担保公司业务档 案管理制度

担保公司业务档案管理制度一、前言为了规范担保公司的业务档案管理工作，加强和完善业务档案管理制度，提高业务档案的质量和效率，特制定本管理制度。二、适用范围本管理制度适用于担保公司的业务档案管理工作，包括员工档案、客户档案、业务文件、合同、财务凭证等各类业务档案管理。三、档案分类1.员工档案员工档案包括员工的个人信息、工作经历、学历、职称等档案资料。2.客户档案客户档案包括申请担保客户的基本信息、担保申请信息、担保审查意见、担保意向书、担保协议等档案资料。3.业务文件业务文件包括各种业务、财务的凭证、报表、协议等文件。4.合同合同包括担保合同、资金借贷合同等档案资料。四、档案管理责任1.公司总经理：（1）对公司的业务档案工作全面负责；（2）对公司各部门的业务档案工作进行监督管理，对效果不佳的部门进行督促并提出整改意见；（3）重要业务档案的审核和审批工作。2.行政部门：（1）负责员工档案管理工作，包括员工档案的建档、管理、维护、保密等工作；（2）定期检查员工档案的完整性、准确性、保密性等情况；（3）保护员工档案的安全性，防止遗失、泄漏等情况的发生。3.业务部门：（1）负责客户档案管理工作，包括客户档案的建档、管理、维护、保密等工作；（2）定期检查客户档案的完整性、准确性、保密性等情况；（3）保护客户档案的安全性，防止遗失、泄漏等情况的发生。4.财务部门：（1）负责业务凭证、报表、合同等业务文件的管理工作，包括建档、管理、维护、保密等工作；（2）定期检查业务档案的完整性、准确性、保密性等情况；（3）保护业务档案的安全性，防止遗失、泄漏等情况的发生。五、档案管理规范1.统一格式、分类、编码（1）制定和落实文件编码、文件分类和文件归档标准；（2）对档案进行统一编号和分类，以便于档案管理、归档和检索。2.档案建档、存储、借阅和归档（1）目前普遍的做法是先扫描归档材料，再存储原材料。不过，如果有条件，仍然建议在实物归档时酌情地扫描归档材料，在硬盘里生成可查询的档案。（2）档案应当按照年度进行归档，将每一年的档案单独存放，并分类存放。3.档案保管（1）档案室要有专人负责保管业务档案，保证档案的完整性、安全性和保密性；（2）担保公司应有统一的机房和设备，确保档案存储安全。4.档案利用（1）档案管理人员应对档案使用目的进行审核，确保档案使用符合法律法规和政策；（2）档案借阅应通过书面申请，获取批准后方可进行。六、档案保管（1）各部门应对不再使用的档案及时清理，使档案资料得到有效利用；（2）采取多重备份措施，确保档案资料的安全。七、档案监督检查公司领导要定期检查各部门档案管理工作，并逐一督促整改存在的问题。同时，定期对档案资料进行盘点和清理。八、保密制度（1）员工不得擅自取阅和使用与本人工作无关的担保公司的业务档案及记录材料；（2）对于利用档案管理系统软件、网络、多媒体等技术管理档案的，还必须严格保密，避免档案的泄露。九、违规处罚对于违反担保公司的业务档案管理制度的人员，公司将视情况给予相应的纪律处罚，并履行相关法律责任。十、总结综上所述，担保公司的业务档案管理制度是公司内部管理中极为重要的一个方面，通过建立健全的档案管理制度，可以提