浅谈京沪高速铁路建设竣工文件的整编与移交

浅谈京沪高速铁路建设竣工文件的整编与移交张明海摘要竣工文件是建设过程的真实记录和历史凭证，是质量责任追溯的重要依据，如实反映工程实体状况，也是项目运营后进行维修、管理的基础资料。现结合我公司在京沪高速铁路工程中从事施工的桥梁、路基、站场、涵洞等项目，浅谈高速铁路竣工资料的管理、编制与移交，供类似工程参考借鉴。关键词京沪高速铁路竣工文件管理、编制移交京沪高速铁路竣工文件系指在建设过程中形成的、如实反映工程实体状况且具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、音像资料等，是建设过程的真实记录和历史凭证，反映了建设全过程的有效载体，质量责任追溯的重要依据，是对京沪高速铁路项目进行稽查、审计、监督、管理、验收的重要凭证，也是项目运营后进行维修、养护、改造、管理的基础资料。竣工文件原始资料的收集、整理贯穿于项目建设的全过程，是与工程进度同步进行的。因此必须要坚持科学认真、实事求是的态度，做好平时资料的积累、形成、整理、编制、立卷工作，才能在工程竣工验收时及时提交系统、完整、真实、准确，具有可追溯性的竣工文件和图纸。竣工文件的整理与编制是一项系统而精细的工作，主要包括以下几个方面。1竣工文件管理模式京沪高速铁路竣工文件的编制工作由京沪高速铁路股份有限公司负责组织，施工单位负责编制、组卷和归档工作，并接受使用单位档案部门协助指导和京沪公司分指挥部和监理单位的检查和审核。施工单位需加强对竣工文件编制和交接的管理，各级技术管理部门都需有专人负责竣工文件编制的组织、检查、指导工作，施工单位的同级档案部门应协助做好这项工作。指挥部、监理单位在施工过程中要督促、检查施工单位、办理购地单位及时整理竣工文件和竣工验收资料，并按规定审核竣工文件的质量和完整性，对存在问题提出处理意见，限期整改，并进行复审。施工单位必须按期移交完整齐全的竣工文件，凡竣工文件不齐全、不完整、不真实的工程，不能进行工程验收交接，不能进行末次验工计价。2竣工文件的形成积累竣工文件的收集、整理、归档及移交，要做到布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进度与竣工文件形成积累、工程验收交接与竣工文件交接同步进行。竣工文件的编制要按照各专业内容，随时做好图纸修改、资料收集和积累工作，更要注意收集施工中采用的新工艺、新材料、特殊地质、重点难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及工程隐蔽部位的资料，及时填写施工日志，做到准确、符合实际。单项工程的技术负责人，要将施工过程中形成的各种检查证、试验报告、原材料（或设备）出厂合格证及各种施工记录等原始资料，按工程项目和内容分别放在平时立卷盒内，以防文件材料的散失和损坏。3竣工文件的组成及内容凡与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状及具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。京沪高速铁路竣工文件由综合部分和专业部分两大类组成。专业部分由线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、动车、给水排水、环境保护与水土保持、铁路用地等专业组成。凡各专业未包括或不能包括进去的，根据实际情况可以纳入综合部分。根据铁道部文件规定，凡在大中城市范围内施工的铁路建设项目，应向当地城市建设档案馆报送有关城市建设档案，由于我公司承建的项目在山东济南市范围内，因此需要向济南档案馆报送一套资料，内容包括：（1）城市规划区范围内的车站、地下管线径路图、段（所）等平面布置图，以及竣工验收证书；（2）城市规划区内的铁路线路、桥梁、隧道总平面布置图、桥梁平面图、立面竣工图，线路、隧道的纵断面图和标准横断面图及有关说明。铁路建设项目建设用地竣工文件的组成与内容主要包括：建设用地小结和竣工文件编制说明；铁路建设项目的批准文件；建设用地的批准文件；征地、拆迁和回收土地补偿协议书；竣工用地平面图等。征购土地、拆迁补偿等原始凭证的原件，由办理购地单位财务部门单独组卷，归入地亩档案，交京沪公司永久保存，办理购地单位财务部门保存复印件。各专业所采用的通用图、标准图须作为竣工图归档，原则上只归采用张页，原图纸标题栏内容不变。施工过程中形成的各种变更、洽商、文件，随竣工资料组入工程案卷之中。4竣工文件的整理方法与案卷质量要求4.1资料的整理（1）对已形成单位工程的施工资料进行排列，装订成册。其排列顺序是：开、竣工报告及批复文件→工程施工小结→竣工工程数量表→变更设计通知单→建交表→各案卷盒封面及脊背各项内容由接收单位填写。移交单位只需填写各项内容写成纸条别在纸盒封面即。4.10其他要求文字资料组卷时应按受控前五项开工报告、竣工验收报告、施工小结（按规定格式书写）、工程数量表（同时具备施工图设计数量和工程竣工数量）、变更、洽商、协议排序。之后按文件材料形成时间、重要程度排序，检验批需编置于最后。归档文件中开工报告、竣工验收报告、工程数量表（逐张加盖）、施工小结以及案卷软封面、备考表、移交目录、移交证明书均需加盖法律受控章。5竣工文件的交接手续和份数在办理工程验收交接前，要编好已完工程全部竣工文件（包括征地资料）达到档案验收标准，经初验工作组审查确认合格后，交接管理单位并按规定向各级档案部门办理移交。竣工文件移交程序为：监理单位对所辖施工单位的竣工资料进行检查，确认无缺项、漏项后（签章）→移交维修使用的接管单位（签章）→移交各相关路局档案馆（签章）→移交铁道部档案馆→移交城建档案馆（签章）→档案移交回执（或证明书）、工程竣工验收报告、移交目录。竣工文件编制2份以上，正本1份（交京沪公司），其余为副本（按相关要求移交相应单位）。正本是竣工文件主要材料的原始件，各种文件材料仅有1份的（不含各种原始记录），应列入正本。所有程检表、检验批、分项、分部工程验收资料只纳入正本和第二副本。其他副本材料除竣工图外，可采用原件复印后加盖相应施工、监理单位公章的形式进行复制。文件交接时要按规定格式填写“文件清册和目录”，一式两份，交接双方各执一份，以备存查。6结语京沪高速铁路竣工文件编制、整理历时两年多时间，在编制期间走了不少