应收款管理的低成本信息化解决方案

应收款管理的低成本信息化解决方案摘要：随着大数据、云计算、区块链等数字技术的推广和应用，企业普遍形成了以信息化管理软件作为提高经营绩效和辅助解决应收账款管理的必要手段，但是在实践当中，由于企业决策者认识的偏差以及实施人员对管理流程认知缺乏，造成企业在实施相关信息化管理软件达不到应有的效果，对于企业亟待解决的这方面认知偏差进行成因分析，本文结合L公司实例提供了轻量级、低投入的解决方案。关键词：应收账款；企业信息化；解决方案企业管理中提到的应收款是指应收账款，指权利人因经营业务产生的提供一定的货物、服务或设施而获得的要求义务人付款的权利以及依法享有的其他付款请求权。对企业经营产生重大影响的主要指到期应收账款，这一现象在基础设施和公用事业项目领域尤其突出。一、 形成应收账款的企业自身问题能源、交通运输、水利、环境保护、市政工程等基础设施和公用事业项目投资周期长、融资额大、公共影响复杂等特性，合同参与主体多、权利义务划分交错，往往对于建筑企业形成非常不利的收款条件，产生周期繁多的收款节点，而大型总承包建筑集团或全国布局的企业参与项目又比较多，形成多项目、多节点、多笔数的到期收款账款，对企业的销售管理、财务管理都形成巨大的挑战，甚至严重影响到企业的正常运营。二、 通过信息化手段控制应收账款的自身问题（一）企业内部控制应收账款的管理难点及主要控制手段管理与控制应收账款的规模，防止持续扩大，除了在业务前端对投资方的信誉，资金实力，信用情况进行评级管理，在后端的财务管理，融资管理进行控制之外，在运营当中对于项目不同到期周期，不同规模，不同地区，不同业务人员，不同项目经理跟进的应收款在运营方面进行精确控制，成为大多数项目销售型公司的管理痛点，在信息化应用水平迅速提高，移动互联5G网络高速发展的经济形势下，寻找智慧型低成本的应收账款管理方案成为大多数公司的首选方案。L公司是一家在水环境专业领域发展快速的全国性建筑公司，近5年来应收账款复合增长率达到9.6%，已经严重影响到企业的进一步投资与扩张。我们以此为案例分析相关控制应收账款的信息化方式与效果。（二）销售管理、项目管理与应收账款管理企业级市场占比最高的两类解决方案及其弊端企业通过信息化手段对应收账款进行管理，目前主要有以下两类管理模式：第一类是传统的ERP（企业资源计划）和CRM（客户关系管理）系统解决方案一般认为，ERP软件发源于上个世纪90年代，分为C/S架构下的ERP软件和B/S架构下的ERP软件。C/S架构即客户机与服务器结构，ERP软件是通过系统的操作功能合理分配到Client端和Server端，此类架构下的ERP适合于企业内部使用局域网的情况，保密性相对较强；B/S架构是指浏览器和服务器结构的ERP软件，用户的工作界面可以通过www浏览器来实现，从适用范围来讲，B/S架构的ERP软件不但适用于企业内部局域网，也适用于外部的广域网。世界主流的占有率较高的ERP品牌包括甲骨文、SAP、金蝶、用友等。从使用的经验来看，ERP存在系统过于庞大臃肿、企业基层环节难于应用到得心应手、ERP所需要的基础数据难以获取、与企业的经营战略难以挂钩等一系列问题，只有少数执行力强、员工信息化操作水平高的企业应用的较好，而绝大部门企业前期投入巨大，但最终往往只是将某一个环节信息化，信息孤岛现象普遍存在。第二类选择方向是以“云端”为卖点的SaaS软件。SaaS,Softwareasaservice,软件即服务。其意思是，软件本身就有业界最佳和通用的管理实践，它本身就是实施和咨询服务的凝结。近年以Salesforce（赛富时）、销售易等产品为代表增长迅速。SaaS系统改善了ERP庞大臃肿、投资巨大的弊端，往往是从企业存在的共性难题、“痛点”需求出发，从某一个管理环节入手，以点带面解决木桶当中的短板，最终提升整个企业的运营能力。从理念上讲，是企业向软件开发商租用软件，大大降低了企业的信息化初始投资成本。但是，理想很丰满现实很骨感，SaaS在企业部署中会发现，企业的特殊定制需求往往过于繁琐，而SaaS的特点就是为了解决ERP系统庞大的弊端，对于定制化的需求往往满足能力有限。由此，很多第三方或SaaS软件公司进一步开发了PaaS平台（Platform-as-a-Service：平台即服务，把应用服务的运行和开发环境作为一种服务提供的商业模式），期望提升SaaS的灵活性。这样对企业的内部信息管理人员、软件厂商的部署人员有非常高的能力要求，如果两方面的平衡点难以取舍，最终又回到ERP的老路，以至于很多企业在应用SaaS软件同时，又不能完全放弃以前的纸质管理，甚至觉得看板管理更为方便，本来为提高效率，反而增加了管理成本，基层员工一片哀嚎。三、L公司应收账款管理的低成本解决方案L公司是一家游泳池、水上乐园、温泉、水疗、海洋馆、水秀等水环境工程，项目呈现数量多、业务分散的特点，针对其销售管理与应收账款管理的薄弱环节，开发了以钉钉+氚云PaaS的“基于氚云的项目管理系统”低代码解决方案。钉钉、企业微信是企业在移动办公领域的行政、销售、项目在线协作等管理平台。尤其是钉钉，开放更多的软件接口，很方便低成本实现订制化需求。低代码技术，是可以无需编码或通过少量代码就快速生成应用程序的工具，它缩短了应用开发的时间，成倍地降低了开发成本，成为企业数字化的核心引擎之一。（一）L公司“基于笊云的项目管理系统”与应收账款管理简明流程（二）“基于氚云的项目管理系统”与应收账款管理的开发目的与主要模块功能1、 开发目的第一，资金运营统筹方面，解决因全国项目数量众多、合同收款节点不一致的问题，增强总部对公司整体应收账款进行规划、统筹、管理、运用能力。第二，销售渠道管理方面，解决项目客户管理、项目机会管理、项目存量数据管理，掌握集团各分公司目标完成预测、各分公司渠道开拓情况，合理分配销售资源。第三，应收账款催收提醒方面，解决应收账款管理当中业务人员主观能动性的问题，防止应收账款到期而业务人员疏忽、忘记跟踪或者跟踪力度不足，造成应收账款延期收到的问题。2、 主要模块与功能（1）客户关系管理模块，通过建立、完善客户资料的方式，收集整理每位业务人员手中所掌握的客户信息资料，对客户资料进一步分析，描绘客户数据画像，按照客户等级进行划分，设置相应的拜访频率。（2）项目机会管理模块，业务人员根据客户的投资机会，拜访成果，填报项目机会资料，将项目机会的投资金额、投资类型、业主筹资方式等资料在机会管理模块汇总、分析，并且根据项目需要，及时对客户进行拜访，将跟踪结果在系统中进行更新。在这个模块当中，将每一个项目机会的进度按照8个不同的阶段进行划分汇报形成成交漏斗图，业务经理定期召开业务会议，根据客户资料以及项目资料对业务人员进行指导和监督。（3） 合同管理模块，实现在项目中标、签订合同之前就需要在合同模块进行审批流程，出于对于应收账款的加强管理，合同申报模块的核心要点是合同收款进度的录入和审批，因为此处涉及到应收账款收款节点的触发，是整个系统管理当中的核心设计。（4） 项目管理模块，项目管理部分主要是对合同义务进行管理与实施，并且根据项目实施的节点进行收款。对于建设项目类的进度收款合同，在项目实施当中存在众多的收款节点。（三）“基于氚云的项目管理系统”的应收账款管理、提醒功能项目管理系统与应收账款系统四个模块的设定，除了为管理业务人员的销售绩效、销售行为之外，更主要为到期应收账款管理、提醒功能而开发。以某份建设施工合同为例：乙方每月30日完成施工量由监理进行确认，次月10日前报建设单位项目负责人按照合同价以及监理确认的施工量审核的上月完工量的造价确认，15日前报建设单位财务部审核，25日前由建设单位进行上月进度款的支付。对于这样复杂的支付条件，如果没有良好的应收账款管理提醒系统，这类合同给承接项目企业造成极大的收款不变，最终导致应收账款难收的主观原因。所以在项目管理模块，根据不同的职责，明确施工人员、项目经理以及业务人员、总公司管理人员的职责，由钉钉加氚云系统进行审批、收款提醒工作自动化管理。只要每个销售管理人员对业务人员认真督促，销售人员形成良好的业务管理习惯，施工人员能够按时将每个项目施工进度进行汇报，这个销售管理、应收账款管理系统形成良好的PDCA闭环，在到期收款之前、到期后对业务人员进行钉钉提醒、短信提醒，甚至电话提醒。而且，可以根据收款性质的不同，设置不同提醒周期，对于迟迟收不到的到期应收款，设置密度更大的提醒频率。（四）“基于氚云的项目管理系统”的实施效果项目管理系统与应收账款管理系统，给管理者提供了公司的实时销售、收款数据，对公司总部的各职能部门提供不同功能的报表动态内容展示，对营销管理部门，可以展示每个分公司、每个业务人员业务拓展能力情况、全公司整体的业务存量情况、本年销售任务完成预测情况数据；对于工程管理部门，提供了任意时段的工程完工情况、项目收款进度情况，以方便动态分配施工资源；对于财务部门可以及时展示整体的项目资金运用情况、现金回流情况、哪个环节哪个分公司在应收账款管理方面存在哪部分的问题，都一目了然。这样，企业管理部门可以有针对性的杜绝业务人员收款遗忘，由其上级管理人员及早发现问题根源，采取及时上门催收、发放催款函、甚至停工以减少损失的方式避免财务问题进一步恶化，最终从整体上改善公司的财务状况。四、结语：通过L公司的“基于氤云的项目管理系统”对应收账款进行信息化管理的全貌可以看到，管理应收账款使用轻量级的办公软件加上低代码的PaaS平台，是大部分中小企业的低成本的最佳选择，既提高了企业管理水平，也提升了员工的信息操作能力，结合平台化的移动办公软件的免费、丰富的功能，如考勤打卡、客户拜访记录、在线云课堂等，最终提供了企业的运营能力、减少了应收账款总额，提升了企业的资金周转率，减少了企业的资金压力，为企业进一步的发展提供了强有力