天虹工贸有限公司文件管理规定

文件管理规定总则为使公司的文件管理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制订本规定。文件管理工作必须严格遵守公司《保密制度》和《档案管理制度》，做到及时、准确，安全。本规定适用于全公司。公文的种类请示：请上级指示和批准，用“请示”。报告：向上级汇报工作、反映情况，用“报告”。公告、通告：向国内外宣布公司的重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。批复：答复请示事项，用“批复”。通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级，同级和不相隶属部门的发文，用“通知”。通报：传达公司重要情况、阶段性经营状况或主要经济指标等需要所属各部门知道的事项，或批评错误，表扬好人好事用“通报”。决定、决议：对某些问题或者重大行动或人事任免等做出安排，用“决定”；经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。函：平行的或不相隶属的部门之间互相商洽工作，就一般事项向有关部门请示、批复、询问和答复问题时，用“函”。会议纪要：传达会议决议事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。公文格式常用公文格式一般包括：标题、公文字号、正文、附件、主送单位、印章、主题词、抄送（抄报）单位、发文时间、印数等。公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。向上级请示的公文，一般只写一个主送单位，如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。收、发文部门应写部门全称或规范化简称。联合发文，应将主办部门排列在前。发文时间，以领导签发日期为准，联合行文以最后部门签发日期为准。发文编号由发文部门负责，其中以公司名义发文由公司办公室负责编号。以公司名义对外发文，一律用“天虹字[××××]第×号”。公司董事会发文，用“天虹董字[××××]第×号”。公司其他管理部门的发文，用“天虹×字[××××]第×号”。如：公司办公室发文，用“天虹办字[××××]第×号”；人力资源部发文，用“天虹人字[××××]第×号”；其他部门发文以此类推。公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。公文纸一般用A4复印纸，“通告”等文体用纸大小，根据实际需要确定。公文处理收文处理。公司外上级部门发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由秘书统一签收、开拆、登记，送交办公室主任审核。办公室主任签批拟办意见，再由秘书分送给有关部门或领导。承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。各部门收到急件时，应在1天或最多3天内呈报办理结果并退回文件。一般性文件，应在一周内办理并退回文件。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头作简要回复。加强文件催办工作。秘书对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要进入《督办程序》，以防积压或漏办。有关人员参加重要会议带回的文件，应及时交办公室主任处理。行文处理。公文拟订：由发文部门进行公文草拟。公文审核：公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人核稿后送公司办公室主任进行规范审核及法律审核，必要时由总经办主任报财务中心进行经济审核。公文签发：公司行政文件，视情况由董事长、总经理签发。用部门章在系统内发文，由系统负责人签发。公文拟稿、改稿和签发，一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。公文签发后，其打印、盖章、装订、登记、分发工作，由各部门指定专人负责。以公司名义发文由行政秘书负责。公文校对一般由拟稿人负责，特殊情况时由行政秘书依原稿校对，非主办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，录入人员没有改正的，由录入人员负责。公司内部文件编号公司内部的记录和标准类文件（包括规章制度、工作程序、工作表单、工作标准等））必须统一编号。公司内部的记录和标准类文件编号格式为：XX-XX－XX流水号文件类别部门代号部门代号为：SC－生产中心XZ－行政中心YX－营销中心KG－财务中心JZ－技术质量中心CG－采购部BG－办公室MY－贸易部ZJ－总经理DS－董事会。文件类别：ZD－制度规定CX－工作程序BZ－工作标准BD－工作表单YC－员工手册AM－ISO9000质量手册DS－企业大事记流水号：各部门文件流水号从01开始至99。附则文件的收集保管与定期归档见《档案管理