时间管理培训(华为内部)课件

时间管理中研秘书处培训胶片12021/2/11时间管理中研秘书处12021/2/11目录一、时间管理的概念和误区

１.时间和“时间管理”?

２.时间管理的误区二、时间管理的原则

１.时间管理的五项基本原则

２.目标原则

目标刺激我们奋勇向上

如何制定目标

３.20/80原则

４.时间管理四象限

５.有序原则

６.对象原则三、时间管理的方法和技巧

１.了解自己使用时间的方式和状况

２.做好工作计划

３.缩短别人干扰的时间

４.不要拖延

５.第一次就把事情做好

６.例外事务例行化,例行事务规范

化

７.时间的判断应有弹性22021/2/11目录一、时间管理的概念和误区三、时间管理的方法和技巧2202

如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天内可以随心所欲,想用多少就用多少，用途也没有任何规定。条件只有一个:用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问你如何花掉这些钱呢?案例32021/2/11 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元请问你如何花掉这2

341512

6109

811

7?无法蓄积无法取代不能再生时间与时间管理

一、时间的四个特性

毫无弹性42021/2/1121121011?无法蓄积不能再生时间与时间管理42021/请算算你的小时价值有几何?时间与时间管理52021/2/11请算算你的小时价值有几何?时间与时间管理52021/2/112、什么是时间管理

“时间管理”所探索的是如何避免时间浪费,以便有效地完成既定目标。时间的浪费，是指对实现目标毫无贡献的时间消耗。

“时间管理”不是指以时间为对象而进行的管理;它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。如工作任务、工作习惯和生活习惯、生活方式等,加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。时间与时间管理62021/2/112、什么是时间管理 “时间管理”所探索的是如何避免时间浪费,3、时间管理的重要性“时间管理”一直是个重要的问题,但从没像今天这么重要过,为什么?*

寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要;*

信息爆炸、竞争的压力;*

消费者——你的客户对品质的要求。时间与时间管理72021/2/113、时间管理的重要性“时间管理”一直是个重要的问题,但从没像案例有人曾经粗略统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的:睡觉工作个人卫生吃饭旅行排队学习开会打电话21年14年7年6年6年5年4年3年2年找东西其他1年3年人的一生时间与时间管理82021/2/11案例有人曾经粗略统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的案例:波特的故事时间与时间管理92021/2/11案例:波特的故事时间与时间管理92021/2/11延误原因1、没有以第一时间把报告做好2、打算做报告的当天

—下属生病,代出席会议

—上司紧急命令

—一些电话3、下班回家4、看电视5、放弃工作6、赖床7、没有带一些文件回家8、上班拖延,没有界定缓急先后—突发事件—紧急事件—被打扰交通堵塞不能自我约束不能自我约束不能自我约束善忘交通堵塞时间与时间管理

波特的问题分析102021/2/11延误原因1、没有以第一时间把报告做好拖延,没有界定缓急先后时1、工作缺乏计划2、组织工作不当3、时间控制不够4、整理整顿不足5、进取意识不强时间管理的误区112021/2/111、工作缺乏计划时间管理的误区112021/2/111、先捡那些有兴趣的事做。2、先做容易的事再做困难的事3、先做紧急的事,再做重要的事。4、按事情发生的先后顺序处理它们。5、先处理资料齐全的事,然后再处理资料不齐全的事。时间管理的误区122021/2/111、先捡那些有兴趣的事做。2、先做容易的事再做困难的事3、先时间管理的误区之一:工作缺乏计划如果缺乏计划,将导致如下恶果:目标不明确没有进行工作归类的习惯缺乏做事轻重缓急的顺序没有时间分配的原则如何制定计划?——详见计划管理部分内容132021/2/11时间管理的误区之一:工作缺乏计划如果缺乏计划,将导致如下恶果

时间管理的误区之二:组织工作不当组织工作不当主要体现在以下几个方面：

职责权限不清,工作内容重复

“事必躬亲，亲力而为”

沟通不良

工作时断时续怎么办?天哪,究竟听谁的

?学会如何接受请托学会利用资源142021/2/11 时间管理的误区之二:组织工作不当怎么办?天哪,究 ?142时间管理的误区之三:时间控制不够在时间控制上容易陷入的陷井:习惯性拖延时间不擅处理不速之客的打扰不擅处理无端电话的打扰泛滥的“会议病”困扰小测试152021/2/11时间管理的误区之三:时间控制不够在时间控制上容易陷入的陷井:时间管理的误区之四:整理整顿不足文件堆积定律:文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间小测试162021/2/11时间管理的误区之四:整理整顿不足文件堆积定律:文件的堆积将被时间管理的误区之五:进取意识不强主要表现:个人的消极态度做事拖拉,找借口不干工作唏嘘不已，做白日梦工作中闲聊172021/2/11时间管理的误区之五:进取意识不强主要表现:个人的消极态度做事1、目标原则2、20/80原则3、时间管理四象限4、有序原则5、对象原则时间管理的基本原则182021/2/111、目标原则3、时间管理四象限时间管理的基本原则1820211、目标原则正确目标的价值A、目标刺激我们奋勇向上B、有目标才会有结果C、目标引导我们发挥潜能时间管理的基本原则之一192021/2/111、目标原则正确目标的价值A、目标刺激我们奋勇向上B、有目标目标的金字塔人生终极目标人生总体目标长期目标

中期目标

短期目标

每日目标时间管理的基本原则之一202021/2/11目标的金字塔人生终极目标人生总体目标长期目标时间管理的基本原制订目标的SMART原则:S:具体的（Specific）指导计划的执行,最好是明确的、固定的。M:可衡量的（Measurable）作为评价的依据,计划的完成情况要进行测评A:可达到的（Attainable）可达成性和挑战性并存,跳一跳，够得到。R:相关的（Relevant）

本着现状,跟组织的目标一致，设立和理解目标T:基于时间的（Time-based）以时间为横轴时间管理的基本原则之一212021/2/11制订目标的SMART原则:指导计划的执行,最好是明确的、固定例:以下的目标SMART化了吗?1、提高下游环节客户的满意度;2、加强文档的规范建设；3、2000年的发货投诉率要比98年改善20％。时间管理的基本原则之一222021/2/11例:以下的目标SMART化了吗?1、提高下游环节客户的满意度巴列特定律（20/80法则）80%的财富掌握在20%的人手中80%的总产量来自于20%的产品80%的电话来源于20%的朋友2、“20/80”原则时间管理的基本原则之二232021/2/11巴列特定律（20/80法则）80%的财富掌握在20%的人手中

穆尔于1939年大学毕业后,在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。

结果如何?第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-Moore

PaintCompany)的董事长。案例时间管理的基本原则之二242021/2/11 穆尔于1939年大学毕业后,在哥利登油漆公司找到业务员的案急迫不急迫重要不重要时间管理的基本原则之三

3、时间管理四象限252021/2/11急迫不急迫重时间管理的基本原则之三252021/2/11**影响的范围影响的层面时间管理的基本原则之三

分清工作的轻重缓急

——轻重

有非常重要的工作,也有相对不重要的工作，但是

并不是所有的工作都同等重要。262021/2/11*影响的范围时间管理的基本原则之三262021/2/11缓办不办时间管理的基本原则之三

分清工作的轻重缓急

——缓急

有急待处理的工作,也有可以暂缓的工作，但是

对于暂可以缓办的工作，也必须有一个截止的期限。272021/2/11缓办不办时间管理的基本原则之三272021/2/11急迫不急迫Ⅰ

紧急状况Ⅱ

准备工作重要不重要

迫切的问题

限期完成的会议或工作Ⅲ

造成干扰的事、电话

信件、报告

会议

许多迫在眉睫的急事

符合别人期望的事

预防措施·

价值观的澄清

计划

人际关系的建立

真正的再创造力

增进自己的能力Ⅳ

忙碌琐碎的事

广告函件

电话

浪费时间

逃避性活动时间管理的基本原则之三

3、时间管理四象限282021/2/11急迫不急迫ⅠⅡ重 迫切的问题 预防措施·价值观的澄清时间表面的重要性与真正的重要性时间管理的基本原则之三292021/2/11表面的重要性与真正的重要性时间管理的基本原则之三292021时间管理的基本原则之三一.改善人际关系二.改善事先准备工作三.更周详地规划与组织四.善待自己五.抓住机会六.充实自我七.增进能力您的答案呢?302021/2/11时间管理的基本原则之三一.改善人际关系二.改善事先准备工作您排列订整理

计划处理分类时间管理的基本原则之四

4、有序原则312021/2/11排订整划处分时间管理的基本原则之四312021/2/111、将有联系的工作分类整理2、按20/80原则对工作进行排序3、必须最先解决需要对方答复的文件有组织、有计划进行工作时间管理的基本原则之四如何制定计划?——322021/2/111、将有联系的工作分类整理2、按20/80原则对工作进行排序

PA

DC效管理的开端时间管理的基本原则之四

有332021/2/11 P D效时间管理的基本原则之四332021/2/11制定目标与计划

任务展开,组织实施

对过程中的关键点和最终结果进行检查

，设置控制点。

纠正偏差，对成果进行标准化，并确定

新的目标，制定下一轮计划

Plan

Do

CheckAction时间管理的基本原则之四342021/2/11制定目标与计划 Plan时间管理的基本原则之四34202时间管理的基本原则之四事先应了解:所在部门的业务定位所在岗位的业务定位上级主管的业务目标上级主管对你的期望和要求与其他相关岗位的业务接口关系352021/2/11时间管理的基本原则之四事先应了解:所在部门的业务定位上级主管

5W2HWhat要做什么Why为什么要做When何时去做Where在何地做Who由谁来做How如何做How

much需多大代价

SMARTSpecific具体的Measurable可衡量的Attainable可达到的Relevant相关的Time-based基于时间的

SWOT

自身资源:

S：Superiority

优势

W：Weakness

劣势

外部环境：

O：Opportunity

机会

T：Threat威胁自身资源

W

S外部环境

O

T

策略如:工作要点注：有所为,有所不为。

将资源花在“刀刃”

上

计划界定主要的任务

明确任务的先后次序和相互关系

分解任务

安排每项任务的责任人、输出结果、应完成的时间注:任务具体、明确,目标可衡量。责权到位时间管理的基本原则之四

如何制定计划?362021/2/11 5W2H SMART SWOT 策略 计划时间管理时间管理的基本原则之四

WBS（Work

Breakdown

Structure）:

某零件材料的更换确定侯选材料

信息查询

A

联系供应商

B决定替代材料

材料分析

I

项目报告

L材料试验

设计试验方案

C

获得材料

订购材料

D

供应商交付材料

E

加工试验样件

F

安排设备/试验日程

G

进行试验

H372021/2/11时间管理的基本原则之四确定侯选材料决定替代材料材料试验372

时间管理的基本原则之四WBS分解原则

将主体目标逐步细化分解,最底层的任务活动可直接

分派到个人完成

每个任务原则上要求分解到不能再细分为止WBS分解步骤:阶段——步骤——任务——活动

阶段

步

骤

任活务

动382021/2/11 时间管理的基本原则之四 任务382021/2/11实用的计划方法每日工作计划———个人工作日志不要考验自己的记性。待办计划表应简单明了定期检查计划表限制计划表上的项目在计划项目旁注明完成的时间时间管理的基本原则之四392021/2/11实用的计划方法每日工作计划———个人工作日志不要考验自己的记实用的计划方法——滚动计划计划按一定的周期（如:月、周）有频率地向前滚动调整。将中、短期计划紧密结合。使计划更符合实际,提高计划质量。不断检查计划，确保计划的实现。时间管理的基本原则之四402021/2/11实用的计划方法——滚动计划计划按一定的周期（如:月、周）有频——甘特图(GANTT图)

GANTT图又称为“横道图”、“条形图”。1、它直观、简单、明了、容易绘制、应用方便,便于实施情况与计划进行比较等优点。2、主要适用于简单、小型计划等项目中。时间管理的基本原则之四实用的计划方法412021/2/11——甘特图(GANTT图) GANTT图又称为“横道图”、“1D任务名天数开始日期结束日期负责人23456789101112

11.11.2

2

33.13.2中试准备总体进度中试计划表转中试试验和试生产试生产加工波形测试5d2d3d2d4d2d2d1月2日1月2日1月4日1月7日1月9日1月9日1月11日1月6日1月3日1月6日1月8日1月12日1月10日1月12日曹建辉曹建辉曹建辉卢东张志强张志强张志强

时间管理的基本原则之四举列:CC07MPU中试Gannt图422021/2/111D任务名天开始结束负责人23456789101112 1中——PERT图（网络计划评审技术-------

ProgramEvaluation

and

Review

Technique）1、识别完成项目必须进行的每一项重要活动。2、决定这些活动的先后次序。3、将活动流程从开始到结束的过程描绘成图形。4、估计和计算完成每项活动所需的时间。5、利用网络图决定每项活动的开始和结束日期以及制定整个项目的进度计划。时间管理的基本原则之四实用的计划方法:432021/2/11——PERT图（网络计划评审技术-------Progr

事件描述A:审查设计和批准动工B：挖地基C：立屋架和砌墙D：建造楼板E：安装窗户F：搭屋顶G：室内布线H：安装电梯I：铺地板和嵌墙板J：安装门和内部装饰K：验收和交接期望时间（周）

10

6

14

6

3

3

5

5

4

3

1紧前事件

-

A

B

C

C

CD、E、F

G

D

I、H

J开始ABGJ

DH

D

EF106143

6C

3

5

554

5331

KPERT网络图

时间管理的基本原则之四举例:建筑办公楼的PERT网络442021/2/11 事件描述期望时间（周）紧前事件开始ABGJ D D10615、对象原则时间管理的基本原则之五452021/2/115、对象原则时间管理的基本原则之五452021/2/111、了解自己使用时间的方式和状况2、做好工作计划3、缩短别人干扰的时间4、不要拖延5、第一次就把事情做好6、例外事务例行化,例行事务规范化7、时间的判断应有弹性时间管理的方法和技巧462021/2/111、了解自己使用时间的方式和状况3、缩短别人干扰的时间5、第了解自己使用时间的方法和状况时间使用清单

一星期时间日志与简略分析请写下您以下列问题的答案:1、我如何浪费我的时间?未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？2、我如何浪费别人的时间?我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做?4、别人如何浪费我的时间?未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话,是什么方法？5、我做的哪些事既重要又紧急?6、我做的哪些事对我的目标很重要?7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事?如果没有,原因何在？如果有，是哪些事？472021/2/11了解自己使用时间的方法和状况时间使用清单 一星期时间日志与简1.今天有哪些事情是在适当的时间内完成的?2.今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？

为什么要在不适当的时间内完成这些事情？3.今天在哪一段时间里着手进行最重要的工作？

为何在这段时间进行这一种工作?

这一种工作有无可能提早一些进行？4.今天最具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间最有工作效率?5.今天最不具工作效率的是哪一段时间?为什么在这段时间里无工作效率?6.今天工作过程中最大的干扰是什么?7.今天最严重的三个时间使用误区是什么?

以后有没有可能克服这些误区？如何克服它们？了解自己使用时间的方法和状况482021/2/111.今天有哪些事情是在适当的时间内完成的? 为何在这段时间进了解自己使用时间的方法和状况8.今天做了哪些不必要做的事?9.今天做了哪些不需要亲自动手的事?这些事可以授权给谁去做?10今天花费了多少时间做重要的事?11今天花费了多少时间做不重要的事？12今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做?13今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做？14从明天开始,应该怎样做才能改进时间的使用？492021/2/11了解自己使用时间的方法和状况8.今天做了哪些不必要做的事?9A:工作表上的重大问题B：做创造性的思考C:讨论并制订重要事情的工作计划高效率状态:了解自己使用时间的方法和状况502021/2/11A:工作表上的重大问题C:讨论并制订重要事情的工作计划高效率A:与同事或其它人员交换意见B：做处理回信及备忘录事情C:做细部的工作计划和行程安排中效率状态:了解自己使用时间的方法和状况512021/2/11A:与同事或其它人员交换意见C:做细部的工作计划和行程安排中A:基本的工作分类及研究来信B：接待访客或例行性工作事务C：电话联络一些事情低效率状态:了解自己使用时间的方法和状况522021/