某物业公司安全生产体系文件和档案管理制度

某物业公司安全生产体系文件和档案管理制度1目的对安全标准化管理体系所要求的所有文件与档案予以控制和管理，以确保在安全标准化管理体系运行中起重要作用的各个场所都可获得并使用适用文件的有关版本，建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理。2适用范围适用于本物业公司对安全标准化管理体系所要求的所有文件和档案进行控制。3职责3.1行政管理部是安全文件控制和档案管理的归口管理部门，负责公司的安全标准化管理体系文件的编制、审核，负责安全标准化管理体系文件及档案的标识、发放、保管、更改、回收、作废管理。3.2行政管理部负责分管管理文件的编制、审核，并负责外来文件适用性的审核和控制。3.3总经理负责安全标准化管理手册的批准和发布。3.4安全生产工作领导小组负责程序文件和作业文件的批准。3.5各部门负责本部门与安全标准化管理体系有关的所有文件及档案的管理和控制。4管理内容4.1文件的编写、审核、批准、发放4.1.1文件发布前应由授权人批准，以确保文件是充分、适宜的；----安全标准化管理手册由行政管理部编制，经安全生产工作领导小组审核，总经理批准、发布；----程序文件、作业文件由行政管理部编制，本部门负责人审核，总经理批准、发布。4.1.2文件的发放由行政管理部负责，并填写《文件发放记录》由收文人签收，应确保文件使用的各场所都应得到适用文件的有关版本，同时备案存档。4.1.3因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件应在原分发号后标注“一补”，并注明已丢失文件的分发号作废，发放部门做好相应签发记录。4.2外来文件的控制外来安全文件与法律法规由安全生产工作领导小组审批其适用性并确定发放范围，行政管理部控制其发放并跟踪其修订状态，适时对修订或换版文件进行更换确保在使用处可获得适用文件的有效版本。4.3文件的评审4.3.1评审的频次：正常情况下，每年在公司绩效评定时组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。1）法律、法规发生变化；2）生产装置和工艺技术发生重大变化；3）安全生产相关的组织机构发生重大变化；4）管理机构的管理职责发生重大变化时；4.3.2评审组织：文件的评审，本着制订部门组织相评审的原则。4.3.3评审内容1）与法律、法规符合性；2）与企业发展总体水平的相适应性；3）与工艺流程和装置变化的相适应性；4）文件之间的相容性和匹配性；4.3.4评审输出1）评审结果作为安全生产制度修订的主要依据之一。2）评审结果要形成书面材料，反馈给参加评审的人员和审批人。4.4文件的修订4.4.1正常情况下，文件的修订每两年组织修订一次。当出现以下情况，可随时组织修订。1）法律、法规发生变化，现行文件与之出现冲突，或不能充分满足法律、法规要求；2）生产装置和工艺技术发生重大变化；3）新装置、新产品投产，现行文件不能覆盖其管理要求；4）组织机构发生重大变化，需重新分配职责；5）各级人员素质发生较大变化，文件的要求已经充分转变员工的自觉行动；4.4.2修订组织：文件的修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该文件的制订的原始背景。4.5文件更改和现行修订状态的控制4.5.1安全标准化管理体系文件需要更改时要由相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由相应部门指定该文件负责人进行更改。如果指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。4.5.2文件更改和现行修订状态应在所更改的文件上进行标识，以确保文件的更改和现行修订状态得到识别；4.5.3文件更改后，应按该文件发放范围及时收回失效或作废文件，以确保有效文件的唯一性。4.6文件与档案的回收、作废与销毁4.6.1行政管理部及时从文件使用场所收回失效和作废文件，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；4.6.2若因任何原因需保留的作废文件，应在文件封面上加盖“作废留用”印章加以标识并单独保存。对要销毁的作废文件和档案，由相关部门填写《文件（档案）销毁记录》，经安全生产工作领导小组批准后，由行政管理部进行销毁。4.7安全档案的归档4.7.1安全档案的范围安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。4.7.2归档规定1）安全管理人员要收集企业各项安全生产的有关档案并及时进行整理；2）每次专项检查完毕将检查记录整理送档案室归档，日常检查记录要定期进行整理归档；3）工伤事故处理完毕后及时整理，送办公室归档；4）政府职能部门、上级部门下发的文件及会议资料在落实执行完毕后进行归档；5）“安全生产月”活动举办完毕后将有关资料整理归档；6）专项整治资料，整治完毕后归档；7）培训教育资料，培训班结束后，将资料理整归档。4.8文件和档案的保存4.8.1所有文件和档案都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方；4.8.2所有安全类原始文件和档案都由行政管理部存档管理；4.8.3任何人不得在受控文件和档案上涂改、乱划，确保文件清洁和清晰，易于识别和检索。4.8.4一般安全档案保存期为二年以上，如涉及员工方面的安全档案的保存期一直为员工离开公司后二年以上。4.9文件和档案的借阅、复制需借阅、复制安全标准化管理体系所要求的所有文件和档案时，经相关部门负责人按规定权限审批后向文件管理人员借阅、复制。借阅