档案管理制度

档案管理制度总则为完善、健全公司档案管理工作，完整地保存和科学地管理公司的各类档案，遵循妥善保存，便于查找的原则，更好地为公司各部门服务，特制订本管理规定。适用范围：公司各部门从事经营、管理以及其他各项活动直接、间接形成的对公司有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记录。文件归档程序和范围档案的基本程序包括档案的收集、编号、整理、统计、检索、归档保管、销毁等七道程序。公司文件材料的分类、归档范围以及保管期限：归档范围保管期限公司董事会、股东会等会议的记录、纪要、决议、决定以及形成的通知、名单、授权书、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件等永久公司章程、股东资料、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件、纪要、决定和会议材料、会议记录等永久本公司行政、办公会议纪要、记录长期-30年上级机关和主管政府单位对本公司重大业务问题、带有方针政策性的请示和报告的批复永久授予（命名表彰）本公司的各类通知、批复长期-30年公司年度经营计划、公司年度经营总结永久本公司年度和年度以上工作计划、总结、责任目标书（状）、责任目标完成情况汇报长期-30年公司营业执照、经营许可证、税务登记证、组织机构代码以及为办理这些证件所产生的各类申请书，核准通知书等永久公司自有资产、土地使用证以及各类荣誉牌匾和证书等永久本公司各部门与有关公司签订的合同、协定、协议、议定书永久各级领导视察、检查本公司工作时形成的讲话、题词、指示、音像等及本公司的工作情况汇报长期-30年公司各部门人员外出考察、参加会议等外事活动形成的文件材料短期-10年本公司大事记、简报、活动记事、剪影、大型活动图片、音像资料等永久公司制定的需下发到各部门的制度、管理细则、规定、通知等文件长期-30年公司临时性文件材料的归档范围：上级单位的普发性、不需办理的文件材料；本公司文件材料中，无查考利用价值的事务性文件，一般性文件的历次修改稿，公司内部互相抄送的文件；供参阅的简报、情况反映等文件材料。项目资料归档范围以及保管期限：归档范围保管期限关于项目的立项文件，包括项目建议书、项目建议书的审批意见、可行性研究报告、可行性研究报告审批意见、关于立项的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、项目评估研究材料永久勘察、设计承包合同、施工承包合同、监理委托合同永久企业入驻孵化器的协议书永久投资项目备案的通知书会计档案：有关会计工作的政策、制度、预算、计划、报告、合同以及往来文书，会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料由会计部门自行归档。人事档案：人事档案由部门自行立卷、归档、管理。归档要求档案要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。归档文件资料要求完整、系统、准确，文件种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列，不得分开。保持文档文件之前的历史联系，不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示和批复放在批复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他的文件的立卷按照公司规定执行；案卷封面，应逐项按规定用中性笔写，字迹要工整、清晰；分类建立电子档案目录，便于查阅。档案的管理利用档案的查、借阅：办公室档案管理人员对档案建立《档案借阅登记表》，须带出档案室查阅的，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还；公司各部门借阅档案时，填写《档案借阅登记表》，方可借阅；外单位来本公司查、借阅档案，需持有单位介绍信并说明原因，由公司对接的经办部门向公司领导请示，经领导批准后填写《档案借阅登记表》，方可借阅；外单位人员不得进入档案室；调离本部门或公司的工作人员，必须在办理调离手续前清理移交档案文件；档案借阅的最长期限为两周，对借出档案，档案管理人员要定期催还；借阅者要对档案妥善保管，不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折转、撕页，保持档案的完整与安全；因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。档案编号、保管和管理人员职责第十一条档案编号的规定编号文件种类公司规章制度和管理文件格式为：公司简称-部门代号-文件类型-文件名称-日期-流水号例如：B-RS-ZD-名称-20150608-001表示公司办公室人事部2015年6月8日第1份XX名称制度文件。合同协议（1）格式为：公司简称-部门代号-文件类型-合同类型-合同名称-合同签订日期-流水号例如：B-HT-XZ-20150608-001表示公司办公室2015年6月8日签订的XX行政合同。（2）合同类型XZ-行政合同；XM-项目合同；RS-人事合同；CW-财务合同；QT-其他合同。编号规则公司名称公司全称为：xx有限公司公司简称为：xxx部门代号办公室，代号：B项目部，代号：XM财务部，代号：CW文件类型代码ZD-制度文件；HT-合同；TZ-通知、通报日期表示格式：yyyyxxzzyyyy：用四位数字表示年份；xx：用二位数字表示月份，不足二位的，用零补齐；zz：用二位数字表示当日，不足二位的，用零补齐。例如：20210608表示2021年6月8日。第十二条公司各部门档案管理人员职责：接收档案资料必须认真验收，并办理交接手续，按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作；编制检索工具，充分发挥档案资料的作用，实