q公司内部控制制度研究

q公司内部控制制度研究

一、内部控制的基本原则内部监督是指单位内部监督的内部控制体系，是为了确保单位的经济活动正常进行所采取的一些必要的管理措施。它不仅包括允许经营活动的不同方法和方法，还包括计算、审查和分析各种信息数据和程序、程序和步骤。该部门的经济活动制定了综合计划、控制和评估的规章制度。内部控制的根本目标是保护单位财产、检查有关数据的正确性和可靠性、提高经营效率、贯彻既定的管理方针等四个方面。就其基本结构而言,主要包括三个方面:控制环境、会计系统和控制程序。为保证内部控制的有效实施,应遵循以下六项基本原则,即:合法性原则;有效性原则;全面性原则;不相容职务相互分离的原则;成本效益原则;适时性原则。对于以上六项基本原则,结合处于筹建期间的Q公司,应当特别注意遵循成本效益原则。内部控制的任何分工、审核、制衡,都需考虑是否符合这一原则。如果分工和制衡的成本高于效益,则不应当采取该项控制。如果一些控制会影响工作效率,但对整个企业来讲,若不采用该项控制,则会造成重大损失,则应实施该项控制。只有遵循这些原则,内部会计控制才能落实到实处,不摆花架子、走过场、流于形式。二、q公司的内部控制现状1.设立统一的市场机制(1)货币资金收支流程图(图1)。(2)财务主管将财务稽核的权限授予出纳人员,当员工报销费用时,先由出纳员审核原始凭证的合法性及合理性,审核无误后在报销单的财务稽核上签字,员工凭此报销单找老总及财务部长签字,再由出纳员付款。(3)每天现金收付工作结束后,出纳人员对库存现金进行盘点,并核对库存现金数与现金日记账余额是否相符,杜绝出现超出库存限额的现金仍然存放于保险柜的现象。(4)银行支票由出纳员保管,印鉴由财务部长保管,做到了支票、印鉴分离保管。财务部设立专门的银行支票以及银行承兑汇票领用登记簿,每张支票及汇票的收取、领用都要将其票号、用途、金额、领用人及领用日期登记清楚。对于签发有误的支票要加盖“作废”章,并放入专门的作废袋保管。(5)金库所在地设有防范措施和安全保障。保险柜钥匙由财务部长保管,保险柜里存放现金的抽屉钥匙由出纳员保管。(6)企业有关部门(如工程部)和个人用款时,首先要提前向审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容。然后审批人根据所拥有的职责、权限和相关程序对申请进行审批,不符合规定的应当拒绝审批;对于批准的申请还要进行复核,复核的内容主要有支付申请的批准程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式是否妥当。最后办理支付,由财务人员接到审核无误的申请后按照会计核算办法进行账务处理,填制记账凭证,然后根据金额大小和批准权限送交有关负责人审阅,最后交由出纳人员办理。2.建立低值易耗品台账目前,该公司正处于企业的筹建期间,其实物资产的购入量是相当大的。针对这一问题,公司建立了良好的实物资产管理制度。现将其低值易耗品管理现状分析如下:第一,各部门在每周五之前都要将下周所需的低值易耗品经公司常务副总审批后报送公司的供应部门,由供应部门进行统计并采购。第二,采购回来的物品要统一交由供应部办公室进行入库管理,并办理物品领用及相关手续。第三,供应部门报销物资采购费用时,发票后必须附入库单,对于已经出库的物品要后附出库单。财务部根据这些出入库单及出库单建立低值易耗品台账。第四,每月月末,财务部要配专门人员根据已建立的台账与办公室的保管人员所建立的明细账进行账账核对,做到账账相符;然后两部门人员共同进行实地盘点,做到账实相符。3.计划性采购的内部控制采购与付款的循环是外部商品和劳务的购置及付款。目前,公司购置的商品和劳务主要包括在建工程的物料用品及固定资产等项目。其采购主要是计划性采购,偶然伴有临时性采购。现以本公司购买白灰为例来说明其内部控制的基本现状(图2):公司在此循环的现有内部控制程序有:(1)计划性采购一般按照工程用料计划由工程部门提出申请,经总经理批准后,交供应部处理;临时性采购由申购部门提出申请,总经理批准后办理。采购合同必须经总经理审批。(2)计划性采购由工程部门配合供应部门据实签收。(3)验收合格后根据有效合同及发票付款。4.规范借款审批、报销制度筹建期的Q公司严格控制费用支出,为此,财务部在公司高层领导的配合下,出台了红头文件《某Q公司差旅费管理制度》,为各部门经营业务的正常运行提供了保证。首先,该制度对差旅费的借款额度作出了明确规定:其中总经理为5万元,副总经理为2万元,中层管理人员及普通员工根据出差地点、时间及业务性质预计差旅费超过1千元方可借款,但其额度不可超过2千元。然后,该制度对借款审批流程作出严格规定:借款人员每次借款时必须填写差旅费借款单,填写清楚借款部门、借款人、借款金额、出差事由。高层领导的借款由董事长进行审批,审批同意后财务部方可支款;中层管理人员及普通员工不超过2千元的借款,由各部门经理审批签字,确认其出差业务的真实性后,经财务部长审批后方可办理借支。其次,该制度也对差旅费的开支标准及范围作出了详细的规定:1.在本地区出差时,只报销其交通费,不享受伙食补助,不得报销住宿费。2.规定了公司员工因公到外地出差时所乘交通工具的最高标准,例如:公司高层领导乘坐火车的最高标准就是硬卧,飞机的最高标准是经济舱,轮船是二等舱;而中层领导和普通员工是不允许乘坐飞机的,其最高标准分别为硬卧(火车)、三等舱(轮船)和硬卧(火车)、四等舱(轮船)。3.制度中又明确规定了员工因公出差伙食费、差旅费、室内交通费的报销标准,该标准横向以地区分类,纵向以职务分类,将各项费用标准细化,充分起到了控制费用支出的作用。再次,该制度明确规定差旅费报销期限为返回上班五天之内。最后,制度中又对报销的原始凭证的合法性、合理性作出了规定。5.关于公车费用的会计核算(1)复式记账控制:复式记账控制要求对发生的每一项经济业务,都要以相等的金额,在相互联系的两个或两个以上的账户上进行平行登记。一般企业对“预付账款”科目只设置总账和二级明细账,如预付账款-A公司;预付账款-B公司。而Q公司根据自己筹建期间大量购进工程设备这一特殊情况,其预付账款科目设置如下:预付账款-A公司-某设备款;预付账款-B公司-某项目款;这样,不仅可以将主要供应商等往来公司反映出来,更重要的是可以直接反映出某项设备或工程项目的用款额度,使会计核算更方便,更完善。对于大型工程设备的购进以及工程款项的支付,通常要向出卖方预付账款。公司除按照以上三级科目设置明细账以外,对于每笔款项的支付,其凭证后面都要附己编号的工程款或设备款的合同复印件,并且建立单位合同台账。这样,公司就可以根据已付工程、设备款及合同随时清缴发票,这对公司完善原始凭证的管理起到了不可忽视的重要作用。(2)财务报告控制:在企业的筹建期间,Q公司的主要财务报表是资产负债表。为了更直观的反映资金流向,财务部特编制资金月报表。此表从每月1日开始编制,每日终了都要将本日资金支出数及余额反映在表上。这样,不仅满足了整月资金动态的反映,而且也将截至每日终了时的资金流向作出反应,以便于向领导层及时汇报资金动态。6.招标文件的发布以及外部条件的监督处于筹建期间的Q公司,各项工程项目的建设运行都要经历招投标环节。现以轧钢部最近发生的1250MM热连轧工程招投标内部控制过程叙述如下:第一,轧钢部会同工程部根据图纸制定招标文件,并要经过项目负责人和公司常务副总以及董事长的审核批准。第二,通过网络发表招标文件,并公布具体的投标时间以及开标时间。投标方需要在规定时限内投出封存的标书,并且在既定的开标日期之前,各投标方都要将投标保证金统一交到公司财务部门。公司财务部明确规定:投标保证金金额为5万元,并且只收取现金。第三,在开标日,轧钢部、工程部、项目负责人以及公司常务副总一起对标书起封,(投标方的标书应由公司统一保管,绝对禁止提前拆封)并根据已经计算出的可比性数据对各投标方的标书进行比较、筛选,以选择成本费用最低并且信用度较高的公司为最佳投标方。第四,选出的最佳投标方为中标方,中标方开始承揽1250MM热连轧工程。公司财务部向未中标的公司退还投标保证金。三、q公司内部控制现状1.公司财务组织机构的设置现代从成本控制到核算首先,通过分析Q公司货币资金收支过程,我们可以看出:在转账支票付款的过程中,签发支票以及加盖印鉴是由同一个人进行的。对已签发支票加盖印鉴的过程,也是对该票据的审核过程。筹建期的Q公司,由于内部财务人员的不足,这两项连续的业务过程通常是由出纳一人完成的,这样就很容易使货币资金的支出环节失去控制,容易出现付款时的舞弊行为,造成公司财产的损失。公司以减少财务人员数量来节约成本。但是,像以上这种由于一人兼任多岗的现象就严重违反了内部牵制原则,一旦发生舞弊行为,其造成的经济损失远远会高于节约的成本。这就出现了分工和制衡的成本与效益相比较的问题,基于成本效益原则,公司财务部组织机构的设置亟待改进。其次,公司的财务稽核与出纳员是同一人,违反了不相容职务应相互分离的原则。当初,Q公司基于批地皮的需要,同时注册了包括Q公司在内的14个公司。目前,这些公司尚未注销,仍在运行之中。财务部现有四名财务人员,财务部长负责总体工作安排,一名记帐员,一名出纳员,另有一名审计人员。而审计人员又负责税务、银行等对外业务,经常跑外,而审核工作也因此耽搁,人员相当紧缺。此时,财务部长就把稽核权限授予出纳员,便出现了我们所看到的现状。出纳员不能兼任稽核,会计档案的保管以及收入、支出、费用、债权、债务账簿的登记工作,这是最基本的内部控制制度。尤其在企业的筹建时期,货币资金业务的发生更为普遍、频繁,也是最容易出现问题的业务,因此,公司建立健全良好的货币资金内部控制制度是十分必要的。再次,我们又清楚地看到了超出库存限额的现金仍然存放于保险柜的现象,这对企业的资金保管是相当不利的,一些企业出现的“坐支”现象正是由于这一薄弱的控制环节而引起的。最后,作为财务部的出纳员,经常碰到副总凭借白条借款,办公室主任凭借白条报销招待费等其他费用的情况。公司财务部长没有为企业的资金把好关口,迫于管理层的压力,常常为公司领导凭借白条领款的行为“开绿灯”。目前的Q公司正处于筹建期,其中高层领导岗位的人员流动比较频繁,经常出现人员更换现象。这种内部控制薄弱、管理松弛的情况极容易酿成经济犯罪案例。比如:携巨额公款外逃,办理“投资移民”;动用公款炒股,以巨额资金在资本市场上买卖股票,谋取个人私利等。因此,公司内部控制制度亟须完善,这种内控制度的威胁因素也应该给予足够的关注。2.对外采购过程中,也存在极容易造成材料采购的现象通过分析采购与付款流程图,我们可以看到:在采购申请得到审批后,采购部门就直接联系供应商,而缺少了“货比三家”选择供应商的环节;这样极容易造成采购的物资成本偏高的现象;另外,我们又可以看到,公司的对外采购业务,几乎完全由供应部门联络,而缺少其他部门的制约,这就极容易出现损公肥私、捞取回扣的现象;我们还可以看到,在合同签订后,白灰就直接入库,更缺少了验收白灰质量的环节,对于已购进工程物资的质量监测,公司没有设立严格的把关环节,所购物资质次价高的现象更是无法杜绝。3.公司与投标保证金的比选通过分析热连轧工程的招投标过程,我们得知,该公司在以下两个方面的内部控制环节作的比较出色:首先,公司收取投标保证金只以现金方式收取,这就避免了投标方以空头转账支票抵交保证金的现象,保障了公司的资金安全,减少了财务风险。然后,公司以明确的制度规定各投标方的标书只能在开标日开封,这就保证了竞标的保密性和公平性,避免了公司参与招标的人员凭借泄露标书内容而捞取回扣的现象。四、q集团的内部控制状况的改进措施1.强化企业内部控制制度(1)完善组织机构控制体系。目前,由于Q公司会计人员较少,为了达到内部控制的目的在会计岗位设置和权责划分上,应考虑设置以下五个会计岗位。a财务主管兼任总账会计职责是在总经理的领导下,负责企业会计核算、会计管理工作的展开(在财务会计工作处理方面不由管理部门领导),并负责审核会计凭证,登记总分类账,编制会计报表。b出纳岗位负责与货币资金收付有关的具体业务,如记录日记账,处理货币资金日常收支,签发无印鉴支票,税金及备用金核算等。c会计兼稽查负责各种明细账的登记工作,账目的定期核对工作,对无印鉴支票加盖公章及稽核工作,财产清查的安排与实施工作。d对外会计专门负责银行及税务的对外会计工作。由于岗位设置较少,在职责划分上要注意不相容职务的相互分离,如出纳、总账与稽核,出纳与总账、明细账的分离等。e设立内审专员直接对总经理负责,代表企业管理部门对公司的内部控制系统的建立健全程度、执行情况、各种经济责任制度的完善、落实和执行情况进行检查、分析和评价,针对薄弱环节,提出改进和完善的建议与措施,有效控制目前公司存在的中高层领导凭借白条收取款项的现象,保证企业的各种内部控制制度得以有效实施。(2)控制现金的使用范围控制。下列各项支出可以用现金支出:工资、奖金、劳保福利支出;差旅费借款;生产经营中出现的在结算点以下的零星支出;在结算点以上的支出一律要通过票据结算。(3)出纳员每天工作结束时要清点现金。做到账实相符,对于超出库存限额的现金要及时送交银行保管,同时要由内审专员做定期和不定期的盘点工作。(4)银行存款要及时对账。并编制银行存款余额调节表,发现核对不符的项目要及时报告负责人,并进行调查。(5)严格内部牵制制度。坚持会计管账不管钱,出纳管钱不管账的原则,实行会计人员和出纳人员的相互牵制、相互监督制度;坚持现金收付的符合制度,避免差错和舞弊。2.采购、付款内部控制(1)采购与付款的内部控制关键点a根据工程进度计划、材料消耗定额、储备定额,编制材料物资供应计划和材料物资采购计划,然后,根据物品库存计划,制定采购计划和采购价格。b采购之前,购货必须按正确的级别批准即请购单必须经有关主管人员签字,供应部门方可受理。c材料等物资申购,采购,验收和结算工作必须由不同的人员承担,不得由一人包办,要实行钱、账、物分管。d采购人员除了因特殊情况特别授权外,只能在批准的采购预算所列货物名称、规格、数量的范围内进行采购,不得擅自改变采购内容,采购预算根据工程进度计划结合库存来制定。e采购材料等物资,一般情况下需要与供应单位签订合同,重大供应合同,会计部门需要参与鉴定,仓库保管部门要严格按照合同规定的品质、数量、质量进行验收。f重要的材料物资要根据市场情况结合材料品质实行比价采购,以控制采购成本。g采购发票价格,运输费,税收等必须凭证齐全,并与合同符合无误,才可办理结算,支付货款;采购材料等物资一般要通过银行转账。h购货发票以外增加的采购成本的各种费用,损失,必须经过有关主管部门的审查和损耗原因分析,以确定其合理性和合法性,通过授权批准后,会计部门方能支付和转账。i控制材料物资的储备定额,以保证筹建期的工程施工需要,并以节约资金为原则,严防超储积压。j对于已入库的物资,应有胜任的职工管理,并根据接近控制原则,通过限制无关人员的接近来保护资产的安全完整。k执行内部核查程序,检查订购单的处理,确定是否收到商品正确入账,定期检查验收单的顺序,确定每笔采购业务都已编制凭证,检查凭单计算的正确性。l应付账款、预付账款明细账分别与总分类账核对相符。(2)采购与付款的内部控制的具体改进措施根据以上内部控制的关键点,采购与付款流程图补充完善如(图3):在执行以上流程的过程中,其内部控制制度的具体运作如下:a请购与审批:采购申请一般由使用部门或仓储部门提出,由部门主管或其授权人审核是否合理,若合理则签字后移交总经理审批。b采购:供应部门在接到请购单后,与采购计划核对,审核采购申请的合理性,对合理的采购申请所需资金进行估算,由采购部门主管签字认可;财务部门对采购申请与资金预算进行核对,