物业管理质量记录控制程序

Word版本，下载可自由编辑物业管理质量记录控制程序物业管理公司质量记录控制程序

1.0目的：

为规范质量记录的控制与管理，确保质量记录的完整、有效、清晰，以便为管理体系的有效运行提供客观证据。

2.0适用范围

本公司各类质量记录的管理。

3.0职责：

3.1综合管理部负责公司质量记录的统一管理和控制。

3.2各部门负责相关质量记录的控制。

4.0程序：

4.1质量记录的分类。

4.1.1管理体系实施方面的记录，包括有：

内部管理体系审核记录;合同评审的记录;材料、服务、工程等分包方档案;设备管理记录;测量器具的检定记录;纠正与预防措施记录;客户投诉处理记录;员工培训记录;质量策划记录等。

4.1.2管理服务质量验证方面的记录，包括有：

管理评审记录;进货物资验证记录;服务质量评价记录;服务的标识和可追溯性记录。

4.2程序：

1、使用钢笔或黑水笔填写;

2、填写工整、清晰;

3、按栏目填写，若某项不必填写，应划-号;

4、填写人签名，并标明填写日期，必要时标明填写时间;

5、质量记录存放地点的干燥、清洁、安全，防止质量记录被污损、遗失。

1、经部门负责人批准，本公司人员可以借阅存档的质量记录。

2、质量记录的借阅期一般以三天为限，文件保管人员办理借阅手续并监督借阅人员归还。文件归还时，确保完整无缺。

超过有效保存期的质量记录，由文件保管人员向部门负责人汇报过期情况，记录类别、名称、日期、数量并进行适当处理。

5.0支持性工具

.-物业经理人

《质量记录目录》

编制：审核：批准：日期：

篇2：某物业质量记录控制程序

某物业质量记录控制程序

1.0目的

为了通过对与物业管理服务的质量和质量体系运行相关的质量记录的编目、标识、收集、归档、借阅、贮存、保管和处理的控制，达到提供客观证据的目的。必要时实施追溯，为采取纠正措施提供依据,特制定本程序。

2.0适用范围

本程序适用于对物业管理服务和质量体系运行相关的质量记录的管理。

3.0职责

3.1综合管理部负责编写并组织实施《质量记录控制程序》。

3.2各部门及项目负责相关的质量记录的管理。

4.0程序要点

4.1质量记录的标识和编目

4.1.1质量记录的标识采用名称及编号方式。

4.1.2质量记录表格采取如下编号方式予以标识：

ZHL----

缩写总编号记录序号

4.1.3归档序号：该质量记录按时间排列顺序号，由质量记录保管人员按《质量记录一览表》中规定的“归档时限”在归档时给出。

4.1.5综合管理部负责编制《质量记录清单》，对质量记录进行总体控制。

4.1.6《质量记录清单》包括以下内容：

质量记录名称。记录编号、填写部门、一式几份、送达部门。归档时限和保存期。

4.2质量记录的收集、归档时限、贮存及保管

4.2.1质量记录由最终送达部门定期收集，按《质量记录清单》上规定的归档时限、保存期装订成册并保管。

4.2.2各部门、管理处在接收质量记录表格时，应检查质量记录项目填写是否齐全、有无签名，确保所收集质量记录有效。

4.2.3各部门、管理处应将质量记录保存在公司指定的文件柜中或其它适宜的地方，确保在保存期内不会丢失、损坏及变质。

4.3质量记录的查阅、归档、保存期及过期处理

4.3.1综合管理部文件管理员负责将各部门《质量记录清单》收集管理，并负责检查质量记录的归档管理是否符合规定要求，确保质量记录按时归档，方便存取和检索。

4.3.2对于已填写完成的质量记录表格，每季度由各职能部门、管理处进行归档收集，并填写《质量记录归档清单》。质量记录由各部门、管理处自行保管。将《质量记录归档清单》报送综合管理部备案。

4.3.3当业主(客户)需要查阅时，须经公司总经理同意后方可查阅。

4.3.4综合管理部文件管理员可根据各部门、各管理处实际情况，在征得总经理批准的基础上，确定每种质量记录的归档时限、保存期限，并列入《质量记录清单》中。

4.3.5对于超过保存期限的质量记录，由各职能部门、各管理处提出，并填写《文件更改申请表》，报总经理审批后，由各相关部门指定专人销毁。

4.4质量记录表格的增加、更改

4.4.1根据公司实际工作的需要和变化，可以增加新的质量记录表格或对已不能满足要求的质量记录表格予以更改，由使用部门提出增加、更改申请，填写《文件更改申请表》，具体执行《文件控制程序》。

4.4.2综合管理部文件管理员在收到增减或更改的记录表格后，应更改《质量记录清单》，并与更改后的新的《质量记录清单》一起发给各部门、各管理处文件的管理人员，同时收回作废的《质量记录清单》和相关的质量记录表格并销毁。

5.0相关支持性文件

《文件控制程序》CHW7-1

6.0相关记录

《文件更改审批表》sw-JL-G-103

篇3：SC物业程序文件：质量记录控制程序

SC物业程序文件：质量记录控制程序

1.0目的

为了通过对与物业管理服务的质量和质量体系运行相关的质量记录的编目、标识、收集、归档、借阅、贮存、保管和处理的控制，达到提供客观证据的目的。必要时实施追溯，为采取纠正措施提供依据,特制定本程序。

2.0适用范围

本程序适用于对物业管理服务和质量体系运行相关的质量记录的管理。

3.0职责

3.1品质管理部负责编写并组织实施《质量记录控制程序》。

3.2各部门及项目负责相关的质量记录的管理。

4.0程序要点

4.1质量记录的标识和编目

4.1.1质量记录的标识采用名称及编号方式。

4.1.2归档序号：该质量记录按时间排列顺序号，由质量记录保管人员按《质量记录清单》中规定的“归档时限”在归档时给出。

4.1.3品质管理部负责编制《质量记录清单》，对质量记录进行总体控制。

4.1.4《质量记录清单》包括以下内容：

质量记录名称。记录编号、填写部门、一式几份、送达部门。归档时限和保存期。

4.2质量记录的收集、归档时限、贮存及保管

4.2.1质量记录由最终送达部门定期收集，按《质量记录清单》上规定的归档时限、保存期装订成册并保管。

4.2.2各部门、管理中心在接收质量记录表格时，应检查质量记录项目填写是否齐全、有无签名，确保所收集质量记录有效。

4.2.3各部门、管理中心应将质量记录保存在公司指定的文件柜中或其它适宜的地方，确保在保存期内不会丢失、损坏及变质。

4.3质量记录的查阅、归档、保存期及过期处理

4.3.1品质管理部文件管理员负责将各部门《质量记录清单》收集管理，并负责检查质量记录的归档管理是否符合规定要求，确保质量记录按时归档，方便存取和检索。

4.3.2对于已填写完成的质量记录表格，每季度由各职能部门、管理中心进行归档收集，并填写《质量记录归档清单》。质量记录由各部门、管理中心自行保管。将《质量记录归档清单》报送品质管理部备案。

4.3.3当业主(客户)需要查阅时，须经公司总经理同意后方可查阅。

4.3.4综合管理部文件管理员可根据各部门、各管理中心实际情况，在征得总经理批准的基础上，确定每种质量记录的归档时限、保存期限，并列入《质量记录清单》中。

4.3.5对于超过保存期限的质量记录，由各职能部门、各管理中心提出，报总经理审批后，并填写《销毁文件(记录)记录》，由各相关部门指定专人销毁。

4.4质量记录表格的增加、更改

4.4.1根据公司实际工作的需要和变化，可以增加新的质量记录表格或对已不能满足要求的质量记录表格予以更改，由使用部门提出增加、更改申请，填写《文件更改审批表》，具体执行《文件控制程序》。

4.4.2综合管理部文件管理员在收到增减或更改的记录表格后，应更改《质量记录清单》，并与更改后的新的《质量记录清单》一起发给各部门、各管理中心文件的管理人员，同时收回作废的《质量记录清单》和相关的质量记录表格并销毁。

5.0相关支持性文件

《文件控制程序》SW-CHW7-1

6.0相关记录

《文件更改审批表》sw-JL-G-103

《销毁文件(记录)记录》

篇4：XX鞋业有限公司质量手册：质量记录控制程序

**鞋业有限公司质量手册：质量记录控制程序

主题第4.2.4章质量记录控制程序

4.2.4质量记录的控制

1.目的

确保质量管理体系中的质量记录保存完好，并利于快速查寻。

2.适用范围

为质量管理体系有效运行、产品符合规定要求提供证据的记录。

3.职责

3.1行政部负责编制本公司的质量记录控制程序，负责培训并监督该程序的执行。

3.2各部门或人员应认真学习和掌握该程序并按规定执行。

4.措施和方法

4.1质量记录的填写

4.1.1从事质量活动的人员要按发布的《质量记录控制清单》及其表格附件中相应的表格格式使用。填制时只能用钢笔、签字笔、圆珠笔，不能用铅笔填写。

4.1.2质量记录在填写时应有记录人员签名并有日期，记录情况应实是求是，做到字迹清晰，内容完整，数据真实。生产过程的控制记录和检验记录不得更改。如因笔误而需更改，应清晰划改，并在更改处签上更改人名字。

4.2质量记录的标识

4.2.1为了保证质量记录有唯一性标识，对每一份质量记录都有表式均设有唯一性编号，具体执行《文件编写导则》。

4.3质量记录格式的更改

4.3.1质量记录格式的更改应《文件控制程序》中的4.9条款实施。更改后的格式要在实施前及时调整《质量记录控制清单》及其表格附件，使其保持为有效版本的文件。

4.4质量记录的收集、归档

4.4.1质量记录由各部门自行收集及保管，每月应对收集上来的质量记录进行分类编目和对名称和时间标识，以利于查询和追溯。如有存于电脑上或磁盘上的质量记录，也应在文件目录上或磁盘上按此要求进行标识。并归案存放，填制“质量记录归档清单”。各部门根据质量管理体系要求本部门填制的质量记录，形成“质量记录清单”，以利于质量记录的管理。

4.5质量记录的保存期与贮存

4.5.1各质量记录的保存期限根据程序文件中质量记录的保存年限规定执行。根据质量记录的不同性质作用，将质量记录的保存期分为长期、一年期。如培训、考核记录，在培训对象在岗时，应为长期保存。

4.5.2各类质量记录应有专人专柜保管，确保质量记录的完好无损。同时做好防火、防潮、防虫害等工作。

4.5.3存于电脑中的质量记录，要做好防病毒。如有进行备份，对备份磁盘要做好防潮、光、压。

4.5.4外来质量记录如顾客投诉或产品检验记录，由各责任部门整理、归档，并按本程序要求做好管理和保管工作。

4.6质量记录的借阅

4.6.1归档的质量记录必须严格保管，借阅时必须经本部门领导批准后借阅，借阅时填写“质量记录借阅登记表”，标明归还时间并及时索回。

4.6.2所有质量记录的原件一律不外借，合同条件下要提供给顾客的记录，须经本部门领导审核分管副总批准，并使用复印件。

4.7质量记录的处理

质量记录达到规定的保存年限后，由各部门统一交行政部并由行政部进行登记，填制“质量记录销毁申请单”。经总经理批准后统一由行政部销毁。

5.相关文件

《文件控制程序》

《质量记录控制清单》

《文件编写导则》

6.质量记录保管部门保管时间

6.1质量记录归档清单行政部长期

6.2质量记录清单各部门长期

6.3质量记录销毁申请单行政部1年

篇5：饲料质量安全文件与记录管理制度

饲料质量安全文件与记录管理制度

1.目的：统筹管理本公司管理有效运作所需文件，确保文件的有效性，并使公司各部门能合理地获得并使用正确的文件。

2.范围：本公司日常管理有效运作的流程、各类管理卡、规范、标准、方案、表格、管理制度以及外来文件或电子文件均属之。(技术类文件由技术中心另行统筹管理)

3.定义：

3.1外来文件：本公司范围之外的机构所提供的文件，如客户资料、法律法规等。

4.工作内容：

4.1文件制作：

由各部门负责人按日常工作所需进行策划，或由公司按发展所需进行确定所需制订的文件主题，安排各部门对应工作负责人进行撰写，文件格式由文管中心统一安排、确保文件清晰，易于识别。

4.2文件在正式发行前，需根据需要安排相关人员共同对文件内容进行研讨，撰写人再根据研讨结果对文件进行调整，再交由各相关部门负责人进行会签，最终交由总经理批准，会签人员若有休假，则由上一级主管或职务代理人签核。

4.3文件编号：目前公司实施的文件按如下规则进行编号：

4.3.1SF-JH-00SF：生发简称JH：部门之稽核中心简称00：流水号

4.3.2技术类文件由技术部门进行编号;外来文件不予编号，由文管中心采用登记表进行登记管理。

4.4文件版本管理：文件若有不合现状需修改、增订者，由提议部门填写《文件制订(修订)申请单》，提出修订原因，交原拟案部门研讨修改，送上级主管批准，由文管中心进行修订、更换，文件修改后，版本号上升一位流水号，当修订次数超过9次时，则版本号字母更改为下一字母。为考虑节约成本，如修改内容较少时，文管中心根据实际情况可只对修改当页进行更换或利用文件修改章进行明确标示，但需在封面修订记录栏上进行简要记录，修订次数可无限制延伸，修订日期为该次更换之日期。

4.5文件分发回收：

4.5.1经会签发行之文件，由文管中心以《文件总览表》列帐管理，并依所需分发的部门，影印相应分数，加盖“受控文件”章后发行。

4.5.2文件修订及废止时，旧版失效之文件应于新版文件颁布发行时即刻回收。旧版之原案由文管中心加盖“作废暂留”章，并写上日期，加以保存，需与有效之新文件分开。

4.5.3对外发行之文件，由适当之对外部门填写《文件增(补)发申请单》，经制订部门主管签核，呈总经理人员核准后，方可由文管中心登记入册、发行，失效文件不予回收。

4.5.4外来文件分发：各部门如收到外来文件，应交由文管中心统一处理，登记于《外来文件登记表》上，进行归档，如文件需分发至其它部门，由文管中心按实际需要，确定分发部门及份数，并做好签收记录，登记在《外来文件登记表》上，同时加盖发行章进行控制。

4.5.5外来文件之更改：

外来文件变更：

①外来标准发行新版本且为本公司采用时。

②客户提供之规格、图样等变更时。

③技术参数发生更改时。

外来文件若有更改通知，则由文管中心在《外来文件登记表》上找出签收记录，在备注栏内注明“更正”。如有分发，依原部门重新分发，旧版文件收回，销毁或盖作废章处理。

技术资料发生局部更改时，由发文部门通知各接收部门，可在原分发资料上进行修改，并在收发登记表上注明“更正”，将函文附于原件上。

4.6文件增补发作业：

4.6.1各部门如须增发文件，应填写《文件增补发申请单》。提出申请，并经其主管审核，副总经理以上人员核准后，由文管中心发行。

4.6.2若文件遗失或破损时，须由责任部门填写《文件增补发申请单》。提出补发申请，经审查、核准后，由文管中心发行。

4.7文件保存、销毁作业：

4.7.1文件保存：

经颁布发行之全部原稿文件，由文管中心以《文件总览表》列账管理。

经发行之文件，现场使用的应分类置放于适当场所，非现场使用的由收件部门依文件类别集中保管。

外来文件的保存：

①所有外来文件与资料都应妥善保存，避免受潮受损。

②特殊机密文件由对应部门主管保存。

③传真类：各部门应在接收传真资料时复印保存，以免传真纸失效。

④计算机软件档案应备份保存。

⑤外来文件保存期限由部门主管依实际情况决定。

4.7.2文件销毁：文件如需销毁时，由文管中心负责收回并在正面加盖作废文件章。背面如可利用则进行利用，如不可利用则销毁。文件原稿不进行销毁，不可挪作他用，由文管中心加盖“作废暂留”章加以保存。其它文件由各部门视需要自行决定销毁与否。如不进行销毁时，应能够清楚识别其状态以免误用。

4.8文件管理：

4.8.1文管中心：

文管中心设专人管理，以确保文件之正确使用。

经发行之文件的全部原稿由文管中心依文件类别在计算机中备份存盘。

4.8.2使用部门：

分发至各部门的正式文件，严禁影印及私自借予非相关人员或带出厂外。

现场部门使用的文件必须置于作业场所适当位置。

非现场部门使用之文件必须由部门派专人集中保管，但应便于取阅。

使用者不得在正式文件上标注文字、符号，不得随意修改文件内容。

4.9文件借阅：当各部门有需要向文管中心借阅文件时，借阅者须经部门主管核准后，再由文管中心备案，方可借阅文件。如向其它部门借阅相关文件时，应取得该部门主管的许可。

4.10文件评审：

4.10.1文件制订初期，文件制订部门应召集与该文件内容相关的部门人员，对新订文件内容进行统一研讨，待取得一致后该文件方可生效。制订部门也可根据实际情况以《文件传阅单》的形式由相关的人员对文件内容进行评审，待取得统一意见后该文件方可生效。

4.10.2文件修订时，修订部门亦可根据需要召集相关作业部门人员对新订文件内容进行评审，待取得一致后该修订内容方可生效。

4.11电子资料管理：由资讯管理人员根据公司实际编制相关管理办法进行有效管理。

4.12表格、记录管理：

4.12.1空白记录表格的编制、审批由主要使用部门组织编制，其部门负责人负责审批。为利于统一管理，所有空白表格均须进行编号，编号原则如下：

例：RS-001/A。

RS代表人事，001代表流水号，A代表表格修订次数。

各部门取部门前两个中文字的拼音第一个字母作为部门代码，将部门编制的表格统一进行编号，制作所有使用表格的清单，连同编号、空白表格样版一并送交文管中心。

4.12.2标识、归口、编目、保存期限：

1)空白记录表格由主要使用部门管制，将原版格式交由文管中心文件管理员统一归口管理。文管中心文件管理员编制《记录总览表》，其中应根据产品的保质期、保修期、寿命期、法律法规要求的保存期及合同的有效期等规定出记录的保存期限(保存期限由该记录的形成部门进行规定)。

2)已填写的记录由规定的保存(发出与送达)部门按易于识别、查阅和检索的原则进行归口管理。在归档时进行按类别编目和标记，以方便检索。

3)各部门人员在接收记录时，应检查记录项目填写是否齐全，确保所收集的记录有效。

4.12.3记录空白表格的使用和填写规定

文管中心文件管理员根据《记录总览表》，将最新版本的空白表格复制或印刷后发放