生进行派送，并在截止日期之前联系评审专家收回盲审论文及经费签字单（计财处报账凭证）。及时查看评审结果。如有未通过的学生尽快与其导师取得联系，让其尽快修改后并进行二次送审（二次盲审费用由学生自己承担）。盲审论文评阅意见表复印过程中一定不能泄漏评审专家信息。21填报研究生毕业信息及在校发表论文数量通知毕业生在研究生系统中认真填报毕业相关信息及在校期间发表学生论文信息（包括论文题目、期刊名称、发表时间等所有论文都必须要交期刊原件，并进行核查再交研究生处进行审核。22组织安排毕业研究生毕业论文答辩相关事宜；按研究生处通知要求，与各学位点负责人沟通后确定正式答辩时间、参加答辩的专家以及答辩地点，并提前通知各参加答辩专家及秘书。及时告知各专业班长做好答辩前的准备工作。正式答辩需要提前申请答辩经费，并及时准备好校外专家的答辩费用、费用明细表及签字单，结束后需及时算清账目，去税务局开具劳务税发票并到计财处报销账目。

23研究生毕业答辩及相关工作组织各点顺便完成答辩，及时组织并通知学生填写毕业学位申请书、答辩书等相关表格。答辩前及时与答辩秘书进行沟通，对答辩程序做到心中有数。因为答辩后需要学生填报的表格比较多，且比较复杂，所以答辩前，提前将往年填写模板一并发于他们，以便填写方便且避免个别学生填错信息。24评选优秀硕士论文相关工作毕业论文答辩后，要按照专业名额分配选出优秀毕业论文。将研究生处相关通知及材料通及时告之每位同学，由学生按照自身条件填写申请书后，由学院学位评审委员会委员们根据具体的要求和标准统一评审后上报研究生处，再由研究生处统一审核并公示获得优秀硕士学位论文学生名单。提前向各学位点导师及研究生宣传和告知评选校级优秀硕士学位论文的标准和条件；坚持公平公正原则。25修订学院硕士研究生的培养方案按照研究处的通知和要求对学院研究生的培养方案再做修订。提前跟院领导、学位点负责人及导师组成员进行沟通，就各专业的实际情况进行修改和确定。鉴于此前2012年制定的培养方案中出现的一些问题，需要及时做出修订，并将最终修订好的培养方案上报研究生处培养科。最后安排助理将最新的培养方案录入研究生管理系统。26组织学生参加新疆师范大学校园文化节积极组织并鼓励有所特长及对某项目有浓厚兴趣的学生积极参加学校的校园文化节以学院研究生会为主进行组织276月份统计和上报毕业研究生就业信息的情况鼓励各位研究生积极把握就业机会，并将各类就业信息及时发布至群共享。并积极与导师和研究生进行联系，统计和上报研究生就业信息。配合研究处及就业指导中心提前做好研究生就业前的指导，和各类招聘信息的公告。灵活就业的注意就业相关证明的提供。28组织研究生参加研究生表彰大会暨毕业晚会；统计并通知我院参加研究生表彰大会的学生名单及信息确保每位参会人员提前到场，并安排好负责人29组织毕业生与校领导合影及毕业典礼的相关工作组织各专业负责人统一领取硕士服并负责归还，核对出席并参加毕业典礼的学生信息，并安排具体的照相同学，为毕业生留下美好记忆，通知各专业导师及任课教师及相关领导参加学院毕业生合影工作提前与照相馆做好联系，按照人头数进行照片冲印，并及时将照片发送到各位同学的手里。307月份组织安排研究生的期末考试事宜按照研究处通知，在规定教学周内完成必修课的考试考核，提前跟老师沟通确定考试形式，需要笔试的需提前安排好教室；如果是以论文或调查报告形式完成作业的，教师也必须填写论文评阅书，做好成绩的登录。注意对每位研究生考试诚信的相关教育，并与任课教师提早确定考试形式，闭卷考试的一定要确保试卷的保密性；并通知到所有任课教师及时上报成绩。31组织安排研究生创新基金申请立项答辩工作接研究生处安排，及时通知参加研究生创新申请工作的同学做好相关的答辩工作并准备好答辩材料。

尽快发通知及附件材料，鼓励更多学生申报课题。32安排研究生下学期的课程表根据研究生处统一的公共课时间，依据各专业的培养方案，统一协调学院各专业的下学期课程。需要及时告知各任课教师，以便于假期各位老师能有充分的备课时间。33组织安排学生填报假期留宿申请工作按照研究处通知，做好研究生假期的留宿申请工作。由学生填报并由导师及主管院领导签字，制定统一的汇总表与申请表一并交到研究生处等待批复。积极组织引导学生配合学校宿管科，做好暑期宿舍搬迁工作注意提前将假期留宿申请表发给学生，让其尽快填写并告知其导师自己的假期动向，由导师签字后统一由主管研究生工作的副院长签字并审核。对留宿学生做好假期留宿注意事项的通知和安全教育。34做好放假安全意识教育按照学校统一要求，通知学生放假时间，并做好假期安全教育。要求所有学生离校之前务必跟自己的导师联系，到家后务必发短信告之。

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