高校合并档案的整合与管理

高校合并档案的整合与管理

21世纪初，中国开始了大学的一体化趋势。为了整合和管理完整的原学校的文件资源，文件管理应考虑这一点。本人所在学校也为合并院校,本人一直在档案部门工作,参与了学校合并期间和合并后的档案资源整合、管理工作的全过程,因此有些不吐不快的想法,在此作一阐述。学校档案资源是指保障学校档案工作开展的学校档案管理办法、规章制度、档案人员、档案机构、档案财力、物力以及档案信息资源。由此可见档案资源整合必须是对档案管理办法、规章制度、档案机构、档案人员、财力、物力、档案信息资源的全面整合,并不是简单地将原各校区档案放置在同一个馆内。要做好合并高校档案资源的整合,必须从以下几个方面着手。一、档案队伍结构的变化大家都知道人是可持续发展的最重要资源,对人力资源的整合,也绝不是对原来各校区档案部门的人员的简单合并。随着高校合并,档案部门原有人员必然合到一起办公,但学校对档案机构及其领导和人员都会有所调整,加之由于档案部门在实际中的地位,就会有些人员外流到其他部门,因而档案人力资源的整合也不是一件简单的事情。首先,学校对档案部门负责人的安排一定要科学合理。档案部门负责人必须热爱档案事业,具备档案专业或相近专业知识,有领导和协调能力,敢于负责,积极进取。其次,学校要建立健全档案管理网络,不仅加强档案馆专职档案人员队伍建设,还要注重兼职档案人员的配备。档案部门内部机构要合理设置,人员要合理调配,做到人尽其才。合并前由于学校规模和档案库存的关系,各高校档案部门附属于校长办公室,人员少,工作量也少,所以机构单一,每个人都是全面手。合并后,学校规模提升,档案管理部门必须独立出来,由于总工作量是以前的数倍,工作人数也大大增加,为了工作的有序开展,根据工作实际必须成立相应的部门,每个部门各管一摊,每个人各司其职,尽可能发挥每个人的最大能量,提高工作效率。再次,要吸收新鲜血液加入档案队伍。现在档案管理数字化已成趋势,计算机人才进入档案队伍已不容置疑;科技档案在高校档案中的比例成分愈来愈大,配备一定数量的科技人才从事科技档案工作,有助于改善科技档案管理和提高科技档案开发利用工作的水平。第四,稳定档案工作者队伍,高校档案是学校历史的产物,具有连续性,管理好档案,档案人员要有扎实的档案业务基础,只有档案队伍稳定,才能保证档案工作的正常运转和发展。第五,加强对档案人员的教育和培训。由于社会的发展,传统的档案管理理念受到了严重的挑战,档案理论在不断发展,档案管理模式也在不断更新改进,这就要求档案人员的知识也要不断更新。何况,高校合并后档案队伍有很大的变化,比如我所在学校,原来各校区档案室人员在合并过程中有调出现象,而今的档案馆专职档案人员,有一半是从别的部门调入,如果不进行档案专业知识的培训和教育,根本无法胜任档案管理工作。所以必须对档案专兼职人员进行档案专业知识的培训和教育,同时要进行计算机技术和档案管理软件操作的培训,以保证档案工作的正常开展。二、学校合并前各学科的管理体制合并前,虽说都是高校,由于隶属不同,采取的档案管理办法也不相同。有些学校的档案管理并不是采用《高校档案管理办法》中高校档案分类办法。比如我所在学校合并前其中一所学校不属教育厅管辖,而属煤炭资源部管辖,其档案管理所采用的管理办法也是企事业档案管理办法,而其他学校采用的是高校档案管理办法。由于各校情况不同,档案管理规章制度也不尽相同,所以高校合并后必须根据《档案法》、《高校档案管理办法》等一系列档案法律法规,对档案管理制度进行调整、整合,统一制度,制订新的学校档案管理办法,建立健全完善的档案管理体系和制度,同时要加强档案法制建设的宣传,保障档案工作的顺利进行和开展。三、合理使用档案资源的重要性学校合并后,建立了新的档案机构,必然根据档案法的要求进行统一集中管理,档案财力物力的整合尤为重要。物力的整合也绝不是把原各校区档案部门的财物放到一起那么简单,由于地理位置,有些校区的档案室不能搬迁,内部的财物也就随之不动。搬迁的各校区档案部门的财物林林总总,如何合理安排使用这些财物必须有统一规划,做到物尽其用。比如档案密集柜的使用,不能是以前是哪个校区的密集柜就放哪个校区的档案,必须对所有档案进行科学分析,再合理放置排架,最大可能地利用密集柜,使其发挥最大价值,从而节约财力和物力。档案资源的整合中,必然牵涉到财力的问题。如何合理使用档案经费,使有限的财力发挥最大作用,要坚持能省则省,绝不能挥霍浪费。有些高校档案负责人,为了面子,为了所谓的“好看”,在对档案资源的整合过程中,要求所有档案换新盒,而且一卷一盒,这样不仅浪费了财力,也浪费了人力,更使物力受到了严重的制约,使得原来本有空余的档案密集柜竟然放不下原有的档案,而且也破坏了原有档案的保管特征。俗话说有钱要用在刀刃上,上面的做法实在不敢苟同,如果只是对破旧档案盒更换,把用在换档案盒和密集柜的经费用于档案管理数字化建设中,岂不妙哉!档案财力物力的整合,一定要坚持科学规划,合理使用,物尽其用,财尽其力,这样才能使档案工作顺利进行,使学校档案工作水平有所提高。四、定规范后的排列方法,重新规范馆藏档案信息合并院校档案信息资源的整合是高校档案工作的重头戏,这是由档案工作的性质所决定的。能否做好档案信息资源的整合,关系到档案工作能否顺利开展乃至学校的科学发展。第一,必须做好档案全宗管理。档案全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。一个机关就是一个立档单位,一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。全宗是档案整理和编目工作必须采用的核心原则,是档案著录的中心所在。合并院校必然会存在多个全宗,如果不处理好档案全宗号的排列,势必会使档案管理一塌糊涂,严重制约档案工作的正常开展。根据档案全宗来源原则,档案全宗号的给予习惯性为大流水排号,可是有的学校在此合并之前也已经多次与其他院校合并,已形成了自己的一个全宗流水号,如果简单地再重新全部使用大流水排号做法,不仅打乱了原有档案的内在联系,也将使档案人员重复性劳动。在合并院校档案全宗号的给予上,我认为可使用多层次档案全宗号的排列方法。例如我所在档案馆馆藏9个全宗,其中院校主校区原来已设立了三个全宗,还有一所校区档案有四个全宗,其他两所学校历史单一,都只有一个全宗。如果采取以合并主校全宗号的排列为主其他学校顺延大流水号,就会影响到已有四个全宗院校档案的内在联系,也将增加档案人员的劳动。为此我认为采取多层次档案全宗号的排列方法。这个方法仍以合并主校全宗号的排列为主,其他学校顺延,但是对于已有四个全宗的校区可采用二级全宗号。结构为:这样,既维护了档案学历来坚持的来源原则,没有割断原来档案内在的联系,又合乎全宗号大流水的一贯性做法,使馆藏档案清清楚楚,便于排架和管理,也方便了查阅利用时的检索。如此一来,即使原来档案馆保管利用工作人员调动或者退休,新来的保管利用工作人员也会迅速熟悉馆藏结构,进入工作状态,不会影响档案的查阅利用,极大提高了档案工作的效率。第二,对档案信息资源进行数字化整合。由于计算机技术的普及,高校档案数字化建设已势在必行,合并前各学校档案管理水平不尽相同,有的已使用档案管理软件,档案信息数字化工作已开展,有的还停留在传统手工管理模式。合并后,档案信息资源数字化整合是一项紧迫而又繁重的工作。做好此项工作必须做好以下几点(1)构建档案管理网络,使用有效的档案管理软件,建立档案管理数字化平台。(2)专业计算机人才和档案管理人员要做好沟通、协作,对馆藏档案信息资源进行全部电子录入。在电子录入同时必须保存好原来的纸质档案目录。(3)对馆藏档案进行电子录入的同时,档案人员发现问题要及时解决问题,对不合规范的档案进行重新归类、整理,比如我在对某校档案进行电子录入时发现,有一部分教学类