财务报帐工作流程基本常识及有关财务管理条例

2021年财务报帐工作流程、根本常识及有关财务管理条例为了进一步加强公司财务管理，简化财务报帐程序及流程，使财务工作及管理走向标准化、标准化，以发挥财务部门在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本工作流程及财务管理条例：第一局部：

报帐工作流程图一、团队出团前借款及回团报帐方面的工作流程1、导游出团前借款工作流程：计调开单，导游签名财务专人核实团队收款情况会计主管签名导游部经理签名并领取质量反响单和费用变更单〔红色警告团须总经理签名〕出纳付款〔完〕2、导游回团后报账工作流程图：导游如实填写正确清晰的报账单客服中心经理签名计调签名会计人员签名导游部经理/总经理签名出纳付款〔完〕3、团队正常退费〔指中途或当地没产生的费用〕及临时退团费用报销工作流程：经办人办理退款凭证〔属于退团的要附上发票〕计调签名会计主管签名出纳付款〔完〕4、团队非正常退款报销工作流程：

〔指组团效劳费，优惠及免单费用方面的报销〕计调审核签名部门经理签名主管总助签名会计主管签名董事长/总经理签名出纳付款组团人填写退款单〔如果是优惠或者免单的那么办免单〕二、费用报销工作流程图

1、正常费用报销流程图报销人在发票上签名会计主管签名部门经理签名出纳付款〔完〕办公室签字〔用车、办公费类〕筹划部负责人签字〔广告筹划类〕〔税金〕总经理签名或董事长签名报销人在报销单据上签名部门经理签字主管领导签名会计主管签名董事长/总经理签名出纳付款〔完〕2、非正常费用〔指业务招待费及送礼费用〕报销流程图第二部份针对导游人员报帐常遇到的问题进行解答财务最根本的常识：付款一定索取发票，包括交款给本公司的财务也一样。现对你们报帐常遇到的问题进行解答。1、报帐单金额写错或涂改为什么需要你们重新填写？答：每个企业都会有财务制度，都会遵守国家财务会计准那么，而谨慎性与清晰性就是财务准那么之一。报帐单一定要清晰，大小写要相符，金额不能涂改，假设能涂改，财务内部就很容易有漏洞，公司的资金也不会有平安性。2、为了节省报帐时间，导游人员在填写报帐单前应注意哪些问题？答：第一：团队行程内实际发生的费用如实填写；第二：本人的补助、中转产生的车费、或者其他费用不确定报销标准的，应向肖秋波咨询后再填写上去。第三：大写金额不会读数或填写的，应向其他同事请教或者直接到财务咨询。3、导游已现付综费，但是对方暂时不能提供发票，回团后该怎么报帐？答：首先，导游在付综费时，应先问对方发票准备好没有，如果对方说现在没发票，你就暂时不要现付，并且马上打给计调说明情况，如果对方不给票计调还坚持要你们现付的，也可以给钱对方，但是当时一定要和计调说清楚没票那部份帐务由计调负责到财务报帐。现付综费没拿到票回团后这样报帐：首先叫计调写一张等同于现付综费金额的借款单给你，然后填写报帐单〔不能将现付没票那局部工程写进去〕，最后凭计调借款单与你写的报帐单一起到出纳处报帐，整个团报帐完成。例如：张三借了1万元带清远团，现付了地接社5000元，回团报帐单写了1000元的费用，张三应凭计调重新写的5000元借条及1000元的报帐单到出纳处报帐，张三拿回了本人1万元的借条，整个团报帐帐完成。4、导游人员已借款出团，回团外联人员已取原始发票，怎么报帐？答：先将原始票复印，给票时要外联写一张证明，然后将复印件及证明贴在报帐单上按正常程序报帐即可。例如：张三借了1万元带广州团，整个团应报费用9800元，其中有6000元是外联人员拿了原始票〕，正确的报帐单应填写9800元，没票那局部应贴上复印件及外联取票证明即可。5、导游出团前没在财务借款，而是外联直接给钱导游或导游现收团款后现付的情况，回团后外联又取了原始票该怎么报帐？答：首先填写报帐单〔要剔除外联取走票那局部金额〕，不用复印票据，给票时要外联写一张证明并且要计调签名，然后报帐单及证明来财务报帐，报帐后再交团款给财务。例如：李四带陈柳婵0710广州团，当时没在财务借款，陈经理直接给了1万元给李四，整个团回来后发生8000元的费用〔其中外联要求取走住宿票3000元〕。导游只须填写5000元的报帐单到出纳处报帐，然后将3000元取票证明交给财务戴玉增，最后要将7000元的团款交回财务符冬浓，整个报帐完毕。6、团队没产生的费用，导游能否现退？答：散客拼团可以现退，现退时要游客签名并留下号码，回团后凭退款证明报帐。包团导游不能现退。7、出长线团，出团前借了款，来回交通直接在票务取票的，中途又有人退票的？回团后又该怎么报帐？〔见样板〕8、填写报帐单时，签单工程能不能写进报帐单？9、索取的发票时要检查哪几项？答：是否有财务专用章/是否过期/金额是否相符10、导游出团单的租车费没注明是现付转汇款，导游是否需要现付给司机？11、团队租用合同车，出车期间所产生的费用及司机的补贴要导游现付吗？12、团队综费或房费在出团前已由财务汇局部金额，导游到当地时付了余款，但是发票是将汇款及导游现付的金额开了一张发票，你们该怎么填写报帐单？答：先复印那张发票，填写报帐单时只写本人现付的综费，汇款那局部不能写进去，然后将复印件交给核帐员，发票原件附在报帐单后面。13、前台或外联收客时，客人是用会员卡积分兑现团款的，须办什么手续给财务？答：先在电脑上输入客人卡号减掉积分，然后叫客人填写会员卡积分消费明细表〔见附件〕14、前台或外联收客时，客人是用现金旅游券兑换团款的，收券时应注意什么问题？答：印章/有效期/防伪标致/使用说明/公司的标致15、存款时，前台与外联的团款能否合在一起存一笔？16、建行客人家属报名参团，但是要用建行职工积份卡消费，该怎么操作？17、电子平推发票使用应注意的事项？第三局部：财务管理条例第一条、职工借款管理规定：1、500元以下的现金支出不予办理借款。2、员工借款的报销应取得合法的报销票据，部门负责人审核其业务合理性后，财务部审核票据的合法性，并经总经理审批后，到出纳处报帐。3、员工报销款项应首先用于归还借款。有工作任务需支出现金时，需再次履行借款审批手续，财务部门不得直接支付现金。4、实行“前帐不清，后款不借〞原那么。5、财务部对于借款期限超过2个月的员工，必须下发“员工借款清欠通知单〞〔见附件1〕进行催收。6、对于员工逾期借款且接到“员工借款清欠通知单〞10天内仍未还清借款的员工，执行“前帐不清，后款不借〞的原那么，并会同办公室下发停发工资的通知，直到员工报帐还款时再发工资。7、所有部门对于有辞退意向的员工，应首先通知办公室，由办公室通知财务部核对是否还有欠款，待其还清所有借款后，再办理离职手续。第二条导游报帐管理规定：1、导游回团后必须二天内报帐。不按规定报帐的，逾期一天罚30元。2、导游报帐时间定为周一至周五下午2：30至18：00；周六9：00至12：00。暑期旺季那么改为周一至周五全天。3、导游填写的报帐单必须清晰明了，大小写金额必须相符，写错的必须重新填写报帐单。〔报帐模板见附件〕。4、导游在报帐时要将有计调操作人签名和游客签名的团队变更及费用小结反响单交给财务人员，不按规定提交的，罚款30元/团。5、导游出团补助按导游薪酬制度执行。开出团会议及接团的交通费只能按正常的公共汽车费用来报销〔高州、化州按13元报销；信宜按30元报销；电白按10元报销〕，有特殊情况需要乘坐出租车的，需经主管领导批准，并且要索取发票以及只能报销10元——15元/程。团队有特殊情况，确实打了很多费的，经计调主管批准可报销，报销的额度是30元以内，其他费用的报销按薪酬制度执行。6、导游所报的团队费用必须取得合法的开有茂名国旅名称的发票才能报销，如果付了款没索取发票或不符合规定的以及导游本人原因遗失发票的，财务可以给予报帐，但是带团的补助不能领取〕。7、导游人员带团的所有票据必须在报帐时交回财务〔包括对方地接社出的返程票〕，报帐时没交地接社出的回返程，每次扣罚30元。8、包团中途没产生的费用及组团人组团业务费、下乡费不能由导游人员报帐，必须由组团人本人报帐。9、散客团中途没产生的费用可由导游人员现退，退款后要求客人签名，回团后将退款证明贴在报帐单报帐。第三条团队正常退费及临时退团退费管理规定：由于各种原因，客人出发前临时退团的，组团人要填写领款单并且要附上发票，否那么，财务人员有权拒绝退款。由于客人本人原因临时退团的，而且当时交团款是以刷卡形式的，在办理退款时必须扣回0.6%的刷卡手续费。第四条、团队销售折扣与折让、免单、优惠单报销管理规定：所有团队的销售折扣与折让、免单、优惠单必须在报团队时写清楚，回团后再说有折扣的，计调与财务有权拒绝签名，由组团人自行承担。所有团队的销售折扣与折让、免单、优惠单必须有计调人员、部门经理及主管总助、吴总经理签名并且要收齐所有团款方可报销。超过5000元的需费董事长签名。组团人在办理退销售折扣与折让时，必须向财务出纳人员提供收款人的帐号、姓名、开户行，由财务人员以现金的形式存入客人的卡。第五条正常业务零星开支、经营性费用及固定费用报销管理规定：1、零星开支、经营性费用及固定费用是指包括团队综费、差旅费、固定资产购置费、会议费、培训费、车辆使用费、广告费、装修费、税金、水电费、房租，以及其他因日常经营管理需要而发生的费用2、公司所有费用开支，执行“一支笔〞的原那么，经营性费用由董事长审批，董事长因出差、休假等原因无法审批的，授权总经理审批，授权人事后须补签名。正常业务费用由总经理审批。3、费用报销〔借款〕实行经办人自审〔证明人，如有〕——部门经理——分管领导——财务部——董事长〔总经理〕五级管理。4、有关广告宣传单据的报销一律要经副总经理陈国斌审核。单笔印刷费用在1万元或以上的，市场推广部要事先编制预算并以签报形式报总经理，且须组织两个或以上的单位进行业务竞标，核销时附上标书。5、行政杂项费用包括办公用品费、水电费、租赁费、报刊书籍资料费、设备维修费、车辆修理使用费等的报销一律要经办公室主任审核。办公用品的报销必须附入库单，并详细注明数量、单价；如公司仓库没有库存，但营业部确需急用的小价值办公用品〔100元以下〕，经办公室主任同意后，可自行购置，但要尽量压低本钱，否那么不予报销。6、司机报销下乡费用必须由本人来报帐，报帐时必须向会计主管出示下乡登记明细表。8、差旅费开支的规定：差旅费是公司员工因工作需要，由公司派往境内各地、境外国家和地区，办理公务所支出的交通费、住宿费及补贴等费用。〔1〕、员工在茂名地区出差，不报出差补助〔司机除外〕，市内交通费经部门经理审查后按实际报销〔不含出租车〕，自带车辆的不报交通费。因工作至13：00后返回的，可申请10元误餐补贴，因工作至晚上7：00后返回的，可申请10元误餐补贴。〔2〕、市外长途出差实行“按职定标，超标自负，节约自有〞的原那么，具体标准如下：〔3〕乘坐火车、汽车在途期间〔夜间不住宿的〕，每天伙食补助40元，同时扣减出差包干一天。〔4〕出差天数计算从离开公司所在地的车〔机〕票时间起算，以每24小时为一天，尾数缺乏8小时算半天，超过8小时算一天。〔5〕从晚上8时至次日晨7时之间，要连续乘车6小时以上，可购火车卧铺票，符合规定而不购卧铺票的，按硬座票价的80%补助给个人。〔6〕低阶人员陪同客人或高阶人员出差的，按客人或高阶人员的标准报销。陪同董事长、总经理出差，费用由董事长、总经理全部或局部承担的，不报销或只报销个人实际承担工程包干费用。〔7〕出差人员因工作需要招待客户的，按照业务招待费有关规定办理报销，报销时不列入差旅费，但私人用餐不得报销；〔8〕如接待方已安排住宿的，不再报销住宿费，每天伙食补助40元。9、除董事长批准的费用以外，财务部负责人对于所有费用支出具有知情权和否决权。团队返程，导游报账，营销人员与计调核对应收款项及应退款项组团人员交合同，导游办单出团同时领取各项表格。提交给总经理审阅计调人员上交团队综费结算单、餐费签单明细确认表、门票签单明细确认表，并且要做好电脑结算单提交给财务财务审核签团财务人员查出团前收款情况团队操作流程图第六条：加快财务结算工作并标准其程序的管理规定前台及营销人员在软件上报名计调操作，并且要将收费上电脑。二、有关财务结算工作的管理规定1、组团人所组的团队及散客一定要签合同。2、原那么上所有团队出团前必须收齐团款。如遇特殊情况也应收足总额的95%方能发团，余款在团队返程后的七天内收齐。散客一定要交齐团款方能安排出团。3、如个别信誉度好，无不良记录的客户，出团前确无法按公司规定比例缴足团款的，必须提前一天通知公司总经理，并且要征得总经理的书面同意〔即写担保书〕，可考虑调整出发前收款比例，但支付比例最低不能低于80%，并且要出团单位提供有法人签名及加盖公章的付款方案书，明确还款时限。在出团前要将担保书及付款方案书交财务。4、如果出团前确无法按公司规定回收团款，而且又没有提前一天通知公司总经理，经总经理及分管总助书面同意〔即写担保书〕可发团。但团队回来后，没有按保证书规定的期限回收团款的，那么按以下规定进行处理：团队返程后逾期7天未收回的，剔除该团队毛利4%；逾期20天未收齐的，剔除毛利8%；逾期30天未收齐的，剔除毛利12%；逾期40-60天未收齐的，剔除毛利16%；逾期二个月未收齐的，剔除毛利20%，并将酌情严肃处理。5、出团前未收齐团款但已写保证书并且提前通知了总经理的，团队返程后逾期10天未收齐的，剔除该团队毛利2%；逾期20天未收齐的，剔除毛利4%；逾期30天未收齐的，剔除毛利6%；逾期40-60天未收齐的，剔除毛利8%；逾期二个月未收齐的，剔除毛利10%，并将酌情严肃处理。逾期五个月没收齐的，必须汇报给总经理查明有关情况。6、前台及营销人员收到团款后必须按规定及时存进公司指定的银行帐户，财务人员收现金的时间定在每天早上8：30点至11：30分；下午2：30至4：30分，其他时间不收现金。7、为了平安起见，组团人在收团款时应先建议客人通过转帐方式转给公司指定的帐户，确实要收现金的，你们到银行填写现金缴款单时要写清楚团号线路出游单位。8、营销人员填写存款单时没写清楚团号线路的，必须及时通过办公网或短信告诉财务人员。9、前台人员每天收到的团款必须及时存进银行，并且要在第二天上午11：30分下班前通过办公网发给财务戴玉增〔存款明细表及刷卡消费明细表见附件〕。高州、信宜、化州、电白、茂港营销人员须把每天收款凭证交给前台进行登记，再由前台以存款明细表的形式在第二天早上11：30分下班前发给戴玉增。没按规定发送的，市区前台那么对前台主管进行罚款10元/次。营业部的那么对部门经理罚款10元/次。10、营销及前台人员不能用本人的卡消费兑付团款，如发现，那么从本人的工资扣回1%的刷卡手续费。11、市区营销人员在出团前直接将合同交给财务人员，县区的可以在回团后的五天内交给财务人员。月末财务将进行统计合同交付情况，在每月的6号前必须将上月所签的包团合同交回给财务，没按规定提交的，罚款10元/张。由财务直接写罚款单在当月工资中扣除。12、组团人员必