高校图书馆院部自主经费购置图书资料的实践与思考

高校图书馆院部自主经费购置图书资料的实践与思考

考虑到各院系独立购买的图书资料，不包括在图书馆管理系统中，各院系独立购买图书资料，为了规范各院系图书资料的管理和使用，学院建议图书馆作为采购系部的费用结算证书，单独购买图书馆。1院系室同资资料没有纳入到学校的文献资源保障体系之中高校院系资料室是高校图书情报系统的一个重要组成部分,是高校图书馆工作的补充和深化。资料室在高校的教学、科研工作中起着极其重要的作用。学校院系资料室自筹经费所购置的这部分文献(简称自购书)的管理与利用,是一个既现实又重要的问题,值得我们去研究。通常情况下院系资料室自筹经费所购置的文献其财产帐没有纳入学校的固定资产,文献信息资源书目数据没有纳入到学校的文献信息资源保障体系之中,这样就导致了以下不利因素,一是由于部分文献资料的资产没有纳入学校固定资产中,导致学校的固定资产缺失,二是由于院系资料室的文献资料没有纳入到学校的文献信息资源保障体系中,给用户在校园网上检索,阅读带来不便。结合本院实际情况,一方面,自购书入藏加强学院科研经费管理,督促本院教师阅读,提高教学科研能力。另一方面,自购书入藏增加图书馆馆藏量,图书馆有生均馆藏册数和年生均进新书指标压力,同时优化馆藏结构,因此本院院系部资料入藏势在必行。2建立分类标准和体系本馆采用统一著录标准和技术规范。书到馆后,由图书馆文献资源建设部按统一的分类标准和体系集中进行文献加工,在此基础上在图书馆金盘系统建立结构合理、著录规范的馆藏书目数据库。针对院系部自主经费购置的图书资料,需立马报销的,我馆于2011年5月20日启动此项工作,其操作程序如下:2.1文献资源建设(1)应将所购置的图书与发票一起送到图书馆文献资源建设部(原采编部);(2)文献资源建设部将系部所购图书进行验收、打号、盖章、加工、数据编目并做好图书资产登记并详细备注。(3)图书交到流通部图书典藏处进行图书典藏分配至购书系部供相关系部使用。(4)文献资源建设部开具入库单,相关责任人签字,图书馆办公室盖章后交由购书系部作费用报销凭证。截止2011年12月16日,共14个院系(离退办工作处,人文社科学院,口腔医学系、宣传部、外国语言文化系、护理系、临床医学系、化学教研室、形态学研究所、麻醉学系、基础医学院、医学检验系、分子生物研究所、纪委办公室),上门服务2次,共入藏中文图书329册,外文图书2册,光盘17张。2.2各系部图书资料管理我院外语学院、社科学院目前存在以前大量自主采购而未入藏的图书资料,图书馆有必要采用统一的著录标准和技术规范对学院各系部图书资料进行回溯建库,计划今年启动此项工作。(1)学院各系部送书到文献资源建设部,估计量很大或者在学院各系部建立图书馆金盘管理平台,文献资源建设部上门服务。(2)文献资源建设部将系部所购图书进行验收、打号、盖章、加工、数据编目,并做好图书资产登记并详细备注。(3)图书由典藏人员直接分配至所需系部,由相关系部使用。3独立购买书籍的问题3.1由于各种原因，学院不能单独购买书籍并发送给个人，因此无法提供书籍的实物或副本3.2在出版必须取消的书籍的出版日期之前，或使用和损害的书3.3一些大学教师反映出藏书质量高，碑文、印章程序复杂，不打算将其发送给图书馆3.4一些大学教师表示，他们不想在浩瀚的书籍中刻上标记3.5自己购买书籍并插入系部分配库，但大部分书籍是分发给个人的，是图书馆的虚拟图书馆3.6如果你购买书籍，购买大学网站，你就没有完整的文献，源建设规划,缺少采购沟通和协调,造成部分文献重复购入,自购书影响高校文献收藏体系的科学性与合理性。3.7人文社会科学委托的全国人民代表大会期刊的复制数据不能立即打开，也很难开具账单4解决措施4.1学校出版了自购书并将其发送给学校。因此，所有教师和员工都必须统一，严格执行学校的优惠政策4.2自购书必须符合发票，坚决消除实物现象，创造书籍，阅读30本书籍，发票金额超过书籍金额的现象。图书馆必须严格遵守从上到下严格控制4.3学院的自购书被送到图书馆，并实施“科学知识责任制”，各院方都送书上门,不用人人跑路,院系资料人员应做到学科馆员、学术秘书、助教工作等三个方面工作。4.4从图书馆的角度来看，简化了文件和印章程序，大量进入的大学可以考虑上门服务。图书馆提倡“以人为本”的服务理念4.5优化文献资源的配置,减少资金重复置帐困难合理使用图书经费,优化文献资源配置。长期以来,由于资料室建设处于封闭状态,资料室与图书馆、资料室与资料室之间不通信息,造成资料室之间特别是资料室与学校图书馆之间的图书资料重复购置现象比较严重。如果高校图书馆参与院系资料室建设,就可以联合各院系资料室制定统一的采购计划,统一订购图书资料。这样就能够使有限的资金得到最优化利用,减少文献资源重复购置的现象,使文献资源得到优化的配置,同时不存在人文社科采购期刊报帐困难的现象。总之,高校院系资料室与图书馆分属两个机构,(下转第279页)(上接第277页)图书馆只是在业务工作上对院系资料室进行交叉管理,院系资料室及资料员的行政管理权归属院系部,而院系资料室工作人员少,兼职工作多,大多都不是专业技术人员,他们不熟悉图书馆的工作流程,现目前大多仍然采用传统的手工操作方式,这严重制约了院系资料室文献资源的开发利用。从长远看,需要建立合理的组织机构,整合人力资源。要使全校的文献资料收藏体系成为一个有机的整体,必须建立合理的组织机构,整合人力资源。图书馆在全校