某物业工程档案管理资料

某物业工程档案管理资料工程档案管理一、工程档案：是指物业本体建设、设施设备安装及物业管理活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料，它是我们实施对物业建筑本体，公用设施设备的检查、维护、管理、使用、改造等工作的原始依据。二、工程档案包括：工程竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料（安装资料、设备使用说明书及操作手册）以及所管辖区域内设施设备的维修、保养资料等三、工程档案的分类：工程档案分为：设备技术资料、系统竣工图、接管验收文件、维修保养资料四大类。1、设备技术资料：指设备使用说明书，操作手册，维护保养手册，设备安装调试报告等随机资料。2、系统竣工图：指总平面布置图，总竖向布置图、建筑、结构、水、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图等竣工资料。3、接管验收文件：指设备台帐/设施设备统计表，配套设施台帐；物业接管验收表即按设施设备系统分类进行接管的物业接管验收表(含资料、实物、遗留问题)，设施设备实物数量移交清单等。4、维修保养记录：主要指设施设备月、季度、年度维修保养计划，设施设备专项检修、更新改造计划，专项维保记录，重要设备维修统计，设备故障记录。四、工程档案整理1、按上述分类要求整理归档，并对各类档案编号。2、工程档案编号规则：按类别、设施设备系统进行统一编号，方法为：（1）档案类别代号：设备技术资料（JS），系统竣工图（TZ），接管验收文件（JG），维修保养记录（JL）（2）设备系统代号：按系统名称取汉语拼音第一字字头：00001.空调（KT），供配电（GD），消防系统（XF），给排水系统（GP），电梯（DT），楼宇系统（LY），柴发系统（CF），影音系统（YY），多媒体（DM），锅炉(GL),其它（QT）．．．．．．五、归档要求：1、管理处在实施设施设备代管后一月内，工程负责人应对主要的设施设备按系统进行分类统计，将填写后的《设施设备统计表》/设备台帐，交部处档案保管人归档；并在一周内报公司物业部备案。2、管理处在设施设备接管验收后一月内，对收集和移交的工程资料按类别、系统分类整理，将技术资料、系统竣工图、接管验收文件及《设施设备技术资料档案目录表》交部处档案保管人归档，并在一周内报《设施设备技术资料档案目录表》于物业部备案。3、维修保养记录由管理处工程负责人于每年12月31日前，按记录类别分别装订成册后交档案保管人按年度归档。六、档案的保管1、归档资料由项目管理处档案保管人负责立卷、入库，作好标识，并在专门配备的文件柜（箱）里，按类别、系统、分类摆放，层次分明，永久保存。2、对已立卷的档案资料要采取防盗、防潮、防水等措施，以确保档案的完好无损。3、每年1月31日前，项目管理处应对上年度工程档案变更和保管情况进行全面核对、检查，将档案自查情况报分公司、物业管理部备案。4、建立档案的借阅/复制登记制。5、建立交接凭证，销毁清单。七、档案利用1、查阅档案只限本人工作范围内的资料，超出本人工作范围，须经工程负责人以上领导同意方可查阅。2、查阅档案资料按规定作好借阅登记记录。3、（查阅档案资料应在指定地点进行），严禁对查阅的档案资料进行勾画、涂改、抽页、拆毁、增删和擅自摘抄。4、离司员工若借用档案资料，应完清归还手续。5、非本司人员若因业务需要查阅档案资料，必须经项目管理处经理批准方可查阅。工程档案盒的标识及管理要求一、工程档案盒须按公司档案管理的统一规范进行如下标识。二、系统分类：空调系统（KT），供配电系统（GD），消防系统（XF），给排水系统（GP），电梯系统（DT），楼宇系统（LY），柴发系统（CF），影音系统（YY），多媒体（DM），锅炉(GL)，其它（QT），维修保养。三、资料类别：技术资料（JS）、竣工图（TZ）、接管资料（JG）、记录类（JL）四、档案盒内须按要求填写卷内目录。五、专人负责、按时归档、分类存放、建立借阅登记。设施设备档案保存期限：一、巡检类记录：二年二、运行类记录：三年三、日常维修、值班记录等：二年；四、设施设备专项维修保养、故障记录、计划、设备台帐等：长期工程档案中须长期保存的维修类记录：1、设施设备年/季/月维修保养计划、设施设备专项检修、更新改造计划表（Q/DZQED-WY-GC-001/002/003）2、专项维修保养记录（Q/DZQED-WY-GC-008）3、设施设备故障记录（Q/DZQED-WY-GC-009）4、重要设施设备维修统计（Q/DZQED-WY-GC-007）电梯重要维修统计（Q/DZQED-WY-GC-007-1）5、外委项目验收表（Q/DZQED-WY-GC-027）管理类记录：1、设施设备统计表（Q/DZQED-WY-GC-007-004）2、设施设备技术资料档案目录（Q/D