专题培训-《基建档案》

——《基建档案》一、基建档案概念基建档案是指在整个建设工程从酝酿、决策到建成投产〔使用〕的全过程中形成的、应当归档储存的文件材料。包含根本建设工程的提出、调研、可行性争论、评估、决策、打算、勘测、设计、施工、调试、生产预备、竣工、试生产〔使用〕等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。基建档案是科技档案的根本类型之一。包含 类。五个局部：1、依据性文件；2、根底性文件材料；3、设计文件；4、工程治理文件；5、施工文件；6、竣工文件。十二大类：1、可行性争论、任务书；2、设计根底材料；3、设计文件；4、工程〔工程〕治理文件；5、施工文件；6、竣工文件；7、生产技术预备、试生产文件材料；8、工艺、设备文件材料；9、涉外文件；10、财物、器材治理打算帐目材料；11、科研工程材料；12、其他应当归档文件材料。二、建设工程工作简介〔一〕基建工作的根本概念与基建工作程序1、基建工作的根本概念建设工程可分为几种类型：依据建设工程的性质，可划分为建工程、扩建工程、改建工程。依据建设工程的规模，可划分为大型工程、中型工程、小型工程。依据建设工程的地位，可划分为重点建设工程与通常建设工程。2、建设工程工作的程序提出工程建议书，进展可行性争论，编制设计任务书；选择建设地点；编制设计文件；制定年度打算；设备、材料订货与施工预备；施工组织；生产预备；竣工验收、交付使用。〔二〕建设工程形成的文件材料工程建设过程中形成的几种要紧文件材料：1、可行性争论报告。要紧是对建设工程在技术、工程与经济上是否合理与可行，进展全面分析、论证，作出评价。2、征地文件。征用土地的表册、附图、审批文件、与经济补偿方面的协议书等。3、设计任务书。是关于设计要求的正式文件，是建设单位供给的要紧设计依据，内容包含：建设工程总的要求、规模、投资等方面的说明；建设工程的构成及各子项工程的规模；各子项工程的内部面积安排及具体使用要求与设备标准；建设工程的投资安排，包含各子项建筑物、构筑物、室外工程等投资安排，每个子项工程与土建费用及设备费用的投资安排；建设基地的用地、外部运输、供水、供电、供热条件与有关协议状况；建设进度的打算安排要求。4、设计根底材料。要紧包含：〔1〕工程技术勘察材料，如工程地质、气象、水文、地震等材料；〔2〕技术经济要紧材料，如原材料、燃料来源，水、电供给与运输条件等调查材料。5、初步设计文件。为主管部门审查而供给的设计文件，也为施工图设计供给牢靠的技术依据，内容包含：设计说明、设计图纸、材料及设备明细表、概算书。6、施工图设计文件。是在设计最终阶段形成的文件。是为了满足施工需要的设计，务必详尽而准确地标出工程的全部尺寸及用料，包含建筑总平面图，建筑平、立、剖面图，建筑构造详图，水、暖、电专业的管道〔线路〕平面图、系统轴测图、原理图。7、招、投标文件。工程招、投标过程中产生的文件。8、施工组织设计。是施工单位编制的用以指导施工预备工作与组织施工的文件，有三种：〔1〕施工组织规划设计；〔2〕施工组织总设计；反映各单位、分部、分项工程各施工工序的质量检验评定记录与工程交工验收记录；〔3〕单位工程施工组织设计。9、施工技术文件。是在施工过程中产生的、反映工程质量实况的文件，要紧由施工单位自检与工程质量监视部门抽检形成，其数量很多，大致可归纳为六种类型：〔 1〕质量保证材料：各类原材料、构件、设备的出厂合格证，原材料、混凝土试块的试验报告，土壤试验、打〔试〕桩记录、地基验槽记录、构造吊装与验收记录，设备、管线的试验、运行记录；〔2〕施工质量检验记录；〔3〕隐蔽工程验收记录：如管道与仪器的埋设，根底开挖、冲洗、浇筑、预埋件安装等。隐蔽工程在掩埋前，须由施工、设计、监理〔有的时候建设单位也派现场代表参与〕几方进展验收，并形成验收记录；〔 4〕建筑物、构筑物沉陷、位移、变形等的观测记录；〔 5〕施工定位测量记录：指能反映工程建筑的位置符合规定红线、符合建筑执照规定的方位的定位测量记录。10、设计变更通知单。在施工过程中，觉察施工图仍有过失或者与实际状况不符，或者因施工条件、材料规格、品种、质量不能完全符合要求参与工程建设的有关方面提出合理化建议等，需要进展更换，经设计单位核定后，形成设计变更通知单。11与工作文件。依据文件包含监理规划、监理大纲、监理各专业细则，工作文件包含监理通知、备忘录、会议纪要、开〔停、复〕工令、支付证书、监理月〔季、年〕报表等。12面的文件。13故处理的照片、录音、录像、光盘等。14、竣工验收文件。在工程竣工验收过程中产生的系列文件，包含工程竣工验收报告、全部竣工图、工程质量评审材料、竣工验收会议决议文件。三、基建档案的形成、积存与操纵工作〔一〕建设单位的形成与积存工作建设单位是建设工程的最终使用者与治理者，应担负起对整个建设工程档案工作进展统筹、规划、组织、协调、监视与指导等职责，因此务必做好文件材料的形成与积存工作。建设单位务必指定一位负责人分管这项工作，同时确定专人负责积存从工程立项申请起， 文件材料。档案机构〔或者人员〕的职责：1、接收、保管、发放工程技术、治理性文件；2、收集、核校、整理、移交基建档案；3、依据有关文件与标准，制定本工程文件材料归档制度；4、做好参与工程建设有关档案文件资料收集等事项的协调工作。为了使工程档案工作与工程建设进程同步，从立项开头，建设单位就应在基建打算与个阶段的检查、验收安排中纳入工程档案工作的内整地拆迁材料、工程设计、工程施工的招、投标与合同签顶等活动中形成的文件材料。建设单位档案部门或者人员可依据《根本建设工程文件材料归档范围与保管期限表》的要求开放积存工作。〔二〕施工单位的形成与积存工作施工阶段是工程文件材料形成、积存的关键阶段形成的文件材料是工程基建档案的要紧构成局部，数量在整个工程档案中占相当大的比好积存工作。〔三〕建设监理单位档案材料的形成与积存工作建设监理单位档案材料由两局部构成：工程监理工作依据性文件材料、工程监理工作性文件材料。1、工程监理工作依据性文件材料要紧产生与工程监理组织内部，如与工程法人签定工程监理合同，监理规章、各专业实施细则等。2、工程监理工作性文件材料。要紧是为了履行监理职责，监理单位与有关单位产生的文件。如工程法人、设计单位、施工单位、建设单位、质量监视站、与环保、公安、交通、税务等部门形成的往来文件。〔四〕档案行政治理部门的操纵措施档案行政治理部门要紧依照国家档案法律法规，标准建设工程档案工作。依据《国家重点建设工程档案治理登记方法》，把在建工程纳入建档工作监控范围，敦促有关建设单位按要求填报《重点建设工程档案治理登记表》，对工程档案实行动态治理。同时依据国家档案局《建设工程〔工程〕档案验收方法》对工程档案实行验收。参与竣工验收。四、建设工程文件材料的治理与归档〔一〕归档范围〔见附表〕〔二〕文件材料归档保证措施1、建设工程文件材料归档工作，要与工程建设同步；2、工程建设过程中，各有关单位应在各自的职责范围内搞好文件材料的形成归档工作；3、工程建设过程中，要有一位负责人分管档案工作，建立与工程4、凡有引进技术或者设备的建设工程，要做好引进技术与引进设备的图纸、文件的收集、整理工作；5、归档文件材料要字迹清楚，图面干净、不得用易褪色的书写材料书写、绘制；6、施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记录，整理好编更文件，按规定编制好竣工图，7、归档时间：基建工程竣工后三个月内归档。步”治理三纳入：1、科技文件材料收集积存纳入有关科技工作打算；2、科技文件材料收集积存纳入科技工作程序；3、科技文件材料收集积存纳入有关人员的岗位责任制。四参与：1、档案人员参与建设工程的验收，验收基建档案完整齐全状况；2、档案人员参与产品鉴定工作；3、档案人员参与科研课题的鉴定工作；4、档案人员参与设备开箱，验收随机文件。四同步：1、下达打算任务与提出科技文件材料归档要求同步；2、检查打算进度与检查科技文件材料形成状况同步；3、验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步；4、上报与评审嘉奖科技成果与科技人员提职考核与档案部门出具文件材料归档状况证明材料同步。四、建设工程档案的整理建设工程档案的整理是在对工程建设过程中形成的文件材料进展完整收集的根底上，依据肯定的原则与方法，进展分类、组卷、编目的工作。依据科技档案成套性、阶段性、专业性的特点，将一个工程各阶段形成的文件材料，构成一个前后次序不行分别又不能混淆的有机整体。〔一〕建设工程档案的整理步骤1、对收集整理的文件材料按建设工程档案的归档范围进展鉴定，剔除不属于对档范围及重份文件。〔打算任务书、工程任务书等前期依据性文件，应将原件归入基建档案整理，确保工程档案的完整性〕2、将应归入建设工程档案的文字材料、图表、图纸按立项、设计、文件材料不能混淆在一起。3、同一单项工程内，按不全都专业分开排列。假设该工程是由假设分专业。4、分类组卷。治理性文件材料按问题分类组卷，图纸按专业分类组卷；施工文件按形成规律组卷，如原材料、构件的出厂证明、试验报告可按构造或者分批分类组卷，质量检验、评定记录但单位、分部、分项工程组卷。5、依据文字材料、图表、图纸的多少，构成假设干个案卷。6、卷内文件材料排列。一个工程内形成的文件材料数量不多时能够组织为一个案卷，其卷内文件的排列按形成阶段的先后挨次排列。假设文字材料、图纸分别组卷的，则可将反映同一问题、同一构造的文件材料排列在一起，或者按时间挨次、重要程度排列；图纸则按图纸在后排列。7、案卷装订。见后面内容。8、编目。见后面内容。1、首先确定一级类目在本单位的“档案分类大纲”中设立“基建档案”类，并明确基建档案大类的代字。机关档案分类大纲中基建档案的代字为“ B”；工业企业可依据“十大类”方法，确定代字。2、确定二级以下类目可依据建设工程的多少、基建档案的数量确定属类〔二级以下类目〕。生产性企业能够按使用性质设置综合类、生产性建筑、关心性建筑、办公性建筑等四个二级类目；其他单项工程不多、不简单的单位，可直接按单体建筑设置二级类目。3、单项工程形成档案数量大的单位，可在单项工程下，按专业设置不全都的三级类目，如综合类〔文字材料〕、土家、电气、给排水、暖通等专业。综合起来可得出以下分类、排列层次：基建档案类——工程使用性质——工程——单项工程——专业。〔三〕建设工程档案的组卷方法集合体，它按肯定的分类集中，按肯定的方法排列，形成保管与利用的根本单元。案卷构成包含两局部材料：通过整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷内名目、卷内备考表、案卷封面封底与卷盒。1、治理性文件材料的组卷治理性文件材料要紧是在工程预备阶段形成的立项申报与审批材料、可行性争论报告、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计与文件。〔重点是依据性材料〕这类型的文件材料的组卷，应先按问题，后按时间的原则组卷。如：立项、征地拆迁、报建、招投标形成的文件材料自然分成几个问题，可把不全都问题的文件材料分开，同一问题形成的文件材料按时间挨次排列。文件材料数量多的，能够构成几个案卷，不多的可构成一卷。2、图纸的组卷方法图纸是按构造、专业形成的，图纸通常有图纸名目操纵其排列挨次，因而在组卷时可按图纸名目进展。假设单位工程图纸数量少，能够构成一卷，卷内图纸排列按名目进展；假设图纸数量多，可按不全都专业构成假设干案卷。3、施工文件的组卷方案通常来说，原材料、构件的出厂证明按批量形成；试验报告按构造形成；质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录，最终形成单位工程评定记录。因此，施工文件按构造组卷。假设同一单位工程形成的施工文件少，可构成一卷；假设数量多的，可区分分部、分项工程分别组卷。4、修改通知单的组卷方法施工修改是常常发生的，因此会形成假设干“修改通知单”，修改通知单通常不能直接附在被变更的竣工图的后面，通常是将一个单项工程、单位工程形成的全部变更通知单集中起来，前面附上跟工程变更通知单名目，构成一卷。数量多的，可按专业分别组卷。5、监理文件的组卷方法监理文件分为依据性文件与工作文件。依据性文件要紧包含监理监理日志等等。使用“文种——文号”的组卷方法。监理工作中还形成肯定数量的照片、录音、录像等特别载体材料，按声像档案整理方法整理，移交接收单位。〔四〕工程档案的编目方法编目工作是档案整理的重要程序，其目的是固定文件材料在一个按案卷内的位置与没个案卷在整套工程档案中的位置。 编目工作分为编制页号、档案号、卷内名目、案卷名目、备考表、案卷封面。1、编页号建设工程文件材料的编号的目的是为了便于精准地统计出案卷内的文件材料的数量，确保其完整性，同时也为档案的供给利用供给便利。装订的案卷一律编页号，挨次均从“ 1”开头，以有书写内容的页面编号，空白页不编号，一页一号；页码编写位置：正面在右下角，反面在左下角编号。案卷实行不装订形式时，案卷内的文件材料要按卷内名目的编排次序排列，在每份材料的首页加盖档案号章，填写分类号、案卷号、件号。有些技术说明书，假设是以装订成册的出版物，并有序号的，能够不重编号，此后在备考表中说明此序号共有多少页。2、编写卷内名目卷内名目是对案卷内的每一份文件材料、图纸的精准登记表格，编制内容包含：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注。要求填写齐全、准确。〕挨次号。用阿拉伯数字从“ 1”依次标注，有多少分文件及图纸编多少号，文字材料以件为单位，图纸以张为单位。〕文件编号。填写文件的文号，图纸的图号。没有号码的可不填写，空出。〕责任者。填写文件材料的直接编制部门或者要紧责任者。文字材料填写形成者，以“公章”为主；图纸填写设计单位，但竣工图填写施工单位名称。〕文件题名，即文件标题，填写文件材料标题全称文字材料“关于图纸“**〕日期。文件材料的形成日期。页次。填写每份文件材料首页上标注的页码，最终一分文件，应标注起止页码。某些图纸原先已有图纸名目的，应保存其名目，可不再另制编卷内名目。假设图纸名目与图纸排列不相全都时，应当重予以编制卷内名目，保存原名目，并编上页号。3、编制备考表备考表是说明案卷内文件状况的表格，填写分两局部，上半局部在归档时填写，说明卷内文件材料的数量，完整、准确的程度；下半局部在归档后填写，填写治理中需备注的状况。4、编制案卷封面编制案卷封面起着固定整理、分类的成果，从封面上提醒案卷内文件材料的内容与成份的作用。内容要紧包含：档案号、缩微号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等。〕案卷题名。案卷题名是对案卷文件材料内容的概括，应包含工程名称卷内文件材料的针对内容，拟写时既要符合工程术语，同时又不违反档案用语。由于不全都案卷的内容不一，在拟写案卷题名时要留意避开拟写过简或者雷同的现象，要在充分生疏案卷内容的根底上，通过拟写案卷题名，准确提示出案卷的内容。题名构造：工程名称——文件材料的内容特征——文件名称1：如某大学法律楼的图纸分别按土建、给排水、电气、空调等专业构成几个案卷，案卷题名应分别提醒出工程名称、专业、图纸名称。**竣工图又假设同一专业的图纸数量较多，需分别构成几卷，案卷题名还应提醒出针对部位。2：某大桥的沉降位移观看记录按观看部位、观看时间分类组卷后，在案卷题名上应反映出工程名称、观测部位、观测时间及文件材料的名称。〕编制单位。文件材料形成单位或者要紧责任者。〕编制日期。填写案卷内文件材料的起止日期。不是档案整理日期。〕保管期限。填写其划定的保管期限。〔参照《根本建设工程档案资料归档范围及保管期限表》〕密级。依据保密规定填写。没有密级的可不填写，不能写“一般”、“无密”等字样。〕档号。依据事先编制好的分类编号方案，填写档案的分类号与案卷挨次号。〕档案馆〔室〕代号。临时不填写〕缩微号。临时不填5、编制档案号档案号由分类号与案卷挨次号构成。构造模式：科技档案号=分类号+案卷挨次号分类号应依据本单位的“档案分类编号方案”填写，案卷挨次号按分类号的最终一个层次编流水号。基建工程档案的档案号可使用汉语拼音与阿拉伯数字混合构成或者全部使用阿拉伯数字作为代号两种形式。1B1.1.2.1.112B2.1.216、编制案卷名目建设工程档案案卷名目是以案卷为对象进展登记编写的，它是案卷的名册与查找利用档案的工具。编制内容包含：档号、题名、编制单位、编制日期、页〔份〕数、期限、备注。〔参见《科技档案分类名目》〕7、编制档案索引名目档案索引名目的编制是为查找整套档案供给便利，其编排内容、挨次为：档案编制说明、档案验收证书、档案移交接收单、案卷名目、卷内名目。为便利查找，整套卷内名目的右上角应标明第几卷。索引目录的大小尺寸也应与案卷大小一样，封面上标明XX索引名目不编案卷号。建设工程档案编制说明包含四个方面的内容：1、工程工程简介。〔1〕工程的批准单位与文号、批准日期。〔2〕工程的总投资、占地面积。〔3〕工程的筹建、破土开工、试生产日期与正式竣工投产、交会使用日期。〔4〕工程的工艺、设备、产品状况。〔5〕工程的设计、施工、安装单位。〔6〕工程的单项工程总数。〔7〕其他。2、工程工程档案简介。〔1〕工程档案整理的依据性文件文号。〔2〕工程档案分类的原则。〔3〕工程档案各大类包含的要紧文件材料内容。〔4〕整套档案的总数与声像档案的总数。〔 5〕工程档案的密级与保管期限。〔6〕档案的套数，与各套档案的移交单位。〔 7〕其他需要说明的问题。3、档案号编制说明。〔1〕档案号的构造构成。〔2〕各代号的含义。4、各单体工程代号一览表。序号序号单体工程名称代号8、案卷的装订案卷可使用装订与不装订两种方式。文字材料要装订，图纸可装可不装。案卷不装订，应在每份文件材料上家盖“档号章”。卷内不全都尺寸的图纸应折成同意幅面。以 A4〔297X210〕图幅为准，使用手风琴折叠方法。底图不能装订，也不能折叠使用平放与卷放两种形式。附件：根本建设工程文件材料归档范围与保管期限表保管期限序号 归档文件 主管 建设施工设计单位 单位单位单位一、 可行性争论、任务书1.工程建议书及批复 长期 永久长期2.可行性争论报告 长期 永久长期3.工程评估 长期 永久长期4.环境推测、调查报告 长期 永久长期5.设计任务书、打算任务书 长期 永久二、设计根底材料长期1.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验永久永久报告、重要土、岩样及说明。2.地形、地貌、操纵点、建筑物、构成物及重要设备安装测量定位、观测记录永久长期3.水文、气象、地震等其他设计根底材料永久长期三、设计文件初步设计技术设计永久永久永久永久施工图设计技术隐秘材料、专利设计计算书文件短期永久* 长期永久永久序号归档文件主管单位建设单位施工单位设计单位6.关键技术试验永久7.总体规划设计永久永久8.设计评价、鉴定及审批长期永久永久四、工程治理文件1.征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久 永久 长期施工执照 永久环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供给协议书 永久五、施工文件1．土建施工文件(1)短期长期(2)施工安全措施、施工工艺(3)长期长期建筑材料试验报告设计变更、工程更换洽商单、材料代用核定审批施工定位测量、地质勘察长期永久永久长期短期短期土、岩试验报告、根底处理、根底工程施工图施工记录 日记、大事记隐蔽工程验收记录永久永久长期短期长期序号 归档文件 主管建设施工设计单位〔10〕工程记录及测试、沉陷、位移、单位单位单位变形观测记录、事故处理报告分项、分部、单位工程质量检查、评定交工验收记录证明永久长期长期长期长期长期施工总结、技术总结竣工报告、竣工验收报告永久永久永久2.设备及管线安装施工文件永久永久(1)图纸会审纪要短期短期(2)长期〔3〕设计变更、工程更换洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期短期(4)长期短期隐蔽工程检查验收记录强度、密闭性试验报告设备调试记录长期短期长期短期短期(8)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期 长期系统调试、试验记录管线清洗、通水、消毒记录管线标高、位置、坡度测量记录长期短期长期短期短期长期中间交工验收记录证明、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告3．电气、仪表安装施工文件长期长期长期长期序号 归档文件主管建设施工 设计单位单位单位 单位(1)〕施工组织设计、施工方案、施工设计、技术措施〕设计变更、工程更换洽商单、材料、零部件、设短期短期长期备代用审批长期短期(