Outlook基本功能操作说明

Outlook基本功能操作目录一、收发邮件 11、发送邮件 12、接受邮件 3a)阅读邮件 3b)答复发件人 3c)转发邮件 4d)删除邮件 4二、邮件的分类管理及规则应用 41、按收发件人、日期、标志等对邮件进行排序 42、查找邮件 43、创立规则 44、设置外出时的助理程序 55、其他 6三、设置会议 6四、创立便笺 71、新建便笺 72、查看便笺 73、转发便笺 7五、创立日志 71、自动创立日志 72、手动创立日志 8六、任务管理 81、创立任务 82、为他人分派任务 83、处理任务 8七、有关发送传真 9八、管理联络人 9九、在企业外收发邮件 10Outlook基本功能操作阐明序言：Outlook是微软企业出品的套装软件的组件之一，它对OutlookExpress的功能进行了扩充。Outlook的功能诸多，可以用它来收发电子邮件、安排日程、管理联络人信息、任务管理、日志跟踪和使用便笺组织信息等功能，可以这样说Outlook是一种个人信息管理器（PIM）。企业目前大多数信息传播将使用Outlook，因此能否很好地处理信息将取决于您对Outlook的使用。下面我们将一一简介Outlook的几大重要功能，便于您能迅速掌握（如下以Outlook为例）。收发邮件1、发送邮件单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“邮件”选项，会弹出编辑对话框，所图1所示。图1在对应栏目中输入主题及内容。图2假如是发送给集团企业内部人员，点击一下“收件人”，将弹出选择姓名对话框，从左边分别选择接受人的名字，点根据不一样状况，点击“收件人”或“抄送人”或“秘密抄送”，后点击“确定”，返回图2界面，假如还想插入附件，点击菜单上的“插入”→“文献”，选择需要插入的文献后返回图2界面，再点击“发送（S）”按钮即完毕邮件的发送。图3假如是发送给集团企业外部人员，直接在收件人及抄送人中输入对方的邮件地址，如输入，然后点击发送按钮即可完毕邮件的发送了。（秘密抄送：指所有收件人看不到其他秘密收件人的姓名。这常用于发相似的邮件给不一样的客户，经如年终你也许将一张贺卡发给不一样的客户，而又不但愿客户名单泄露，一般采用这种措施。）2、接受邮件收到的邮件一般保留在Inbox文献夹里，只需打开Inbox文献夹就可以看到邮件。有未读邮件Inbox和未读邮件文献夹会以粗体字显示，并标有未读邮件的数量。图4a)阅读邮件双击需要阅读的邮件，就可以打开邮件，阅读其内容。点击对应的邮件会在阅读窗格中也会显示邮件内容。b)答复发件人假如想答复发件人，如图中选中某一主题，然后点击工具栏上的“答复发件人”，假如想答复所有人，点击“答复所有人”然后输入答复内容，再点击发送即可。c)转发邮件假如想将某一邮件转发给其他人，在如图中选中某一主题，点击工具栏上的“转发”，然后输入对应内容，再点击“发送”即可。d)删除邮件在如图中选中某一主题，点击左上角的“”删除图标，即将邮件转移到DeletedItems文献夹中。删除在DeletedItems文献夹中的邮件将彻底删除。二、邮件的分类管理及规则应用大家在邮件使用过程中，也许会将邮件进行分类，例如说将某人发的邮件或某部门的邮件放在一起，或者对邮件进行标识，或按收发件人、日期、主题等等进行排序，查找邮件、外出时的自动答复等功能以以便组织和管理邮件。下面将一一简介其功能。1、按收发件人、日期、标志等对邮件进行排序如图所示右击“排序字段”，在下拉菜单中选择对应的排序字段，即可对邮件进行排序操作。图52、查找邮件如图所示点击工具栏“查找”按钮，会弹出“查找工具条”，在“查找”中输入特性字段和对应的范围，点击“立即查找”按钮即可。图63、创立规则为了便于管理我需要将某人发来的邮件放在一种特定的文献夹中，便于我来跟踪和管理，这就需要使用创立规则。如下以创立管理信息部文献夹为例，简介怎样创立规则。a)单击菜单“工具”→“规则和告知”；b)在规则和告知对话框中单击“新建规则（N）”；图7c)在规则向导对话框中选择“将某人发来的邮件移至文献夹”选项，将“发件人为个人或通讯组列表改为*mtcnitdepartment”，将“将它移动到指定文献夹中”更改为MIS，单击完毕。即完毕规则的创立。图8此后所有发件人是IT部门组的邮件将所有移到MIS文献夹下。4、设置外出时的助理程序假如你即将要出差或休假，请不要忘了设置外出时的助理程序。这样在外出期间，每收到一封邮件，邮件服务器会自动答复发件人，告知对方你已外出，临时无法处理邮件。操作：点击菜单上的“工具”“外出时的助理程序”，弹出如下对话框。在“如下文字仅自动答复每一发件人一次”的内容中输入你要答复的内容，点击“我目前外出”就可以自动答复了。回企业上班后，点击一下“我目前在办公室”即可。图95、其他根据企业MT055文献规定，个人邮箱大小为100M（包括Inbox、SentItems、DeletedItems文献夹）。当邮箱容量超过100M时，会定期收到管理员发出的邮件告知（也可以在邮箱属性查看容量），将限制邮件的发送功能，部分邮件也会转移到SystemCleanup文献夹中。图10三、设置会议大家在平时工作中，也许会告知大家在何时何地开会或培训等其他事务，但愿到了时间能自动提醒，Outlook已为我们提供了这一功能。操作：单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“约会”选项，会弹出编辑对话框。如图2所示。输入对应的主题、地点、时间、提醒时间、重要内容，再点击“反复周期”，可以设置每隔定期开会的时间，届时间会自动提醒。图11假如只要告知并提醒自己：在以上内容填写好后就可以点击“保留并关闭”，届时会自动提醒自己。假如要告知并提醒其他人：在以上内容填好后，再点击“邀请与会者”，在弹出的收件人中填写将要告知的人员并确定，然后点击“发送”即可，收件人均会收到此邮件，到了开会并会提醒所有收件人。四、创立便笺便笺是一种可以用于迅速以便记录某些信息的工具。Outlook也提供了这一功能。1、新建便笺如图2所示单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“便笺”选项，会弹出便笺。就可以进行编辑。2、查看便笺如图5所示点击便笺图标，便可打开便笺。3、转发便笺如图12所示，右击需要转发的便笺便可实现转发。

图12五、创立日志1、自动创立日志点击菜单工具→选项，点击日志选项，如图所示选择需要记录的选项便可自动记录日志。该措施只能自动记录Office组件的记录。图132、手动创立日志点击日历，点击需要创立的时间点，即可创立日志。图14六、任务管理1、创立任务如图2所示单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“任务”选项，会弹出任务编辑对话框。输入对应的主题、开始时间、截止时间、优先级、完毕率等，再点击“反复周期”，可以设置定期任务。2、为他人分派任务在创立任务的基础上，点击分派任务，在弹出的收件人一栏中输入需要完毕任务的人，点击发送即可完毕分派任务。3、处理任务当接受或谢绝一项任务后，Outlook会自动删除Inbox中的任务规定，对于接受的任务会保留在任务栏中。任务实行者需要自己跟踪任务进度。图15七、有关发送传真请参阅Faxmaker客户端的使用阐明八、管理联络人在使用Outlook中，可以将你常常联络的客户信息及邮件地址存在Outlook中，以便此后发邮件时直接调用。操作措施：如图2所示单击左上角“新建（N）”按钮旁边