基于web的校园资产管理信息系统的设计与实现

基于web的校园资产管理信息系统的设计与实现

随着国家对高等教育的投资逐年增加，特别是近年来，大规模建设项目（如“211项目”和“985项目”）等资金已用于设备购置，大学资产显著增加。同时高校规模不断拓展,综合性高校拥有2个以上校区的情况非常普遍。在这种情况下沿用旧的单机管理模式,已很难适应多校区、巨量资产的现代化管理需要。资产数据收集的信息化、查询管理的实时化是我们努力的方向。我们经过深入调研,前后用一年多的时间开发出了“复旦大学资产管理信息系统”,该系统的大型仪器设备使用情况上报管理和资产报帐管理子系统已分别于2006年1月和6月试运行。1资产管理子系统针对单机版资产管理软件不能满足多个校区设备管理需要的问题,我们设想开发基于国际互联网的网络版资产管理软件,实现资产的网络化上报和实时查询功能,同时解决大型设备使用、实验室年度数据收集上报的问题。在软件性能方面,要求软件各模块功能具有良好的可控性,方便功能扩展,达到学校的安全性要求。通过软件的使用逐步落实资产的院系、教研室二级管理,实现资产的实时查询监控功能。2系统特色2.1建立了网络化的资产管理系统资产登记、相关信息输入电脑工作,是资产管理最烦琐、也是最基础和最重要的一项工作。过去这些工作集中在资产管理部门,一方面要将采集的资产信息手工登记到各种纸质报帐单中,然后由专人将这些报帐单输入电脑,这样反复抄录很容易造成数据错误;另一方面资产数据情况又未建立与部门间紧密交换的机制,因此,资产数据信息在学校管理部门与保管单位间存在严重的信息不对称。新资产管理系统,信息收集实现了网络化,上报信息工作分散完成,不仅学校设备管理员可以上报数据,学院、教研室设备管理员和一般职工同样可以上报数据,聘用人员被授权后也可以上报数据,完全实现数据的多用户上报。新系统也完全实现了数据的实时查询,信息完全透明公开。由于系统是基于internet开发的,数据的上报和查询等功能不受地点、时间的制约,只要可以上网访问该网站,全部工作即可完成。2.2用户类别控制从系统的功能模块设计来看,我们可以根据需要随时开放或关闭某模块的功能,实现对整个系统功能的控制。同样我们也可以对各类用户的数据访问及工作权限进行模块化增减控制,实现对不同用户的类别控制。对个人用户,可以根据需要随时更改其用户类别,实现访问工作权限及内容的改变。例如某网络用户属于“一般数据上报员”角色类别,现在要求他管理本院系的资产,我们可以方便地将他的角色类别改为“院系资产管理员”,这样他不仅可以完成一般数据上报工作,还可以随时查看本院系资产资料、数据上报的进度和各设备保管员保管的设备情况等。2.3资产管理信息系统本单位管理部门利用资产建立了一个内部资产数据的实时开放是系统的特色之一。在新系统试用之前,某位教工往往要到办理退休离校手续时,才来资产管理部门查询个人名下保管的资产,这种状态下很难管好资产。基于这种情况,院系部门对本单位资产数据的获得同样存在严重的滞后性,已不能适应资产的现代化管理需要。资产管理信息系统的应用完全改变了上述情况。教职工可以随时上网查询其名下保管的资产详细信息,院系部门资产管理员可以将查询范围扩展到本部门全部资产。网络的实时特性,使资产数据在相关人员之间更透明、公开,这样有利于部门间相互监督,提升资产管理效率。2.4统一身份认证从软件结构上看,用户层是采用多层B/S结构开发的,并且需要通过学校信息统一身份认证才能访问系统,尽可能地将安全隐患降低到最低限度。对不同的访问用户,我们分别设置了不同的内容访问权限,进一步控制访问的数据范围。此外,学校信息办安排专职人员承担服务器维护和数据备份工作,以确保数据安全。3对设计因素的把握资产管理信息软件的设计结构必须科学,功能必须合理,控制管理必须灵活,因此我们花费了不少时间在功能模块上慎重设计、选择、调整,对细节上的追求也不遗余力,小到一个按钮的设置位置,甚至各信息报表字段的安排顺序等都要仔细琢磨和试验,以求软件更具有方便、实用、高效的特点。软件从开发到实际应用,既需要对软件各细节精益求精的不懈追求,又要对应用推广可能遇到的困难和问题做出科学的前瞻性计划,才能保证软件顺利应用。3.1各个环节之间的问题是制约软件推广应用的关键软件的功能模块较多,既有资产报帐管理、实验室及大型精密仪器年度使用数据上报还有低值品、消耗品、维修报帐功能模块以及专门的特殊数据收集功能模块等。如果这些功能一开始就全面使用,在管理、服务和教职工接受上都可能存在问题,这些问题又反过来制约软件的推广应用,因此,我们采用分步实施的策略。2006年1月先试用实验室及大型精密仪器年度使用数据上报功能,因为该功能一年使用一次,对可能出现的问题,我们有时间进行后期处理。在上报前我们组织教职工集中培训2次,然后试行网上数据上报,这样让大家对软件操作环境和今后的网上报帐等工作有了初步的认识和心理准备。在2006年6月全校网上报帐试运行前,我们对设备管理员进行了3次网上报帐的集中培训,由于准备充分,结果总体满意,教职工能够接受新的运行管理模式。其他功能模块,我们将在今后合适的时候试用。3.2学校信息办的力量软件开发涉及的经费来源和开发过程的规范化管理是不可忽视的问题。我们抓住学校信息化校园建设这一契机,向学校提出资产管理信息化建设的设想,得到信息办的大力支持,使该软件开发纳入了学校建设规划,并且以项目形式进行规范建设。信息办把关软件技术,并且由专人对软件开发的各阶段进行跟踪验收,及时沟通解决开发过程中遇到的与学校现有信息平台技术衔接配合等问题。资产处在该项目中,主要把精力集中在软件功能需求的提出、各模块功能的控制要求、信息内容的表现形式、软件界面的建议以及对已开发的功能进行试运行,并且不断提出改进建议等,以加快开发进度、少走弯路、促使软件满足需要。3.3开发进度管理系统开发采用节点控制方式,把开发过程分解成若干阶段,设置各节点完成工作的具体内容和时间要求,由开发商、信息办、资产处依据时间节点控制开发进度。开发内容由资产处和信息办共同验收,技术上的验证工作由信息办负责。同时建立了经常性的开发内容演示、评价、分析会议机制。会议一般由资产处组织,开发商、信息办和资产处负责开发工作的人员和资产处领导共同出席。每次会议内容清晰,提出的改进意见、建议非常贴近实际,因此会议效果好、效率高,开发目标在不断的修正中日臻完善,开发质量显著提高。3.4系统操作方面软件试运行以来,主要遇到的问题,一是