城市花园物业采购管理程序

城市花园物业采购管理程序城市花园物业采购管理程序

1.目的

控制采购过程，保证所采购物资和服务符合质量要求.

2.范围

适用于公司内各类物资和服务的采购管理.

3.职责

3.1总经理办公室后勤主管负责物资采购的实施，行政副主任负责物资采购的管理控制.

3.2品质管理部负责组织对分供方进行评定和控制.

3.3各部门质检员或专业技术人员负责采购物资和服务的验收.

4.程序

4.1根据采购物资对服务质量的影响程序，将采购物资分为三类:

A类:对服务质量有重大影响的物资.如:土建材料、木材、机电设备等.

B类:对服务质量有直接影响的物资.如:娱乐设施、花草树木、清洁物品用于客户水电设施维修使用物资等.

C类:对服务质量无明显影响的物资.如:办公文具等

4.2采购资料

4.2.1物资使用部门负责提供采购资料，包括:规格、名称、价格、技术要求、相关国家、专业标准等.

4.2.2总经理办公室后勤人员及时收集采购资料，不断按《分供方评估管理程序》调整《合格分供方名单》，并保存采购资料.

4.3采购计划审批

4.3.1各物资使用部门每月于25日前根据工作计划，填写《物资申请单》由部门经理签字后交总经理办公室后勤主管汇总后报总经理审批.

4.3.2《物资申请单》包括:物资名称、规格、型号、等级、数量、价格、交货期、技术要求、检验方法等内容，必要时注明分供方名称.

4.3.3计划审批后后勤主管安排仓管员根据库存情况制作全公司采购计划填写《物资申请单》.

4.3.4后勤主管审核公司《物资申请单》，并将各部门《物资申请单》于26日前同时报总经理或其授权人审批.

4.3.5审批工作在每月28日前完成.

4.3.6采购员根据审批后的安排《物资申请单》及《合格分供方名单》实施采购.大批量集中采购于月底前完成.

4.3.7后勤主管及时将各部门《物资申请单》中未列入全公司采购计划项目反馈到各部门.

4.3.8应急物资的采购由部门经理、总经理助理审核后报总经理批准.

4.3.9固定资产和高额物资采购需加专项报告.

4.3.10各级管理采购物资审批权，按财务规定执行.

4.3.11需要采购服务的部门提出服务采购申请，经部门经理、总经理助理审核后报总经理审批.

4.3.12按《分供方评估管理程序》或《设备(服务)合格分供方名单》选择合格分供方.

4.3.13按《合同审批程序》实施签订合约，合约必须明确我方要求，及双方承担的责任.

4.3.14严格履约.

4.4采购物资的验证

4.4.1物资购进后，采购员应及时通知质检员办理入库报检手续;库管员根据《物资申请单》项目进行检验及入库登记，填写《入库单》，做好台帐记录.

4.4.2质检员对物资进行验收时，若发现物资有标识破损、遗失、模糊、物品受潮、水迹、油迹、破裂等异样，必须打开包装进行检验或向经理报告，填写《物资验收单》.

4.4.3如果采购物资需在分供方供货处进行检验时，由后勤主管负责组织相关部门质检员与分供方联系，实施现场验证，认真填写《物资验收单》.

4.4.4如果客户提出对我公司分供方验证时，由后勤组负责双方联系，公司可以参考其意见，但客户的验证结果不能代替公司对采购物资的检验.

4.4.5机电设备等技术性较强的物资验收由物资申请部门组织或指定专人验收其技术性能等.

4.4.6使用部门(人)在使用物资前应进行验收，以确保其质量符合要求.

4.4.7服务质量验收由服务申请部门负责.

4.4.8当出现不合格物资时，由质检员填写《不合格物资处理单》，并呈请部门经理审批，由采购员按审批意见处理执行.

4.4.9对小批量采购的A、B类物及首次承接的分供方可采取全部检验的方法.

4.4.10采购完成后采购的有关文件由使用部门及后勤各自保存备份以备查阅.

4.4.11对采购服务不合格项由服务采购部门负责人根据合同等，要求分供方赔偿或返工.

4.5物资的保管按《仓库管理程序》执行.

5.监督执行

由总经理办公室监督执行.

6.支持性和相关性文件

BVPQS4.6-01-01《A、B、C类物资合格供应商名单》

BVPQS4.15-01《仓库管理程序》

BVPQS4

.6-01-02《设备(服务)合格分供方名单》

7.质量记录及表格

BVPQS4.6-01-F1-01《物资申请单》

BVPQS4.6-01-F2-01《入库单》

BVPQS4.6-01-F3-01《物资验收单》

BVPQS4.6-01-F4-01《不合格物资处理单》

篇2：物业公司采购物资质量控制工作程序

物业公司采购物资质量控制程序

1目的

本程序指导各部门进行物资采购计划的制定和采购物资的申请及审批，采购员的正确采购，以便采购物资符合规定要求。

2适用范围

适用于本公司物资的采购。

3相关标准要素

GB/T19002-ISI90024.6采购

4相关文件

质量手册4.6采购

5职责

5.1经理部负责本部和公司办公用品及所需物资计划的制定和填写采购物资的申请单。

5.2机电工程部负责本部供水、供电、机电等所需物资计划的制定和填写采购物资的申请单。

5.3物业管理部/沙河管理部负责本部物业管理所需物资计划的制定和填写采购物资的申请单。

5.4消防治安部负责本部消防治安所需物资计划的制定和填写采购物资的申请单。

5.5各部门协助采购员负责选择物资供应的合格供应商。

6实施程序

6.1计划性采购

6.1.1库房根据物资库存情况，作出下个月补充物资采购计划。

6.1.2月份采购计划

6.1.2.1各部门根据工作安排於每月下旬制定下个月的物资采购计划(含采购物资的名称、型号、规格、数量等)。

6.1.2.2各部门将月份物资采购计划经本部门经理审批后，报总经理或总工程师审核批准。

6.1.2.3各部门将审批的月份物资采购计划提交采购员,采购员按此计划进行采购。

6.1.3工程物资的采购

6.1.3.1各部门承接外委工程和内部工程，需要购买材料的都必须根据工程合同制定物资采购计划（含采购物资的名称、型号、规格、数量等）。

6.1.3.2各部门将工程物资采购计划报公司总经理或总工程师审核批准。

6.1.3.3各部门将审批的工程物资采购计划提交采购员，采购员按此计划进行采购。

6.2零星采购

6.2.1各部门需要零星物资或计划外的物资时，填写采购物资申请单（含采购物资的名称、型号、规格、数量等）。

6.2.2各部门将采购物资申请单报经理部经理审核批准。

6.2.3各部门将审批的采购物资申请单提交采购员,采购员按此申请单进行采购。

6.3供应商的选择

6.3.1供应商的资格要求

6.3.1.1供应商必须要有合格的营业执照和物资的合格证。

6.3.1.2供应商供应的物资必须符合所需物资的型号、规格、质量。

6.3.1.3供应商尽量选择信誉好的商场或厂家。

6.3.2评审方式

6.3.2.1有关部门协助采购员选择供应商并进行评审。

6.3.2.2对年采购量较少，供应产品不具有广泛使用性的供应商可以不进行评审。

6.3.2.3采购员对供应商评审进行记录，并将合格供应商评审记录报总经理或总工程师确认批准。

6.3.2.4对合格供应商一年进行一次覆核认可。

6.4采购员将采购物资的时间、单价、供应商登记在采购物资计划内。

6.5采购员将采购到的物资提交库房保管员并填写入库单办理入库手续。

7记录

7.1《采购物资的计划》

7.2《采购物资的申请单》

7.3《合格供应商评审》

篇3：物业管理处采购控制工作程序

物业管理处采购控制程序

1.目的

对物资采购的申请、计划的编制、审批等过程制定相应程序，确保采购物资符合规定要求。

2.适用范围

适用于物业管理处提供服务所需物资的采购，其他物资（如办公用品）的采购可参照执行。

3.术语(略)

4.职责

4.1提出采购的部门制定《采购计划》和其他采购文件，由部门负责人审核报公司批准。

4.2经批准后的《采购计划》发至财务部，由财务部负责实施采购。

5.工作程序

5.1物资的采购

5.1.1计划性采购

a.财务部库管员根据物资库存情况，做出下月补充物资采购计划。

b.各部门主管每月下旬制定下个月的物资采购计划，说明物资的名称、型号、规格、数量等（如有特殊要求，须说明）。

c.采购计划经部门负责人审核后，报经理批准，各部门将批准后的《采购计划》交给财务部，由财务部采购人员在合格供方处进行采购。

5.1.2零星采购

a.公司零星采购是指在物业管理活动中少量随时采购的物品。

b.各部门需要零星物资和计划外的物资时，先填写《申购单》，说明物品的名称、型号、规格、数量、用途等（如有特殊要求，须注明）。《申购单》经部门负责人审核，经理批准。

c.申请部门将批准后的《申购单》交财务部，财务部安排采购人员进行采购。

d.采购人员一般在合格供方处进行采购，如有急需等特殊情况，经物业管理公司总经理批准后也可在其它供应商处对实物质量进行验证后购买。

5.2供方的选择按《供方评价和选择程序》执行。

5.3采购物资的验证。

5.3.1财务部库管员依据审批后的《申购单》或《采购计划》对所采购回来的物资进行入库检验。工程部专业技术人员参与工程设备．材料及工具的质量验收。

5.3.2验证根据情况采用核对数量、外观检查和合格证检查等方式进行。对涉及安全性能的产品如电器类、水绝缘材料类、标准件类暖器材、消防用具类、化工原料类必须要有合格证；对小五金类、其他杂项类应核对规格、型号和数量与采购文件是否一致，外观和包装有无破损等。

5.3.3由库管员对物资验证结果进行记录,《物品验证记录表》验证栏签名确认并保存，参与验收的工程部专业技术人员也应签名。对验证中发现的不合格品按《不合格控制程序》执行。

5.4采购人员在进行采购时，将采购物资的时间、供方登记在计划表或《申购单》相应栏目内。

5.5采购回来的物资交仓管员办理入库手续并作记录。

6.相关文件和记录

6.1《供方评价和选择程序》

6.2《采购计划》

6.3《申购单》

6.4《物品验证记录表》

篇4：物业管理物品采购控制工作程序

公司程序文件版号:A

修改号:0

EJ-QP5.1物业管理物品采购控制程序页码:1/3

1.目的:

确保采购的物品符合质量要求。

2.适用范围:

适用于公司各部门对物业管理服务相关物品的采购。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.6、4.10、4.13章

3.2IS09002标准第4.6、4.10、4.13章

4.职责:

4.1公司各部门职责:

4.1.1各部门应设专人负责编制本部门相关物业管理项目所需物品的购置计划。

4.1.2各部门主任负责本部门物品购置计划的核定。

4.1.3管理者副代表负责物品购置计划的审核,公司副总经理负责物品购置计划的审批。

4.1.4经副总经理审批后的物品购置计划由综合办公室主任负责实施。

4.1.5综合办公室主任负责购置物品检查、验收、入库登记。

4.2工程维修部的职责:

4.2.1工程维修部负责物业分承包商施工材料及日常维修材料采购计划的审核。

4.2.2当住户发现分承包商提供的日常维修材料存在质量问题或材料不足时,工程维修部应对分承包商所购物品和库存进行验证,并对其发出《整改通知书》。

5.工作程序:

5.1物品的购置计划由各部门根据本部门相关物业管理项目实际需要,编写《物品采购计划报批表》。

5.2购置计划要明确产品的名称、规格、型号、数量、购置用途与时间要求,有特释要求的应注明。

5.3购置计划编写完成后交部门领导进行核定,经部门领导核定后,

交管理者副代表审核,并由副总经理审批。

5.4经副总经理审批后的购置计划,由综合办公室主任负责实施。

5.5综合办公室主任对审批后的购置计划应委托办事员负责实施。

5.6办事员根据各部门的购置计划,要进行分类汇总,制定采购计划,采购计划应结合实际,以免造成资金的浪费。

5.7对物品采购的要求:

5.7.1办事员在进行采购时,应从《合格供应商名单》中选择供应商,并根据各部门提供购置计划的时间要求,分轻重缓急,有计划地进行,以确保物品的及时供应。

5.7.2工程维修部应建议物业分承包商对用量较大、数量较多且长年经常使用物品(如灯泡、水暖管件等)要采用国家定点生产厂家或专业生产厂家生产的产品,以确保产品的使用寿命和使用安全。

5.7.3对各专业有特殊要求的物品,办事员要会同专业技术人员共同去选购,以避免使用的困难。

5.8对物品的验收:

5.8.1物品到货后,综合办公室主任根据采购计划逐一进行清点检查、验收入库,并登记《入库登记表》中。

5.8.2物业分承包商购置的与物业管理相关的所需品,应与工程维修部共同验收,并将验收结果报工程维修部归档。

5.8.3对各专业有特释要求的物品,综合办公室主任应会同

篇5：质量手册:采购控制工作程序

质量手册：采购控制程序

1目的

对服务过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。

2范围

适用于对服务所需的原辅材料采购、承担服务项目分包合同的服务项目供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价和控制。

3职责

3.1管理部

a.负责按公司的要求组织对供应采购物资及承担分承包合同的供方进行评价，编制合格从主名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案。

b.负责制定采购计划，执行采购作业。

c.负责审批日常服务分承包合同。

3.2管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。

3.3采购物资、接受服务的相关部门质量检查员负责对采购物资的质量进行检测，对供方提供的服务质量进行监督。

4程序

4.1采购物资

4.1.1采购物资分类。管理部根椐对服务质量影响程度分为：

a、重要物资：维修建材、五金、机电及工作服、保安器材、清洁用品等；

b、一般物资：零星采购的工具、维修与检测设备等。

4.1.2采购物资的申请

a、各部门根椐实际情况填写《请购单》，金额在500元以下的报经理审批，500元以上的由经理确认，报总经理批准。

b、《请购单》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。

4.1.3采购实施

a、管理部负责实施采购。对于重要物资，应由《合格物资供方名录》中选择供方。对于第一次采购的重要物资供方，应与其签订《采购合同》，明确品名、规格、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；

b、采购前采购员应对《采购单》核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。

4.1.4采购物资的验证

4.1.4.1对采购的物资可以有如下几种验证方式：

a．由各部门质量检查员进行进货验证；

b．由业主或住户在本公司现场实施验证；

c．由本公司在供方现场实施验证；

d．由业主或住户在供方现场实施验证。

对于后两种情况，管理部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。

4.1.4.2验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。不同的物资根椐检验规程规定不同的验证方式。

4.1.4.3业主或住户的验证不能免除本公司提供合格物品的责任，也不能排除其后业主或住户拒收的可能。

4.1.5采购信息

4.1.5.2本公司的采购文件包括：采购计划、采购单、采购物资分类明细表、采购合同及附件等，由管理部保管。在与供方沟通前，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。

4.2服务项目分承包

4.2.1公司物业管理日常服务有如下分包项目：

a．清洁、排污；

b．机电设备维修、保养；

c．绿化；

d．房屋本体维修、保养；

e．保安。

4.2.2由公司接受服务的相关部门确定相应分包服务方式报管理部审批，管理部代表公司与供方签定《服务项目分包合同》，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。

4.2.3对供方服务的验证。由管理部相关人员对供方服务质量进行监督管理，验证方法可包括：

a．管理部会同接受服务部门对供方服务质量进行验收；

b．征求业主和住户对供方服务质量的意见。

验证方式应在《服务项目分包合同》中给予明确规定。

4.2.4服务项目分承包的有关信息

a．供方法人资格证明文件；

b．服务业绩证明材料；

c．相关部门提供的服务质量报告；

d．服务项目分承包合同。

在与供方沟通前，应确保规定的服务要求是充分的。上述资料由管理部保管。

4.3对采购物资供方的评价

4.3.1合格供应商的条件

a．具备持续稳定的合格产品供货渠道；

b．具有良好的供应物资业绩；

c．具有质量保证能力的证明（必要时）；

d．价格合理

e．服务良好。

4.3.

2管理部根椐采购物资要求和服务需要，通过对物资、服务的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资和服务，应同时选择几家合格的供方以供比较。管理部负责建立并保存合格供方的质量记录。根椐供应物资有服务的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。

4.3.3对有多年业务往来的重要物资供方和日常服务供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：

a．质量管理体系认证证书；

b．本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；

c．本公司及供方其他顾客的满意程度调查；

d．供方产品或财务的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录；

e．供方的财务状况及服务和支持能力等。

4.3.4对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下：

a．新供方根椐提供的技术要求提供少量样品；

b．使用部门的质量检查员对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目，反馈给管理部；

c．样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；

d．样品验证合格后，管理部通知供方小批量供货，经质量检查员进货验证合格后，交使用部门试用，并由使用部门出具相应试用后的验证报告，并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目，反馈给管理部；

e．小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表审核、总经理批准后，可列入《合格物资供方名录》；

f．零星采购物资供方，质量检查员对其进货验证记录即为对此供方的评价。

4.3.5对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。

4.4服务供方的评价

4.4.1合格服务供方应具备的条件：

a、应在工商部门注册、具有法人资格；

b、有从事过类似服务项目的优良业绩；

c、良好的质量保证能力；

d、有承担相应服务项目的工作条件和实力；

e、服务供方在提供服务之前，应向相关部门提交对分承包项目的服务报告，报告内容必须有分包责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、质量保证等。

4.4.2对多年己承担服务项目的供方的评价；

a、根椐4.4.1条款规定的条件，供方