教学与科研设备采购过程管理的实践与思考

教学与科研设备采购过程管理的实践与思考

1设备采购的规章制度不健全21世纪的高等教育，本质上是对经济学的创新教育。实验教学作为高等教育中不可或缺的一部分，在培养学生的综合技能方面发挥着重要作用。为此,国家和各高校投入了大量的资金进行教学与科研设备仪器的购置与运行管理,使得设备采购行为必须与高速发展的市场经济接轨。河南大学于1998年成立设备实验管理处以来,对设备采购的项目立项、计划论证、选型论证、招标采购、设备验收、登记管理等各环节进行明确的分工与协作执行;制定了“河南大学设备采购工作条例”等一整套规章制度;并在实施中不断总结完善;在设备采购的全过程都有校审计部门、财务部门和设备使用部门参与并进行监督。以上措施保障了采购工作的规范化。几年来为学校购置了大量急需的教学科研设备,其选型合理、性价比高、服务优良。但是在设备采购这个较敏感的过程中,现有的管理和监督机制无法实施、准确地掌握执行过程中的有关信息和问题,及时做出决策和改进。在市场经济动作规则尚不完善的今天,有可能造成人为的操作失误和漏洞。为使设备采购过程更具可管理性和公开性,我们基于先进的校园网技术,在规范化的设备采购运行模式的基础上,开发运行了“仪器设备采购过程管理系统”,使得设备采购过程的操作和管理更加科学、严谨、高效。2设备购置可行性论证设备实验管理处成立以来,经过努力工作与实践,总结完善出了一套科学的设备采购操作模式,概括为“两次论证,两级询价,公开采购、结果明示”。具体运行过程为:(1)使用单位根据教学科研需要,经认真调研和询价,向设备处报送“河南大学仪器设备购置计划论证报告”;(2)实验室管理科接到报告后,组织相关专业的专家、申报单位成员,结合实验教学计划与大纲、科研项目需求、实验室环境条件、人员情况及学校资金情况等诸多条件,对设备购置计划的必要性进行论证,论证结果由主管副处长签批,转技术科或设备科执行。(3)对单价在2万元以上的大型仪器设备和批量价超过5万元的设备,由技术科通知申报单位填写“河南大学大型仪器设备可行性论证报告”,并组织召开大型仪器设备购置可行性论证会,从设备选型、技术指标、选配件、性价比等方面进行设备选型论证,通过论证,报校长审批后,方可转设备科执行。(4)设备科对购置计划中所列设备进行二次询价,确认设备报价是否真实。对低值、小批量的设备,进行议标或谈判执行;对大型仪器设备或大批量设备,经认真调研、询价后,填写“招款审批”表报校招标办公室审批,并组织相关专家、申报单位成员、审计处、财务处等单位,接有关规定和方法,本着“公平、公正、公开”的原则进行招标,招标结果由校招标领导小组或主管校长签批,主管副处长负责与中标厂商签约,并监督执行。(5)设备仪器到货后,由技术科组织对大型仪器进行验收,核对有关选型报告后进行技术档案登记管理。(6)使用单位凭验收报告或技术科签章到实验室管理科办理固定资产等手续,将有关相处输入实验室设备管理系统,实验室管理科核对有关立项报告后对设备进行登记管理。(7)由处长审签后,办理有关付款及报帐等财务手续。高校仪器设备采购过程管理系统主要对经过审批的仪器设备购置计划执行全过程实现有效管理。通过分析具体运行过程,总结出如下所示的工作流程图。3高校仪器设备采购过程管理系统的构成根据我校设备实验管理处的机构设置和职能分工,高校仪器设备采购过程管理系统由五个子系统和一个管理模块构成,各子系统的主要功能与该子系统使用人员的工作职能相对应。(1)设备购置计划管理该子系统由实验室管理科使用,主要实现计划下达和计划修改,包括对仪器设备购置计划按批次进行录入、添加、修改、删除、提交等操作,对需修改计划进行修改;打印某批次或某实验室计划;维护院系信息、实验室信息、经费来源信息;下达计划情况的统计、打印、查询及查询结果的导出。(2)“设备证明”系该子系统由技术科使用,主要完成设备论证结果及相关信息的录入、浏览;按实验室打印需论证设备;设备论证情况的统计、查询及查询结果的导出。(3)执行和付款管理客户该子系统由设备科使用,主要实现仪器设备购置全过程的管理,包括执行情况和付款情况的录入、修改、浏览;确定需要修改的计划并提交给主管副处长;维护供应商信息;设备执行情况统计、打印、查询及查询结果的导出。(4)设备查询功能该子系统由正处长使用,对与付款相关数据进行单个或同一时间下的批量审核签字;可分计划、论证、执行、付款四种情况查看所有设备信息,或构造查询语句进行有关信息查询;可查看多种统计报表,数据统计分为已下达计划、应执行计划、未执行计划、已执行计划、付款情况、未付款病况,所有统计都有时间范围,统计结果包括总表、实验室汇总、实验室详细报表三种。(5)设备查询结果该子系统由主管副处长使用,对设备科提交的需修改计划进行审批;可查询所有设备信息,导出查询结果;可查看和打印各种统计报表。除以上五个子系统外,本系统还包含一个管理模块,完成用户管理、日志维护、数据整理和备份等系统管理功能,该模块可根据具体情况,确定专人使用,或并入任何一个子系统中。4实现了设备计划及其运行管理系统的正常使用仪器设备的购置过程是一项复杂的系统工程,各科室在既分工明确,又相互联系,既相互依存,又相互制约的机制上