农业公司采购管理制度

采购管理制度（草案）云南文智现代农业开发有限公司（二〇一九年八月）为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，规范采购工作、采购流程,特制定本制度。公司所有的采购人员及分公司相关人员均应以本制度为依据开展工作。第一条总公司、各分公司分别成立采购部，分公司的采购部受营运经理和总公司采购部的双层管理，采购部总体负责采购业务的日常组织、协调与控制。第二条采购部应该根据公司的采购请求、库存原材料的种类、数量，考虑物资材料供求形势、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素，科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价，确保物资材料的及时供应，保证公司经营能够连续进行及采购的最佳经济效益。第三条采购员岗位职责1、必须遵守国家法律法规和公司采购制度，严禁徇私舞弊，向供应商要回扣，杜绝人情关系高价采购。2、认真学习掌握《食品卫生法》，熟悉采购物资的质量技术标准并灵活运用采购方法，降低采购成本。3、了解、熟悉并掌握公司所涉及的采购物资的供应商资质、产品来源、产品质量、产品市场价格等信息，并建立采购台账。4、积极主动配合公司各部门做好采购计划并进行收集汇总整理，及时准确掌握市场信息。5、采购员应流动市场,严格执行采购作业流程，控制降低采购成本，加强对供应商信用管理与评定。6、杜绝采购“三无”食品,采购的蔬菜必须新鲜无毒,做到“一看、二摸、三闻、四复称”。7、结合公司的采购计划、策略、库存控制，了解市场和产地田间的供求状况，搞好采购物资的供货渠道建设。8、严格执行采购合同的约定事项，配合公司做好采购资金结算、采购物资验收等工作。9、负责随时掌握好库存物资的存量情况，防止积压和不必要的资金占用并提出合理化建议。10、与供应商的比价、议价、谈判工作，积极参与紧急的、临时的采购工作。第四条采购计划管理1、每月1日前编制当月所需物资的采购计划。2、采购计划的内容除常规项目外，若需指定生产厂家、质量要求的须在计划中载明。3、采购（员）每月主动收集采购计划，汇总整理后结合所需物资库存情况，拟订采购计划方案，报采购经理（主管）审核，并报总经理批准后组织采购。4、采购部负责日常采购管理和价格审查。5、质检员负责采购物资的检查验收。6、采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。第五条采购的计划、申请与审批1、采购员依据收集的采购计划拟定公司月度采购计划于每月初报部门经理审核。2、经部门经理审核后的月度采购计划报总经理核准后执行。3、未列入当月份采购计划或超出计划的临时采购申请，需根据物品急需性直接向总经理提交申请，经总经理特批同意方可执行。4、采购计划或申请应列明采购物品的名称、数量、质量要求、价值、交货日期、用途等。第六条采购询价、比价、议价1、采购经办人员根据采购的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或商家提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选3家以上的供应商进行比价或经分析后议价。2、采购经办人整理3家以上的供应商的报价和联系资料，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向商家议价。3、采购经办人对当月采购物资进行市场比价后，须以书面报告的形式向部门经理、总经理提交比价采购报告，并附上对应供应商资料、联系电话等内容。4、采购部门接到公司领导以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。第七条采购作业方式除日常采购外，采购部门可依物资使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：1、集中计划采购：凡大批量采购的商品，须以集中计划办理采购较为有利者，采购部门定期集中办理采购。2、长期报价采购：凡经常性采购的商品，且销量较大的商品，采购部门应事先选定供应商，议定长期供应价格，呈准后按照公司需求分批采购。第八条采购实施1、公司配送中心的采购业务统一由采购部门的采购员负责办理，其他部门或其他人员原则上不得自行采购。特殊情况须总经理特批。2、采购员应根据采购部经理审查，总经理批准后的比价报告结合库存物资的数量编制采购申请单，报采购经理批准后执行。3、采购员根据批准的采购申请单组织采购。除零星采购外，批量采购或单位价值超过5000元的采购事项，必须先与供货方签订采购合同，并与采购部、质检部、行政部等相关部门进行会审。采购合同内容应包括品种名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货日期、运费承担方式、货款结算方式及违约处理等条款。4、每批次的采购事项完结后，采购员必须建立采购台账登记备查制度。第九条物资验收对于第一次供应原材料的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需要样品测试及小批量试用，测试合格后才能供货。质检部对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写供方评定记录表中相应栏目，反馈给供应部。样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次。样品验收合格后，供应部通知供方小批量进货，经质检部门进货验收合格后，交生产技术部试用,并由质检部门出具相应适用后的验证报告，并填写供方评定记录表中的相关栏目，反馈各供应部门。3、小批量进货验证或使用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量使用合格的供方经总经理批准后，可列入合格供方名录。4、对于一般原材料的供方，需要经过样品验证和小批量试用合格，各相关部门提供的评价意见，经总经理批准，可列入合格供方名录。5、对于批量供应的原材料，采购部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由总经理批准可列入合格供方名录。对零星采购的辅助物资，其进行验证记录即对此功供方的评价。6、供方产品如出现严重质量问题，供应部应向供方发出纠正及预防措施处理单，如两次发出处理单没有明显改进的，应取消其供货资格。第十条采购结算1、采购发票按国家税法及公司财务制度原则上必须取得，能够取得增值税专用发票且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税专用发票，不能取得的，必须至少要求对方开具税务普通发票，若对方确无法提供税务发票的，结算财务有权按扣除增值税以后的价格结算。2、无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由采购员填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。3、财务部在对采购物资结算付款时，应当认真审核采购合同、采购申请单、采购付款申请单、入库单、发票等有关原始凭证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门有权拒绝办理相关手续，责任由采购员承担。4、公司出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核，对资料不齐全的付款凭证不得办理付款手续。5、对单个供应商的付款金额超过2000元的，原则上不得以现金支付，均应通过银行转账方式进行支付。第十一条采购保障为确保供应商渠道顺畅，防止意外情况发生，应有两家或两家以上的供应商作为备用供应商及其间进行交互采购。第十二条廉洁规定1、采购经办人员不得接受供应商以任何形式或名义支付的回扣、礼金、报酬及返利等现金或有价票据。2、采购经办人员不得接受供应商提供的其他利益开支。3、采购经办人员不得主动索取自用的供应商的产品或其他实物礼品。4、采购经办人员或采购经办人员直系亲属等不得以正式职员、兼职职员等任何名义参与供应商的经营。5、杜绝其他商业贿赂行为。第十三条处罚规定1、不按规定程序采购或未经审批而进行采购的，对采购员处以500元/次的罚款。2、因采购员工作失误，对已经与供货方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由采购员全额承担。3、经审批的采购计划和申请，采购员应在规定采购期限内采购到位。因没有尽到采购责任不能按时采购而影响公司正常经营的，发现查实一次给予采购员罚款500元的处罚，若因此给公司造成损失的按公司相关处罚规定执行。4、未经市场比价即进行采购的，或虚报市场比价信息的，一经查实，严肃处理直至开除。5、采购价格明显高于比价审查结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。6、提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利，或未认真进行比价而导致采购价格明显过高，经查实后由采购人员承担全部损失，情节严重的解除劳动合同，公司保留向司法机关举报的权力。7、采购员在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，采购人员负有无条件的追收责任，确无法收回的，由采购员全额承担。8、采购部负责人对采购员必须认真履行日常管理和审核监督责任，对审核把关不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。9、验收部门必须对所有运抵本公司的采购物资的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时告之采购员（必要时直接报告总经理）处理。严禁品质不符的外购物资入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。10、仓库对验收部门验收合格的外购物资办理入库手续，并对入库的采购物资数量负责。若发